出勤・退勤時には必ずタイムカードを打刻することになっているのに「従業員の押し忘れが後を絶たない・・・」そのような悩みを持つ総務担当者や人事担当者、経営者は少なくないでしょう。
適正な給与計算や労働管理において、タイムカードは重要な役割を担っています。今回は、従業員のタイムカードの押し忘れを減らし、防止するにはどうすればよいか紹介します。
▶タイムカードとは？仕組みや使い方、メリット・デメリットを徹底解説
【監修者】石原 昌洋｜特定社会保険労務士・中小企業診断士
トライデントコンサルティング株式会社 代表取締役。東洋大学大学院経営学研究科ビジネス・会計ファイナンス専攻博士前期課程修了。中小企業を中心に労務管理から研修、人事制度構築など幅広く支援を行っている。『人事労務「攻め」と「守り」の勘所』マネジメント社（共著）2023/06
タイムカードによる勤怠管理で頭を悩ませるのが、打刻漏れです。毎月締め日に漏れを確認し、従業員に問い合わせるだけでも多くの時間がかかってしまい、人事業務を圧迫していませんか？
勤怠管理システムでは打刻漏れがあった際にアラートが上がる仕組みになっており、すぐに打刻修正を行えるため、打刻漏れを減らし確認作業にかかる時間を減らすことができます。
実際、4時間かかっていた打刻漏れの確認作業がシステム導入によりゼロになった事例もあります。
「システムで打刻漏れを減らせるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、タイムカードの課題を勤怠管理システムでどのように解決できるのかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、ぜひダウンロードしてご覧ください。
目次
1. タイムカードを押し忘れるとどうなる？
タイムカードの押し忘れが発生すると、勤務時間を正確に把握できなくなったり、人事労務担当者の負担が大きくなったりします。以下、それぞれの問題点について詳しく見ていきましょう。
1-1. 勤務時間を正確に把握できなくなる
タイムカードの押し忘れが発生すると、出勤時刻や退勤時刻を記録できず、正確な勤務時間を把握できなくなります。その結果、正確な給与計算ができなかったり、気づかないうちに法定労働時間を超過してしまったりする可能性もあるでしょう。
残業時間を把握していなかったことが原因で、従業員側から未払い残業代を後で請求されるケースもあります。
また、労働安全衛生法の改正により、2019年4月からは従業員の労働時間を客観的な方法で把握することが義務付けられました。タイムカードの押し忘れが頻発していたり、打刻漏れを放置していたりすると、法律違反と見なされる可能性もあります。
1-2. 人事労務担当者の負担が大きくなる
タイムカードの押し忘れは、人事労務担当者の負担増につながります。タイムカードの押し忘れが発生した場合は、従業員本人に確認を取り、データを修正したり追記したりしなければなりません。
場合によっては、監視カメラや入館記録を確認して、事実を調査するケースもあるでしょう。無駄な業務を減らすためにも、適切な対策を講じてタイムカードの押し忘れを防止することが大切です。
2. 社員がタイムカードを押し忘れた際の対応
もし社員がタイムカードを押し忘れたら、本人やほかの社員に聞き取りをおこない、すみやかに正確な出退勤時間を確認する必要があります。事実確認が終わったら、タイムカードの訂正をおこないましょう。
社員がタイムカードを押し忘れた際の対応フローは次の通りです。
- 本人やほかの社員に確認し、正確な出退勤時間を把握する
- タイムカードに正確な出退勤時間を記入する
- 所属部署の上長がタイムカードを確認し、承認印を押す
2-1. 手書きで修正する場合は上長のチェックが必要
タイムカードを手書きで修正する場合、所属部署の上長がタイムカードをチェックし、承認印を押すのが適切な運用方法です。
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によると、やむを得ず手書きなどの方法で労働時間を記録する場合、以下の措置をとることが求められます。
・自己申告を行う労働者や、労働時間を管理する者に対しても自己申告制の適正な運用等ガイドラインに基づく措置等について、十分な説明を行うこと
・自己申告により把握した労働時間と、入退場記録やパソコンの使用時間等から把握した在社時間との間に著しい乖離がある場合には実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること
企業には、「労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録する」義務があります。
また、不正防止の観点からも、タイムカードを手書きで訂正をしたら、必ず所属部署の上長が確認するようにしましょう。社員がタイムカードを勝手に訂正することのないよう、社内ルールを徹底することも大切です。
