変形労働時間制とは?1ヶ月単位の変形労働時間制をわかりやすく解説 |HR NOTE

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変形労働時間制とは?1ヶ月単位の変形労働時間制をわかりやすく解説

変形労働時間制はさまざまなメリットがある制度ですが、当然ながらデメリットもあります。また、正しい運用方法を理解をしていない場合、残業時間の考え方を間違えてしまい、残業代の支給額が誤ったものになってしまう可能性があるため注意が必要です。

そこで本記事では変形労働時間制や1ヶ月単位の変形労働時間制について、具体的な採用事例を交えて解説します。

変形労働時間制の運用でお悩みの方へ

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1.変形労働時間制とは?

変形労働時間制とは、月や週などによって繁忙期や閑散期があるような場合に月単位や年単位で労働時間を調整し、時間外労働としての取り扱いを不要とするための労働時間制度です。
通常、労働時間には法定労働時間(1日8時間、1週間40時間)が定められており、法定労働時間を超えた場合は時間外労働(残業)となります。
一方、変形労働時間制では限られた期間の間で労働時間の調整ができていれば時間外労働にはなりません。

2. 1ヶ月単位の変形労働時間制とは

オフィスで働く人の様子1ヶ月単位の変形労働時間制とは、1週間あたりの労働時間が40時間を超えなければ、労働時間が特定の日に8時間、特定の週に40時間を超えても残業とはみなされないという制度のことです。

たとえば、1週目と4週目の週あたりの労働時間が45時間だった場合、1日あたりの労働時間は平均すると9時間になります。通常であれば残業代が支払われますが、2週目と3週目の週あたりの労働時間を30時間にすることで、平均すると1ヶ月の労働時間が週あたり40時間にでき、1ヶ月単位で考えると残業はしていないことになります。これが変形労働時間制の考え方です。イメージとしては1ヶ月を大きな1日として考えると良いでしょう。

関連記事:変形労働時間制とフレックスタイム制の違いについて徹底解説

2-1. 1ヶ月単位の変形労働時間制における残業の考え方

1ヶ月単位の変形労働時間制は、残業とはみなされなくても残業をカウントしていないわけではありません。1日あたりの場合で考えると、所定労働時間の8時間を超えた場合はその日が残業となります。しかし、所定労働時間が8時間の会社ばかりではありません。所定労働時間が9時間というように法定労働時間の8時間を超えている場合に関しては、その時間を超えた分が残業の扱いとなります。

逆に8時間より所定労働時間が少ない場合は、8時間を超えた時間が残業となります。1週あたりの考え方も同様で、所定労働時間が40時間を超える場合はその時間を超えた分が残業であり、40時間以下の場合は40時間を超えた時間が残業です。

そして1ヶ月月全体で法定労働時間の総枠をどれだけ超えたかをカウントし、それを残業時間として処理するのです。

関連記事:変形労働時間制における残業の扱いについて計算方法や注意点を解説

3. 1ヶ月単位の変形労働時間制が採用されやすいケース

採用事例を紹介

1ヶ月単位の変形労働時間制では、期間内で週40時間という原則を維持できるのであれば、1日の所定労働時間や1週間の労働時間を自由に分配することができます。

ここからは、1ヶ月単位の変形労働時間制が採用されやすいケースを2つ紹介します。

3-1.休日の調整が必要なケース

1ヶ月単位の変形労働時間制は、休日の調整が必要なケースに使用されることが少なくありません。具体的には、毎週2日の休日が配置できない場合などが挙げられます。

1日の所定労働時間が8時間で、週40時間の法定労働時間を遵守する場合は、毎週2日は休日を配置する必要があります。しかし、業務内容によっては毎週2日きちんと休日を配置できないことがあり、このような場合に1ヶ月単位の変形労働時間制を利用して休日を調整するのです。

たとえば、1日の所定労働時間が8時間の事業場の場合は、1ヶ月のうち休日を9日(2月は8日)確保できれば月の市平均週所定時間を40時間以内に収めることができます。
ある週では休日が1日しか確保できない場合でも、ほかの週に1日多く休日を配置することで、平均週所定労働時間を40時間に収められるというわけです。

また、1ヶ月単位の変形労働時間制は完全週休2日(年間休日104日)の確保が難しい飲食店などでも使用されることがあります。稼働日数を増やす分、所定労働時間を短くしてすることで週40時間の原則を維持するのです。

3-2.労働時間が長時間になるケース

1ヶ月単位の変形労働時間制は、長時間勤務を要する業種でも多く使用されています。具体的な採用事例としては、以下のような業種が挙げられます。

  • 宿泊業、飲食サービス業
  • 医療、福祉
  • 金融業、保険業
  • 電気・ガス・熱供給・水道業

1ヶ月単位の変形労働時間制は、月内での仕事量の差が大きい業種で非常に有効です。反対に、月単位で忙しい時期が決まっている業種が1ヶ月単位の変形労働時間制を採用してもあまり効果的ではありません。

