14業界の勤怠管理システム|業界別の勤怠の悩み|【2020年最新】 | 人事部から企業成長を応援するメディアHR NOTE

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14業界の勤怠管理システム|業界別の勤怠の悩み|【2022年最新】

2019年4月に働き方改革法が施行され、自社の労働状況や勤怠管理を見つめ直そうとしている企業も多いのではないでしょうか。すべての業界に共通している課題もあれば、特定の業界に存在する課題もあります。

それに合わせて、特定の業界に特化した勤怠管理システムを提供しているサービスも多くリリースされています。

本記事では、業界を問わず共通している勤怠の課題、特定の業界ならではの課題、各業界に特化した勤怠管理システムをご紹介します。

1. 各業界に特化した勤怠管理システムをご紹介

業界特化の勤怠管理システム

建設業  病院  介護業  営業職

派遣企業  飲食店  コールセンター

警備業  保育園  美容室

清掃業  製造業  運送業  小売業

2. すべての業界に共通する勤怠管理の悩み

2-1. 集計業務に工数がかかっている

タイムカードで勤怠管理をしている場合、月末にタイムカードを集計しExcelに入力、そしてそのExcelを確認しながら給与計算をおこなわなければいけません。

拠点が複数あると、タイムカードを収集する作業にも時間がかかります。タイムカードの記載にミスがあれば、従業員に確認しなければいけないので、さらに時間がかかります。また、拠点によってシフトルールが違うのであれば、そのシフトルールごとに休憩時間の集計や給与計算をおこなう必要があります。

また、多様な職種の従業員が在籍している企業であれば、職種ごとに働く時間や、時給が異なるので、勤怠管理も給与計算も大変です。

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2-2. 従業員の正確な労働時間を把握したい

タイムカードで勤怠管理をしている場合、従業員の労働時間を確認したいとき、各拠点からタイムカードを回収しなければいけません。そのため、リアルタイムで労働時間を確認することが難しいです。働き方改革法が2019年4月から施行され、従業員の正確な残業時間をリアルタイムで把握することは重要です。

また、打刻漏れがあったとき、その従業員に連絡して、打刻の修正をしてもらう必要があります。しかし、従業員は打刻した時間を忘れているケースも多く、正確な勤怠管理ができません。

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2-3. 申請業務が面倒

打刻修正や残業申請を紙でおこなう場合は、従業員が申請書に記入し、それをどの上長から承認をもらえばいいのか確認し、その上長のところに直接持っていくことが必要です。

従業員は申請フローが複雑かつ、時間がかかってしまうことで、申請が面倒だと感じてしまいます。そのため、申請業務をおこなわずに、管理者が実際の労働時間を正確に管理することができないケースもあります。

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2-4. シフト作成が面倒

シフトを作成するときは、従業員のスキル・希望・人員配置・出勤日数など、さまざまなことを加味してシフトを作成する必要があります。しかし、最適なシフトをつくるには時間がかかります。人事担当者(管理者)は、シフト作成以外にも仕事があるので、シフト作成に時間をかけすぎるわけにはいきません。

また、2019年4月から施行された「働き方改革法」によって、退勤時間と翌日の出勤時間の間には、インターバルをあけることを推奨されています。シフト作成するときは、意識しないといけないことがたくさんあり、人だけで対応するのが難しいです。

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2-5. 給与計算が面倒

アルバイトを多く雇っている企業であれば、従業員ごとに時給が異なるでしょう。その場合、給与計算するときに、他人事に時給を変えないといけないので、大変です。また、シフトルールが異なる店舗であれば、店舗ごとに異なる休憩時間や勤務時間などを給与計算時に考慮しないといけないので、ミスが多くなってしまいます。

給与は従業員にとって、重要なものなので、ミスは許されません。そのため、確認作業も必要になってきます。確認作業の工数も入れると、給与計算は担当者にとって、かなりの工数になるでしょう。

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3. 業界ごとに異なる勤怠管理の悩み

3-1. 建設業の勤怠の悩み

建設業界は、複数の現場があるので、その現場ごとにタイムカード機を設置するのは現実的ではありません。そのため、日報で出勤時間と退勤時間を報告するケースが多いのではないでしょうか。

日報で勤怠管理をおこなうと、正確な出勤時間・退勤時間・残業時間がわからなかったり、休憩時間が把握できなかったりします。また、工期が短く設定されていたり、天候の関係で予定より進捗が遅れていたりすると、長時間労働になる傾向があります。

