勤怠管理にエクセルを使うメリットとは?働き方改革による影響を解説 | 人事部から企業成長を応援するメディアHR NOTE

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勤怠管理をエクセルで!マクロや無料テンプレートについて解説

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さまざまな勤怠管理の方法がある中で、エクセルを使った方法を導入している企業は多くあるでしょう。

エクセルは必ずと言っていいほど、どの企業の社用パソコンにも入っており、従業員に馴染みの深いソフトウェアです。

使い慣れたエクセルで勤怠を管理することは、人事担当者にとってメリットかもしれません。

しかし、働き方改革が進むにつれて、勤怠管理にエクセルを使うことに懸念点が生じるようになりました。

本記事では、エクセルを使った勤怠管理について、利点と難点、代替方法をご紹介いたします。

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1.エクセルでの勤怠管理方法とは

エクセルを使用している様子「勤怠管理をエクセルで始めたいけど、実際に何をすれば良いのかわからない」という方も多いでしょう。
勤怠の流れとしては「記録」「集計」「出力」の順番です。
ここでは、この流れに沿ってエクセルで勤怠管理する際の手順について解説します。

1-1.記録する

まず、従業員の出勤時刻や退勤時刻、休憩時刻等の勤務状況の記録を行います。
記録する流れとしては、従業員が個々のエクセルファイルを持ち、日々出退勤を入力します。
その後、自身で入力した勤怠データを月の終わりに管理者に送ります。

1-2.集計する

従業員が記録した情報をもとに、勤務時間数や勤務日数の集計を実施します。
集計項目は残業時間数や欠勤日数、早退遅刻数等が挙げられます。
管理者は入力されたデータをもとに労働時間等を集計します。

また、従業員の雇用形態や勤務パターン次第で集計項目は異なるため、正しい集計ができているのか注意は必要です。

1-3.出力する

最後に、給与計算等のために集計した勤務データを出力します。
その際には、集計用のエクセルファイルにペーストして集計すると良いでしょう。
また、法改正により各種保険料率、税率等に変更があった際には自社の給与計算への影響がないか確認する必要があります。

2.勤怠管理ができるエクセルの作り方

人がパソコンを使用している様子ここでは、エクセルで勤怠管理する際、円滑に記録、集計、出力するために、エクセルで押さえておきたい自作するポイントを解説します。
また、無料テンプレートについての情報も解説しますので、ぜひ参考にしてください。

2-1|勤怠管理表作成に要するエクセル関数

簡易的な勤怠管理の場合は、エクセルやグーグルのスプレッドシートで作成できます。
また、複雑な計算式等もないため、前提知識として「減算」「SUM関数」「IF関数」の3つの関数を押さえておきましょう。

まず、減算は1日あたりの勤務時間算出のために使用します。終業時刻から、休憩時間・始業時刻を減算することでその日の労働時間を算出可能です。従業員の出退勤管理に必要となります。

次に、SUM関数は1日あたりの勤務時間の合計を求めることによって1カ月間の合計労働時間を算出する際に使用します。1日ごとの労働時間が算出されたセル範囲を指定すれば、その範囲内の労働時間が求まります。

最後に、IF関数は残業時間算出のために使用します。法定労働時間を超えた場合に、企業は従業員に残業代を支払う義務があります。また、休日出勤や深夜残業はそれぞれに対応した割増率が存在します。
そのため、個別に時間を算出する必要があります。

2-2|具体的な作成方法

自分で勤怠管理表を作成する方法を実際の画像とともにご紹介します。

【SUM関数で勤怠時間を計算】

まずは、出勤時間、退勤時間、休憩時間、勤務時間が分かるような表を作成します。

出勤時間、退勤時間、休憩時間は手入力し、勤務時間を計算する場合には、表示したいセルに「=[退勤時間のセル]-[出勤時間のセル]-[休憩時間のセル]」を入力すれば算出が可能です。

