勤怠管理システムとタイムカードの違いとは?|人事部から企業成長を応援するメディアHR NOTE

勤怠管理システムとタイムカードの違いとは?|人事部から企業成長を応援するメディアHR NOTE

勤怠管理システムとタイムカードの違い|サービス導入のメリットとは

少し前までは、タイムカードで勤怠を管理をすることが当たり前でした。タイムカードは、人事労務担当者が月末に手入力で、労働時間の集計や修正をおこなう必要があるため、多くの時間がかかっていました。

また、月末にまとめて勤怠情報の集計をおこなうため、従業員の残業時間が上限を超過していたこともあるでしょう。2019年4月に施行された働き方改革関連法により、残業時間が上限を超えると、今後法令で罰せられるようになりました。

人事労務担当者の負担を軽減させるとともに、法律を守る必要があります。

そこで、最近タイムカードの代わりに注目されているのが、勤怠管理システムです。本記事では、タイムカードと勤怠管理システムの違いや、おすすめの勤怠管理システムについてご紹介します。

1. タイムカードのメリット・デメリット

まずはタイムカードのメリット・デメリットについて整理していきましょう。

1-1. タイムカードのメリット

①コストが安い

タイムカードを導入する際に必要なコストは、タイムレコーダー代、各自のタイムカード代、インク代や紙代だけなので、コストが抑えられる傾向にあります。

②誰でも簡単に使うことができる

タイムレコーダーにカードを差し込むだけで打刻ができるので、パソコンでの作業が苦手な方でも簡単に利用することができます。導入後のサポートも少なくて済むと考えられます。

1-2.タイムカードのデメリット

①タイムカード未記入の従業員への対応が面倒

月末のタイムカード集計時、記載に間違いがあった場合は、従業員に連絡して、正しい情報に修正する必要があります。しかし、月末は従業員も忙しく、なかなか修正をしてもらえないケースもあるでしょう。

従業員は打刻漏れや記入ミスを修正しようとしても、出勤時間や退勤時間を覚えていないかもしれません。そうなると正確な勤怠情報を管理することができません。

また、働き方改革関連法により、残業時間の管理もおこなう必要があります。しかし、タイムカードでは、従業員の残業時間を把握できるのが月末のため、残業時間をコントロールすることが難しいです。

※参考:『紙のタイムカード管理』をもっと詳しく! ▶︎手書きのタイムカードを使う意味?そのメリットを徹底解説

②残業申請や打刻申請の承認フローの不明瞭さ

残業申請や打刻申請のフローには、上長の承認が必要です。

申請をするには、申請書をプリントアウトし、必要事項を記入し、上長から承認をもらわなければいけません。承認者が出張などで不在の場合、申請に承認が降りるまでに時間がかかります。

また、上長も「誰の申請をいつ承認したのか?」「誰の承認がまだ終わっていないのか?」などの把握が難しいと考えられます。

「残業管理が手間になっている、効率化したい」とお考えの方は以下の記事もご参照ください。

※参考:『残業対策・残業削減』をもっと詳しく ▶︎企業の事例から実際の残業削減の取り組みを徹底解説

③タイムカードの収集や集計が面倒

タイムカードで勤怠管理をしていると、月末にタイムカードの収集をおこなわなければいけません。一つの事業所だけであればいいですが、複数の事業所があれば、すべての事業所からタイムカードを収集しなければなりません。

労働時間の計算はエクセルなどを使って簡単におこなうことはできますが、タイムカードの情報をエクセルに入力するのも手間がかかります。入力ミスがあれば、給与計算にも影響があるので、確認作業も必要です。

「タイムカードの集計」に面倒を感じている方は以下の記事もぜひご覧ください。

※参考:『タイムカード集計』をもっと詳しく! ▶︎効率的なタイムカードの集計方法とは | お役立ちツールもご紹介

④リモートワーカーなどの柔軟な働き方に対応できない

タイムカードはオフィスに設置されているので、リモートワーカーなどの自宅で作業している従業員の勤怠をタイムカードで管理することができません。

また、介護業界や建設業界など、現場に直行することが多い従業員の勤怠管理も難しいです。現場にタイムカードを設置することもできますが、設置するのに費用がかかってしまうので、あまり現実的ではありません。

