エクセルで勤怠管理をするための方法!作成時における注意点やエクセル管理における注意点とは?

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さまざまな勤怠管理の方法がある中で、エクセルを使った方法を導入している企業は多くあるでしょう。

エクセルは必ずと言っていいほど、どの企業の社用パソコンにも入っており、従業員に馴染みの深いソフトウェアです。

使い慣れたエクセルで勤怠を管理することは、人事担当者にとってメリットかもしれません。

しかし、働き方改革が進むにつれて、勤怠管理にエクセルを使うことに懸念点が生じるようになりました。

本記事では、エクセルを使った勤怠管理について、利点と難点、代替方法をご紹介いたします。

1|エクセルでの勤怠管理方法とは

勤怠情報をエクセルで管理したいけれど作成方法がわからない方は多いのではないでしょうか。そのような方に向けて具体的な作成方法やフォーマットをご紹介します。

1-1|具体的な作成方法

自分で勤怠管理表を作成する方法を実際の画像とともにご紹介します。

【SUM関数で勤怠時間を計算】

まずは、出勤時間、退勤時間、休憩時間、勤務時間が分かるような表を作成します。

出勤時間、退勤時間、休憩時間は手入力し、勤務時間を計算する場合には、表示したいセルに「=[退勤時間のセル]-[出勤時間のセル]-[休憩時間のセル]」を入力すれば算出が可能です。

次に、月の合計勤務時間を計算する場合には、SUM関数を使います。
合計勤務時間を表示したいセルに「=SUM(合計したいセル)」を入力します。

今回の場合、「=SUM(F10:F16)」となります。

しかし、これだけでは正しく表示されないので、合計勤務時間を表示したいセルの表示形式を変更します。

セルを右クリックして、「セルの書式設定」を開き、ユーザー定義にて「[h]:mm」または「[h]:mm:ss」を直接入力します。

そうすると正しく合計勤務時間が表示されます。

【給与の計算方法】

続いて、支払うべき給与の計算方法について解説いたします。時給と交通費はあらかじめ入力しておくようにしましょう。

まず、出勤日数を計算します。
COUNTA関数を使うことによって、指定した範囲に数値が入っているセルの数を計算することができます。

今回は、「=COUNTA(C10:C16)」を入力しれば算出することが可能です。

最後に給与を計算します。

給与は「時給×合計出勤時間」+「交通費×出勤日数」で計算することができます。

ここで一点注意です。エクセルは「24時間=1」と認識しているため、「時給×合計出勤時間×1」と計算する必要があります。

今回の場合は、「=SUM(E2*E3*24,E4*E5)」と入力すれば計算が可能になります(×は*で表します)。

1-2|フォーマットを掲載している記事まとめ

1‐1では自分で艦隊管理表を作成する方法をご紹介しました。続いては、エクセル用の勤怠管理表のフォーマットをご紹介いたします。

フォーマットを使うことによって、自分で勤怠管理表を作成する手間が省けるので、エクセルなどのITツールの使用が苦手な方におすすめです。

bizocean(ビズオーシャン)

bizoceanは勤怠管理表だけでなく、契約書や請求書など、ビジネスで役に立つエクセルフォーマットを掲載しているサイトです。フォーマットの数も多いので自社に合うフォーマットを選ぶことも可能です。URL:https://www.bizocean.jp/doc/category/14/

エクセル勤怠テンプレート

bizoceanに比べテンプレートの数は劣りますが、実用的なテンプレートを数多く掲載しているサイトです。
URL:https://zestyoga.net/kintai/

勤怠管理表エクセルテンプレート

一般的なフォーマットだけでなく、アルバイトや残業時間、変形労働時間制に対応したフォーマットも掲載しているサイトです。
URL:https://www.kalusband.com/

その他のおすすめサイトはこちら

Vector:http://www.vector.co.jp/soft/win95/business/se326994.html
出勤簿:https://template.k-solution.info/15020811180/
みんなのExcelテンプレート:http://all-excel.net/c_kintaikanri.html

2|勤怠管理をエクセルでおこなう際のメリット・デメリット

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エクセルを利用した勤怠管理は、従業員の給与を精算するためにおこなう業務です。

人事担当者は、従業員の勤怠情報をエクセルに入力し、正確に勤怠打刻がおこなわれているか、残業をしすぎていないかなどのチェックをし、その後エクセルでまとめた労働時間から従業員の給与計算をおこないます。

ここでは、エクセルを用いた勤怠管理のメリット・デメリットをご紹介します。

2-1|勤怠管理をエクセルでおこなう際のメリット

勤怠管理にエクセルを使うことには、人事担当者にとってメリットがあります。

①|コストがかからない

ひとつは、「コストがかからない」点です。勤怠管理システムは初期導入費用や月額費用がかかるため、勤怠管理をおこなうために費用がかかります。

一方で、エクセルはパソコンに入ってさえいれば、勤怠管理にかかる費用は無料です。

規模の小さい組織は、エクセルでの勤怠管理のほうが向いているかもしれません

②|使いやすいようにカスタムできる

また、カスタマイズできる点も勤怠管理にエクセルを使う利点といえます。

勤怠管理専用の「エクセルのテンプレート」を使えば、複雑な関数を組んでシートを作成しなくても簡単に導入することができます。テンプレートはカスタマイズできるため、企業独自の就業ルールがあっても対応できる場合があります。