人手不足である建設業界では、正確な労働時間を把握し、調整をしなければ、離職率が高まってしまうでしょう。

【関連記事】建設業向け勤怠管理システム比較9選|出勤簿|労働時間管理|日報管理

3-2. 病院の勤怠の悩み

病院には医師や看護師などのさまざまな職種、早番や夜勤などさまざまな勤務形態があります。多様な職種や勤務形態があるため、打刻方法も対応しなければいけません。職種や勤務形態に分けて集計しなければいけないので、多大な工数がかかります。

また、打刻漏れが見つかり、申請をあげてもらうにも、部門ごとで申請のあげ方が異なるケースもあるので、大変です。

【関連記事】病院向け勤怠管理システム比較9選|出勤管理|看護勤務対応|医療クラウド

3-3. 介護業の勤怠の悩み

介護業では、介護施設で働く人もいれば、ホームヘルパーとして訪問介護をおこなう人もいます。介護施設で働く人はタイムカードで勤怠を管理していることが多く、先ほど伝えた通り、集計作業に工数がかかります。

ホームヘルパーは日報で出退勤の管理をおこなっていることが多く、月末にまとめて回収している企業も多いです。その場合、毎日日報に出勤時間と退勤時間を記載しているわけではなく、月末にまとめて記載している従業員もいるでしょう。このような方法では、正確な勤怠管理はできませんし、リアルタイムでの勤怠管理が難しいです。

【関連記事】介護業向け勤怠管理システム比較10選|ヘルパーに対応|シフト管理

3-4. 営業職の勤怠の悩み

営業職は、朝や夜に商談が入ることも多々あります。そのため、直行直帰するケースが多いでしょう。

直行(直帰)をおこなう場合には、事前に直行(直帰)申請書を書き、提出する必要があります。月に数回であればいいですが、週の過半数が直行直帰の場合、申請書を作成することに多くの工数がかかります。

また、承認する側も、毎月大量の申請書を確認する工数がかかります。

【関連記事】営業職向け勤怠管理システム比較8選|直行直帰に対応|タイムカード

3-5. 派遣元企業の勤怠の悩み

派遣元企業は月末になると、「派遣社員が提出したタイムシートに間違いがないか」「未申請の残業をおこなっていないか」の確認作業をおこなう必要があります。また、タイムシートにミスがあった場合、タイムシートを差し戻して、修正してもらい、それを改めて確認しなければいけません。

また、派遣社員の勤務時間については派遣先が管理するため、派遣元が派遣社員の勤務時間や残業実績をリアルタイムで把握できません。

【関連記事】派遣会社向け勤怠管理システム比較9選|シフト管理|派遣社員対応|クラウド

3-6. 飲食業の勤怠の悩み

複数の店舗を運営している飲食業の企業であれば、勤怠の集計業務が大変です。タイムカードで勤怠管理している場合、複数の店舗からタイムカードを集めないといけません。店舗ごとにシフトルールが違うケースもあるので、休憩時間や勤務時間の集計でミスをしてしまうことも多いでしょう。

また、シフト管理も煩雑です。急遽欠員が出た場合、その欠員を補うために、他店舗から応援を要請する必要があります。しかし、「どの店舗の、どの従業員が出勤できるか」が紙のシフト表ではひと目でわからないため、その確認に時間がかかってしまいます。

【関連記事】飲食店向け勤怠管理システム比較6選|複数の店舗に対応|シフト管理

3-7. コールセンターの勤怠の悩み

コールセンターは、多くの従業員を雇用しています。雇用形態は、アルバイト・契約社員・派遣社員などさまざまです。また、早朝や深夜に働く従業員もいます。そのため、勤怠データの集計に時間がかかります。

また、雇用形態ごとに給与計算を分けないといけないため、工数もかかります。複雑なため、ミスが起こりやすいです。

【関連記事】コールセンター向け勤怠管理システム比較9選|シフト管理・シフト作成

3-8. 警備業の勤怠の悩み

警備業の打刻方法は電話連絡を使うケースが多いです。各警備員が上番、下番時に所属している会社に電話で連絡をします。

この電話連絡の時刻はほかの警備員と重なることが多く、電話連絡が管制室に集中します。そのため、従業員の「電話がなかなかつながらない」「上番の連絡ができないから、仕事を始めることができない」といった不満につながります。

