経費とは？わかりやすく解説｜何が経費になるのかや精算の流れなど基礎的な知識を紹介

経費とは、事業に取り組むうえで発生した費用です。経理処理を進めるうえでは、経費の扱いについて正しく理解しておく必要があります。この記事では、経理の担当者に向けて、経費の基礎的な知識をわかりやすく解説します。経費と節税の関係や経費として認められるものの種類などについても解説するため、ぜひ参考にしてください。

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などなど日々の経理業務に関して不安になることがございませんでしょうか。

特に経費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。また直近の電子帳簿保存法やインボイス制度など毎年のように行われる法改正に対して、情報を収集し適切に理解する必要があります。

そこで今回は、仕訳や勘定科目などの基礎知識から、経理担当者なら知っておきたい法律知識などを網羅的にまとめた資料をご用意しました。

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1.経費とは？わかりやすく解説
2.経費と節税効果
3.必要経費にできるもの
4.必要経費にできないもの
5.必要経費の計上をする際の注意点
6.一般的な経費精算の流れ
7.経費精算時のトラブルにつながる主な原因
8.効率的に経費精算業務を行うには
9.まとめ

1.経費とは？わかりやすく解説

経費とは、業務を遂行するためにかかった費用のことです。たとえば、営業担当者が営業活動の移動の際に支払った交通費は経費として扱われます。ほかにも、消耗品費や交際費など、業務のためにかかった費用であれば経費に含めることが可能です。経理処理においては、経費を正しく計上して着実に処理する必要があります。

1-1.「経費」と「必要経費」という言い回し

一般的に「経費」と表現しますが、所得税法上では「必要経費」という言い回しがされています。必要経費とは、事業による所得を得るために必要となる経費です。事業により発生した収入から必要経費を差し引いたものが所得となり、所得税法の課税対象となります。

1-2.所得を得るために必要な経費とは何か

所得を得るために必要な経費には、さまざまなものが含まれます。たとえば、飲食店であれば、食材費や水道光熱費などが必要経費として認められます。個人の医療費やプライベートで飼っているペットの餌代などは、必要経費にはなりません。

1-3.必要経費になるものを理解すると節税につながる

必要経費として何が認められるか把握すると、事業によって発生した所得を正しく計算できるようになります。支出が必要経費に該当する場合、収入から差し引くことが可能です。必要経費が多ければ課税対象となる所得が減少するため、税金を低く抑えられます。よって、必要経費が発生したら忘れずに計上すべきです。

必要経費の計上による節税効果については後でくわしく解説するため、あわせて参考にしてください。

1-4.「経費で落とす」とは

「経費で落とす」という表現をする場合があります。「経費で落とす」とは、経費として計上するという意味です。かかった費用を経費で落とせば所得が減少するため、節税効果を期待できます。

2.経費と節税効果

経費を計上すると節税効果を期待できます。その仕組みについて具体的に解説します。

2-1.経費は使うほど納税額がさがる

基本的に、事業による利益が増えるほど税金も高くなります。しかし、経費を計上すればその分だけ利益を少なく見せられるため、節税が可能です。たとえば、法人税が40%、利益が1,000万円の場合、法人税は400万円となります。しかし、100万円の経費を計上している場合、課税対象となる利益は900万円になるため、法人税は360万円です。

適切に節税するためには、経費をきちんと計上する必要があります。

2-2.ただし赤字や間違った計上に注意が必要

経費を多く計上しすぎると、収入よりも支出が多くなります。この場合、赤字になってしまうため注意が必要です。また、本来は経費として認められないものを無理に計上している場合、税務調査で指摘が入り、ペナルティが課せられる恐れもあります。

3.必要経費にできるもの

必要経費として認められるのは、どのようなものなのでしょうか。ここでは、必要経費にできるものについて具体的に解説します。

3-1.基本的な考え方

必要経費にできるのは、業務を進めるうえで発生した費用だけです。費用をかけると売上につながるかどうかが判断基準になります。ただし、判断基準が具体的に定められているわけではなく、企業によっても線引が異なっているのが実際のところです。経費として認められる費用については、経理処理において経費として仕分けされます。

3-2.経費に含まれる勘定項目の例

経費に含まれる勘定項目はたくさんあります。具体例をあげると以下のとおりです。

・旅費交通費
・出張費
・研修費
・交際費
・地代家賃
・水道光熱費
・消耗品費
・新聞図書費
・人件費
・宣伝広告費
・接待交際費
・福利厚生費
・租税公課
・通信費
・修繕費
・外注工賃
・租税公課

ただし、基本的に経費に含まれるものでも、条件によっては例外もあります。たとえば、租税公課のうち経費として認められるのは、印紙代、固定資産税、不動産取得税などです。租税公課であっても、所得から支払われる法人税や住民税は経費として計上できません。

このように経費と一口にいっても細かく分けるとあらゆる種類の経費があります。またその経費を計上するときには、適切な勘定科目を理解して仕訳を行う必要があります。当サイトでは「経理1年目の教科書＜法律/経費精算編＞」を無料で配布しており、経費に関する勘定科目や仕訳の基礎知識、また経費精算の方法や経理に関する法律をまとめております。経理1年目の担当者にとっては大変参考になる教科書のような資料となっているのでぜひこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

4.必要経費にできないもの

必要経費にできないものとしては、どのようなものがあるのでしょうか。具体的に解説します。

4-1.基本的な考え方

事業に関係せず発生する費用や売上につながらない費用は、必要経費として認められません。また、業務と関連していないプライベートな場面で発生する費用も、経費ではありません。費用を計上する際には、費用が業務上で発生しているのか個人的な都合で発生していのか改めて確認する必要があります。

