KPIマネジメントとは？必要性やマネジメントのコツを解説

KPIマネジメントは、ビジネスの最終目標を達成する前に必要となる中間目標の設定や進捗の管理を行う手法です。進捗がどのような状況であるか、何を見直すべきなのかをマネジメントすることにより、中間目標だけではなく、最終目標の達成にも近づきます。

今回はKPIマネジメントの必要性やメリット、実施するコツについて解説していきます。

1. KPIマネジメントとは？

KPIマネジメントとは、ビジネスを行ううえで必要不可欠な手法のひとつです。

そもそもKPIとは、組織が設定した最終的な目標を達成するための中間目標のことです。このKPIを利用してビジネスにおける最終目標を達成するまでの進捗状況をきちんと管理する手法がKPIマネジメントになります。

KPIは設定しておしまいではなく、実施している途中できちんと計画どおりに進められているかを確かめ、問題があれば適宜改善を行います。

KPIマネジメントでは、進捗状況を把握し、無事に達成できるように対策を行うことになります。

なお、KPIマネジメントを実行する際は、以下の2つの要素について知っておく必要があります。

1-1. KGI

KGIは、ビジネスにおける最終目標を指標化したものです。日本語では「重要目標達成指標」と呼び、組織が達成すべき最終的な定量目標（＝数値目標）を意味します。

具体的なKGIの例としては、「2023年度の目標利益（経常利益）8,000万円を達成する」などです。

複数のKPIを設定し、一つひとつを達成していくことでKGIの達成を目指します。

1-2. CSF

CSFとは「Critical Success Factor」の頭文字を組み合わせた言葉で、「重要成功要因」という意味です。CSFはKGIを達成するために必要不可欠なものを具体的に表したものであり、CSFを数字に置き換えたのがKPIです。

流れとしては、まずKGIを決めてから、達成に不可欠なCSFを設定します。KPIは、CSFごとに数字に当てはめて設定します。

2. KPIマネジメントの必要性

KPIマネジメントは主に以下の3つの理由から、ビジネスにおいて必要不可欠な手法とされています。

2-1. ビジネス環境が目まぐるしく変化しているため

ITをはじめとした科学技術が目覚ましく発展した今日では、多くの業界が成熟してきていて、爆発的な市場の拡大が望めません。

そのため、多くの企業が限りある市場のパイを得ようと奪い合いが加速化しています。

さらに消費者のニーズも多様化してきていて、今まで通用していたビジネス手法や商品、サービスだけでは勝ち残ることが難しくなっています。

こうした昨今の激しいビジネス競争を制するためには、今まで当たり前とされてきたやり方を真似るだけではなく、市場の新しいニーズを発見し、それに対して的確なアプローチを行う必要があります。