日報などで自己申請制にすると、月末にまとめて書く従業員がいた場合、正確に勤怠情報を管理することができません。

⑤出退勤時にタイムカード機が混むせいで、正確な勤怠管理ができない

タイムレコーダーは1事業所に付き1台あるケースが多いでしょう。従業員数が多い事業所であれば、出勤時間や退勤時間がかぶってしまうので、タイムカードに列ができてしまう可能性があり、正確な出勤時刻の管理ができません。

退勤時に関しては、打刻することが面倒で、打刻をせずに帰ってしまう従業員もいるかもしれません。このように打刻ができていない従業員がいることで、タイムカードの集計時に、修正のやり取りが多くなり、集計業務に支障をきたしてしまいます。

⑥法改正がおこわれたときに、法律を知っていないと対応できない

2019年4月に施行された働き方改革関連法のように、政府は法律を改正することもあります。概要はニュースで見て知っている人が多くても、実際にどうしたらいいのかまでは把握できていない人事労務担当者も多いのではないでしょうか。

法律は、知らなかったでは済まないので、細部に渡るまで情報を把握する必要があります。

※参考:『働き方改革関連法と勤怠管理』をもっと詳しく! ▶︎働き方改革関連法に沿った勤怠管理とは?法的リスクも徹底解説

2. 勤怠管理システムとタイムカードの違い

2-1. 勤怠管理システムとは?

勤怠管理システムは、その名の通り社員の出退勤の時間を管理するシステムを指します。「出勤」「退勤」を押すと自動で打刻がおこなわれ、データを蓄積することができます。

「クラウド型」と「オンプレミス型」があり、サーバー不要のシステムをクラウド型、サーバーが必要なシステムがオンプレミス型と呼ばれています。オンプレミス型が金銭的にも時間的にも高コストなのに対し、クラウド型は気軽に導入できるため、導入する企業が増えてきています。

今回は主にクラウド型を想定して勤怠管理システムについてご紹介していきます。

※参考:『そもそも勤怠管理システムとは?』を詳しく! 勤怠管理システムとは?活用メリット・特徴を紹介

2-2. タイムカードとの違い

勤怠管理システムとタイムカードの一番大きな違いは、「どこでも打刻できる」点です。タイムカードは、カードリーダーを設置している場所でしか打刻ができませんが、勤怠管理システムを導入すると、会社からでも自宅のパソコンからでも打刻をすることができます。

これにより、在宅勤務の方も、営業で外回りが多い方がいても正確な出退勤管理が可能になります。

多様な働き方を取り入れている会社にこそ、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

2-3.勤怠管理システムのメリット

それでは、勤怠管理システムのメリットはどのようなものでしょうか?全部で6つご紹介します。

①リアルタイムで勤怠情報を管理できる

勤怠管理システムは、リアルタイムで従業員の勤怠情報を確認することができます。そのため、打刻漏れなどの把握はいつでもできるので、月末でなくても修正の依頼ができます。

また、リアルタイムで残業時間を把握することができます。残業時間が多い従業員に対しては、残業を少し控えるなどの調整をすることが可能になります。

残業時間の上限設定もできるので、残業が超過しそうになったときに、自動でアラートを表示することができます。自動でアラートを鳴らす仕組みをつくることで、法律で決められた残業時間を超過するリスクが減ります。

②申請の承認フローの効率化

勤怠管理システムは、PCやスマホから、簡単に打刻修正や残業申請ができます。申請すると、自動で上長に通知されます。

また、承認フローが見える化されているのえ、承認が止まっていたら、どこで止まっているのかを把握することができます。

ログが残っているので、「誰の申請をいつ承認したのか?」「誰の承認がまだ終わっていないのか?」を確認することもできます。

③一元管理や自動集計によって、管理者の工数を大幅に削減できる

タイムカードであれば、複数の事業所にタイムカードを収集する必要があります。しかし、勤怠管理システムでは、複数の事業所の勤怠情報がクラウド上に集計されるので、収集する必要がありません。