なぜなら、忙しい月に労働時間を減らす週や日を作ることができないからです。そのため、月内で仕事量の差がある程度大きくある業種でないと、1ヶ月単位の変形労働時間制を効果的に活用することはできません。

4. 1ヶ月単位の変形労働時間制のメリット・デメリット

変形労働時間制のメリットとデメリット

4-1. 1ヶ月単位の変形労働時間制のメリット

1ヶ月単位の変形労働時間制を採用するとどのようなメリットがあるのでしょうか。これは会社側と従業員側で分けて考えることができます。

まず会社側のメリットは、繁閑に合わせて労働時間を調整することが可能なため、残業代を削減できるという点です。従業員にたくさん残業をさせるというのは、それだけ残業代が発生することを意味します。残業代を支払うのではなく、仕事がない時期は早く仕事を切り上げてもらおうという考え方です。

もちろん、それでも残業代を支払わなくてはいけない状況になることはあるでしょう。しかし、最初から仕事がないとわかっている時期に従業員を出社させて給料を支払うことは効率が良いとはいえません。忙しい時期のみ働いてもらい、それ以外の日は程よく休みを取得してもらうという方が、業務としては効率が良いと考えることができます。

次に従業員側のメリットは、メリハリのある働き方ができるという点です。忙しくない時期に自分のプライベートな予定などを入れやすくなるため、ワークライフバランスが取りやすくなります。忙しくなる時期がわかりづらいと、どうしても予定を入れづらいという事態が発生します。しかし、1ヶ月単位の変形労働時間制であればそのような心配はありません。忙しくない時期にプライベートを充実させ、忙しい時期にしっかりと働くという理想的な生活が可能になるのです。

4-2. 1ヶ月単位の変形労働時間制のデメリット

1ヶ月単位の変形労働時間制にはデメリットもあります。それは労働時間の管理です。

1ヶ月単位の変形労働時間制では、既定の労働時間で必ず勤務をするというわけではないため、労働時間の管理がかなり複雑になってしまうのです。人事部門に関しては労働時間の管理に手間がかかってしまい、結果として残業が増える事態に陥ることも考えられます。せっかく残業代を減らすための仕組みを導入しているのに、残業が増えてしまっては本末転倒です。

そのため、1ヶ月単位の変形労働時間制を導入する際は、使いやすい勤怠管理システムの導入を検討することをおすすめします。

関連記事:変形労働時間制を採用するデメリット・メリットをわかりやすく解説

5. 1ヶ月単位の変形労働時間制を導入する4つのステップ

導入する4つのステップここからは、1ヶ月単位の変形労働時間制を導入するための流れについて解説します。

5-1. 必要事項を決定する

1ヶ月単位の変形労働時間制を導入するためには、対象の労働者の範囲、対象期間と起算日、労働日と労働日の所定労働時間、労使協定の有効期間を決めなくてはいけません。

1.対象の労働者の範囲

対象となる労働者の範囲には制限はありません。全ての従業員を対象とすることも、一部の部署の従業員を対象とすることも可能です。ただし、その範囲は明確にしておく必要があります。

2.対象期間と起算日

対象期間と起算日は具体的に定めなければいけません。たとえば、毎月1日を起算日とし、1ヶ月を平均して1週間あたり40時間にするといったように、対象期間と起算日を決めます。

対象期間は1ヶ月以内であれば問題はないため、2週間や4週間といった単位でも可能です。期間を1ヶ月にする場合は、勤怠管理や残業時間の算出を考え、会社の勤怠の締め日に合わせて起算日を設定します。

3.労働日と労働日の所定労働時間

対象期間における所定労働日と、所定労働時間を定めます。所定労働時間は、対象期間を平均で1週40時間を超えないように定める必要があります。就業規則に明記する場合は、始業と就業の時間に加え、休憩時間も明確にしなければいけません。

なお、前もって労働日を特定することが難しく、シフト制などにより管理をおこないたい場合は、その旨を就業規則に明記します。シフトは必ず労働日よりも前に周知しましょう。

4.労使協定の有効期間

労使協定を定める場合は、労使協定そのものの有効期間を対象期間より長く設定する必要があります。1ヶ月単位の変形労働時間制を適切に運用するためには、労使協定の有効期間を3年以内程度にすることが望ましいでしょう。

5-2. 就業規則の変更

次に1ヶ月単位の変形労働時間制に対応した就業規則に変更します。就業規則を変更しておかないと、どの情報が本当に正しいのかわからなくなってしまうので注意してください。細かい箇所までチェックして、変えるべきところはないか確認をしましょう。

5-3. 就業規則を労働基準監督署へ届け出る

1ヶ月単位の変形労働時間制について定めた就業規則を元にして、管轄の労働基準監督署への届け出をおこなってください。届け出をする際は本紙と控の2部を作成しておきましょう。

