働き方改革関連法に沿った勤怠管理|残業や有給休暇に役立つ勤怠管理システム | 人事部から企業成長を応援するメディアHR NOTE

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働き方改革関連法に沿った勤怠管理|残業や有給休暇に役立つ勤怠管理システム

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働き方改革640

※本記事は2017年10月に公開したものですが、働き方改革関連法成立後、内容をアップデートしています。

政府が「働き方改革」を推進する中、企業は働き方改革に向けて長時間労働を抑制するため、正確に従業員の勤務時間を把握することが求められます。

勤務時間を正確に把握する上で役立つ勤怠管理システムとは、どのようなものでしょうか。

今回は、企業が勤怠管理システムを活用して「働き方改革」をどのように進めていけばよいのかを、ご紹介します。

1. 企業が働き方改革で求められることとは

そもそも、「働き方改革」が意味する働き方の変容とは、どのようなものなのでしょうか。また、企業にどのような影響を与えるのでしょうか。

1-1. 働き方改革とは

「働き方改革」は、一億総活躍社会の実現に向けた最大のチャレンジであり、日本の企業や暮らし方の文化を変えるものです。

女性も男性も、高齢者も若者も、障害や難病のある方も、一人ひとりのニーズにあった、納得のいく働き方を実現するための改革のことをいいます。

「働き方改革」の背景には、現状の深刻な労働力不足があげられます。今後、人口減少社会へ突入する日本では、労働力人口の減少が課題のひとつです。

生産年齢人口(15~64歳)は、戦後より増加を続けて平成7年には8,726万人に達しましたが、その後減少し、平成27年には7,728万人となりました。

国立社会保障・人口問題研究所が発表した出生中位推計の結果によると、将来の生産年齢人口は、平成41年、平成52年、平成 68年にはそれぞれ7,000万人、6,000万人、5,000万人を割り、平成77年には4,529万人 となる見込みです。

この推計から、将来日本の生産力が低下し、国力の低下につながることがないように、「働き方改革」によって、労働力不足を解消することが必要とされています。

労働力不足を解消するためには、生産年齢人口の増加や、労働生産性の向上などの対策が必要となりますが、いずれにおいても労働時間を管理すること(勤怠管理)がポイントとなります。

それでは、具体的に企業は、「働き方改革」によりどのようなことが求められているのでしょうか?

1-2. 働き方改革で企業に求められることとは

1-2-1. 長時間労働の是正

日本は欧州諸国と比較して労働時間が長く、この20年間でフルタイム労働者の労働時間は、ほぼ横ばいです。仕事と子育てや介護を無理なく両立させるためには、長時間労働を是正することが必要になります。

そのため、いわゆる36協定でも超えることができない、罰則付きの時間外労働の限度を具体的に定める法改正が予定されています。

労働基準法は、最低限守らなければならないルールを決めたものですが、企業に対しては、それ以上の長時間労働を抑制する努力が求められています。そのため、正確に勤怠管理をおこなうことはもちろん、企業文化や取引慣行を見直すことも重要です。

「自分の若い頃は、安月給で無制限に働いたものだ」

と考える方も少なくないかもしれませんが、かつての「モーレツ社員」のような働き方は通用しない社会になりつつあります。
従業員自身が、働き方の根本にある長時間労働の文化を変えることが強く求められています。

1-2-2. 「同一労働、同一賃金」など、非正規雇用の処遇改善

日本の非正規雇用労働者(有期雇用労働者、パートタイム労働者、派遣労働者)は、現在、全雇用者の4割を占めています。

非正規の職に就いている方の割合はここ数年低下していますが、特に女性では結婚、子育てなどもあって、30代半ば以降に自ら非正規雇用を選択している方が多くみられます。

そのため、非正規雇用で働く方の待遇を改善し、女性や若者などの多様な働き方の選択を広げていく必要があります。

同一労働同一賃金の導入は、仕事ぶりや能力が適正に評価され、意欲をもって働けるよう、正規雇用労働者と非正規雇用労働者の間の不合理な待遇差の解消を目指すものです。

賃金などの処遇について、日本における正規雇用労働者と非正規雇用労働者の間には欧州と比較すると大きな差があります。同一労働同一賃金の考え方が広く普及しているといわれる欧州の実態も参考とすることが重要です。

同一労働同一賃金の実現に向けては、各企業が非正規雇用労働者を含む労使の話し合いによって、職務や能力などの内容の明確化とそれに基づく公正な評価を推進し、それに基づいた賃金制度など処遇体系全体を可能な限り速やかに構築していくことが求められています。

このような正規雇用労働者と非正規雇用労働者の間の不合理な待遇差の解消することで、どのような雇用形態を選択しても納得が得られる処遇を受けられ、多様な働き方を自由に選択できるようにしていくことが必要です。