また、勤怠情報は自動で集計されるので、人事担当者がタイムカードに書かれた勤怠情報をエクセルなどに入力して集計する業務がなくなります。自動で集計してくれるので、入力ミスが起こりません。

※参考:勤怠管理システムを使うと具体的に何が変わる? ▶︎実際の管理画面でもっと詳しく解説

④多彩な打刻方法によって、多様な働き方に対応できる

勤怠管理システムは、スマホやタブレットに対応しているものもあるので、場所を問わず打刻することができます。

リモートワーカーなど、場所や時間にとらわれない多様な働き方が出てきている中で、正確な勤怠管理をするためには、アプリ対応の勤怠管理システムを活用する必要がでてくるでしょう。

直行直帰の場合でも、後日打刻申請をする必要がないので、従業員と管理者にとって無駄な工数がかかりません。

また、GPSを活用した勤怠管理システムを活用すれば、従業員がどこで打刻をしたのかを正確に把握することができます。

無料DL:『勤怠管理システムで打刻』をもっと詳しく】 ▶︎実際の打刻画面で打刻方法を詳しく紹介

⑤タイムカード機に並ぶことがなくなる

従業員は自分のPCやスマホから打刻することができるので、出退勤時にタイムカード機に並ぶ必要がなかったり、未打刻を防いだりすることができます。その結果、月末の人事担当者の未打刻者への確認業務も削減されます。

また、タイムカード機に並ぶ時間を勤務時間にカウントしないので、正確な勤怠管理ができます。

⑥法改正に合わせて、勤怠管理システムが自動でアップデートされる

勤怠管理システムは、よりユーザーが使いやすいように、UI/UXの改善や機能追加が随時おこなわれます。

法改正が実施されたときも、法改正に合わせて勤怠管理ができるように、システムがアップデートされていきます。

また、サポート担当がついているので、法改正について気になる部分があれば、他社の動きなど聞くことができます。そのため、法改正の準備に乗り遅れるなどの心配がありません。

【無料DL:『労働基準法改正』についてもっと詳しく】 ▶︎労働基準法総まとめBOOK|法改正から基本的な内容まで分かりやすく解説!

3. おすすめの勤怠管理システムを9つご紹介

様々な勤怠管理システムが存在する中、「どのシステムを選んでいいか分からない」とお困りの方も多いと思います。

そこで、HRNOTE編集部おすすめの勤怠管理システムを9選、ご紹介します。

3-1. ジンジャー勤怠|申請業務や打刻に時間がかからないマルチデバイス対応の勤怠管理システム

サービスの特徴

  • 申請フローの明確化 打刻や残業などの申請フローを効率化することができます。従業員は承認者に逐一承認をもらいにいかずに済み、管理者は承認がフローのどこで止まっているかが確認できます。
  • タイムカードでは対応できなかった、直行直帰の従業員もスマホで打刻が打てる 現場に直行直帰することが多い方は、現場で打刻をすることができます、そのため、わざわざ後日に打刻申請をする必要がありません。またGPS機能があるので、不正打刻を防ぐこともできます。
  • 面倒なシフト管理も一緒にできる 従業員から集めた希望シフトをもとに自動でシフトを作成できます。また、最適な人員配置も可能なので、無駄な人件費を削減できます。

価格

  • 初期費用:100,000円~
  • 1人:400円/月
無料で資料ダウンロード

1分でわかる!ジンジャー勤怠

サービス名:ジンジャー勤怠 提供元:jinjer株式会社 URL:http://hcm-jinjer.com/campaign009/

3-2. Money Forward クラウド勤怠│働き方改革をサポートする勤怠管理システム

サービスの特徴

  • 従業員の勤怠管理データを元に残業や休暇の取得状況をリアルタイムで把握し、より強固な労務管理体制を構築できる。
  • 基本勤務制・シフト制・裁量労働制・フレックスタイム制など、どんな就業ルールでも対応可能
  • 従業員データなどのインポート機能で、既存ソフトからの乗り換えや給与計算ソフトからのデータ移行も簡単にできる。

価格

  • 初期費用:0円
  • 1人:300円/月
サービス名:Money Forward クラウド勤怠 提供企業:株式会社マネーフォワード URL:https://biz.moneyforward.com/attendance/

