コロナ禍をきっかけとして、テレワークやリモートワークを導入する企業が増えています。人事部門の採用活動も新型コロナの影響を受け、リモート環境での雇用契約や、Web会議システムを使用した「オンライン入社」を導入する企業が増えてきました。
2018年9月7日に「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律の施行に伴う厚生労働省関係省令の整備等に関する省令」が公布され、労働条件通知書の書面交付義務が緩和されたことも、採用活動のオンライン化を後押ししています。
雇用契約書や労働条件通知書を電子化するメリットはなんでしょうか。企業の人事担当者向けにわかりやすく解説します。
雇用契約書と労働条件通知書との違い
採用活動において、雇用契約書と労働条件通知書を混同している例がしばしば見られます。雇用契約書と労働条件通知書は異なる書類であり、法律上の定義も違います。
また、2018年9月7日に書面交付義務が緩和されたのは「労働条件通知書」であり、雇用契約書ではありません。
そもそも雇用契約書は書面交付義務がなく、電子ファイルで提供することも可能です。ここでは、雇用契約書と労働条件通知書の違いを簡単に説明します。
雇用契約書
雇用契約書とは、民法第623条に基づき、雇用者と労働者の間で取り交わす契約書です。
民法第623条では、雇用契約について、「雇用は、当事者の一方が相手方に対して労働に従事することを約し、相手方がこれに対してその報酬を与えることを約することによって、その効力を生ずる」と定めています。
民法には「契約自由の原則」があり、雇用契約書の交付は義務化されていませんが、労働者とのトラブルを避けるため雇用契約書を取り交わすのが一般的です。
また、労働契約法第4条により、雇用契約書は「できる限り書面により確認するもの」と定められていますが、電子ファイルなどでの交付が認められています。
労働条件通知書
一方、労働条件通知書は、賃金や雇用形態、契約期間などの労働条件について定めたもので、労働基準法第15条により、労働者へ交付することが義務付けられています。
これまで、雇用契約書は自由な形式で交付できましたが、労働条件通知書は書面での交付が義務付けられていました。
しかし、法改正後の労働基準法施行規則では、①労働者の同意があること、②労働者を本人を対象とした手段で送信すること（電子メールなど）、③プリントアウト可能な状態にすることの電子化3要件を満たせば、労働条件通知書を電子ファイルで提供しても良いことになりました。
雇用契約と労働契約の違い
雇用契約と似ている言葉として労働契約という言葉もあります。この2つの違いは定義している法律の違いになります。雇用契約は民法で定義されている言葉、労働契約は労働契約法で定義されている言葉という違いで、意味に関してはほぼ同義として捉えて問題ないでしょう。
雇用契約書を電子化することによるメリット・デメリット
新型コロナウイルスの感染拡大により、人事部門のテレワークを容認し、なるべく出社せずに採用活動を行う企業が増えています。
雇用契約書や労働条件通知書は、必ずしも書面で提供する必要はありません。電子契約サービスで署名を行い、PDFなどの電子ファイルで労働者に提供することが可能です。ここでは、雇用契約書を電子化するメリットやデメリットを解説します。
メリット
雇用契約書を電子化するメリットは4つあります。
・リモートワーク環境でもオンライン対応可
・契約書管理の効率化
・印刷代や郵送費などのコスト削減
・本人確認書類の回収率UP
リモートワーク環境でも雇用契約を締結できるだけでなく、契約書管理の効率化やコスト削減、本人確認書類の回収率を高めるといったメリットがあります。
①リモートワーク環境でもオンライン対応可
これまで、雇用契約を結ぶときは入社時に雇用契約書を交付するのが一般的でした。
人事担当者と労働者の両名が出社する必要があるため、リモートワーク導入の妨げとなっていました。しかし、雇用契約書を電子化すれば、オンラインでの対応が可能です。
そのため、「オンライン入社」の導入に合わせ、雇用契約書の電子化に取り組む企業が増えています。
②契約書管理の効率化