1-2-3. 柔軟な働き方ができる環境の整備

テレワークは、時間や空間の制約にとらわれることなく働くことができるため、子育てや介護と仕事を両立させる手段となり、多様な人材が能力を発揮することが可能となります。

また、副業や兼業は、新たな技術の開発や起業の手段、そして第2の人生の準備としてなど、自分らしくはたらくために非常に有効です。

しかし、日本ではテレワークの利用者や、副業や兼業を認めている企業は非常に少ないのが現状で、今後普及させていくことが求められています。

また、これらが普及することで長時間労働が生じてしまうことがないように、勤怠管理システムを用いる管理の整備について、検討することが必要です。

2. 働き方改革で厚生労働省が推進するを促進する勤怠管理とは

それでは、「働き方改革」を実行するために具体的に企業はどうすればよいのでしょうか?

2-1. 従業員の勤務時間管理における現在の課題

労働基準法において、企業は、労働時間を正確に把握するなど、労働時間を適切に管理する責務を有しています。

しかし現状では、労働時間の把握に係る自己申告制の不適正な運用などに伴って、法に違反する過重な長時間労働や割増賃金の未払いといった問題が生じているなど、企業が労働時間を適切に管理していない状況もみられるでしょう。

また、取引先や現場に直接向かって、自社に戻ることなく帰宅する「直行直帰」や自宅でのテレワークなど、従業員の多様な働き方によって、企業は労働時間を正確に管理することが一層難しくなっているといえます。

2-2. 働き方改革が勤怠管理に与える7つのポイント

働き方改革に伴い、7つの項目について勤怠管理に影響が出ると考えられます。

勤怠管理で求められること

概要

残業時間の罰則付き上限規制の実施

  • 臨時的な特別の事情がない限り月45時間、年360時間以上の残業は認められない
  • 36協定の締結が必要
  • 中小企業においても、月60時間を超える時間外労働に対して50%の割増賃金の支払いが義務化

年次有給休暇の取得義務化

  • 有給休暇が10日以上付与される従業員に対し、時期指定による5日の有給休暇取得を義務化

フレックスタイム制の清算期間の延長

  • フレックスタイム制の清算期間を1カ月以内から3カ月以内への延長が可能
  • ただし、1カ月ごとの労働時間は原則週平均50時間を超えなてはならない

高度プロフェッショナル制度

  • 高い年収を確保しながら自由な働き方を選べる制度(専門知識を持つ年収の高い従業員に限定される)
  • 労働基準法の労働時間・休憩・割増賃金などの規定から除外される

総務省・厚生労働省主導のテレワーク推進

  • 会社に出勤するのではなく、就業場所や時間に縛られない柔軟な働き方のこと
  • モバイルワーク・在宅勤務・サテライトオフィスの3種類がある

勤務間インターバル制度の推進

  • 前日の終業時刻から翌日の始業時刻の間に一定の休息時間を設ける制度
  • 現時点では企業の努力義務とされる
  • 従業員の睡眠や生活を守る考え方で、ワーク・ライフ・バランスの向上が期待できる

労働時間の客観的な把握

  • 一般の従業員に加え、管理監督者も勤怠の記録が義務化
  • ICカードや勤怠管理システムなど、労働時間を客観的に把握するツールの使用を推奨している

 

2-3. 働き方改革に伴い、勤怠管理はどうあるべき?

先述の通り、働き方改革は勤怠管理にも影響があるため、管理方法の見直しが必要な企業も少なくないでしょう。
今後、従業員の多様な働き方を受け入れていく必要がある企業にとって、正確な勤怠管理は必須です。
では、正確な勤怠管理をおこなうために、何を見直せばよいのでしょうか?
働き方改革に即した勤怠管理のポイントは5つあります。

勤怠管理のポイント

概要

正確かつ客観的な勤務時間の把握

  • 残業時間の上限規制や労働時間の把握義務に対応するため
  • 手書きのタイムカードは客観性に欠けるので見直しが必要
  • 1分単位での記録が必要

有給休暇の取得日数の管理

  • 従業員の有給休暇取得状況を把握するため
  • 付与日や付与日数に加え、取得日数も管理
  • 年5日の有給休暇が取得できていることを確認する必要がある

一定期間における平均労働時間の管理

  • 残業時間の上限規制やフレックスタイム制の清算期間の延長により、月をまたぐ期間の平均労働時間の算出・管理が必要なため

管理監督者の労働時間管理

  • 管理監督者の労働時間管理も義務化されたため
  • 新たに導入された高度プロフェッショナルに該当する従業員の労働時間の把握も必要

フレックスタイム制など多様な働き方に対応した時間管理

  • フレックスタイム制など、さまざまな働き方に対応できる時間管理が必要なため
  • テレワークで働く従業員の労働時間管理も必須

 