次に、月の合計勤務時間を計算する場合には、SUM関数を使います。
合計勤務時間を表示したいセルに「=SUM(合計したいセル)」を入力します。

今回の場合、「=SUM(F10:F16)」となります。

しかし、これだけでは正しく表示されないので、合計勤務時間を表示したいセルの表示形式を変更します。

セルを右クリックして、「セルの書式設定」を開き、ユーザー定義にて「[h]:mm」または「[h]:mm:ss」を直接入力します。

そうすると正しく合計勤務時間が表示されます。

【給与の計算方法】

続いて、支払うべき給与の計算方法について解説いたします。時給と交通費はあらかじめ入力しておくようにしましょう。

まず、出勤日数を計算します。
COUNTA関数を使うことによって、指定した範囲に数値が入っているセルの数を計算することができます。

今回は、「=COUNTA(C10:C16)」を入力しれば算出することが可能です。

最後に給与を計算します。

給与は「時給×合計出勤時間」+「交通費×出勤日数」で計算することができます。

ここで一点注意です。エクセルは「24時間=1」と認識しているため、「時給×合計出勤時間×1」と計算する必要があります。

今回の場合は、「=SUM(E2*E3*24,E4*E5)」と入力すれば計算が可能になります(×は*で表します)。

2-3|マクロを利用して勤怠管理をすることも可能

マクロとは、エクセル上の処理を自動化する機能のことを指し、VBAというプログラミング言語を使用して作成します。通常、エクセルで作成した勤怠管理表に各従業員の名前、出退勤時刻等を手入力する必要があります。しかし、マクロを組むことによって一部の作業を自動的に行えます。マクロデータベースから従業員の名前や時給等を引っ張ってきて転記の手間を省くことができます。

また、疑似的なデータベース機能にピポットテーブルという機能があります。
この機能を使用した場合、SUM関数等を使用せずに従業員ごとや期間ごとで労働時間の自動集計を可能にします。

2-4|無料テンプレートを利用すれば作業の手間がない

ここまでは、自分で勤怠管理する方法や、具体的な勤怠管理表の作り方について解説しました。続いて、エクセル用の勤怠管理表のフォーマットをご紹介します。

既存のフォーマットを使用することで自分で勤怠管理表を作成する手間が省けます。自分で作成する手間が省けるため、エクセルの関数が苦手、関数を組むのが億劫という方はぜひ参考にしてください。

bizocean(ビズオーシャン)

bizoceanは勤怠管理表だけでなく、契約書や請求書など、ビジネスで役に立つエクセルフォーマットを掲載しているサイトです。フォーマットの数も多いので自社に合うフォーマットを選ぶことも可能です。URL:https://www.bizocean.jp/doc/category/14/

エクセル勤怠テンプレート

bizoceanに比べテンプレートの数は劣りますが、実用的なテンプレートを数多く掲載しているサイトです。
URL:https://zestyoga.net/kintai/

勤怠管理表エクセルテンプレート

一般的なフォーマットだけでなく、アルバイトや残業時間、変形労働時間制に対応したフォーマットも掲載しているサイトです。
URL:https://www.kalusband.com/

その他のおすすめサイトはこちら

Vector:http://www.vector.co.jp/soft/win95/business/se326994.html
出勤簿:https://template.k-solution.info/15020811180/
みんなのExcelテンプレート:http://all-excel.net/c_kintaikanri.html

3|エクセルでの勤怠管理はどのような企業が適している?

パソコンを使用している様子社員の給与計算や適切な健康管理、そしてコンプライアンス順守のためにも勤怠管理は重要です。エクセルで勤怠管理をする際には手作業でデータを入力する過程があり、人が介在する以上、ミスが起きる可能性があります。

ここでは、その点を踏まえてエクセルでの勤怠管理が適している企業と適していない企業について解説します。

3-1|エクセルでの勤怠管理が適している企業

エクセルでの勤怠管理が適している企業の特徴としては、従業員数が30名以下であることが挙げられます。母数が少ない分、エクセルでもミスなく管理できるでしょう。また、時給者が多い企業もエクセルで勤怠管理する際に設定する数式も難しくないため、十分に対応できるでしょう。

加えて、エクセルに詳しい従業員が人事担当にいれば、さらに安心して任せられるでしょう。

3-2|エクセルでの勤怠管理が適していない企業

対して、エクセルでの勤怠管理が適していない企業は、従業員数が30名をこえる企業です。従業員が増えるほど、管理部の負担が大きくなり、管理者は一つずつ確認する必要があります。その結果、本来の業務に当てる時間を割いたり、業務効率が下がったりします。

また、月給制の従業員の多くが正社員雇用です。時給制で働く従業員よりも確認事項が多いため、給与計算のミスが生じる恐れがあります。そのため、月給制の従業員が多い場合は、エクセルの勤怠管理は難しいかもしれません。