関連記事:変形労働時間制を導入するために必要な届出について書き方や提出方法を紹介

5-4. 就業規則を従業員に周知する

最後に、就業規則が変更されたことを従業員に周知しましょう。どのような方法でも構いませんが、。制度が導入されていても従業員がその存在を知らなければ利用されないので、メールや掲示板などを使って大々的に周知をおこなうことが大切です。

このように変形労働時間制の導入には、大まかに4つのステップが存在します。本記事では1ヶ月単位の変形労働時間制をご紹介しましたが、変形労働時間制は、ほかにも1年単位、1週間単位で導入することも可能です。
形労働時間の導入を検討しているが、変形労働制の概要や制度導入までの詳しい手順がわからず、導入がスムーズにいくか不安な方もいらっしゃるのではないでしょうか。

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6. 1ヶ月単位の変形労働時間制における上限時間の計算方法

1ヶ月単位の平均労働時間制における上限時間は、平均して週40時間を超えないようにする必要があります。そのための計算式は次のとおりです。

対象期間の上限時間=40時間×(対象期間の暦日数÷7)

特例措置対象事業場の場合は、40時間ではなく44時間となります。
対象期間が1ヶ月の場合は次の早見表が利用できます。

週の法定労働時間

月の暦日数

28日

29日

30日

31日

40時間

160.0時間

165.7時間

171.4時間

177.1時間

44時間

176.0時間

182.2時間

188.5時間

194.8時間

参考:リーフレット 1か月単位の変形労働時間制|厚生労働省

なお、1年単位の変形労働時間制の場合は1日や1週間において定められる労働時間に上限がありますが、1ヶ月単位の変形労働時間制の場合は、1日や1週における労働時間に上限はありません。

7. 1ヶ月単位の変形労働時間制における残業代の計算方法

1ヶ月単位の平均労働時間制における残業代(割増賃金)の計算方法は次のとおりです。

  1. 1日においては、8時間を超える時間を定めた日はその時間を、それ以外の日は8時間を超えて労働した時間
  2. 1週間においては、40時間を超える時間を定めた週はその時間を、それ以外の週は40時間を超えて労働した時間(ただし、1で時間外労働となった時間は除く)
  3. 対象期間において、法定労働時間の総枠を超えて労働した時間(1または2で時間外労働となった時間は除く)

ポイントは、「日→週→対象期間(1ヶ月の場合は月)」で見ることです。この計算方法を誤ると、未払い残業代が発生する可能性があるため注意が必要です。

8. 1ヶ月単位の変形労働時間制の間違った運用例

1ヶ月単位の変形労働時間制は、事業者にとっても従業員にとってもメリットのある制度ですが、導入の際には間違った運用をしないよう注意が必要です。

以下では、1ヶ月単位の変形労働時間制の間違った運用の事例を紹介します。

8-1. 対象期間分のシフトを決定していない

変形労働時間制においては、いつまでにシフトを決定して、通知しなければならないといった決まりはないものの、遅くとも対象となる期間が始まるまでにはシフトの周知は必要です。労働日と労働日ごとの労働時間を決定し、各従業員に通知しましょう。

また、1ヶ月単位の変形労働時間制の場合は、1ヶ月分のシフトを決定する必要があります。シフトを組む時間がないからといって「とりあえず月の前半分だけ」といったシフトの運用はできません。

8-2. 決定したシフトを途中から変更する

1ヶ月単位の変形労働時間制においては、対象期間であるすべての労働日ごとに労働時間をあらかじめ具体的に定めておく必要があります。

原則として一度決定したシフト(労働日や労働日ごとの労働時間)を途中から変更することはできません。

8-3. 上限時間を超えて働いた分だけ残業代を支払う

先に紹介した「1ヶ月単位の変形労働時間制における上限時間の計算方法」に則って残業代の計算をしなかった場合、未払い残業代が発生するリスクが高くなります。対象期間を1ヶ月として、31日の月は177.1時間を超えて働いた時間数分だけ残業代を支払う方法で運用をしている企業は、効果効率で未払い残業代が発生しています。

2020年4月1日からは、未払い賃金の請求可能期間が2年から5年(当面の間いは3年)に延長されているため、3年分の未払いを請求された場合、事業者への影響は大きなものとなるでしょう。

9. 変形労働時間制で残業代を是正しよう

残業の見直し1ヶ月単位の変形労働時間制は残業代で悩んでいる会社にとって非常にメリットの大きい制度といえます。しかし、残業代を減らすためには、まずは業務の効率をあげることが大切です。1ヶ月単位の変形労働時間制を導入しても思ったような効果が得られないという場合は、他に原因があると考えて、業務において効率を高めることはできないかを考えてみましょう。

また、しばらく運用を続け、データを分析し、本当に残業代を減らすことができているのかを確認することも大切です。導入した制度については分析をしっかりとおこなって、その効果を確認しましょう。

関連記事:変形労働時間制とシフト制の違いをメリット・デメリットから紹介

関連記事:変形労働時間制でシフト変更は可能?注意点やポイントを解説

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