また、管制側は電話対応だけではなく、勤怠情報をパソコンに入力したり、紙に書き控えたりといった作業が発生します。ほかにも、現場にたどり着けない従業員の対応をおこなうこともあるので、出退勤のピーク時は大変になります。

【関連記事】警備業向け勤怠管理システム比較9選|シフト管理|管制業務|上版下番報告

3-9. 保育園の勤怠の悩み

保育業界では、規定の時間より長く働かされることが多いにも関わらず残業代が発生しないケースが多いようです。そのため、保育士の仕事は残業が多い上に、給料が少ないので、離職につながってしまいます。

そうならないためにも、正確な残業時間の把握が重要になってきます。しかし、残業時間を正確に把握しようと思うと、系列保育園へのヘルプ業務も含めて、タイムカードの集計をおこなわなければいけません。労働時間の管理という点では、残業時間の上限が決まっているので、それを超えないように、毎日のリアルタイムな残業時間の把握が必要なので、集計作業が大幅に増えてしまいます。

【関連記事】保育園の勤怠管理システム比較8選|パート・正社員対応|シフト管理

3-10. 美容室の勤怠の悩み

美容室は、曜日や時間帯によってお客様の数が大きく異なります。平日の昼間はお客様が少ないですが、週末はお客様が多いなど、忙しさに合わせて配置するスタッフの数やスキルを調整する必要があります。このようなスタッフの配置を手書きで管理するとなると、非常に大変な作業になります。

また、美容室は他店舗への応援が必要にもなります。そのため、複数の店舗でバランスよくシフトを作成する必要があります。

【関連記事】美容室向け勤怠管理システムまとめ|勤怠・シフト作成業務を削減

3-11. 清掃業の勤怠の悩み

清掃業の従業員は1日に複数の現場をまわることが多いので、その管理はさらに大変になります。

出退勤だけではなく、1つの現場が終われば、完了の連絡がきて、次の現場に到着すれば仕事を開始する連絡がきます。これらをすべて管理者が対応しなければいけないので相当な工数になります。また正規雇用者と非正規雇用者の雇用条件の違いを考慮するのも大変です。

契約によっては、移動時間が給与の対象になる場合もあれば、給与対象にならず、清掃をしている時間のみが給与対象になる場合もあります。移動にかかる交通費の計算も必要になります。

【関連記事】清掃業向け勤怠管理システムまとめ|出退勤の連絡や正確な勤怠管理

3-12. 製造業・工場の勤怠の悩み

製造業においては、数多くの工程に対してさまざまな職種の正社員・パートスタッフが関係します。その中で「どの工程で」「誰が」「何時間」関わったかを正確に把握しなければ、勤務時間や給与の算出が困難になってしまいます。

しかし、工場の場合、3交代などの時間交代制度をとり、さらに職種が細かく分かれていると、工数管理部分と勤怠管理の連携がおろそかになります。その結果、工数管理と勤怠管理をそれぞれ独立して管理した上で組み合わせをおこなうため、管理が煩雑です。

【関連記事】製造業向け勤怠管理システム比較5選|工場の勤怠管理対応|工数管理

3-13. 運送業の勤怠の悩み

運送業において、ドライバーの存在は欠かせません。短距離輸送で日帰り勤務の場合は、事業所でタイムカードを切るだけなので単純です。しかし、長距離輸送の場合、事業所に24時間以上戻らないことも多く、出退勤の手続きをおこなうことが難しくなります。

また労働時間の報告も本人の自己申告のため、正確な勤務時間を把握することは困難といえるでしょう。

【関連記事】運送業向け勤怠管理システム比較5選|夜間のドライバーの勤怠管理まで

3-14. 小売業の勤怠の悩み

一般的に、店舗ごとに勤怠のデータを管理して、最終的に本部で集計するという管理方法が多いでしょう。ところが、シフトを埋めるためには、複数の店舗を掛け持ちする社員も必要になります。

勤怠管理の担当者にとっては、複数の店舗を見比べて集計するのは負担が重く、ミスが発生する可能性も高くなるのではないでしょうか。

【関連記事】小売業・サービス業向け勤怠管理システム比較|中抜け対応|就業管理の課題

4. まとめ

いかがでしたでしょうか。

多くの勤怠管理システムは、どの業界にも共通している勤怠管理の課題は解決できます。しかし、特定の業界の課題に関しては、解決できるものとできないものがあります。

自社にどのような勤怠管理の課題があり、その課題を解決するにはどのような機能があればいいのかについて、お役立ていただけたら幸いです。

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