2-2. タイムカードの押し忘れは次の日までに報告させる
タイムカードの押し忘れは、しばしば発生しがちなミスです。しかし、適切に管理をおこなうためには速やかに正確な打刻時間を把握する必要があります。
タイムカードを押し忘れた場合は、なるべく早く正しい出勤・退勤時間を確認しましょう。時間が経つほど記憶が曖昧になり、正確な時間を把握することが難しくなります。
もし、正確な時間がわからなければ、勤怠管理や給与計算に影響が出るだけでなく、法令違反や従業員とのトラブルに発展する可能性も否定できません。
タイムカードの押し忘れは放置せず、すぐに報告することを従業員に周知しましょう。もし、タイムカードを押し忘れたかも？と思ったら、気づいた時点で会社や上司などに電話で連絡する、遅くとも次の日までには報告するなど、具体的なルールを共有しておきまでしておきしょう。
2-3. タイムカードの押し忘れのペナルティとして始末書を書かせる
タイムカードの押し忘れにペナルティを科さず、口頭による注意で終わらせる企業も少なくありません。従業員からすると「怒られる」というペナルティを受けていることになりますが、減給よりも処分が軽いため、根本的な解決にならないケースもあるでしょう。また、上司と従業員の関係性や、上司の言動によってはパワハラと捉えられかねないので注意が必要です。
タイムカードの押し忘れのペナルティとして、始末書を提出させる方法もあります。始末書とは、従業員が問題を起こした際に提出する書類です。問題が起きた原因や解決策などを記載することで、今後同じような問題を起こさないことを目的に作成・提出します。
始末書には、以下の項目を含めるのが一般的です。
- 事実：タイムカードを押し忘れたという事実を認める
- 背景：タイムカードを押し忘れた理由
- 反省の意：迷惑をかけてしまったことへの反省
- 今後の対策：タイムカードの押し忘れを繰り返さないための対策
- 謝罪：謝罪の言葉やタイムカードを押し忘れないことへの決意
タイムカードの押し忘れの対策として、始末書の提出は一定の効果が見込めます。ただし、始末書の内容をチェックする手間が増えるので、上司や担当者の業務負担が増えるのも確かです。タイムカードの押し忘れを根本的に解決するためには、他の方法を検討する必要があるでしょう。
3. タイムカードの押し忘れは減給の対象？
タイムカードの重要性は、雇用する側・される側の双方にあります。雇用者にとってタイムカードによって作成した勤怠管理記録は、給与計算を正確におこなったり、労働基準法で定められた労働時間を守っていることを証明したりする大切な書類です。
従業員にとっては、自分の勤務時間を証明するための手段です。従業員がタイムカードを押し忘れると正確な勤務時間がわからなくなるため、給与計算をめぐって雇用者と従業員のとの間でトラブルになる可能性もあります。
では、タイムカードの押し忘れを減らすにはどうすればよいでしょうか。ここでは減給などのペナルティを科すことは可能かどうか解説します。
3-1. タイムカードの押し忘れに対して減給することは可能
たとえば、タイムカードの押し忘れに対して何かしらの罰則規定を設けることがひとつの手です。会社の就業規則でタイムカードに関するルールを決めておきましょう。
この際、単に「タイムカードを必ず押すこと」とするのではなく、「押し忘れた場合は報告書類を提出すること」や「常習性があると会社が判断した場合は減給処分にすること」などと具体的に決めておきます。
書類については1回の押し忘れで提出させるところもあれば、数回の押し忘れで提出させるところもあり、会社の実情に合わせて決めればよいでしょう。
減給処分についても、「始末書を○枚提出した場合は減給処分」としたうえでいきなり実施するのではなく、一歩手前で「減給警告」をおこなうなど、従業員の啓発・教育に重点をおくよう配慮します。
3-2. タイムカードの押し忘れに対して減給するときの注意点
減給処分についても具体的な額を就業規定であらかじめ設定する必要がありますが、注意点があります。それは労働基準法によって、減給には上限が設定されていることです。
※参考：労働基準法にあわせた勤怠管理を｜法律で義務化されている理由とは
この条文に則り、常習的なタイムカードの押し忘れに対して減給をする場合、1回の減額実施で減額できるのは1日分の平均賃金の半額までです。
また、何回も減額を実施する場合でも、一賃金支払期（多くの場合は月給）の1割までしか減額することはできません。もちろん、就業規則に書いていなければ減額処分をおこなってはいけません。
就業規則にタイムカードに関する取り決めを記載したら、従業員に広く知らせておく必要があります。実際にルールを運用するまでに1カ月ほど猶予期間を置き、従業員にも意識してもらうように朝礼などで繰り返し啓発をしていきましょう。
