勤怠管理システムとタイムカードの違いとは?|人事部から企業成長を応援するメディアHR NOTE

勤怠管理システムとタイムカードの違いとは?|人事部から企業成長を応援するメディアHR NOTE

勤怠管理はタイムカードよりシステムがおすすめ?メリットを徹底比較

  • 労務
  • 勤怠管理

※本記事で紹介しているサービスの一部は、サービス提供企業様の広告として掲載しております。

少し前までは、タイムカードで勤怠を管理をすることが当たり前でした。タイムカードは、人事労務担当者が月末に手入力で、労働時間の集計や修正をおこなう必要があるため、多くの時間がかかっていました。

また、月末にまとめて勤怠情報の集計をおこなうため、リアルタイムで勤務状況を把握できず、気づかないうちに従業員の残業時間が上限を超過していたこともあるでしょう。2019年4月に施行された働き方改革関連法により、残業時間が上限を超えると、今後法令で罰せられるようになりました。

正確かつ効率的な勤怠管理を実施して、人事労務担当者の負担を軽減させるとともに、法律を守る必要があります。

そこで、最近タイムカードの代わりに注目されているのが、勤怠管理システムです。本記事では、タイムカードと勤怠管理システムの違いや、おすすめの勤怠管理システムについてご紹介します。

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1. 勤怠管理をタイムカードでおこなうメリット・デメリット

まずはタイムカードのメリット・デメリットについて整理していきましょう。

1-1.タイムカードによる勤怠管理のメリット

タイムカードによる勤怠管理の主なメリットは、以下の2つです。

  • コストが安い
  • 誰でも簡単に使うことができる

それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

①コストが安い

タイムカードを導入する際に必要なコストは、タイムレコーダー本体の費用、従業員のタイムカード代、インク代やカードの保管容器代だけなので、コストを抑えられる傾向にあります。勤怠管理のための予算が少ない場合は、タイムカードの利用を検討するとよいでしょう。

②誰でも簡単に使うことができる

タイムレコーダーにカードを差し込むだけで打刻ができるので、複雑な作業が必要ありません。パソコンなど、電子機器での作業が苦手な方でも簡単に利用することができます。導入後の従業員へのサポートも少なくて済むと考えられます。

1-2. タイムカードによる勤怠管理のデメリット

タイムカードによる勤怠管理には、次のようなデメリットがあります。

  • 打刻漏れや不正打刻への対応が面倒
  • 残業申請や打刻申請の承認フローの不明瞭さ
  • タイムカードの収集や集計が面倒
  • リモートワーカーなどの柔軟な働き方に対応できない
  • 出退勤時にタイムカード機が混むせいで、正確な勤怠管理ができない
  • 法改正がおこなわれたときに、法律を知っていないと対応できない

各デメリットの詳細は以下のとおりです。

①打刻漏れや不正打刻への対応が面倒

月末のタイムカード集計時、記載に間違いがあった場合は、従業員に連絡して、正しい情報に修正する必要があります。しかし、月末は従業員も忙しく、なかなか修正をしてもらえないケースもあるでしょう。

従業員は打刻漏れや記入ミスを修正しようとしても、出勤時間や退勤時間を覚えていないかもしれません。そうなると正確な勤怠情報を管理することができません。

また、働き方改革関連法により、残業時間の管理もおこなう必要があります。しかし、タイムカードでは、従業員の残業時間を把握できるのが月末のため、リアルタイムで勤務状況をコントロールできず、いつの間にか残業時間の上限を超過してしまうケースもあるでしょう。

※参考:『紙のタイムカード管理』をもっと詳しく! ▶︎手書きのタイムカードを使う意味?そのメリットを徹底解説

②残業申請や打刻申請の承認フローの不明瞭さ

残業申請や打刻申請のフローには、上長の承認が必要です。

申請をするには、申請書をプリントアウトし、必要事項を記入し、上長から承認をもらわなければいけません。承認者が出張などで不在の場合、承認が下りるまでに時間がかかります。

