雇用契約書と労働条件通知書の違いについて電子化の可否もあわせて徹底解説

企業が従業員を雇用するときに作成する書類には雇用契約書と労働条件通知書の2つがあります。この2つは似ていますが、違いを明確に理解しておかなければ、トラブルにつながる可能性があります。

雇用契約書と労働条件通知書の違いについて、またトラブルを未然に防ぐためにできること、それぞれの書類の発行方法などについて解説します。

1. 雇用契約書と労働条件通知書の違い

はじめに、雇用契約書と労働条件通知書の違いについて解説します。

労働条件に合意してもらうための書類、労働条件を提示するための書類としてこの2つには明確な違いがあるので注意しましょう。

1-1. 雇用契約書は合意のための書類

企業が提示した労働条件に労働者が合意するために必要なのが雇用契約書です。労働条件通知書と同じ内容であることが多く、書類には労働をする期間、賃金、場所などが記載されており、署名欄が設けられていることがほとんどです。

雇用契約書は企業だけでなく雇用者もいつでも確認できるようにしておく必要があり、2部発行するのが基本です。

関連記事：雇用契約書が持つ法的効力とは？労働条件通知書との違いを詳しく紹介

1-2. 労働条件通知書は提示のための書類

労働基準法では、企業は労働者に対して労働条件を明示することが義務付けられています。そのために必要なのが労働条件通知書です。

労働条件通知書には必ず記載しなければならない事項があることに加え、雇用契約書とは違い労働条件通知書は必ず発行しなければなりません。

労働条件通知書は正社員を雇用する際だけでなく、パートタイムや派遣で雇用する際にも必要です。

関連記事：労働条件通知書とは？雇用契約書との違いやそれぞれの役目と必要な理由を解説

1-3. 雇用契約書と労働条件通知書がないのは違法？

雇用契約を結ぶ際に、雇用契約書を書面で交付しなくても違法にはあたりませんが、労働条件通知書を交付しないのは違法にあたります。

雇用契約は口頭でも成立するとされており、雇用契約書がないことに法律上問題はありません。ただし、後々労使間で雇用契約に関してトラブルが発生した場合に、証拠となる契約書がないと、企業側は不利になる可能性もあります。できる限り作成しておくようにしましょう。

一方で労働条件通知書がない場合は違法となります。

雇用主は労働者に対して、労働条件を明示する義務があり、労働条件通知書を必ず作成しなければなりません。

2019年4月より、雇用契約書だけでなく労働条件通知書も電子化が解禁されました。

一定の条件を満たした場合、労働条件通知書を電子メールなどで送ることができるため、書類準備などにかかる時間を軽減することができるようになりました。

少なくとも労働条件通知書は確実に作成して交付し、労働者が見られる状態にしましょう。

2. トラブルの無い雇用契約を結ぶためには

労働条件通知書を発行するのは義務ですが、雇用契約書は法的には発行を義務付けられていません。しかし、労働者とのトラブルを回避するためには雇用契約の書類についてきちんと対策をしておく必要があります。

雇用契約書の取り扱いについて見てみましょう。

2-1. 雇用契約書を発行する

雇用契約書は法律上では発行の義務はありません。しかし、万が一労働上で労働者が条件に疑問を感じた場合、すぐに労働条件を確認できる状況になければトラブルに発展する可能性があります。

労働条件通知書の内容に問題があると訴えられた場合、雇用契約書を発行していなかった企業側が不利な立場になります。

労働条件通知書を発行しただけで終わらず、労働者とのトラブルを防ぐ意味でも雇用契約書を発行しておくことをおすすめします。

2-2. 労働条件通知書と雇用契約書を兼用する

労働条件通知書と雇用契約書は内容にほとんど違いはありません。

労働条件通知書を雇用契約書として兼用することも可能です。その場合、書類の名称を労働条件通知書兼雇用契約書とするケースが多いです。

労働条件通知書と雇用契約書を分けて発行することで量が膨大になってしまう場合は、2つの書類を兼用することで、工数を削減することが可能です。

2-3. 労働条件を変更する際は問題を確認

企業の業務内容によっては労働条件が変動する可能性もあります。その場合は労働条件通知書、及び雇用契約書で提示した労働条件と矛盾しないか、問題はないかを確認してみましょう。