4. タイムカードの押し忘れに対応するときの注意点
タイムカードの押し忘れに対応するときは、以下のような点に注意しましょう。
4-1. タイムカードを押し忘れても欠勤・無給扱いにするのはNG
前述の通り、タイムカードを押し忘れたからといって、欠勤や無給の扱いにするのはNGです。実際に出社して働いたのであれば、その分の給料を支払う必要があります。
また、タイムカードを押し忘れた社員を欠勤扱いにした場合、労働契約法や労働安全衛生法に違反する恐れがあります。
労働契約法第6条では以下の通り定められています。
労働契約法第6条
労働契約は、労働者が使用者に使用されて労働し、使用者がこれに対して賃金を支払うことについて、労働者及び使用者が合意することによって成立する。
加えて、労働安全衛生法の第66条には、事業者は厚生労働省令で定める方法により、労働者の労働時間の状況を把握しなければならないと記載されています。「タイムカードの打刻の有無にかかわらず、労働時間を把握しなければならないのは企業側の義務である」というのが労働安全衛生法上の考え方です。
【無料DL：『勤怠管理対策』をもっと詳しく！】▶︎中小企業必見！働き方改革に対応した勤怠管理対策
▶タイムカードの打刻ミスがあった場合の対処法｜打刻漏れを防ぐ方法についても紹介！
4-2. 減給する際の注意点とルール
会社にとって、タイムカードの押し忘れが繰り返し起きるのは問題です。タイムカードの押し忘れの対策として、やむを得ず減給を検討する場合は、あらかじめ準備をしておく必要があります。
まずは、就業規則などに、タイムカードの押し忘れが減給の対象となることを記載し、従業員に周知します。
次に、タイムカードの押し忘れに相当する処分内容を決めます。1、2回程度タイムカードを押し忘れただけで、いきなり減給などの重い処分は相応とは言えません。
口頭で繰り返し注意しても打刻忘れが頻繁に起こる場合や、故意と判断される場合には、減給を検討することも致し方ないでしょう。
タイムカードの押し忘れを減給処分とする場合は、以下のルールを守りましょう。
- 1回の額が平均賃金の1日分の半額を超えてはいけない
- 総額が一賃金支払期における賃金の総額の1/10を超えてはいけない
これ以上の減給をおこなうと、労働基準法違反により、企業が30万円以下の罰金を受ける可能性があります。
4-3. タイムカードの押し忘れは早めに報告してもらう
タイムカードの押し忘れは、しばしば発生しがちなミスです。しかし、適切に管理をおこなうためには速やかに正確な打刻時間を把握する必要があります。
タイムカードを押し忘れた場合は、なるべく早く正しい出勤・退勤時間を確認しましょう。時間が経つほど記憶が曖昧になり、正確な時間を把握することが難しくなります。
もし、正確な時間がわからなければ、勤怠管理や給与計算に影響が出るだけでなく、法令違反や従業員とのトラブルに発展する可能性も否定できません。
タイムカードの押し忘れは放置せず、すぐに報告することを従業員に周知しましょう。もし、タイムカードを押し忘れたかも？と思ったら、気づいた時点で会社や上司などに電話で連絡する、遅くとも次の日までには報告するなど、具体的なルールを共有しておきましょう。
5. タイムカードの押し忘れが発生する原因と対策
就業規則で罰則を決めておくだけでなく、従業員がタイムカードを押し忘れないような防止策を講じることも大切です。ここでは、6つの対策を紹介します。
5-1. タイムレコーダーの設置場所を工夫する
タイムカードを押し忘れる原因の一つに、タイムレコーダーの設置場所が考えられます。従業員の出入り口や更衣室の前に設置するなど、タイムレコーダーの前を通らなければ就業場所へ行けないように工夫するとよいでしょう。
退勤時の押し忘れの防止を考えると所属部署の部屋の出入り口に設置するのが理想ですが、行き来する人の邪魔にならないよう考慮する必要があります。
また、タイムカードの置き場所を2つ用意するという方法もあります。
出勤時に①の置き場にあるタイムカードを取って押してもらった後、②の置き場に置いてもらいます。①に残ったままのカードについて、その従業員の直属の上司に連絡をして出欠を確認します。
少なくとも、出勤当日のタイムカードの押し忘れはこの時点で確認できます。押し忘れた従業員には上司を通じて口頭で注意してもらうことも可能です。
また、近年ではICカードや指紋認証などで打刻ができるタイムレコーダーも登場しています。タイムカードの押し忘れ防止と同様に、より手軽な打刻の方法を検討してみるのも1つの方法でしょう。
※参考：『タイムレコーダー』の種類を解説！▶︎タイムレコーダーの特徴・金額の比較まとめ｜勤怠管理もIT化へ
5-2. 張り紙などでリマインダー表示
シンプルな方法ですが、社内のいくつかの場所に「出退勤時にはタイムカードを必ず押しましょう」などと書いた紙を貼っておく方法もあります。ロッカーや更衣室、タイムカードの設置場所の前など、従業員が必ず目にする場所に掲示しておきましょう。