3-3. キングオブタイム|タイムレコーダーに常に新しい技術を

サービスの特徴

  • リアルタイムに労働時間の把握 毎日、労働時間をリアルタイムに把握することができます。また、月初めに設定した残業時間を超過するとアラートを出して警告する機能もあります。残業が上限を超過することによる法的な罰則を受ける前に、残業調整の対策を打つことができます。
  • 勤怠情報の一元管理 国内を問わず、海外も含めた各拠点、工場で働く従業員の勤務状態を一元管理することができます。そのため、各拠点に勤怠管理者を配置する必要がないため、勤怠管理をおこなっていた従業員を別の業務に割り当てることができます。
  • さまざまな打刻に対応 従業員にあった打刻方法を選ぶことができます。パソコンやスマホ、ICカードや生体認証(指紋、指静脈)があります。スマホでは、GPSを使っているので、どこから打刻しているかを把握することができ、不正を防ぐことができます。

価格

  • 初期費用:0円
  • 1人:300円/月

サービス名:キングオブタイム 提供元:株式会社ヒューマンテクノロジーズ URL:https://www.kingtime.jp/

3-4. Reco Time|英語表示も可能なので、外国人労働者にも対応

サービスの特徴

  • 36協定の管理 労使協定で締結している36協定を年度単位で設定できます。超過時には従業員へアラート警告をおこない、調整を求めることができます。
  • 様々な打刻に連携 Web打刻やFelicaをはじめとするICカードでの打刻、静脈認証打刻やスマホからの打刻にも標準で対応しており、自動で労働時間の集計までおこないます
  • 工数管理機能 勤怠状況だけでなく、プロジェクトや作業の工数を登録する機能が標準でついています。社員の労働時間と作業工数時間を正確に把握できるので、プロジェクトや作業に必要なスケジュールの策定に役立ちます。

価格

都度お問い合わせ

サービス名:Reco Time 提供元:株式会社ロココ URL:https://www.hrsol.jp/product/times

3-5. タッチオンタイム|クラウド型勤怠管理 市場シェアNo.1

サービスの特徴

  • リアルタイム勤怠の見える化 他の拠点を含めてすべての従業員の勤怠状況を一元に管理することができます。打刻情報を自動で取得し、リアルタイムに残業時間を集計してくれるので、残業時間の超過を防ぐように調整することができます。
  • 打刻方法を選べる リモートワーカーや直行直帰が多い従業員に対しても、webブラウザを使って出退勤の打刻をおこなうことができるので、特別な機械を導入しなくても労働時間を把握することができます。
  • オリジナルのタイムレコーダー タッチオンタイムオリジナルのレコーダーは、パソコンが不要でオフラインでも利用することが可能です。また、3種類の打刻方法(指紋認証、ICカード、パスワード)があります。生体認証は認証率が悪いことがあり、導入を見送られることが多いですが、その場合もパスワードなどで対応できるので、不正防止に効果がある指紋認証を試すにはとても適したレコーダーです。

価格

  • 初期費用:0円
  • 1人:300円/月

サービス名:タッチオンタイム 提供元:株式会社デジジャパン URL:https://www.kintaisystem.com/

3-6. FC勤怠|今持っているICカードで打刻が可能

サービスの特徴

  • カスタマイズの自由度が大きい システムをカスタマイズすることができます。他部門へのヘルプ打刻機能や曜日別契約にも対応、給与システムに転送するためのcsvデータの作成などがおこなえます。
  • さまざまな勤怠に対応可能 裁量労働制や変形、シフト制、フレックス、パート、派遣などすべての就業形態に対応することができます。企業独自の就業形態に対しても、カスタマイズ対応できるケースがあります。
  • 労働者の状況管理 残業状況や年休があと何日残っているかなど、現時点での状況を確認することができます。また、人事評価データを取得することもできるため、シフトを組むときに使えます。

