労働条件通知書を電子化するメリットと具体的な手順を解説

労働条件通知書を電子化するには、労働者本人の希望があることのほかに、労働条件を労働者本人だけが閲覧できること、労働者本人が自由に出力できることが求められています。

労働条件通知書の電子化をすることで、雇用契約に関する業務を効率化しコスト削減を図ることができるだけでなく、契約締結・更新までがスピーディーになります。

この記事では、労働条件通知書を電子化するメリットや手順、必要な要件などを解説します。

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1. 労働条件通知書の電子化が2019年4月から可能に
2. 労働条件通知書を電子化する4つのメリット
3. 労働条件通知書を電子化する手順
4. 労働条件通知書を電子化するための3つの要件
5. 労働条件通知書の電子化には電子契約サービスの利用がおすすめ

1. 労働条件通知書の電子化が2019年4月から可能に

従来の労働条件付通知書は、労働基準法第15条に基づき、書面での交付が義務付けられており、実質郵送か手渡しで交付する必要がありました。［注1］

しかし、2019年4月1日に労働基準法施行規則が施行され、労働条件通知書の交付方法についての規制が緩和されたことで、電子メールやファクシミリ、利用した交付が認められました。［注2］電子メールにはチャットサービスなども含まれます。

この規制緩和によって、今までも電子化が可能だった雇用契約書に加えて、労働条件通知書をオンライン上でやりとりできるようになり、雇用契約の完全電子化が可能となりました。

なお、労働者に明示しなければならない労働条件事項は、書面で交付する場合と同じです。

ただし、原則は書面交付であるため、電子化が認められるのは労働条件通知書を交付する労働者が希望したときのみとなります。

2. 労働条件通知書を電子化する4つのメリット

労働条件通知書を電子化することにはいくつかのメリットがあります。

2-1. 契約に関する業務の効率化

派遣社員やアルバイトなど、従業員の出入りが激しい企業ほど、契約締結や更新時にかかる業務負担が大きいでしょう。労働条件通知書を電子化すると、書面の作成や封入・送付などの準備にかかる手間や時間を省けるため、業務負担を大幅に軽減できます。

2-2. 契約締結までがスピーディーになる

労働条件通知書を電子化することで、契約締結までをスピーディーにすることができます。最近では人材採用のオンライン化が進み、雇用側・労働者双方に負担がかからないWeb面接をおこなう企業が増加しています。採用通知書や労働条件通知書を電子化することで、人材募集・面接・採用・通知書の交付までを一貫してオンラインでおこなうことができます。

2-3. 印刷や郵送にかかるコストを削減できる

労働条件通知書を書面で作成した場合、労働者へ送付するために書面を印刷し、郵送しなければなりません。電子化すれば、印刷にかかるインク代や用紙代、封筒代、郵送にかかる送料が不要になり、コスト削減にもなります。

2-4. ペーパーレス化によって管理しやすくなる

作成した労働条件通知書は、一定期間保管しておく義務があります。従業員は多い企業であれば、膨大の量の書類を保管するための場所が必要です。また、紙管理の場合、必要になったときに探し出すことにも時間がかかります。電子化することで保管場所が不要になり、その分のスペースを有効活用することができます。

また、特定の従業員の書類が必要なときも、パソコン上で管理していれば、すぐに探し出すことが可能です。
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