36協定届の記載内容とは?書き方や保管期間について解説 |HR NOTE

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36協定届の記載内容とは?書き方や保管期間について解説

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36協定届は、2021年の新様式変更により、記載すべき内容についても大きな変更がありました。今回は、36協定届に記載する内容について紹介するとともに、新様式で変更となった箇所や36協定届の書き方、36協定届の保存期間について説明します。

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1. 36協定届の内容

まずは、36協定届の概要や36協定届で記載する内容について確認していきましょう。

1-1. 36協定届とは何か

36協定届とは、労働基準法36条で定められた時間外労働や休日労働に関する届出を指します。
労働者に時間外労働や休日労働をさせるには、あらかじめ使用者側と労働者側とで36協定を締結、所轄の労働基準監督署長に届出をおこなう必要があります。

36協定を届け出るにあたって、提出の必要があるのは協定届であり、労使間で結んだ協定書を提出する義務はありません。

ただし、協定書と36協定届出書は兼ねることもでき、この場合は届出書に労使双方の署名または記名押印が必須となり、その協定書の写しを事業場に5年間保存しておく必要があります。

1-2. 36協定届に記載する内容

36協定届には、法定労働時間および法定休日を超えた労働をさせる場合に、時間外労働や休日労働の対象となる社員・業種・業務の内容・労働の限度時間などを決めた上で、記載します。
時間外労働や休日労働の対象となる社員が一人以上在籍する場合には、期間を問わず届出の対象となります。

2. 36協定を提出する際に必要な書類

36協定を提出する際に必要な書類は36協定書と36協定届です。労働基準監督署長に提出する書類は36協定届のみですが、36協定届を提出するには36協定書が必須となります。
36協定書と36協定届の違いは以下の通りです。

 

36協定書:労使間で合意したことを証明する書類
36協定届:労使間で合意していることを労働基準監督署長に届け出るための書類

36協定書と36協定届は兼用することも可能です。

 

 2-1. 36協定の新様式の用紙

36協定は2021年4月から新様式に変わりました。新様式のフォーマット(Word)は厚生労働省のホームページで公開されています。以下のURLからダウンロードすることができます。

  • 時間外労働・休日労働に関する協定届(一般条項)
    様式第9号
  • 時間外労働・休日労働に関する協定届(特別条項)
    様式第9号の2
  • 時間外労働・休日労働に関する協定届
    (適用猶予期間中における、適用猶予事業・業務。自動車運転者、建設業、医師等。)
    様式第9号の4
  • 時間外労働・休日労働に関する協定届
    (適用猶予期間中における、適用猶予事業・業務において、事業場外労働のみなし労働時間に係る協定の内容を36協定に付記して届出する場合)
    様式第9号の5

参照:時間外・休日労働に関する協定届(36協定届)|厚生労働省 東京労働局

3. 新様式での変更箇所

2021年4月から、36協定届は新様式に変更されました。
新様式に変更された理由には、「労働基準法施行規則の改正」と「時間外労働の上限規制」が挙げられます。
36協定の新様式での変更された点は、以下の4つです。

3-1. 押印・署名が不要となった

36協定の新様式では、政府のテレワーク推進や書類のデジタル化推進、また、新型コロナウイルスの感染拡大防止を背景に、押印や署名が不要になりました。

そのため、新様式で36協定届を届け出る際には、記名のみでの届出が認められています。(ただし、36協定届が36協定書を兼ねる場合は押印が必須)

3-2. 協定当事者の適格性チェックが必要になった

新様式では、協定の当事者が適正に選任された労働者の代表者であるかどうかを確認する事項として、協定当事者の適格性チェックを入れる項目が新設されました。

新様式を使用するときには、このチェックボックスにチェックを入れる必要があります。チェックが入っていない場合には、受理されず、再申請をしなければならなくなるため、注意しましょう。

3-3. 様式が2種類に変更された

かつての36協定届は、特別条項の有無にかかわらず兼用でひとつの様式のみが用意されていましたが、新様式では「一般条項」と「特別条項付き」の2種類の様式に変更されました。

様式が2種類に増えた背景には、2019年の働き方改革関連法の施行で、時間外労働の上限規制が設けられ、「特別条項付き」の様式に記載する項目が増えたことが挙げられます。

そのため、新様式では、「特別条項付きの36協定届」を提出するかどうかによって使用する様式を使い分ける必要があります。

3-4. 電子申請での本社一括届出が可能になった

以前より、36協定届の電子申請は可能でしたが、今回の新様式では、「e-Gov」を利用した電子申請の際、事業所別で代表者が異なる場合でも、本社からの一括届出が可能となりました。

そのため、事業所が複数ある企業でも、本社から一括して36協定の届出ができるようになっています。

4. 36協定の届出方法

36協定の届出先は事業所を管轄する各労働基準監督署長です。届出方法は大きく分けて3つあります。
以下ではそれぞれの方法について解説します。

4-1. 郵送で提出する

36協定は郵送で労働基準監督署に届け出ることができます。
郵送で提出する場合、封筒に36協定届の原本と控え(写し)、返送用の切手および返送先を記載した封筒、同封した内容物とその数量を記入した送付状を入れ、管轄の労働基準監督署に送付します。

