雇用契約書の正しい書き方は?労働条件通知書との違いや雛形を徹底解説! |HR NOTE

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雇用契約書の正しい書き方は?労働条件通知書との違いや雛形を徹底解説!

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雇用契約書の写真

雇用契約書とは、企業が従業員を雇用する際に取り交わす契約書です。労働契約の成立を証明できる書類であるため、作成・保管することで労使トラブルの防止に役立ちます。

この記事では、雇用契約書が持つ法的効力や労働条件通知書との違いについて詳しく解説していきます。書き方のポイントや注意点を理解し、不備のない雇用契約書を作成しましょう。

自社の雇用契約対応や内容に不安がある方へ

雇用契約は法律に則った方法で対応しなければ、従業員とのトラブルになりかねません。

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1. 雇用契約書とは

雇用契約書とは、給与や就業場所・時間など、使用者(企業)と従業員との労働契約を明らかにした書類のことです。

1-1. 雇用契約書と労働条件通知書との違い

雇用契約書と間違われやすい書類に、「労働条件通知書」というものがあります。両者は似た意味を持ちますが、明確な違いがあります。

雇用契約書は、雇用契約を労使間で取り交わす書面ですが、労働条件通知書は、一方的に労働条件を明示するために雇用契約時に交付しなければならない書面です。

労働条件通知書の交付による労働条件の明示は労働基準法で義務付けられているため、作成しなかった場合は違法となり、罰則が科せられる可能性があります。労働条件の明示義務の違反に関しては労働基準法に「30万円以下の罰金」(労働基準法120条)が科されると定められています。

また、労働条件通知書は「通知書」なので契約書ではありません。そのため、署名や捺印欄もなく、会社が一方的に交付するものである点が大きな違いです。

労働条件通知書を交付しただけでは、労働者から労働条件の同意を得た証拠にはならないため、雇用契約書も同時に交付するか、労働条件通知書兼雇用契約書を作成すると良いでしょう。

2019年4月からは労働条件通知書の電子化が認められているので、雇用契約書とあわせて電子化し、書類作成にかかる手間や時間を削減することができるようになりました。

このように雇用契約書を交付するにあたって理解しておくべきことは労働条件通知書との違い以外にも存在します。当サイトでは、雇い入れの手続き方法や雇用契約の基本を解説した資料を無料でお配りしています。

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関連記事:雇用契約書と労働条件通知書の違いについて電子化の可否もあわせて徹底解説
関連記事:労働条件通知書とは?雇用契約書との違いやそれぞれの役目と必要な理由を解説

1-2. 雇用契約書が持つ法的効力

雇用契約書の法的効力

企業は法律に則った雇用契約を締結しなければなりません。雇用契約書は内容が法律に則っていれば法的効力がありますが、作成義務があるわけではありません。

労働基準法では、雇用契約の労働条件が法律で定める内容を下回る場合や、労働者にとって不利な内容だった場合、無効となると定めています。

無効になった部分においては、労働基準法の内容が適用されるので、企業が自由に条件を決められるわけではありません。

例えば、雇い入れから半年経過し、全労働日の8割以上出勤した従業員には、年10日の有給休暇を付与することが労働基準法で義務付けられているため、10日未満の付与は違反になります。

雇用契約自体は口頭でも可とされていますが、書面を交わさない契約は後々トラブルが起きる可能性があり、法的効力もありません。また、署名・捺印については、特に義務付けられておらず、ない場合でも契約上問題はありません。

雇用契約を結ぶ際は、書面で同意を得た方が双方ともに安心でしょう。一般的に雇用契約書は、2部作成して企業側と労働者それぞれで保管します。

1-3. 従業員が雇用証明書をもらうタイミング

雇用契約書は、雇入れよりも前に締結するのが好ましいでしょう。しかし、実際には入社手続きをおこなうタイミングで締結・作成し、従業員に渡すのが一般的です。

まれに、雇入れ後に労働条件を確認することを目的に雇用契約書を締結するケースがありますが、労働条件の適用記事が不明確で従業員の不安につながる恐れがあるため、避けるようにしましょう。

なお、労働基準法により、労働条件通知書は労働契約(雇用契約)の締結と同じタイミングで交付するようことが義務付けられています。

2. 雇用契約書がないのは違法?