必要であればその都度内容を修正、変更、追加し、企業側だけでなく労働者もいつでも確認できるよう雇用契約書を新たに発行しましょう。
このように、労働者とのトラブルを防ぐためには雇用契約に関する書類についてきちんと確認しておく必要があります。当サイトでは、労働条件通知書に記載すべきことや、雇用契約の基本ルールをまとめたマニュアルを無料でお配りしています。雇用契約に関するトラブルを避けたい方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

3. 労働条件通知書の発行方法・記載内容

労働条件通知書の発行方法と記載内容について解説します。労働条件通知書は発行さえしておけばいいものではなく、法律で定められたルールを守らなければなりません。

また、一から作成する際に便利なテンプレートを利用するのもおすすめです。

関連記事：雇用契約書の書き方とは？明示しておくべき事項を詳しく紹介

3-1. 必須事項と相対的な記載事項を確認

労働条件通知書は発行が義務付けられており、記載事項についても明確な決まりがあります。

具体的には、以下の事項は必ず記載しなければなりません。

パートタイム契約の場合、上記に加えて昇給の有無や退職手当の有無、賞与の有無、さらに短時間や有期雇用の際の相談窓口の記載も必須です。

一方、記載の義務はないものの労働者とのトラブルを避けるために記載しておきたいのが相対的明示事項です。

相対的明示事項としては、以下の項目が挙げられます。

なお、労働条件通知書の書式は法律では定められていません。

必須事項を記載していればどんな形式であっても問題ありません。

3-2. 労働条件通知書のテンプレートを活用する

労働条件通知書には記載しなければならない事項が数多くあり、漏れがあると労働者との間でトラブルになる可能性があるだけでなく違法行為とみなされる可能性もあります。

一から労働条件通知書を作成するには手間も時間もかかってしまうため、厚生労働省が公開している、労働条件通知書のテンプレートを利用するのがおすすめです。必須事項がすべて記載されているため、あとは各企業ごとの条件を記入していけば簡単に労働条件通知書を作成できます。厚生労働省の労働条件通知書のテンプレートは以下のリンクからダウンロードすることができます。

参照：様式集｜厚生労働省

労働者の雇用形態によって、用いる様式が異なるため、必要な様式をダウンロードしてご活用ください。

必須事項さえが記載されていれば、独自にカスタマイズして労働条件通知書を作成することも可能です。

4. 労働条件通知書を電子化対応させるには

労働条件通知書は従来まで紙媒体で交付することが義務付けられていました。

しかし、2019年4月から電子媒体での交付も認められています。

労働条件通知書を電子化するには下記の条件を満たす必要があるため、注意してください。

関連記事：労働条件通知書を電子化するメリットと具体的な手順を解説

4-1. 労働者の同意が必要

労働条件通知書の電子化は、雇用契約を結ぶ労働者の同意が必要です。

インターネット環境がない、FAXがないなどの理由で電子化された労働条件通知書を受け取れない労働者もいます。企業が決めたルールだからといって、労働者の環境を顧みずに電子化された労働条件通知書だけを交付しないよう注意しましょう。

労働者の同意なしに電子化した労働条件通知書を交付した場合は違法行為とみなされ、最大で30万円以下の罰金が科せられます。

4-2. 書類を出力できるようにしておく

労働者の同意があれば労働条件通知書の電子化は可能です。スマホやパソコンで気軽にデータを受け取れるため、労働者の同意は得やすいでしょう。

一方で、上記のように電子化されたデータを受け取れない環境にある労働者も存在します。書類は紙媒体でも作成できるようにしておき、労働者に渡せるようにしましょう。

4-3. 労働者本人以外に閲覧できない方法で交付する

雇用契約書や労働条件通知書はチャットツールなどを含む電子メールで送ることができますが、送るときに第3者が閲覧できない状態で送らなければなりません。

グループチャットで送信したり、誰でも閲覧できるSNSの場で送るのは好ましくないので、注意しましょう。

5. 労働条件通知書と雇用契約書の違いを明確に把握しよう

労働条件通知書と雇用契約書の違いについて解説しました。両者は内容にほとんど違いがないため、混同されやすいです。ただし、労働条件通知書には交付の義務があり、雇用契約書は労働者とのトラブルを避けるために必要です。

企業が提示している労働条件を労働者がいつでも確認でき、安心して労働に従事できる環境を作っておくのが望ましいでしょう。

雇用契約書と労働条件通知書は兼用したり電子化したりすることも可能ですので、企業のニーズに応じて適切に判断しましょう。