このように、働き方改革に伴い勤怠管理にもさまざまなことが求められています。
現状の勤怠管理方法を比較し、すべての項目に対応できる勤怠管理方法への移行が必要となるでしょう。

そこで活用したいのが「勤怠管理」システムです。多様な雇用や勤務体系に対応し、出退勤に限らず、勤務日数や勤務時間などをデータ化し、従業員の勤怠状況を効率的に把握することできます。

正確な勤怠データであるため、残業の未払いなどのトラブルを防止することも期待できます。
勤怠管理システムについては、次の章で詳しく解説します。

3. 企業の働き方改革をサポートする勤怠管理システム

企業は「働き方改革」を推進するために、テレワークのような多様な働き方への対応が求められています。

また、業種によっては「フレックス勤務制度」、「みなし残業制度」、複雑なシフト管理など、多様な勤務形態への対応が必要になります。

多様な働き方が増えてくる中で、勤怠管理を正確におこなうためには、もはや手書きの出勤簿や表計算ソフトでは対応が困難になってきます。そこで、これらの問題を解決するためにサポートをしてくれるツールが、「勤怠管理システム」です。

勤怠管理システムは、客観的に、かつ正確に、従業員の出勤、退勤時刻の記録をおこなうことができ、勤務時間の合計や有給休暇の管理などをおこなうことができます。また、これらの勤怠データを給与計算や各従業員の業績評価に利用することも可能です。

働き方改革に対応する勤怠管理システムの機能の一部を紹介します。

勤怠管理システムの機能

概要

多様な打刻方法

  • スマートフォンを始め、PC、ICカード、指紋などによる打刻が可能
  • いつでもどこでも出退勤を打刻できる
  • 残業や休日勤務、直行直帰の申請などもワークフローに組み込まれている

多様な雇用形態の設定

  • 正規・非正規雇用など、多様な雇用形態を設定可能
  • フレックスタイム制、時短制、裁量労働制など、多様な勤務体系も設定可能
  • 法改正にも自動アップデートで対応

有給休暇の自動管理

  • 基準日や付与日数の自動計算が可能
  • 取得日数の管理も簡単

各種アラート機能

  • 労働時間が規定を超える場合、本人や管理者にメールを通知する機能のこと
  • 遅刻や早退の勤怠管理にとどまらず、残業時間や休日出勤の回数などもアラート対象になる
  • 法令遵守だけでなく、従業員の心身の健康維持につながる重要な機能

しかし、システムの導入や維持にコストやノウハウが必要となれば、簡単に導入を決断することは難しいでしょう。導入には各企業の実態に適したものを選択する必要があります。
実際にどのような「勤怠管理システム」があるのか、このあと紹介します。働き方改革への取り組みとして勤怠管理システムの導入を検討する際の参考にしてみてください。

4. 働き方改革に役立つ6つの勤怠管理システム

「働き方改革」に役立つ勤怠管理システムとして、次の6つをご紹介します。自社の実態に合うシステムを選びましょう。

4-1. ジンジャー勤怠管理

【特徴】

  • 国内初人事向けプラットフォームサービス
  • データを可視化することで人事業務のパフォーマンスを上げ、企業成長を促す
  • 採用・勤怠・人材管理など、一気通貫でシームレス管理し、人事の業務コスト削減を目指す

【機能】

  • タイミングや場所を選ばない多様な打刻方法
  • 個人のスマートフォンを通してのGPS打刻や、顔写真での打刻も可能
  • ほぼ全ての給与管理システムと連携可能
  • あらゆる勤務形態でも簡単にシフトの作成ができる
無料で資料ダウンロード

1分でわかる!ジンジャー勤怠

価格…初期費用:300,000円~|1ユーザー:400円/月
提供元:jinjer株式会社
URL:https://hcm-jinjer.com/kintai/

4-2. KING OF TIME

king of time640

【特徴】

  • 豊富な機能と多彩なレコーダーに対応
  • 人によるサポート体制が充実しているため、万一の時にも安心
  • システム面の安定性(動作速度・セキュリティ)や有力な他社サービスとの連携対応なども充実

【機能】

  • シフト管理(スケジュール)機能や、ワークフロー機能、多彩なタイムレコーダー機能によって業務改善をサポートする機能が充実
  • 正社員、派遣社員、契約社員、アルバイト、パートなどの様々なワークスタイルに合わせた勤怠管理が可能
価格…初期費用:導入拠点数分の打刻機器代のみ|1ユーザー:300円/月(税別) ※登録人数ではなく、毎月の打刻人数のみに課金されます。
提供元:株式会社ヒューマンテクノロジーズ
URL:https://www.kingtime.jp/