KPIマネジメントを実行して最終目標の達成に必要不可欠となるものを具体化することができれば、効率的にビジネスを進めていくことができます。

2-2. 生産性の向上が急務になっているため

日本を含む多くの国で少子高齢化が問題視されて久しい今日において、生産性向上は多くの企業にとって急務です。

こうした限られた労働力の中で企業がビジネスの目標を達成するためには、生産性向上に力を入れる必要があります。

具体的にはワークフローを見えるようにして、どの場所にどれだけの労働力を投入すべきかを考えることが求められます。

KPIマネジメントを実施することにより、KPIを達成するにはどれくらいの労働力が必要か、労働力に過不足が生じているかなどを把握できるようになります。

2-3. 組織で働く人材が多様化してきているため

最近ではライフスタイルに対する考え方の変化や働き方改革、グローバル市場の拡大などの影響で、企業で働く人材が多様化してきています。

人材の多様化は目まぐるしく変化する市場に対応するうえでは有効ですが、企業内で従業員同士の足並みが揃いにくくなるという問題が生じます。

そこでKPIマネジメントを実施して、企業が目指すべき方向を明確に提示すれば、働き方や人材が多様化していても、従業員が足並みを揃えやすくなります。

3. KPIマネジメントを実施するメリット

KPIマネジメントの実施には以下のようなメリットがあります。

3-1. 目標とする指標が明確化される

仕事における目標があいまいのままだと、どの方向性で業務を進めるべきかわからず、仕事に対するモチベーションの低下を招きかねません。

従業員のモチベーション低下は、企業における生産性低下につながります。

KPIを設定してマネジメントしていくことで、従業員一人ひとりが自分にとっての目標を把握することができます。

また、目標の達成状況も可視化されるので、モチベーションもアップしやすいです。

3-2. 統一的な評価基準を定められる

KPIは定量的に把握できるように、指標を数値で決めます。従業員の成果については、明確な基準として数字で表されます。

統一的な評価基準が設けられることで、公正な評価がしやすくなる点がメリットです。また、評価される従業員の納得にもつながります。

とはいえ、統一的な評価基準を用意するだけでは公平な人事評価はおこなえません。誰が誰を評価するか、評価対象期間はいつにするか、どのような条件がそろったら昇格させるかなど、評価基準以外にも様々な要件を決めて運用することで人事評価が成り立っています。しかし現状整った人事評価制度がなく、適切な人事評価がおこなえていないことに課題を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

当サイトでは、人事評価制度の導入プロセスが知りたい方向けへ「人事評価の手引き」を無料でお配りしています。この手引きでは、導入プロセスだけでなく実際に人事評価をおこなう手順や注意点もまとめています。ぜひ、こちらからダウンロードして、導入から運用まで具体的なイメージを立てるのにお役立てください。

3-3. 企業・個人のモチベーションをアップさせることができる

KPIという具体的な指標で示すことで、企業として何をやらなければならないかが明確化されます。

従業員個人にとっても自分たちが目指す目標がはっきり決まり、途中経過もきちんと可視化されれば、仕事に取り組みやすくなります。

3-4. PDCAサイクルを効率的に回すことができる

KPIはあくまでも中間目標であり、定期的にKPIを測定して現状把握していくことで、適宜修正をしつつ最終目標まで進めることができます。

KPIが達成できていないということは、最終目標もまだ達成できていないということになります。

KPI達成はビジネス上の最終目標達成に不可欠です。PDCAサイクルを回し目標設定をし続けるためにも、KPIはなくてはなりません。

4. KPIマネジメントを実施するときのコツ

KPIマネジメントを実施する前にいくつかのコツを知っておくと、KPIの達成がしやすくなります。

4-1. KPIが従業員に与える影響を考えておく

KPIの設定はときとして従業員に悪影響を及ぼすこともあります。

保険会社であれば売上高を重視したKPIを決めることで、従業員が顧客の希望を無視した商品だけを提案するようになります。

顧客離れを引き起こしたり、最終目標から遠ざかったりすることがないように、KPIの従業員への影響を考える必要があります。

4-2. 実施後も適宜見直しを行う

KPIは設定して終わりではなく、適宜見直しをしておかないと、ビジネス環境の変化に対応できず、現場を混乱させることになります。

ビジネス環境をリサーチして、適宜KPIを修正できるようにしましょう。

4-3. 達成できなかった場合の対応を決めておく

場合によっては、KPIが予定どおりに進まないこともあります。

実施する前に「KPI10％以上下回った場合は対応策を講じる」など条件を設定し、すぐにでも対応できるようにすることが望ましいです。

5. 従業員への影響などを考慮しながら効果的なKPIマネジメントを行おう

目まぐるしく変わるビジネス環境の変化に対応していくためには、KPIマネジメントは必要不可欠です。

実施するコツを踏まえたうえでKPIマネジメントを行うことにより、従業員のモチベーションを高め、最終目標に近づくことができます。

従業員への影響や実施後の変化などを考慮しつつ、KPIマネジメントを実施していきましょう。