5-3. リマインダー機能を活用する
タイムカードの押し忘れを防ぐためには、勤怠管理システムやチャットツールの機能を活用したリマインダーが効果的です。アラームや通知を用いて、従業員の押し忘れを防ぎましょう。
リマインダーは、従業員に届かなければ効果がないため、普段から従業員が使用しているパソコンやスマートフォンに通知が届くものが望ましいです。
5-4. ペナルティを決める
タイムカードの押し忘れが発生した場合に一定のペナルティを課すことも、対策としては有効です。
ただし、罰金や減給などのペナルティは法律違反となってしまいます。就業規則違反による懲戒処分としての減給であれば可能ですが、過度な対応は従業員の不信感にもつながってしまうため得策ではありません。
「始末書を提出する」「清掃業務を担当する」など、金銭的な処分以外のペナルティを検討しましょう。
5-5. タイムカードを押したか確認する担当者を決めておく
タイムカードの押し忘れを人事・総務スタッフだけで注意喚起するには限界があります。従業員が普段仕事をしている職場単位でタイムカードを押したか確認すれば、押し忘れを防止しやすいでしょう。
部署やグループ単位で当番制にして担当を決め、毎朝チェックできる体制をつくるのがおすすめです。
5-6. 従業員にも意識改革を促す
会社で対策を立てるだけでなく、従業員一人ひとりにもタイムカードを押し忘れないよう意識してもらうことが大切です。スマートフォンでアラームやリマインダーを設定してタイムカードの押し忘れを防止したり、デスクに紙を貼ったりするなど、個人でできることを徹底してもらいましょう。
また、社内で意識浸透をする際には以下の記事なども参考にしてみてください。
※参考：勤怠とは？意味や勤怠管理の目的・具体的な方法について解説
6. 勤怠管理システムの導入によりタイムカードの押し忘れを防ぐ
ここまで、従業員の打刻に関して、タイムカード・タイムレコーダーを使うことを前提で話を進めてきましたが、現在は勤怠管理システムというPCやスマートフォンを活用する打刻ツールが主流となってきています。ここでは、勤怠管理システムのメリットについてチェックしておきましょう。
6-1. アプリを使って押し忘れを防止できる
勤怠管理システムは、スマートフォンのアプリやPCを活用するものが多く、アラート機能を搭載していたり、GPS（位置情報システム）を活用して事業所に入れば自動的に打刻がされたりと、さまざまな方法で未打刻や不正打刻を防止することが可能です。
クラウド型の勤怠管理システムを利用すれば自宅からでも打刻できるため、リモートワークにも対応できます。
6-2. ペーパーレス化を図れる
ペーパーレス化を図れることも勤怠管理システムのメリットのひとつです。紙やインクの購入にかかるコストを削減でき、従業員の打刻集計にかかる工数も減らせます。
サービスによっては1ユーザーにつき数百円で利用することも可能なため、業務効率化と経費削減の両方に役立つでしょう。アプリやブラウザでの打刻がおこなえ、管理者はその打刻データが自動的に集計されたものを活用することができます。
7. タイムカードの押し忘れ対策には勤怠管理システムがおすすめ！
今回は、タイムカードの押し忘れが会社や従業員に及ぼす影響、押し忘れの防止策について紹介しました。
雇用者の取り組みとしては、就業規則にタイムカードに関するルールを明確に示しておくことや、タイムレコーダーの押し忘れを防ぐ環境・仕組みを整えることが大切です。従業員にもタイムカードの重要性と押し忘れをなくす意識を持ってもらうように注意を促しましょう。
また、勤怠管理システムの導入を検討することも重要です。現在では、国内でも勤怠管理システムは数えきれないほど存在します。
なかには、無料で始められるものや機能別で業界に特化したものなどさまざまな勤怠管理システムが登場してきました。
勤怠管理にお悩みの人事担当者の方は、以下の記事なども参考にしながら導入を検討してみてください。
タイムカードによる勤怠管理で頭を悩ませるのが、打刻漏れです。毎月締め日に漏れを確認し、従業員に問い合わせるだけでも多くの時間がかかってしまい、人事業務を圧迫していませんか？
勤怠管理システムでは打刻漏れがあった際にアラートが上がる仕組みになっており、すぐに打刻修正を行えるため、打刻漏れを減らし確認作業にかかる時間を減らすことができます。
実際、4時間かかっていた打刻漏れの確認作業がシステム導入によりゼロになった事例もあります。
「システムで打刻漏れを減らせるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、タイムカードの課題を勤怠管理システムでどのように解決できるのかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、ぜひダウンロードしてご覧ください。