また、上長も「誰の申請をいつ承認したのか?」「誰の承認がまだ終わっていないのか?」などの把握が難しく、混乱してしまう場面も多いでしょう。

「残業管理が手間になっている、効率化したい」とお考えの方は以下の記事もご参照ください。

※参考:『残業対策・残業削減』をもっと詳しく ▶︎残業を削減する方法は?効果的な取り組みやアイデアをまとめて紹介

③タイムカードの収集や集計が面倒

タイムカードで勤怠管理をしていると、月末にタイムカードの収集をおこなう必要があります。1つの事業所だけであればそれほど手間はかかりませんが、複数の事業所があれば、すべての事業所からタイムカードを収集しなければなりません。

労働時間の計算はエクセルなどを使って簡単におこなうことはできますが、タイムカードの情報をエクセルに入力するのも手間がかかります。入力ミスがあれば、給与計算にも影響があるので、確認作業も必要です。

「タイムカードの集計」に面倒を感じている方は以下の記事もぜひご覧ください。

※参考:『タイムカード集計』をもっと詳しく! ▶︎タイムカードの計算方法は?電卓やエクセルによる方法を紹介

④リモートワーカーなどの柔軟な働き方に対応できない

タイムカードはオフィスに設置されているので、リモートワーカーなどの自宅で作業している従業員の勤怠をタイムカードで管理することができません。

また、介護業界や建設業界など、現場に直行することが多い従業員の勤怠管理も難しいでしょう。現場にタイムカードを設置することもできますが、設置するのに費用がかかってしまうので、あまり現実的ではありません。

日報などで自己申請制にすると、月末にまとめて書く従業員がいた場合、正確に勤怠情報を管理することができません。

⑤出退勤時にタイムカード機が混むせいで、正確な勤怠管理ができない

タイムレコーダーは事業所ごとに1台設置しているケースが多いでしょう。従業員数が多い事業所であれば、出勤時間や退勤時間がかぶってしまうので、タイムレコーダーの前に列ができてしまう可能性があり、正確な出勤時刻の管理ができません。

退勤時に関しては、打刻することが面倒で、打刻をせずに帰ってしまう従業員もいるかもしれません。このように打刻ができていない従業員がいることで、タイムカードの集計時に、修正のやり取りが多くなり、集計業務に支障をきたしてしまいます。

⑥法改正がおこなわれたときに、法律を知っていないと対応できない

2019年4月に施行された働き方改革関連法のように、社会の状況に合わせて法律が改正されることもあります。概要はニュースで見て知っていても、実際にどうしたらいいのかまでは把握できていない人事労務担当者も多いのではないでしょうか。

法律に違反することで罰則を受けたり、企業としての信頼性が低下したりする可能性もあるため注意が必要です。知らなかったでは済まされないので、細部に渡るまで情報を把握する必要があります。

※参考:『働き方改革関連法と勤怠管理』をもっと詳しく! ▶︎働き方改革関連法に沿った勤怠管理|残業や有給休暇に役立つ勤怠管理システム

2. 勤怠管理システムとタイムカードの違い

タイムカードによる勤怠管理に限界を感じたら、便利な勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。ここでは、タイムカードと勤怠管理システムの違いについて解説します。

2-1. 勤怠管理システムとは?

勤怠管理システムは、その名の通り社員の出退勤の時間や勤務状況を管理するシステムのことです。「出勤」「退勤」を押すと自動で打刻がおこなわれ、データを蓄積することができます。

大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つがあり、サーバー不要のシステムをクラウド型、サーバーが必要なシステムをオンプレミス型と呼びます。オンプレミス型にはカスタマイズしやすいという特徴がありますが、導入に時間がかかり、費用も高くなりがちです。それに対し、クラウド型はオンプレミス型に比べると導入までの期間が短くて済み、手頃な金額から気軽に利用を開始できるため、導入する企業が増えてきています。