雇用契約とは、労働者が労働に従事すること、雇用者が労働に対し報酬を支払うことについて、民法623条で定義された労働供給契約です。しかし、雇用契約書は法律による交付が義務づけられていません。そのため、雇用契約書がないからといって違法とはなりません。

ただし、労使間でトラブルが発生する可能性もあるため、雇用契約を結んだ証拠となる雇用契約書を作成しておくことが望ましいです。

関連記事:雇用契約書がない!生じるトラブルと作成するべき理由

1-1. パート・アルバイトも雇用契約書は必要?

パートやアルバイトも雇用契約の書面での締結は義務付けられていませんが、労使間のトラブルを未然に防ぐためにも、雇用契約書を作成するのが望ましいでしょう。雇用契約書は、正社員やアルバイトなどで内容が異なるため、雇用形態別に作成する必要があります。 

また、数日しか雇用しないような短期バイトの場合も、雇用契約書を交付をするようにしましょう。

関連記事:パートタイム労働者の雇用契約書を作成する際に押さえておきたいポイント

2-2. 正社員や試用期間中であっても雇用契約書を作成するのが無難

試用期間中であっても、社員などと同様に雇用契約書を作成するのが無難です。試用期間とは、一定期間内において労働者の能力やスキル、適性や勤務態度などを考慮し、企業にとって適正な人物か見極めるものです。場合によっては本採用にいたらず、試用期間を終えた時点で雇用契約を解消するケースもあります。

しかし、この試用期間中の待遇をめぐって後からトラブルになるケースも珍しくありません。そのため、試用期間中であっても雇用契約書を作成するようにしましょう。

雇用契約書は雇用形態に関係なく、すべての労働者に対して作成・交付すると覚えておきましょう。

2-3. 雇用契約書を「雇用契約書兼労働条件通知書」としても問題ない

雇用契約書の取り扱いは、企業によって以下の3つのパターンに分かれます。

  1. 雇用契約書は交付せず、労働条件通知書のみを交付する
  2. 雇用契約書と労働条件通知書をそれぞれに交付する
  3. 労働条件通知書の内容を兼ねた雇用契約書を交付する

いずれの方法も違法性はありません。雇用契約書は交付しなくても違法ではありませんが、労使トラブルを回避するという観点からも作成しておくと安心です。

そのため、多くの企業では2もしくは3の方法で雇用契約書を交付しています。しかし、2の場合は雇用契約書と労働条件通知書を別々に作成する必要があるので、手間やコストがかかります。

雇用契約書は、労働条件通知書と兼ねて1つの資料として作成・交付することが可能です。その際は、雇用契約書に「労働条件通知書に記載しなければならない事項」を盛り込み、労働者と締結すれば違法性はありません。

3. 雇用契約書の記載事項

雇用契約書に書くべき3つの項目

雇用契約書を作成する際は、記載すべき事項があります。法律で明示が義務付けられているのは労働条件通知書ですが、両者を兼ねた労働条件通知書兼雇用契約書を作成する企業も多いので、記載事項は把握しておきましょう。

関連記事:雇用契約書の書き方とは?明示しておくべき事項を詳しく紹介

3-1. 雇用契約書の絶対的明示事項とは

労働条件通知書に必ず記載するべき事項を、絶対的明示事項とよびます。2019年までは絶対的明示事項は必ず書面で交付する必要がありましたが、2019年4月の労働基準法改正によって、メールやファックスでの交付が可能となりました。

  • 労働契約期間
  • 就業場所
  • 従事する業務内容
  • 始業時刻・終業時刻
  • 休憩時間
  • 休日・休暇
  • 交替制勤務におけるルール
  • 賃金に関する事項
  • 退職や解雇に関する事項