雇用契約書を電子ファイルで管理することで、契約書管理を効率化できます。電子契約サービスを導入すれば、電子契約書をデータベースに登録し、一元管理することが可能です。
また、従業員ごとに契約日や契約ステータスを管理できるため、契約更新業務も効率化できます。
③印刷代や郵送費などのコスト削減
雇用契約書を電子化すれば、契約書の印刷・郵送が不要になるため、印刷代や郵送費などのコストを削減できます。とくに従業員が多い企業の場合、印紙代や郵送費が意外に大きな出費となるケースが少なくありません。
また、雇用契約書を書面で保管する必要がないため、書類を入れるキャビネットなどのオフィス用品の購入費用も削減できます。
④本人確認書類の回収率UP
雇用契約の際、本人確認書類の提出を求める場合も、手続きをオンライン化すると便利です。
電子契約サービスを導入すれば、本人確認書類の返送がより手軽になるため、本人確認書類の回収率を高め、対応漏れを減らせます。
デメリット（注意点）
一方、雇用契約書の電子化にはメリットだけでなくデメリットもあります。メリットとデメリットを比較し、自社に合った手段かどうか事前に検討しましょう。雇用契約書の電子化のデメリットは次の2点です。
・相手に理解してもらうための説明コスト
・操作ミスのリスク
それぞれ注意すべきポイントや、デメリットを解消するための対策を紹介します。
①相手に理解してもらうための説明コスト
電子契約は近年普及した契約方法であり、電子契約に不慣れな従業員も少なからず存在します。
雇用契約書を書面から電子媒体に切り替える場合は、自社の従業員や将来の入社希望者に対し、あらかじめ丁寧に説明を行う必要があります。
②操作ミスのリスク
スマホの誤タップなどにより、誤って契約に同意した場合の対応方法を考えておくことも大切です。
電子契約法により、契約当事者の錯誤による契約無効が認められるのは、B2Cの電子消費者契約に限られます。契約解除には所定の手続きが必要なため、操作ミスが起きにくい電子契約サービスを選ぶといった工夫が必要です。
雇用契約を電子化する方法・手順
実際に雇用契約を電子化する方法ですが、電子契約サービスを導入するのがおすすめです。電子契約サービスを利用すれば雇用契約書の電子化はもちろん、契約の締結からその後の保管まで全て行うことができます。特にクラウド型の電子契約は主流になってきており、クラウドサービスは基本的に導入から実際に利用するまでの手順も簡単なので導入を検討することをおすすめします。
電子帳簿保存法のへの対応準備
た契約書に限らず、その他の書類を電子化して保管する際には電子帳簿保存法をしっかり理解しておく必要があります。電子帳簿保存法とは国税書類の電子保存についてまとめられた法律で、電子保管する際の条件なども定義されています。そのためシステムを選ぶ際にも電子帳簿保存法に対応したシステムを選んでおくと良いでしょう。
導入事例
それでは、実際に雇用契約書の電子化を行った、人材派遣業の事例を見てみましょう。
こちらの事例では、紙の雇用契約書を郵送して交付していました。しかし、郵送には最短で1時間かかり、書類に不備があった場合はさらにタイムロスが発生していました。
また、契約書が届いたか電話確認を都度行う必要があり、進捗管理に無駄が生じていました。雇用契約書を電子化した結果、最短20分で契約締結できるようになり、派遣社員の稼働率が向上しました。
また、電子契約サービス上で雇用契約書を添付したメールの開封状況などを確認できるため、進捗管理も効率化できました。
電子契約サービスで契約業務の工数削減を実現
2018年9月7日に「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律の施行に伴う厚生労働省関係省令の整備等に関する省令」が公布されたことで、雇用契約書だけでなく、労働条件通知書の電子化が可能になりました。
テレワークやリモートワークが常態化する今、出社せずに採用活動を行うためには、雇用契約書や労働条件通知書の電子化が欠かせません。電子契約サービスを導入し、契約時間の短縮や、契約業務の工数削減を実現しましょう。
また、このような人事労務書類を電子化するにあたっては、様々な法律に対応しなければいけません。