今回は主にクラウド型を想定して勤怠管理システムについてご紹介していきます。

※参考:『そもそも勤怠管理システムとは?』を詳しく! 勤怠管理システムとは?活用メリット・特徴を紹介

2-2. 勤怠管理システムとタイムカードの違い

勤怠管理システムとタイムカードの一番大きな違いは、「どこでも打刻できる」点です。タイムカードは、カードリーダーを設置している場所でしか打刻ができませんが、勤怠管理システムを導入すると、会社からでも自宅のパソコンからでも打刻をすることができます。

これにより、在宅勤務の方や、営業で外回りが多い方がいても正確な出退勤管理が可能になります。

リモートワークなど多様な働き方を取り入れている会社には特に、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

2-3. 勤怠管理にはタイムカードよりシステムがおすすめな理由

それでは、勤怠管理システムのメリットはどのようなものでしょうか?全部で6つ紹介します。

①リアルタイムで残業や有給取得などの勤怠情報を管理できる

勤怠管理システムは、リアルタイムで従業員の勤怠情報を確認することができます。打刻漏れなどの把握はいつでもできるので、月末でなくても修正の依頼ができます。

また、リアルタイムで残業時間を把握することが可能です。残業時間が多い従業員に対しては、業務量を調整したり、残業を少し控えるように指示を出したりすることが可能になります。

残業時間の上限設定もできるので、残業が超過しそうになったときに、自動でアラートを表示することも可能です。自動でアラートを表示する機能を利用することで、法律で決められた残業時間を超過するリスクが減ります。

②申請の承認フローの効率化

勤怠管理システムは、PCやスマホから、簡単に打刻修正や残業申請ができます。申請すると自動で上長に通知されるため、すぐに確認してもらえるでしょう。

また、承認フローが見える化されているので、承認が止まっていたら、どこで止まっているのかを把握することができます。

ログが残っているので、「誰の申請をいつ承認したのか?」「誰の承認がまだ終わっていないのか?」を確認することも可能です。

③一元管理や自動集計によって、管理者の工数を大幅に削減できる

タイムカードであれば、複数の事業所からカードを収集する必要があります。しかし、勤怠管理システムでは、複数の事業所の勤怠情報がクラウド上に集計されるので、わざわざ収集する必要はありません。

また、勤怠情報は自動で集計されるので、人事担当者がタイムカードに書かれた勤怠情報をエクセルなどに入力して集計する業務がなくなります。自動で集計してくれるので、入力ミスも起こりません。

※参考:勤怠管理システムを使うと具体的に何が変わる? ▶︎勤怠管理の方法とは?働き方改革や在宅勤務に対応した方法を解説

④多彩な打刻方法によって、多様な働き方に対応できる

勤怠管理システムは、スマートフォンやタブレットに対応しているものもあるので、場所を問わず打刻することができます。

リモートワークや在宅勤務など、場所や時間にとらわれない多様な働き方を採用している企業の場合、正確な勤怠管理をするためには、アプリ対応の勤怠管理システムを活用するとよいでしょう。

直行直帰の場合でも、後日打刻申請をする必要がないので、従業員と管理者にとって無駄な工数がかかりません。

また、GPSを搭載した勤怠管理システムを活用すれば、従業員がどこで打刻をしたのかを正確に把握することができます。

無料DL:『勤怠管理システムで打刻』をもっと詳しく】 ▶︎実際の打刻画面で打刻方法を詳しく紹介

⑤タイムカード機に並ぶことがなくなる

従業員は自分のPCやスマートフォンから打刻することができるので、出退勤時にタイムカード機に並ぶ必要がなくなります。未打刻を防ぐこともでき、月末の人事担当者の未打刻者への確認業務も軽減されるでしょう。

また、タイムカード機に並ぶ時間を勤務時間にカウントしないので、正確な勤怠管理ができます。

⑥法改正に合わせて、勤怠管理システムが自動でアップデートされる

クラウド型の勤怠管理システムは、よりユーザーが使いやすいように、UI/UXの改善や機能追加が随時おこなわれます。

法改正が実施されたときも、改正内容に合わせて勤怠管理ができるように、システムが自動でアップデートされるため、担当者が設定を変更する必要はありません。

また、サポート担当がついているので、法改正について気になる部分があれば、他社の動きなど聞くこともできます。そのため、法改正の準備に乗り遅れるなどの心配がありません。

【無料DL:『労働基準法改正』についてもっと詳しく】 ▶︎労働基準法総まとめBOOK|法改正から基本的な内容まで分かりやすく解説!