雇用形態がアルバイトやパートの場合は、昇給・賞与・退職金の有無と、雇用管理の相談窓口に関する記載が必要です。

ただし、メールやファックスで絶対的明示事項を交付する場合は、以下の条件を満たす必要があります。

① 従業員がメールやファックスでの交付を希望している

② 特定の受信者宛ての電気通信であること(第三者が見られる場で公開しないこと)

③交付されたデータを出力して書面を作成できること

④到達を確認すること

以上の条件を満たしていなければ、法改正後でも書面での交付が必須となるので、注意しましょう。

3-2. 相対的明示事項は口頭でも可

相対的明示事項は、口頭で伝えても問題ないとされていますが、以下にあてはまる制度を取り入れている場合は、書面で交付した方が良いでしょう。

  • 昇給に関する事項
  • 退職手当に関する事項
  • 臨時に支払われる賃金に関する事項
  • 最低賃金
  • 労働者が負担する食費や作業用品に関する事項
  • 安全衛生に関する事項
  • 職業訓練に関する事項
  • 災害補償や傷病扶助に関する事項
  • 表彰や制裁に関する事項
  • 休職に関する事項

このように、雇用契約を結ぶときには労使間で確認しなければならない事項が多くあります。2024年4月からは法改正により明示ルールの変更もありました。特に有期雇用契約の締結・更新は注意しなければならない項目も多く、万が一不足があればトラブルに繋がりかねません。当サイトでは、明示事項に加えて、雇用契約の締結から解雇までのルールを取りまとめた資料を用意しています。雇用契約の手続きに置いて不安がある方はぜひこちらからダウンロードしてご確認ください。

3-3. 法的効力を持たせるために必要な事項

先ほど述べたように、雇用契約書に法的効力を持たせるためには、労働者に署名捺印をしてもらう必要があります。

多くの場合、インターネットなどからテンプレートをダウンロードして使用するかもしれませんが、企業が独自に作成する場合は必ず署名捺印欄を設けるようにしてください。

また、法的に必要な明示事項以外にも、就業規則で定める重要な社内ルールを記載しておいても良いでしょう。

4. 雇用契約書の書き方のポイント

雇用契約書について解説

労働条件を記載する際は必須事項を網羅し、なるべく細かく記載することが大切です。ここでは、雇用契約書を作成する際のポイントを解説します。

4-1. 手当がある場合は詳しく記載する

手当にはさまざまな種類があるため、手当名や金額、計算方法まで詳細に記載しましょう。例えば通勤手当の場合は支給の有無だけでなく、実費なのか、上限を設けるのかについても記載する必要があります。

支給額が変動する手当の場合は、「詳細は就業規則による」として、就業規則に支給額についてのルールを定めておくと良いでしょう。

4-2. 固定残業代を導入している場合は時間を記載する

固定残業代制度を導入している企業は、何時間分が固定残業代なのか、その時間が金額としていくらに相当するのかを明確に記載しておかなければなりません。

固定残業時間を超える労働をおこなった場合は、別途残業代を支給することも忘れず記載しておきましょう。

4-3. 試用期間について記載する

試用期間を設けて本採用する場合は、期間や賃金について明記しましょう。しかし、本採用後と賃金や条件が異なる場合は、あらかじめその旨を記載しておく必要があります。

もしくは、試用期間終了後に改めて雇用契約を結んでも構いません。試用期間の長さは、就業規則で定める範囲内で設定しましょう。

4-4. 労働時間制を検討して明示する

労働者を雇用する場合は、さまざまな労働時間制を適用できます。通常の労働時間制以外にフレックスタイム制やみなし労働時間制、固定残業制などを導入している場合は、適用する可能性がある労働時間制について明記しておきましょう。

4-5. 転勤や職種変更の可能性の有無を明らかにする

労働者の在職中に転勤や職種変更、人事異動などが必要になる可能性がある場合は、雇用契約書に明記しておきましょう。

就業規則にその旨の記載があっても、雇用契約書に記載がなければ効果が認められず、転勤命令を出そうとしても受け入れられないリスクがあります。必要な人事異動ができなければ新たに人材を確保するなどの対応が必要になり手間やコストがかかるため、きちんと雇用契約書に明示しておくことが大切です。

