KPIとは？設定するメリットや設定のポイントを徹底解説

ビジネス上で耳にすることのある「KPI」という言葉。実際には何を意味するのか知らないという方もいるのではないでしょうか。そこで、本記事ではKPIの概要や、KPIを設定するメリット、KPIの設定方法やポイントをわかりやすく解説します。

1. KPIとは？

KPIとは「Key Performance Indicator」を略した言葉で、日本語に訳すと「重要業績評価指標」となります。つまり、事業目標を達成すべきためのプロセスが、きちんと実施されているかを数値化し、評価するものです。

たとえば、営業職であれば、最終的な売り上げ目標ではなく、そこに至るまでの訪問件数や受注件数がKPIとして設定されることになります。KPIを設定することによって、目標までの進捗具合が把握しやすくなるのです。

1-1. KGIとの違い

KGIは「Key Goal Indicator」を略した言葉で、日本語に訳すと「重要目標達成指標」となります。KPIの評価基準が業務プロセスであるのに対し、KGIは最終目標が達成されているかが評価基準となります。つまり、設定されたKGIに対して、KPIを設定するという形になるのです。

関連記事:KGIとKPIの違いとは？各指標の特徴や重要性を詳しく紹介

1-2. KSFとの違い

KSFは「Key Factor for Success」を略した言葉で、日本語では「重要成功要因」となります。成功のために必要な要素や、これまでは経営用語として事業戦略上の成功要因という意味で使われてきた言葉です。

KSFは基本的に規模や範囲にとらわれることなく広義的な意味として使われ、経営用語だけではなく「重要成功要因」という意味合いでも一般的に使われるようになりました。

KSFは一見KPIと似ているようにも思いますが、KPIはKGIに対しての達成度合いを測る「指標」です。一方、KSFはKGIの達成のために「すべきこと」です。

2. KPIを設定するメリット

KPIは必ずしも設定しなければならないものではありませんが、事業目標を達成したいと考えるのであれば、多くのメリットがあるためぜひ導入すべきでしょう。

以下では、KPIを設定するメリットをご紹介します。

2-1. 行動が明確になる

たとえば、漠然と「売上高を前年比から〇％アップさせる」という目標を掲げられても、社員にとっては何をすることが売上アップに繋がるのかよくわかりません。

KPIの設定を設定すると、社員は目標達成のために具体的に何をすれば良いのかがわかりやすくなり、それぞれの業務もスムーズにすすめられます。

また、進捗状況が把握しやすくなるため、業務スピードが適切か、適切でない場合は何をすべきかなどが可視化できます。

2-2. 生産性の向上につながる

KPIによって社内で具体的な達成目標が共有されると、社員全体のモチベーションが上がり、生産性の向上にもつながります。

あらかじめ目標達成のためのプロセスが明確化されているため、問題が発生した場合にもすぐにどう対応すべきかを共有し、検討することができ、チームワークの強化も期待できるでしょう。

なお、目標達成のためのプロセスを決定する際には、できるだけ社員の意見も反映できるよう心がけてみましょう。そうすることでよりモチベーションアップや維持が期待できます。

2-3. 評価基準が統一される

KPIは人事評価の際の基準にも役立ちます。なぜなら、目標達成のためのプロセスが細分化され、客観的な数値として個人の成果を比較できるためです。

評価基準が明確であれば、社員も公平な立場から評価をされているという納得感を持つことができるでしょう。また、評価する側にとっても、評価基準が明確なため、評価に関する業務の負担軽減が期待できます。

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3. KPIの設定方法

ここからは、KPIの具体的な設定方法を解説します。KPIの設定は大きく以下の4つのステップで進めていきましょう。

3-1．KGIの設定をする

まずは、最終目標であるKGI（重要目標達成指標）を設定しましょう。

KGIは数値で測れること、さらに現実的に達成可能な目標にすることが大切です。「売り上げをアップさせたい」という目標がある場合が、具体的にその金額を示します。

さらに、KGIを設定する場合は、すべての社員と共有できる場を設け、話し合いながら設定する形が理想的です。社員からの意見をすべて取り入れることは難しくても、情報を共有しながら最終目標を決めることで、社員の精神的な負担を軽減することができるでしょう。

3-2．KGIの細分化をする

KGIの設定ができたら、次はKGIを細分化します。KGIを細分化する際にはKSF（重要成功要因）が必要です。

たとえば、「年間の売り上げを〇億円アップさせる」というKGIを設定する場合、「顧客単価を上げる」「顧客数を増加させる」などのKSFが挙げられるでしょう。

3-3．KSFからKPIを設定する

KSFがピックアップできたら、KPIを設定します。先ほどの例の場合であれば、「顧客単価を上げる」は具体的な顧客単価の金額、「顧客数を増加させる」はどれだけの人数の顧客を増加させるかといった設定ができるでしょう。

できるだけ具体的に数値化することが大切です。

関連記事:KPIを数値化できない？問題点や対処方法をわかりやすく解説

3-4．KPIツリーを作成する

KPIを細分化し、達成すべきための行動を明確化するには、KPIツリーが有効です。KPIツリーのイメージとしては、KGIから各KPIが枝分かれしており、さらに各KPIにKSFが連なっているといったものです。

KPIツリーがあることで、目標を達成するには何をすべきなのかが一目でわかるようになります。

関連記事:KPIツリーとは？作成方法や作成上の注意点を詳しく解説

4. KPIを設定するときのポイント

KPIはやみくもに設定するのではなく、いくつかのポイントを意識しながら設定をすることをおすすめします。ポイントを押さえたKPIの設定により、より効果的にKPIを機能させることができるでしょう。

4-1. SMARTを意識する

KPIを設定する際は「SMART」を意識しましょう。これは、以下のそれぞれの頭文字から成るものです。

SMARTを意識すると、自然とKPIも明確になり、社員も主体的に取り組むことができるようになります。

目標が達成できた場合、あるいは達成できなかった場合は、放置することなく、なぜ達成できたのか、できなかったのかを振り返り、また新たなKPI設定へと活かしましょう。

5. 適切なKPI設定で組織の課題を解決しよう

適切にKPI設定を行うことは、着実に事業目標の達成へと近づけるではなく、社員の日々の業務のしやすさ、モチベーションの向上にも役立ちます。ただし、あくまでもそれは定説なKPIを設定した場合であり、理想だけでは「絵に描いた餅」になりかねません。

客観的なデータをもとに、なおかつ社員からの意見も取り入れながら、適切なKPI設定で組織の課題解決を目指しましょう。

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