3. 勤怠管理をタイムカードからシステムに変更するときのチェックポイント

タイムカードから勤怠管理システムに移行するときは、以下のような点をチェックしておきましょう。

3-1. 従業員が使いやすいか

せっかく勤怠管理システムを導入するなら、従業員が使いやすいものを選びましょう。無料体験できるシステムの場合は、使い勝手を確認したり、従業員の意見を聞いたりしてから導入を決めるのもおすすめです。管理画面の使いやすさや、生体認証・Web打刻などの機能をチェックしておきましょう。

3-2. 給与計算システムなどと連携できるか

他のシステムと連携できるかどうかも重要なチェックポイントです。たとえば、給与計算システムと勤怠管理システムを連携すれば、勤務時間や残業時間などのデータを共有し、毎月の給与を自動的に算出できます。手入力でデータを移行する必要がなくなるため、業務効率化やヒューマンエラーの防止につながるでしょう。

3-3. サポート体制が充実しているか

勤怠管理システムを導入するなら、サポート体制について確認しておくことも重要です。不明点があったとき、電話やチャットなどで気軽に質問できるシステムであれば安心して利用できます。とくに初めて勤怠管理システムを活用する場合は、導入時や使用時に操作方法がわからないケースもあるため、サポート体制が充実しているサービスを選ぶとよいでしょう。

4. おすすめの勤怠管理システムを9つご紹介

様々な勤怠管理システムが存在する中、「どのシステムを選んでいいか分からない」とお困りの方も多いと思います。

そこで、HRNOTE編集部おすすめの勤怠管理システムを9選、ご紹介します。

4-1. ジンジャー勤怠|申請業務や打刻に時間がかからないマルチデバイス対応の勤怠管理システム

 

サービスの特徴

  • 申請フローの明確化 打刻や残業などの申請フローを効率化することができます。従業員は承認者に逐一承認をもらいにいかずに済み、管理者は承認がフローのどこで止まっているかが確認できます。
  • タイムカードでは対応できなかった、直行直帰の従業員もスマホで打刻が打てる 現場に直行直帰することが多い方は、現場で打刻をすることができます、そのため、わざわざ後日に打刻申請をする必要がありません。またGPS機能があるので、不正打刻を防ぐこともできます。
  • 面倒なシフト管理も一緒にできる 従業員から集めた希望シフトをもとに自動でシフトを作成できます。また、最適な人員配置も可能なので、無駄な人件費を削減できます。

価格

  • 初期費用:100,000円~
  • 1人:400円/月
無料で資料ダウンロード

1分でわかる!ジンジャー勤怠

サービス名:ジンジャー勤怠 提供元:jinjer株式会社 URL:https://hcm-jinjer.com/kintai/

4-2. Money Forward クラウド勤怠│働き方改革をサポートする勤怠管理システム

サービスの特徴

  • 従業員の勤怠管理データを元に残業や休暇の取得状況をリアルタイムで把握し、より強固な労務管理体制を構築できる。
  • 基本勤務制・シフト制・裁量労働制・フレックスタイム制など、どんな就業ルールでも対応可能
  • 従業員データなどのインポート機能で、既存ソフトからの乗り換えや給与計算ソフトからのデータ移行も簡単にできる。

価格

  • 初期費用:0円
  • 1人:300円/月
サービス名:Money Forward クラウド勤怠 提供企業:株式会社マネーフォワード URL:https://biz.moneyforward.com/attendance/