価格

  • 初期費用:10,000円
  • 1人:400円/月

サービス名:FC勤怠 提供元:株式会社ファーストコンサルティング URL:https://www.fc-kintai.com/

3-7. バイバイタイムカード|リーズナブルな価格で、お客様にぴったりな勤怠管理システムを

サービスの特徴

  • さまざまな打刻方法を選ぶことができる スマホ、iPad、パソコン、ICカード、指静脈などの打刻方法から選ぶことができます。また、QRコードやバーコードを使うなど、他ではあまりない打刻方法もあります。
  • 柔軟なカスタマイズ対応が可能 企業独自の集計ルールや就業規則に合わせて、システムをカスタマイズすることが可能です。毎日使う勤怠管理機能だからこそ、使いやすく継続できるシステムを提供します。
  • 安定稼働まで責任を持って推進 経験豊富なコンサルティングチームがリードします。サポートではなく、主体性を持って取り組むため、しっかり推進し、納得がいくまで根気よく対応します。

価格

都度お問い合わせ

サービス名:バイバイタイムカード 提供元:株式会社ネオレックス URL:https://www.byebye-timecard.net/

3-8. ジョブカン勤怠管理|すべての「働く」を支えるジョブカン勤怠管理

サービスの特徴

  • 多彩な打刻方法 ICカード打刻、SNSを使ったLINE打刻、Slack打刻など多彩な打刻方法から選ぶことができます。また、不正打刻防止として居場所を検知できるGPS打刻、他人が代わりに打刻するのを防ぐ指静脈打刻といった打刻方法も選ぶことができます。
  • 簡単な出勤管理機能 打刻情報を自動取得してリアルタイムで従業員の勤務状況を確認することができます。拠点ごとの勤怠管理もできます。またシフト時間になっても出勤打刻がない場合はアラートメールを送信して知らせることもできます。
  • 予実管理ができる 労働人数・総労働時間・人件費など予定と実績の差を比較することができます。会社の予算を考え、シフトの調整をおこなうことができます。

価格

  • 初期費用:0円
  • 1人:200円/月

サービス名:ジョブカン勤怠管理 提供元:株式会社Donuts URL:https://jobcan.ne.jp

3-9. シフトマックス|驚くほど柔軟なシフト&勤怠システム

サービスの特徴

  • さまざまな勤務形態を一括で管理 曜日や時間帯によって変わる給与形態や、フレックス、深夜、早朝など給与形態が異なる条件に対しても最初に設定をおこなっておけば一元管理することができ、どの従業員の残業時間が多くなっているかなどの確認が容易にできます。
  • 多彩な打刻方法から選べる ICカードだけでなく、スマホや指静脈認証にも対応可能です。機械が苦手な高齢者も簡単に打刻できるように、音声ガイダンスによる通話打刻もあります。音声ガイダンスを使うため、勤怠管理者の電話対応は不要なので手間がかかりません。
  • 勤怠、給与データの集計業務を自動化できます 打刻データをリアルタイムで取得し、残業時間の把握や労働時間を集計します。その結果を給与形態にあわせた給与条件に適用し、給与計算を自動でおこなうことができます。

価格

  • 初期費用:200,000円
  • 1人:300円/月

サービス名:シフトマックス 提供元:KYODOU株式会社 URL:https://shiftmax.co.jp

その他クラウド型勤怠管理システムはこちら

4. まとめ

勤怠管理システムを活用すれば、月末にタイムカードを集めて、従業員の打刻情報をエクセルに入力して集計するといった作業をなくすことができます。また、最新の勤怠管理システムではクラウド上で情報を管理するので、正確な労働時間の把握がリアルタイムでできるようになります。

給与計算にシステムを導入している企業に関しては、システム上で自動連携できるサービスもあれば、必要な情報をCSVで入力することも可能になります。料金に関しても、従業員一人あたりの月額料金が数百円と少ないコストで導入することができます。

また、現在では国内でも勤怠管理システムは数えきれないほど存在します。

中には、無料で始められるものや機能別で業界に特化したものなどさまざまな勤怠管理システムが登場してきました。

勤怠管理にお悩みの人事担当者の方は、以下の記事なども参考にしながら導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。

※参考:国内ほぼ全ての勤怠管理システムを網羅!料金・機能・メリット徹底比較|2022年最新版

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