働き方改革関連法に沿った勤怠管理｜残業や有給休暇に役立つ勤怠管理システム

1. 企業が働き方改革で求められることとは

そもそも、「働き方改革」が意味する働き方の変容とは、どのようなものなのでしょうか。また、企業にどのような影響を与えるのでしょうか。

1-1. 働き方改革とは

「働き方改革」は、一億総活躍社会の実現に向けた最大のチャレンジであり、日本の企業や暮らし方の文化を変えるものです。

女性も男性も、高齢者も若者も、障害や難病のある方も、一人ひとりのニーズにあった、納得のいく働き方を実現するための改革のことをいいます。

「働き方改革」の背景には、現状の深刻な労働力不足があげられます。今後、人口減少社会へ突入する日本では、労働力人口の減少が課題のひとつとなっています。

生産年齢人口(15～64歳)は、戦後より増加を続けて平成7年には8,726万人に達しましたが、その後減少し、平成27年には7,728万人となりました。

国立社会保障・人口問題研究所が発表した出生中位推計の結果によると、将来の生産年齢人口は、平成41年、平成52年、平成 68年にはそれぞれ7,000万人、6,000万人、5,000万人を割り、平成77年には4,529万人 となる見込みです。

この推計から、将来日本の生産力が低下し、国力の低下につながることがないように、「働き方改革」によって、労働力不足を解消することが必要されています。

労働力不足を解消するためには、生産年齢人口の増加や、労働生産性の向上などの対策が必要となりますが、いずれにおいても労働時間を管理すること(勤怠管理)がポイントとなります。

それでは、具体的に企業は、「働き方改革」によりどのようなことが求められているのでしょうか？

1-2. 働き方改革で企業に求められることとは

1-2-1. 長時間労働の是正

日本は欧州諸国と比較して労働時間が長く、この20年間でフルタイム労働者の労働時間は、ほぼ横ばいです。仕事と子育てや介護を無理なく両立させるためには、長時間労働を是正することが必要になります。

そのため、いわゆる36協定でも超えることができない、罰則付きの時間外労働の限度を具体的に定める法改正が予定されています。

労働基準法は、最低限守らなければならないルールを決めたものですが、企業に対しては、それ以上の長時間労働を抑制する努力が求められています。そのため、正確に勤怠管理をおこなうことはもちろん、企業文化や取引慣行を見直すことも重要です。

「自分の若い頃は、安月給で無制限に働いたものだ」

と考える方も少なくないかもしれませんが、かつての「モーレツ社員」という考え方が否定される社会にしていくことが大切です。

従業員自身が、働き方の根本にある長時間労働の文化を変えることが強く求められています。

1-2-2. 「同一労働、同一賃金」など、非正規雇用の処遇改善

日本の非正規雇用労働者(有期雇用労働者、パートタイム労働者、派遣労働者)は、現在、全雇用者の4割を占めています。

非正規の職に就いている方の割合はここ数年低下していますが、特に女性では結婚、子育てなどもあって、30代半ば以降に自ら非正規雇用を選択している方が多くみられます。

そのため、非正規雇用で働く方の待遇を改善し、女性や若者などの多様な働き方の選択を広げていく必要があります。

同一労働同一賃金の導入は、仕事ぶりや能力が適正に評価され、意欲をもって働けるよう、正規雇用労働者と非正規雇用労働者の間の不合理な待遇差の解消を目指すものです。

賃金などの処遇について、日本における正規雇用労働者と非正規雇用労働者の間には欧州と比較すると大きな差があります。同一労働同一賃金の考え方が広く普及しているといわれる欧州の実態も参考とすることが重要です。

同一労働同一賃金の実現に向けては、各企業が非正規雇用労働者を含む労使の話し合いによって、職務や能力などの内容の明確化とそれに基づく公正な評価を推進し、それに基づいた賃金制度など処遇体系全体を可能な限り速やかに構築していくことが求められています。

このような正規雇用労働者と非正規雇用労働者の間の不合理な待遇差の解消することで、どのような雇用形態を選択しても納得が得られる処遇を受けられ、多様な働き方を自由に選択できるようにしていくことが必要です。