4-3. キングオブタイム|タイムレコーダーに常に新しい技術を

サービスの特徴

  • リアルタイムに労働時間の把握 毎日、労働時間をリアルタイムに把握することができます。また、月初めに設定した残業時間を超過するとアラートを出して警告する機能もあります。残業が上限を超過することによる法的な罰則を受ける前に、残業調整の対策を打つことができます。
  • 勤怠情報の一元管理 国内を問わず、海外も含めた各拠点、工場で働く従業員の勤務状態を一元管理することができます。そのため、各拠点に勤怠管理者を配置する必要がないため、勤怠管理をおこなっていた従業員を別の業務に割り当てることができます。
  • さまざまな打刻に対応 従業員にあった打刻方法を選ぶことができます。パソコンやスマホ、ICカードや生体認証(指紋、指静脈)があります。スマホでは、GPSを使っているので、どこから打刻しているかを把握することができ、不正を防ぐことができます。

価格

  • 初期費用:0円
  • 1人:300円/月

サービス名:キングオブタイム 提供元:株式会社ヒューマンテクノロジーズ URL:https://www.kingtime.jp/

4-4. Reco Time|英語表示も可能なので、外国人労働者にも対応

サービスの特徴

  • 36協定の管理 労使協定で締結している36協定を年度単位で設定できます。超過時には従業員へアラート警告をおこない、調整を求めることができます。
  • 様々な打刻に連携 Web打刻やFelicaをはじめとするICカードでの打刻、静脈認証打刻やスマホからの打刻にも標準で対応しており、自動で労働時間の集計までおこないます
  • 工数管理機能 勤怠状況だけでなく、プロジェクトや作業の工数を登録する機能が標準でついています。社員の労働時間と作業工数時間を正確に把握できるので、プロジェクトや作業に必要なスケジュールの策定に役立ちます。

価格

都度お問い合わせ

サービス名:Reco Time 提供元:株式会社ロココ URL:https://www.hrsol.jp/product/times

4-5. タッチオンタイム|クラウド型勤怠管理 市場シェアNo.1

サービスの特徴

  • リアルタイム勤怠の見える化 他の拠点を含めてすべての従業員の勤怠状況を一元に管理することができます。打刻情報を自動で取得し、リアルタイムに残業時間を集計してくれるので、残業時間の超過を防ぐように調整することができます。
  • 打刻方法を選べる リモートワーカーや直行直帰が多い従業員に対しても、webブラウザを使って出退勤の打刻をおこなうことができるので、特別な機械を導入しなくても労働時間を把握することができます。
  • オリジナルのタイムレコーダー タッチオンタイムオリジナルのレコーダーは、パソコンが不要でオフラインでも利用することが可能です。また、3種類の打刻方法(指紋認証、ICカード、パスワード)があります。生体認証は認証率が悪いことがあり、導入を見送られることが多いですが、その場合もパスワードなどで対応できるので、不正防止に効果がある指紋認証を試すにはとても適したレコーダーです。

価格

  • 初期費用:0円
  • 1人:300円/月

サービス名:タッチオンタイム 提供元:株式会社デジジャパン URL:https://www.kintaisystem.com/

4-6. FC勤怠|今持っているICカードで打刻が可能

サービスの特徴

  • カスタマイズの自由度が大きい システムをカスタマイズすることができます。他部門へのヘルプ打刻機能や曜日別契約にも対応、給与システムに転送するためのcsvデータの作成などがおこなえます。
  • さまざまな勤怠に対応可能 裁量労働制や変形、シフト制、フレックス、パート、派遣などすべての就業形態に対応することができます。企業独自の就業形態に対しても、カスタマイズ対応できるケースがあります。
  • 労働者の状況管理 残業状況や年休があと何日残っているかなど、現時点での状況を確認することができます。また、人事評価データを取得することもできるため、シフトを組むときに使えます。

