雇用契約書は、雇用する側と労働者間とで雇用に関する合意を証明する書類です。他の人事関連の契約書と同様、雇用契約書においても保管期限が定められており、従来から紙で保管されることが一般的となっていました。
しかし、近年、紙で契約書を保管することに対してさまざまなリスクが懸念されていることから、契約書を電子化した管理に注目が集まっています。
今回は、雇用契約書の法律上の保管期間、電子化する方法やメリット、注意点について解説していきます。
目次
1. 雇用契約書の法律上の保管期間
雇用契約書の法的な保管期限はどのように決められているのでしょうか。雇用契約書の保管期限については、労働基準法109条に以下のように定められています。
“使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。”（労働基準法109条）
この条文に倣うと、雇用契約書に関しても、3年間の保管が必要です。
1-1. 雇用契約書の保管方法
では、雇用契約書の管理を行うにあたって、どのような保管方法があるのでしょうか。
一般的な管理方法に挙げられるのは、契約書類を紙面に印刷し、台帳を作って管理、その後保管期限を待って破棄するという方法でしょう。
しかし、従来から行われているこの管理方法では、期限を過ぎたまま契約書を保管したままにしているケースも多く、結果として情報漏洩や保管スペースの問題、書類の管理に関する人件費など、さまざまなリスクがつきまといます。
そこで、このようなリスクを回避しながらも、紙の雇用契約書と同等の効力を持つ、電子化された雇用契約書の利用が注目されているのです。
2. 雇用契約書を電子化して管理するメリット
雇用契約書を電子化して管理するメリットには、次の4つが挙げられます。
2-1. 人材採用がスピーディーになる
雇用契約書を電子化することで、人材の募集から雇用契約の締結までの一連の流れをスピーディーに進められます。
そのため、優秀な人材をいち早く採用したい、という採用担当者の狙いにも合致したものとなります。
2-2. 契約更新時の業務効率がアップする
従業員の契約更新をする場合にも、電子化された雇用契約書を利用することで、効率アップが期待できます。
従来の紙書類で行っていた印刷・押印作業の手間、また、電子化による作業簡略化によるミスも削減できます。
2-3. 書類のコスト削減が可能となる
紙書類で保管する場合、印刷代や用紙代、場合によっては郵送料などのコストも必要になります。また、保管する書類が多くなればなるほど、書類保管に要するスペース代もかかってくるでしょう。
しかし、電子化して管理することにより、ここで挙げたコストに関してはすべて不要になります。
2-4. リモートワークが推進しやすくなる
書類の電子化をはかることで、従来必要とされた書類の押印作業が不要となり、リモートワークを推進しやすくなります。
また、リモートワークを推進することで、全国各地からさまざまな人材を集めることが可能となり、結果的に優秀な人材と出会えるチャンスも広がります。
3. 雇用契約書を電子化する方法
雇用契約書の電子化には、電子契約サービスを利用するのが一般的です。
ここでは、電子契約サービスの利用について紹介します。
3-1. 電子契約サービスの利用
電子契約サービスとは、紙の契約書の代わりに、Web上で電子ファイルを利用して押印・署名を行い契約ができるサービスです。
クラウド型の電子契約サービスであれば、取引先がサービスのアカウントを持っていない場合でも、契約の締結が行なえます。
また、従来の紙の契約書では、郵送で処理することが多く、契約の締結までに数日を要するのが一般的でしたが、電子契約サービスを利用することにより、数時間で処理が完了します。
4. 雇用契約書を電子化する際の注意点
電子契約サービスを利用して、雇用契約書を電子化する際には、以下5つの点に注意するとよいでしょう。
4-1. 契約書のどの段階までを電子化するかを決める
契約書の電子化を行う場合、契約書のどの段階までを電子化するのかを検討した上で、サービスの導入を検討するとよいでしょう。
電子化する目的やどの範囲まで電子化を行うかを明確にして、サービスを導入すると、自社の目的に合った電子契約サービスを選択できます。
4-2. どのレベルの電子契約サービスを利用するかを考える
自社で導入する電子契約サービスに対し、どのレベルまでの機能を求めるのか、あらかじめ決めておくのがおすすめです。
電子契約サービスの中には、契約書の作成だけでなく、タスク管理やシステム連携などの機能、契約書のスキャン機能を備えているものもあります。電子契約サービスを選ぶ際には、必要なサービスが過不足なく提供されているものを選ぶようにするとよいでしょう。
4-3. サービスの本人確認方法を検討する
電子契約書で利用する本人確認の方法には、電子サインや電子証明書があります。
電子サインと比較し、電子証明書のほうがより本人性の担保に有効という特徴があります。自社の認証ルールと照らし合わせた上で、最適な方法を選択するようにしましょう。
4-4. 入社する人への周知方法を検討する
雇用契約書の電子化については、入社してくる人に対しても、あらかじめ周知しておくのがよいでしょう。サービスの仕組みや操作のマニュアルなどを事前に用意しておくと、ITに苦手意識がある人でも、サービスを最大限に活用できるでしょう。
4-5. 社内での電子契約に対する理解を深める
今いる従業員に対しても、電子契約サービスを利用した雇用契約書とすることで、業務効率の向上をはかれます。電子契約サービスについての理解を深めるため、積極的にサービスの利用方法に関する研修や説明会を開催してみるのもよいでしょう。
5. 雇用契約書の保管ルールを守り、適切な管理を
今回は、雇用契約書の保管期限のほか、電子化して契約書を管理する方法、そのメリットや注意点などを中心に紹介しました。
雇用契約書の保管期限は、法律上3年となっており、この期間については適切な管理を行う必要があります。従来は紙の書類で管理を行うのが一般的でしたが、近年は管理上のリスク回避から、電子化しての保管に注目が集まってきました。
雇用契約書を電子化して管理するためには、電子契約サービスの利用がおすすめです。
電子契約サービスを利用することで、契約時の業務効率向上や書類作成にかかるコスト削減、リモートワークへのハードル低下など、さまざまなメリットが見込めます。
なお、電子契約サービスを導入する際には、自社の目的と照らし合わせた上で、最適なサービスを選択するとよいでしょう。