1-2-3. 柔軟な働き方ができる環境の整備

テレワークは、時間や空間の制約にとらわれることなく働くことができるため、子育てや介護と仕事を両立させる手段となり、多様な人材が能力を発揮することが可能となります。

また、副業や兼業は、新たな技術の開発や起業の手段、そして第2の人生の準備としてなど、自分らしくはたらくために非常に有効です。

しかし、日本ではテレワークの利用者や、副業や兼業を認めている企業は非常に少ないのが現状で、今後普及させていくことが求められています。

また、これらが普及することで長時間労働が生じてしまうことがないように、勤怠管理システムを用いる管理の整備について、検討することが必要です。

2. 働き方改革を促進する勤怠管理とは

それでは、「働き方改革」を実行するために具体的に企業はどうすればよいのでしょうか？

2-1. 従業員の勤務時間管理における現在の課題

労働基準法において、企業は、労働時間を正確に把握するなど、労働時間を適切に管理する責務を有しています。

しかし現状では、労働時間の把握に係る自己申告制の不適正な運用などに伴って、法に違反する過重な長時間労働や割増賃金の未払いといった問題が生じているなど、企業が労働時間を適切に管理していない状況もみられるでしょう。

また、取引先や現場に直接向かって、自社に戻ることなく帰宅する「直行直帰」や自宅でのテレワークなど、従業員の多様な働き方によって、企業は労働時間を正確に管理することが一層難しくなっているといえます。

2-2. 働き方改革に対応する勤怠管理のやり方

今後、従業員の多様な働き方を受け入れていく企業にとって、正確な勤怠管理が最も重要です。

そこで活用したいのが「勤怠管理」システムです。多様な雇用や勤務体系に対応し、出退勤に限らず、勤務日数や勤務時間などをデータ化し、従業員の勤怠状況を効率的に把握することできます。

正確な勤怠データであるため、残業の未払などのトラブルを防止することも期待できます。

3. 企業の働き方改革をサポートする勤怠管理システム

企業は「働き方改革」を推進するために、テレワークのような多様な働き方への対応が求められています。

また、業種によっては「フレックス勤務制度」、「みなし残業制度」、複雑なシフト管理など、多様な勤務形態への対応が必要になります。

多様な働き方が増えてくる中で、勤怠管理を正確におこなうためには、もはや手書きの出勤簿や表計算ソフトでは対応が困難にになってきます。そこで、これらの問題を解決するためにサポートをしてくれるツールが、「勤怠管理システム」です。

勤怠管理システムは、客観的に、かつ正確に、従業員の出勤、退勤時刻の記録をおこなうことができ、勤務時間の合計や有給休暇の管理などをおこなうことができます。また、これらの勤怠データを給与計算や各従業員の業績評価に利用することも可能です。

しかし、システムの導入や維持にコストやノウハウが必要となれば、簡単に導入を決断することは難しいといえます。導入には各企業の実態に適したものを選択する必要があります。

実際にどのような「勤怠管理システム」があるのか、ご紹介いたします。働き方改革への取り組みとして勤怠管理システムの導入を検討する場合、大いに参考になれば幸いです。

4. 働き方改革に役立つ6つの勤怠管理システム

「働き方改革」に役立つ勤怠管理システムとして、次の6つをご紹介します。自社の実態に合うものを見つけていただければと思います。

4-1. ジンジャー勤怠管理

【特徴】

• 国内初人事向けプラットフォームサービス
• データを可視化することで人事業務のパフォーマンスを上げ、企業成長を促す
• 採用・勤怠・人材管理など、一気通貫でシームレス管理し、人事の業務コスト削減を目指す

【機能】

• タイミングや場所を選ばない多様な打刻方法
• 個人のスマートフォンを通してのGPS打刻や、顔写真での打刻も可能
• ほぼ全ての給与管理システムと連携可能
• あらゆる勤務形態でも簡単にシフトの作成ができる