窓口まで行かなくてもよいことは良い点ですが、到着までに一定の日数がかかることなどが懸念点です。

4-2. 窓口で提出する

労働基準監督署の窓口で提出することもできます。書類を作成して窓口に持っていくだけなので、事前の手続きや準備は不要です。しかし、管轄の労働基準監督署まで行かなくてはならない点と、平日の営業時間にしか提出できない点が懸念点です。

4-3. 電子申請する

e-Govから電子申請することができます。パソコンの画面上に表示した様式に必要事項を入力して送信することで、オフィスや事務所にいながら36協定届を提出することができます。24時間いつでも申請をすることができるのと、押印などの書類の準備が不要なので、業務を大幅に短縮できるのがメリットです。

5. 36協定届の記入例と書き方

2021年に新様式に変更となった36協定届は、「一般条項」と「特別条項付き」2種類の書類に記入をする必要があります。

ただし、「特別条項付き」については、時間外労働が臨時で上限を超えることがある場合、事前に作成しておかなければならない書類となります。

36協定届の「一般条項」と「特別条項付き」に主に記載する内容は、それぞれ次の通りです。

5-1. 一般条項に記載する内容

36協定の「一般条項」に記入すべき主な項目は、以下のとおりです。

記載項目 内容
労働保険番号と法人番号 労働保険番号:事業所が労働保険に加入した際に交付される番号法人番号:1法人につき1つ指定されている13桁の番号
事業の種類・名称・所在地 事業の種類:事業所の事業の種類名称:事業の名称(事業所ごとに記入)所在地:事業所の所在地を記入
協定の有効期間 36協定が有効となる期限
時間外労働の必要がある事由 時間外労働の必要がある具体的な理由
業務の種類、労働者数、労働時間 時間外労働の事由ごとに記入労働者数:18歳以上の労働者数労働時間:1日の労働時間
1日で法定・所定労働時間を超える時間 法定時間を超える時間外労働の時間と任意で所定労働時間を超える時間外労働の時間を記入(1日単位)
1ヶ月で法定・所定労働時間を超える時間 1年単位の変形労働時間制の場合42時間、それ以外では45時間以内で記入
1年で法定・所定労働時間を超える時間 1年単位の変形労働時間制の場合320時間、それ以外では360時間以内で記入
休日労働の事由・業務の種類・労働者数 休日労働の必要がある具体的な理由を記入労働者数:18歳以上の労働者数
時間に関するチェック 「時間外労働と法定休日の労働時間合計が月100時間を超えていない」「2~6ヶ月間の平均が80時間内」の2点についてチェックする
成立年月日と当事者 協定の成立年月日と労働者の代表(当事者)について記入

 

また、厚生労働省のホームページでは一般条項の記載例が公開されています。以下のURLからダウンロードして確認してみてください。

参考:36協定届の記載例|厚生労働省

5-2. 「特別条項付き」に記載する内容

36協定の「特別条項付き」に記入すべき主な項目は、以下のとおりです。

記載項目 内容
臨時で時間外労働する事由・業務の種類・労働者数 臨時で時間外労働する事由を具体的に記入(予見できない理由を記入)労働者数には18歳以上の労働者数
1日で法定・所定労働時間を超える時間 1日のうち法定・所定労働時間を超える時間を記入
1ヶ月で法定・所定労働時間を超える時間 1ヶ月で法定・所定労働時間を超える回数についても記入、回数は1年のうち6回以内で記入
1年で法定・所定労働時間を超える時間 1年のうち720時間以内で記入
健康や福祉に関する措置 健康や福祉に関する措置のうち、社内で実施するものを番号で記入

特別条項付きの36協定も厚生労働省のホームページで公開されています。以下のURLからダウンロードして確認してみてください。

参考:36協定届の記載例(特別条項)|厚生労働省

6. 36協定書の保存期間

労働基準法109条に基づき、「労働関係に関する重要な書類は3年間の保存が必要」です。36協定書についても、労働関係に関する重要な書類という位置づけになります。

そのため、作成した36協定書は5年間の保存をしなければなりません。間違って紛失したり破棄したりすることのないよう、適切に管理しましょう。

7. 新様式の36協定届の記載内容を理解して正しく申請をおこなおう

今回は、36協定届の概要や新様式における変更箇所、36協定届に記入すべき内容について紹介しました。

36協定届は2021年4月に新様式に変更され、「一般条項」と「特別条項」の2種類の様式が存在します。「特別条項」については、主に時間外労働の上限規制45時間を超えた時間外労働を労働者にさせる際に必要となります。

ただし、45時間を超えても良いのは年に6回、複数月連続する場合は2~6カ月の平均が80時間以内などといった上限が設けられています。特別条項付きの36協定を結んでいても、この上限を守らなければ法違反となるため、注意が必要です。

36協定届新様式への変更点を理解した上で36協定届を作成するだけでなく、記載すべき項目についても正しく理解し、申請をおこなうことが重要です。

また、作成した36協定書については、労働関係に関する重要な書類であるため、有効期間満了から5年間は保存をおこなうようにしましょう。

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