4-3. 勤革時(きんかくじ)

勤革時640

【特徴】

  • 稼働実績10年以上、シェアNo.1。利用企業数8,000社、530,000人以上の導入実績のクラウド型勤怠管理システム
  • 最新の勤怠状況をリアルタイムに集計・確認することができ、直出直帰の従業員の勤怠も正確に管理可能
  • 複雑なシフト管理にも対応

【機能】

  • リアルタイムに、勤務集計、残業状況、アラート、人件費の概算などの確認ができる
  • 残業時間など独自のアラート(警告)ルールの設定が可能
  • 多彩な打刻方式
価格…1ユーザー:300円/月(税別)
提供元:日本電気株式会社(NEC)
URL:http://jpn.nec.com/

4-4. Team Spirit

teamspirit640

【特徴】

  • 勤怠管理、就業管理、経費精算、工数管理、電子稟議、SNS、カレンダーの7つの機能を融合
  • 従業員が意識しなくても働き方のデータを収集することができるクラウドサービス

【機能】

  • 多様なワークスタイルに対応する出退勤打刻システム
  • グラフィカルなデザインにより、出退勤打刻や残業時間など従業員の勤務状況がリアルタイムで分かる
  • 勤務実績の申請・承認はワークフローで自動回覧
  • 休暇の申請や残日数の管理、有給休暇の自動付与
  • 複数の複雑な勤務体系でもリアルタイムに労働時間を計算
  • 36協定・安全管理を知らせるアラームやレポート機能
  • 勤務間インターバルの見える化で従業員の健康管理
価格…初期費用:150,000円|1社(50ユーザのサブスクリプション含む):30,000円/月
提供元:株式会社チームスピリット
URL:https://www.teamspirit.co.jp/

4-5. OBC勤怠管理サービス

OBC640

【特徴】

  • 創業30年、4,000社の導入実績から生まれた勤怠管理サービス
  • 改正労働基準法はもちろん、今後の法制度やITなどのいかなる環境変化にも適応

【機能】

  • 出退勤時刻や申請内容をデータ化し、自動的に集約・計算
  • スマートフォンやパソコンによる場所を選ばないスムーズな申請
  • 従業員の働きすぎの自動検知・アラートによるリスクマネジメント
  • フレックス勤務、変形労働時間勤務、在宅勤務など、さまざまな勤務形態に対応
価格…初期費用:110,000円~|1ユーザー:350円/月|サポート料金:無料 ※年間契約。また、30名以上から、10名単位。
提供元:株式会社オービックビジネスコンサルタント
URL:https://www.obc.co.jp/service/kintai

4-6. 勤怠Trust

勤怠trust640

【特徴】

  • 人材確保・維持につながる労務改善を推進し、リスクの予防により、担当者が本業に専念できるようにすることを目指す
  • 社会保険労務士のもと労務管理の問題解決の手段として実現したクラウド型勤怠管理システム
  • 労働基準法に準拠

【機能】

  • 多様な勤怠パターンが設定可能、複数管理にも対応
  • アラート設定した労働時間を過ぎると本人と管理者へ自動的に警告
  • 残業申請の承認フローをシステムで管理できる
  • 最新法令に準拠したシステム
  • 労務管理に必要となる各種の承認フローをシステム上で管理
  • 過去の勤怠データをもとに、あらゆる角度からランキング形式で勤怠データの分析が可能で、人件費コストのシュミレーションもできる
価格…初期費用:10,000円|月額利用料:15,000+1ユーザーにつき350円
提供元:株式会社エイ・エヌ・エス
URL:https://www.kintai-trust.com/

5. 働き方改革に伴い勤怠管理はより厳格化!勤怠管理システムの導入を検討しよう

「働き方改革」を推進するための第一歩は、正確に従業員の労働時間を把握することです。

労働時間を正確に把握することは、

仕事のプロセスを改善する従業員の採用や配置を適正化する長時間労働を抑制する

など、従業員に意欲ややりがいをもって働いてもらうことにつながるといえます。

しかし、直行直帰や時短勤務、テレワークなど、時間や場所を選ばない多様な働き方が求められるようになった現在、労働時間の管理はとても複雑です。

企業は「働き方改革」に対応するために勤怠管理システムなどのツールを活用して、業務の効率化をはかることが必要となってきています。

勤怠管理システムの導入とあわせて従業員の意識改革もおこない、「働き方改革」に対応していくことが、今後の企業成長につながるのではないでしょうか。

【関連記事】勤怠管理システム総合比較|クラウド|価格・機能比較表|2019年最新版

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