2-2|勤怠管理をエクセルでおこなう際のデメリット

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①エクセルを使った勤怠管理は工数が多い

エクセルで勤怠管理をおこなうことの懸念点は、「業務の非効率性」です。

従業員の出勤・退勤時間をエクセルに記入する必要があります。全従業員の勤怠情報をエクセルに入力する必要があるので、従業員規模が100名を超すと、丸2日入力に時間がかかるケースもあります。

また、勤怠情報を入力する過程で、打刻忘れが見つかれば、打刻修正をおこなう必要があります。打刻忘れが多ければ多いほど、エクセルの修正も増えるので、さらに工数が増えてしまいます。

「手入力」だと、入力ミスが起こるケースもあるので、入力ミスがないか確認する工数もかかるでしょう。

そのため、人事担当者が従業員一人ひとりの勤務時間を入力・修正していくことは、非効率的だといえるかもしれません。

【関連記事】勤怠集計と給与計算の作業時間を1/9に短縮!8人分の人件費を削減!

②国が出すガイドラインに沿っていない

勤怠管理にエクセルを使うことには「法的リスク」が存在します。

2019年4月、働き方改革関連法によって「労働時間の客観的な把握の義務付け」が改正されました。

厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」内の項目「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置」では、企業は従業員の労働時間を客観的に記録するよう書かれています。

(1)原則的な方法・ 使用者が、自ら現認することにより確認すること・ タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること

客観的な記録の定義について、ガイドライン内では「①使用者が自ら現認すること」「②タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録」の2つが記載されています。

タイムカード、ICカードを使って打刻をおこなっていても、そのあとで人事担当者がエクセルにデータを移している場合は、客観的な記録方法とみなされない可能性があります。

そのため、エクセルでの勤怠管理は「労働時間の客観的な把握の義務付け」で定義される「労働時間を管理する方法」に当てはまらないとされる可能性があり、今後もエクセルを使い続けることには働き方改革関連法に沿わない可能性がある」という懸念点があります。

※参考:『働き方改革関連法と勤怠管理』をもっと詳しく! ▶︎働き方改革関連法に沿った勤怠管理とは?法的リスクも徹底解説

3|エクセルでの勤怠管理の課題を解決する「勤怠管理システム」

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先ほど挙げたデメリットを解決する手段が、「勤怠管理システム」です。

勤怠管理システムには、エクセルの機能では実現できないさまざまな機能が付いているため、今までの勤怠管理をより効率的に、正確におこなうことができるでしょう。

今回は、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を取り上げ、勤怠管理を効率化・正確化する機能を3つご紹介します。

【無料DL:勤怠管理システムを導入したらどうなる?】 ▶︎管理方法別│ジンジャー勤怠導入事例集< Excel 編>

3-1|シフト管理機能

ジンジャー勤怠の「シフト管理機能」は、操作のしやすさを重視した管理画面で誰でも簡単にシフトを作成できる機能です。

従業員からの希望シフトも1クリックで集められ、効率的なシフト作成を可能にします。

休暇と残業の申請と承認をスマホだけで完結することができるので、余計な手間が掛かりません。

※参考:『シフト管理の効率化』をもっと詳しく! ▶︎シフト管理の悩み解消とコツ|3つのシフト管理システムも紹介

3-2|まるめ機能

「まるめ機能」は、集計時間を単位で設定し、企業によって異なる勤怠管理に対応させる機能です。

集計時間は日次、月次で単位を設定することができます。

日単位まるめでは、出退勤時刻、休憩時間など、打刻コマンド毎に集計時間の単位を設定でき、それぞれ切り捨て・切り上げを設定できます。

月単位まるめでは、月の合計に、1時間以下の端数が生じた場合、管理単位にまるめることができます。

3-3|アラート通知機能

「アラート通知機能」は、勤務状況をアラートで通知する機能です。

36協定に関わる残業時間、労働時間、残業時間の超過、出退勤の打刻漏れや連続勤務、休日出勤などをアラートで通知することができます。

アラートを出す対象は従業員・管理者の両方が対象です。また、アラートの通知方法を選ぶことも可能です。

また勤怠管理システムを使わない場合も、36協定を締結・届出せずに時間外労働や休日労働をさせると、使用者には「6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金」の罰則があります(労基法第109条)。

人事担当者の方は労働基準法・36協定について理解を深めておきましょう。

※参考:『36協定』をもっと詳しく! ▶︎ 36協定について解説!人事が知るべき内容と届出の作成方法など

4|さいごに

エクセルで勤怠管理をおこなう利点は、導入の壁が低く、運用コストがかからない点です。

また、自分の操作しやすいレイアウトに変更できたりと、カスタマイズできることも人事担当者には嬉しい点でしょう。

しかし、エクセルを使った勤怠管理は非効率的な部分もあります。それだけでなく、企業イメージへの悪影響にも繋がるリスクも考えられます。

現在では、国内でも勤怠管理システムは数えきれないほど存在します。

中には、無料で始められるもの機能別で業界に特化したものなどさまざまな勤怠管理システムが登場してきました。

勤怠管理にお悩みの人事担当者の方は、以下の記事なども参考にしながら導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。

※参考:『勤怠管理システム』をもっと詳しく! ▶︎5分でわかる勤怠管理システムの全て!

※参考:国内ほぼ全ての勤怠管理システムを網羅! ▶︎料金・機能・メリット徹底比較|2022年最新版

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