4-2.経費に含まれない費用の例

経費に含まれないものの具体例としては、以下のものがあります。

・もともと経費として認められていないもの
・仕入済でまだ販売していない在庫
・まだ使用していない事務用品

すでに触れたとおり、法人税や住民税などは、もともと経費として認められていません。販売前の在庫や未使用の事務用品も経費にはならないため、注意しましょう。

5.必要経費の計上をする際の注意点

必要経費を計上する場合は注意点もあります。ここでは、具体的な注意点を解説します。

5-1.経費にするには領収書・レシート・出金伝票などが必要

必要経費として計上するためには、根拠資料となる領収書やレシートなどが必要です。根拠資料がなければ何にいくらの費用がかかったのかを証明できないため、経費としての計上が認められません。ただし、領収書やレシートを発行できない場合は、出金伝票で記録する方法もあります。いずれも、紛失しないようきちんと保管しておくことが大切です。

5-2.税務調査によるペナルティに注意

必要経費を多く計上しすぎていると、税務署から脱税の疑いをかけられる恐れがあります。税務署の税務調査により問題が指摘された場合、通知を受けてすぐに一括で過少申告加算税を納付しなければなりません。状況によっては、ほかにも無申告加算税、不納付加算税、重加算税などがさらに課される恐れもあります。

節税に取り組むうえでは、必要経費を事実に沿って適切に計上する必要があります。ペナルティを課されないためには会計ソフトを使用したり税務署や税理士に相談したりし、正しく経費を計上することが重要です。

5-3.「固定資産税」に注意

租税公課のうちの固定資産税は、基本的に必要経費として認められています。ただし、自宅と同じ建物内で事業を営んでいる場合は、業務用に使用している部分しか必要経費として計上できません。住居用として使用している部分まで必要経費として計上していると、税務調査の際に指摘されます。事業とプライベートをきちんと区別して計上しましょう。

5-4.「家事按分」に注意

自宅と同じ建物をオフィスにしている場合は、固定資産税以外の経費についても注意が必要です。光熱費や飲料代などについても、事業のために使用しているなら経費として認められます。ただし、プライベートで使用している分は、家事按分でわけて計上しなければなりません。白色申告と青色申告で要件が異なるため、確認が必要です。

5-5.「減価償却費」に注意

固定資産には、耐用年数ごとに経費をわけて計上する減価償却という方法があります。10万円以上の固定資産は減価償却する必要があり、一度にまとめて経費することはできません。たとえば、建物や車両運搬具などが減価償却費となります。ただし、青色申告には特例があり、30万円未満の固定資産については一度に経費として計上できます。

5-6.必要経費の算入時期についても注意

必要経費は、年内に債務が確定しているものを計上できます。具体的には、12月31日までに債務が成立していること、具体的な給付をすべき原因が発生していること、合理的に金額を算定できることなどが条件です。ただし、減価償却費のように債務の確定が条件とならない経費もあるため、注意して対応しましょう。

6.一般的な経費精算の流れ

ここでは、経費精算の流れを解説します。なお、営業先へ向かう際の移動費のように、社員が先に支払った経費を後から精算するケースについて扱います。

6-1.【社員】

経費精算について、各社員が行う作業は以下のとおりです。

・1.経費を立て替えて支出する
・2.領収書やレシートを受け取る
・3.会社が指定している経費申請書を作成し、領収書やレシートを添付する
・4.管理者から承認をもらい、経理担当者へ申請する

6-2.【経理担当者】

経費精算について、経理担当者は以下の作業を行います。

・1.経費申請書と領収書やレシートを確認する
・2.申請された内容について会計処理をする
・3.指定日や給与支給日などに立て替え払いをした社員へ費用を支払う
・4.社員へ費用を支払ったことについて会計処理をする

なお、社員からの申請を受けてその場で費用を支払う小口現金処理もあります。また、費用が発生すると最初からわかっている場合は社員へ仮払金を渡し、差額を後から精算する方法もあります。

7.経費精算時のトラブルにつながる主な原因

経費精算においては、さまざまなことがトラブルの原因になります。具体的には、以下の内容があげられます。

・社員が経費の定義を理解していない
・社員が経費精算のルールを知らない
・精算方法が煩雑で手間がかかる

このような問題を解決するには、経費精算を効率的に進めるための仕組みづくりが必要です。

8.効率的に経費精算業務を行うには

効率的に経費精算業務を進めるには、どうすればいいのでしょうか。ここでは、具体的な方法を解説します。

8-1.各種システムやツールを導入する

専用のシステムやツールを導入すれば、スムーズに経費精算を進められます。入力ミスを防いだり、確認作業を効率化したりすることが可能です。記入もれがあればエラーになるため、差し戻しを減らせます。また、領収書やレシートの読み取りやアップロードにも対応しています。申請する社員と確認する経理担当者の双方の負担を軽減できるでしょう。

8-2.アウトソーシングサービスを活用する

経費精算をはじめとする会計業務は、外部委託するのもひとつの方法です。手間がかかる作業を丸ごとアウトソーシングできるため、経理担当者の負担を減らせます。専門的な知識をもつスタッフが対応するので、スムーズな処理が期待できます。

9.まとめ

節税するには、経費を正しく計上することが大切です。経費の計上にはたくさんのルールがあるため、さまざまな点に気をつける必要があります。バックオフィス業務を効率化するには、システムやツールを活用するのがおすすめです。

ジンジャーは、知名度の高い経費精算システムです。経費精算をスムーズにし、効率的に経費の利用状況を把握できるようになります。カスタマーサポートの対応も充実しているため、ぜひ導入を検討してください。