さまざまな勤怠管理の方法がある中で、エクセルを使った方法を導入している企業は多くあるでしょう。
エクセルは必ずと言っていいほど、どの企業の社用パソコンにも入っており、従業員に馴染みの深いソフトウェアです。
使い慣れたエクセルで勤怠を管理することは、人事担当者にとってメリットかもしれません。
しかし、働き方改革が進むにつれて、勤怠管理にエクセルを使うことに懸念点が生じるようになりました。
本記事では、エクセルを使った勤怠管理について、利点と難点、代替方法をご紹介いたします。
目次
1｜勤怠管理をエクセルでおこなう際のメリット
エクセルを利用した勤怠管理は、従業員の給与を精算するためにおこなう業務です。
人事担当者は、従業員の勤怠情報をエクセルに入力し、正確に勤怠打刻がおこなわれているか、残業をしすぎていないかなどのチェックをし、その後エクセルでまとめた労働時間から従業員の給与計算をおこないます。
勤怠管理にエクセルを使うことには、人事担当者にとってメリットがあります。
1-1｜コストがかからない
ひとつは、「コストがかからない」点です。勤怠管理システムは初期導入費用や月額費用がかかるため、勤怠管理をおこなうために費用がかかります。
一方で、エクセルはパソコンに入ってさえいれば、勤怠管理にかかる費用は無料です。
規模の小さい組織は、エクセルでの勤怠管理のほうが向いているかもしれません。
1-2｜使いやすいようにカスタムできる
また、カスタマイズできる点も勤怠管理にエクセルを使う利点といえます。
勤怠管理専用の「エクセルのテンプレート」を使えば、複雑な関数を組んでシートを作成しなくても簡単に導入することができます。テンプレートはカスタマイズできるため、企業独自の就業ルールがあっても対応できる場合があります。
2｜勤怠管理をエクセルでおこなう際のデメリット
2-1｜エクセルを使った勤怠管理は工数が多い
エクセルで勤怠管理をおこなうことの懸念点は、「業務の非効率性」です。
従業員の出勤・退勤時間をエクセルに記入する必要があります。全従業員の勤怠情報をエクセルに入力する必要があるので、従業員規模が100名を超すと、丸2日入力に時間がかかるケースもあります。
また、勤怠情報を入力する過程で、打刻忘れが見つかれば、打刻修正をおこなう必要があります。打刻忘れが多ければ多いほど、エクセルの修正も増えるので、さらに工数が増えてしまいます。
「手入力」だと、入力ミスが起こるケースもあるので、入力ミスがないか確認する工数もかかるでしょう。
そのため、人事担当者が従業員一人ひとりの勤務時間を入力・修正していくことは、非効率的だといえるかもしれません。
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2-2 ｜国が出すガイドラインに沿っていない
勤怠管理にエクセルを使うことには「法的リスク」が存在します。
2019年4月、働き方改革関連法によって「労働時間の客観的な把握の義務付け」が改正されました。
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」内の項目「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置」では、企業は従業員の労働時間を客観的に記録するよう書かれています。
（１）原則的な方法・ 使用者が、自ら現認することにより確認すること・ タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること
客観的な記録の定義について、ガイドライン内では「①使用者が自ら現認すること」「②タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録」の2つが記載されています。
タイムカード、ICカードを使って打刻をおこなっていても、そのあとで人事担当者がエクセルにデータを移している場合は、客観的な記録方法とみなされない可能性があります。
そのため、エクセルでの勤怠管理は「労働時間の客観的な把握の義務付け」で定義される「労働時間を管理する方法」に当てはまらないとされる可能性があり、今後もエクセルを使い続けることには懸念点があります。
3｜勤怠管理システムを使うという選択
勤怠管理の方法は、エクセルだけではありません。勤怠管理システムを使った管理も方法のひとつです。
勤怠管理システムには、エクセルの機能では実現できないさまざまな機能が付いているため、今までの勤怠管理をより効率的に、正確におこなうことができるでしょう。
今回は、勤怠管理システム「jinjer勤怠」を取り上げ、勤怠管理を効率化・正確化する機能を3つご紹介します。
3-1｜シフト管理機能
jinjer勤怠の「シフト管理機能」は、操作のしやすさを重視した管理画面で誰でも簡単にシフトを作成できる機能です。
従業員からの希望シフトも1クリックで集められ、効率的なシフト作成を可能にします。
休暇と残業の申請と承認をスマホだけで完結することができるので、余計な手間が掛かりません。
3-2｜まるめ機能
「まるめ機能」は、集計時間を単位で設定し、企業によって異なる勤怠管理に対応させる機能です。
集計時間は日次、月次で単位を設定することができます。
日単位まるめでは、出退勤時刻、休憩時間など、打刻コマンド毎に集計時間の単位を設定でき、それぞれ切り捨て・切り上げを設定できます。
月単位まるめでは、月の合計に、１時間以下の端数が生じた場合、管理単位にまるめることができます。
3-3｜アラート通知機能
「アラート通知機能」は、勤務状況をアラートで通知する機能です。
36協定に関わる残業時間、労働時間、残業時間の超過、出退勤の打刻漏れや連続勤務、休日出勤などをアラートで通知することができます。
アラートを出す対象は従業員・管理者の両方が対象です。また、アラートの通知方法を選ぶことも可能です。
4｜さいごに
エクセルで勤怠管理をおこなう利点は、導入の壁が低く、運用コストがかからない点です。
また、自分の操作しやすいレイアウトに変更できたりと、カスタマイズできることも人事担当者には嬉しい点でしょう。
しかし、エクセルを使った勤怠管理は非効率的な部分もあります。それだけでなく、企業イメージへの悪影響にも繋がるリスクも考えられます。
一度、現在の勤怠管理の方法を見直してみてもいいかもしれません。