5. 雇用契約書を作成する際の注意点

5-1. 【雇用形態別】雇用契約書作成時の注意点

ここでは、雇用契約書を作成する際の注意点を雇用形態別に紹介します。

雇用形態の種類 雇用契約書作成時の注意点など
正社員
  • 雇用期間を定めない無期雇用契約の従業員のこと
  • 在職中に転勤・異動・職種の変更などの可能性がある場合、従業員の了承を得た上で雇用契約書に記載する
  • 雇用期間に定めのある有期雇用契約の従業員のこと
  • 契約期間と契約更新の有無については必須項目
  • 更新する可能性がある場合は、更新の条件も明示する
  • 契約を更新したら、新たな雇用契約書を作成・付与する
パート・アルバイト
  • 昇給・退職金・賞与の有無の記載が必須
  • 短期間労働者向けの相談窓口に関する事項も記載することが法律で定められているため、記載漏れがないように注意

5-2. 雇用契約書の雛形(テンプレート)を用いる場合の注意点

雇用契約書を作成する際に、webサイトの雛形やテンプレートを使用する企業もあるでしょう。

しかし、このような雛形・テンプレートのすべてが法令を遵守しているとは限りません。あくまでも一般的な雇用契約書をもとにした参考例にすぎないため、実際に雇用契約書を作成する際は法令をはじめ、自社の状況や従業員の雇用形態などに合わせて修正を加えて最適な雇用契約書を作成しましょう。

なお、厚生労働省では「労働条件通知書」の雛形を公開しているので、参考として目を通してみるとよいかもしれません。

5-3. 雇用契約書の内容を変更する際の注意点

雇用契約書に記載した労働条件を変更する場合は、以下のいずれかのパターンから選択します。

5-3-1. 労働者にとって有利な労働条件に変更する場合

労働者にとって有利となる労働条件に変更する場合は、就業規則の変更で対応可能です。これは、労働契約法12条の定めにより、就業規則で雇用契約を上回る水準の労働条件を定めれば、自動的に就業規則所定の労働条件が適用されるためです。

5-3-2. 労働者にとって不利益な労働条件に変更する場合

労働者にとって不利益な労働条件に変更する場合は、原則、労働者から変更内容の合意を得る必要があります。そのため、労働者に対して変更の理由と必要性を伝え、変更について理解を得られるような丁寧な説明が必要です。

6. 雇用契約書の電子化で工数を大幅に削減できる

注意点を再確認

労働者と雇用契約書を取り交わす際、署名をすることがほとんどでしょう。雇用契約書が紙の場合、「提出のためだけに出社しなければならない」「郵送代と書類準備の手間がかかる」「不備があった際に差し戻しのやり取りが発生する」などといったことがあります。

雇用契約書を電子化すれば、メールなどで書類を労働者に送信し、労働者が必要事項を記入すれば締結が完了します。労使間の合意があれば、署名捺印は特に義務付けられていません。雇用契約書を準備する手間と時間、郵送代など残すとが削減できるため、電子化を進める企業が増えています。

電子化によって、このような人事周りの業務を削減して、その分優秀な人材の採用に注力するなどといったことも可能になります。

7. 法的効力を持つ雇用契約書を交わしてトラブルを未然に防ごう

トラブルを防ぐ

雇用契約書の法的効力を高めるためには、労働条件に同意した上で、従業員から署名捺印をもらう必要があります。

契約書には必ず記載しなければならない事項と、なるべく書面で明示した方が良い事項があり、トラブルを避けるためにはできる限り詳細に記載するべきでしょう。

労働条件通知書は雇用契約書と異なり、雇用者側が労働者に一方的に通知する署名捺印のない通知書です。しかし、法律で交付が義務付けられているものなので必ず作成しなければなりません。

従業員が労働条件に同意したことが認められる書面は雇用契約書なので、交付義務のある労働条件通知書と兼用した、労働条件通知書兼雇用契約書を交付することをおすすめします。

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