4|勤怠管理をエクセルでおこなう際のメリット・デメリット

段落画像1

エクセルを利用した勤怠管理は、従業員の給与を精算するためにおこなう業務です。

人事担当者は、従業員の勤怠情報をエクセルに入力し、正確に勤怠打刻がおこなわれているか、残業をしすぎていないかなどのチェックをし、その後エクセルでまとめた労働時間から従業員の給与計算をおこないます。

ここでは、エクセルを用いた勤怠管理のメリット・デメリットをご紹介します。

4-1|勤怠管理をエクセルでおこなう際のメリット

勤怠管理にエクセルを使うことには、人事担当者にとってメリットがあります。

①|コストがかからない

ひとつは、「コストがかからない」点です。勤怠管理システムは初期導入費用や月額費用がかかるため、勤怠管理をおこなうために費用がかかります。

一方で、エクセルはパソコンに入ってさえいれば、勤怠管理にかかる費用は無料です。

規模の小さい組織は、エクセルでの勤怠管理のほうが向いているかもしれません

②|使いやすいようにカスタムできる

また、カスタマイズできる点も勤怠管理にエクセルを使う利点といえます。

勤怠管理専用の「エクセルのテンプレート」を使えば、複雑な関数を組んでシートを作成しなくても簡単に導入することができます。テンプレートはカスタマイズできるため、企業独自の就業ルールがあっても対応できる場合があります。

4-2|勤怠管理をエクセルでおこなう際のデメリット

①エクセルを使った勤怠管理は工数が多い

エクセルで勤怠管理をおこなうことの懸念点は、「業務の非効率性」です。

従業員の出勤・退勤時間をエクセルに記入する必要があります。全従業員の勤怠情報をエクセルに入力する必要があるので、従業員規模が100名を超すと、丸2日入力に時間がかかるケースもあります。

また、勤怠情報を入力する過程で、打刻忘れが見つかれば、打刻修正をおこなう必要があります。打刻忘れが多ければ多いほど、エクセルの修正も増えるので、さらに工数が増えてしまいます。

「手入力」だと、入力ミスが起こるケースもあるので、入力ミスがないか確認する工数もかかるでしょう。

そのため、人事担当者が従業員一人ひとりの勤務時間を入力・修正していくことは、非効率的だといえるかもしれません。

【関連記事】勤怠集計と給与計算の作業時間を1/9に短縮!8人分の人件費を削減!

②国が出すガイドラインに沿っていない

勤怠管理にエクセルを使うことには「法的リスク」が存在します。

2019年4月、働き方改革関連法によって「労働時間の客観的な把握の義務付け」が改正されました。

厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」内の項目「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置」では、企業は従業員の労働時間を客観的に記録するよう書かれています。

(1)原則的な方法・ 使用者が、自ら現認することにより確認すること・ タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること

客観的な記録の定義について、ガイドライン内では「①使用者が自ら現認すること」「②タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録」の2つが記載されています。

タイムカード、ICカードを使って打刻をおこなっていても、そのあとで人事担当者がエクセルにデータを移している場合は、客観的な記録方法とみなされない可能性があります。

そのため、エクセルでの勤怠管理は「労働時間の客観的な把握の義務付け」で定義される「労働時間を管理する方法」に当てはまらないとされる可能性があり、今後もエクセルを使い続けることには働き方改革関連法に沿わない可能性がある」という懸念点があります。

※参考:『働き方改革関連法と勤怠管理』をもっと詳しく! ▶︎働き方改革関連法に沿った勤怠管理とは?法的リスクも徹底解説

5|エクセルで勤怠管理する際の注意点

段落画像2エクセルで勤怠管理する際にはいくつか注意点があります。
また、近年の法改正も鑑みる必要があることも含めて解説します。

5-1. 働き方改革関連を考慮する必要があること

2019年4月1日に「働き方改革関連法」が施行されました。
働き方改革関連法では「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置」として以下を示しています。

使用者は、労働者の露道人との始業・終業時刻を確認し、適正に記録すること

  • 使用者が、自ら現認することにより確認すること
  • タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること

引用:「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」|厚生労働省

この法律の施行に伴い、客観的な記録である勤怠管理をする必要がありますが、エクセルで勤怠管理をする場合は自己申告になってしまいます。
そのため、エクセルで自己申告によって、労働時間を把握する際には以下の措置を取ることが求められます。

やむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合
①自己申告を行う労働者や、労働時間を管理する者に対しても自己申告制の適正な運用  等ガイドラインに基づく措置等について、十分な説明を行うこと
②自己申告により把握した労働時間と、入退場記録やパソコンの使用時間等から把握した在社時間との間に著しい乖離がある場合には実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること
③使用者は労働者が自己申告できる時間数の上限を設ける等適正な自己申告を阻害する措置を設けてはならないこと。さらに36協定の延長することができる時間数を超えて労働しているにもかかわらず、記録上これを守っているようにすることが、労働者等において慣習的に行われていないか確認すること

引用:「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」|厚生労働省

適切に従業員が勤怠情報の申告を行っているのか確認するために、定期的に声をかけてコミュニケーションをとったり、労働状況のアンケートを取り健康を害するような労働状況になっていないのか確認したりすることが大切です。

5-2. 残業時間や休日出勤、時間外労働の計算に細心の注意を払うこと

法定時間外労働について、企業は従業員に対して割増賃金を支払う必要があります。しかし、法定時間外労働の計算式を間違えると正しい残業時間を算出できません。

本来の残業代の支給額よりも少ない状況や、給与がまったく支払われない状況に陥るリスクもあるため、細心の注意のもと、給与計算をすることが企業には求められます。

6|エクセルでの勤怠管理の課題を解決する「勤怠管理システム」

段落画像3

先ほど挙げたデメリットを解決する手段が、「勤怠管理システム」です。

勤怠管理システムには、エクセルの機能では実現できないさまざまな機能が付いているため、今までの勤怠管理をより効率的に、正確におこなうことができるでしょう。

今回は、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を取り上げ、勤怠管理を効率化・正確化する機能を3つご紹介します。

【無料DL:勤怠管理システムを導入したらどうなる?】 ▶︎管理方法別│ジンジャー勤怠導入事例集< Excel 編>

6-1|シフト管理機能

ジンジャー勤怠の「シフト管理機能」は、操作のしやすさを重視した管理画面で誰でも簡単にシフトを作成できる機能です。

従業員からの希望シフトも1クリックで集められ、効率的なシフト作成を可能にします。

休暇と残業の申請と承認をスマホだけで完結することができるので、余計な手間が掛かりません。

※参考:『シフト管理の効率化』をもっと詳しく! ▶︎シフト管理の悩み解消とコツ|3つのシフト管理システムも紹介

6-2|まるめ機能

「まるめ機能」は、集計時間を単位で設定し、企業によって異なる勤怠管理に対応させる機能です。

集計時間は日次、月次で単位を設定することができます。

日単位まるめでは、出退勤時刻、休憩時間など、打刻コマンド毎に集計時間の単位を設定でき、それぞれ切り捨て・切り上げを設定できます。

月単位まるめでは、月の合計に、1時間以下の端数が生じた場合、管理単位にまるめることができます。

6-3|アラート通知機能

「アラート通知機能」は、勤務状況をアラートで通知する機能です。

36協定に関わる残業時間、労働時間、残業時間の超過、出退勤の打刻漏れや連続勤務、休日出勤などをアラートで通知することができます。

アラートを出す対象は従業員・管理者の両方が対象です。また、アラートの通知方法を選ぶことも可能です。

また勤怠管理システムを使わない場合も、36協定を締結・届出せずに時間外労働や休日労働をさせると、使用者には「6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金」の罰則があります(労基法第109条)。

人事担当者の方は労働基準法・36協定について理解を深めておきましょう。

※参考:『36協定』をもっと詳しく! ▶︎ 36協定について解説!人事が知るべき内容と届出の作成方法など

7|さいごに

適切な管理方法エクセルで勤怠管理をおこなう利点は、導入の壁が低く、運用コストがかからない点です。

また、自分の操作しやすいレイアウトに変更できたりと、カスタマイズできることも人事担当者には嬉しい点でしょう。

しかし、エクセルを使った勤怠管理は非効率的な部分もあります。それだけでなく、企業イメージへの悪影響にも繋がるリスクも考えられます。

現在では、国内でも勤怠管理システムは数えきれないほど存在します。

中には、無料で始められるもの機能別で業界に特化したものなどさまざまな勤怠管理システムが登場してきました。

勤怠管理にお悩みの人事担当者の方は、以下の記事なども参考にしながら導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。

※参考:『勤怠管理システム』をもっと詳しく! ▶︎5分でわかる勤怠管理システムの全て!

※参考:国内ほぼ全ての勤怠管理システムを網羅! ▶︎料金・機能・メリット徹底比較|2022年最新版

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