1分でわかる！ジンジャー勤怠

4-2. KING OF TIME

【特徴】

• 豊富な機能と多彩なレコーダーに対応
• 人によるサポート体制が充実しているため、万一の時にも安心
• システム面の安定性(動作速度・セキュリティ)や有力な他社サービスとの連携対応なども充実

【機能】

• シフト管理（スケジュール）機能や、ワークフロー機能、多彩なタイムレコーダー機能によって業務改善をサポートする機能が充実
• 正社員、派遣社員、契約社員、アルバイト、パートなどの様々なワークスタイルに合わせた勤怠管理が可能

4-3. 勤革時(きんかくじ)

【特徴】

• 稼働実績10年以上、シェアNo.1。利用企業数8,000社、530,000人以上の導入実績のクラウド型勤怠管理システム
• 最新の勤怠状況をリアルタイムに集計・確認することができ、直出直帰の従業員の勤怠も正確に管理可能
• 複雑なシフト管理にも対応

【機能】

• リアルタイムに、勤務集計、残業状況、アラート、人件費の概算などの確認ができる
• 残業時間など独自のアラート(警告)ルールの設定が可能
• 多彩な打刻方式

4-4. Team Spirit

【特徴】

• 勤怠管理、就業管理、経費精算、工数管理、電子稟議、SNS、カレンダーの７つの機能を融合
• 従業員が意識しなくても働き方のデータを収集することができるクラウドサービス

【機能】

• 多様なワークスタイルに対応する出退勤打刻システム
• グラフィカルなデザインにより、出退勤打刻や残業時間など従業員の勤務状況がリアルタイムで分かる
• 勤務実績の申請・承認はワークフローで自動回覧
• 休暇の申請や残日数の管理、有給休暇の自動付与
• 複数の複雑な勤務体系でもリアルタイムに労働時間を計算
• 36協定・安全管理を知らせるアラームやレポート機能
• 勤務間インターバルの見える化で従業員の健康管理

4-5. OBC勤怠管理サービス

【特徴】

• 創業30年、4,000社の導入実績から生まれた勤怠管理サービス
• 改正労働基準法はもちろん、今後の法制度やITなどのいかなる環境変化にも適応

【機能】

• 出退勤時刻や申請内容をデータ化し、自動的に集約・計算
• スマートフォンやパソコンによる場所を選ばないスムーズな申請
• 従業員の働きすぎの自動検知・アラートによるリスクマネジメント
• フレックス勤務、変形労働時間勤務、在宅勤務など、さまざまな勤務形態に対応

4-6. 勤怠Trust

【特徴】

• 人材確保・維持につながる労務改善を推進し、リスクの予防により、担当者が本業に専念できるようにすることを目指す
• 社会保険労務士のもと労務管理の問題解決の手段として実現したクラウド型勤怠管理システム
• 労働基準法に準拠

【機能】

• 多様な勤怠パターンが設定可能、複数管理にも対応
• アラート設定した労働時間を過ぎると本人と管理者へ自動的に警告
• 残業申請の承認フローをシステムで管理できる
• 最新法令に準拠したシステム
• 労務管理に必要となる各種の承認フローをシステム上で管理
• 過去の勤怠データをもとに、あらゆる角度からランキング形式で勤怠データの分析が可能で、人件費コストのシュミレーションもできる

5. おわりに

「働き方改革」を推進するための第一歩は、正確に従業員の労働時間を把握することです。

労働時間を正確に把握することは、

①仕事のプロセスを改善する ②従業員の採用や配置を適正化する ③長時間労働を抑制する

など、従業員に意欲ややりがいをもって働いてもらうことにつながるといえます。

しかし、直行直帰や時短勤務、テレワークなど、時間や場所を選ばない多様な働き方が求められるようになった現在、労働時間の管理はとても複雑です。

企業は「働き方改革」に対応するために勤怠管理システムなどのツールを活用して、業務の効率化をはかることが必要となってきています。

勤怠管理システムの導入とあわせて従業員の意識改革もおこない、「働き方改革」に対応していくことが、今後の企業成長につながるのではないでしょうか。

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