価格

  • 初期費用:10,000円
  • 1人:400円/月

サービス名:FC勤怠 提供元:株式会社ファーストコンサルティング URL:https://www.fc-kintai.com/

4-7. バイバイタイムカード|リーズナブルな価格で、お客様にぴったりな勤怠管理システムを

サービスの特徴

  • さまざまな打刻方法を選ぶことができる スマホ、iPad、パソコン、ICカード、指静脈などの打刻方法から選ぶことができます。また、QRコードやバーコードを使うなど、他ではあまりない打刻方法もあります。
  • 柔軟なカスタマイズ対応が可能 企業独自の集計ルールや就業規則に合わせて、システムをカスタマイズすることが可能です。毎日使う勤怠管理機能だからこそ、使いやすく継続できるシステムを提供します。
  • 安定稼働まで責任を持って推進 経験豊富なコンサルティングチームがリードします。サポートではなく、主体性を持って取り組むため、しっかり推進し、納得がいくまで根気よく対応します。

価格

都度お問い合わせ

サービス名:バイバイタイムカード 提供元:株式会社ネオレックス URL:https://www.byebye-timecard.net/

4-8. ジョブカン勤怠管理|すべての「働く」を支えるジョブカン勤怠管理

サービスの特徴

  • 多彩な打刻方法 ICカード打刻、SNSを使ったLINE打刻、Slack打刻など多彩な打刻方法から選ぶことができます。また、不正打刻防止として居場所を検知できるGPS打刻、他人が代わりに打刻するのを防ぐ指静脈打刻といった打刻方法も選ぶことができます。
  • 簡単な出勤管理機能 打刻情報を自動取得してリアルタイムで従業員の勤務状況を確認することができます。拠点ごとの勤怠管理もできます。またシフト時間になっても出勤打刻がない場合はアラートメールを送信して知らせることもできます。
  • 予実管理ができる 労働人数・総労働時間・人件費など予定と実績の差を比較することができます。会社の予算を考え、シフトの調整をおこなうことができます。

価格

  • 初期費用:0円
  • 1人:200円/月

サービス名:ジョブカン勤怠管理 提供元:株式会社Donuts URL:https://jobcan.ne.jp

4-9. シフトマックス|驚くほど柔軟なシフト&勤怠システム

サービスの特徴

  • さまざまな勤務形態を一括で管理 曜日や時間帯によって変わる給与形態や、フレックス、深夜、早朝など給与形態が異なる条件に対しても最初に設定をおこなっておけば一元管理することができ、どの従業員の残業時間が多くなっているかなどの確認が容易にできます。
  • 多彩な打刻方法から選べる ICカードだけでなく、スマホや指静脈認証にも対応可能です。機械が苦手な高齢者も簡単に打刻できるように、音声ガイダンスによる通話打刻もあります。音声ガイダンスを使うため、勤怠管理者の電話対応は不要なので手間がかかりません。
  • 勤怠、給与データの集計業務を自動化できます 打刻データをリアルタイムで取得し、残業時間の把握や労働時間を集計します。その結果を給与形態にあわせた給与条件に適用し、給与計算を自動でおこなうことができます。

価格

  • 初期費用:200,000円
  • 1人:300円/月

サービス名:シフトマックス 提供元:KYODOU株式会社 URL:https://shiftmax.co.jp

その他クラウド型勤怠管理システムはこちら▶クラウド勤怠管理システム37サービスの価格・特徴を徹底比較

5. 勤怠管理にはタイムカードよりシステムの導入がおすすめ!

勤怠管理システムを活用すれば、月末にタイムカードを集めて、従業員の打刻情報をエクセルに入力して集計するといった作業をなくすことができます。また、最新の勤怠管理システムではクラウド上で情報を管理するので、正確な労働時間の把握がリアルタイムでできるようになります。

給与計算システムを導入している企業に関しては、システム上で自動連携できるサービスを選べば、必要な情報をCSVで入力することも可能です。料金に関しても、従業員一人あたりの月額料金が数百円と少ないコストで導入することができます。

また、現在では国内でも勤怠管理システムは数えきれないほど存在します。

中には、無料で始められるものや特定の業界に特化したものなどさまざまな勤怠管理システムが登場してきました。

勤怠管理にお悩みの人事担当者の方は、以下の記事なども参考にしながら導入を検討してみてください。

※参考:勤怠管理システム53サービス比較!特徴・料金・機能・メリットを紹介

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