美容室向け勤怠管理システムまとめ｜勤怠・シフト作成業務を削減

美容室では、紙ベースで勤怠管理をおこなっているケースが多いのではないでしょうか。また、一人のオーナーが複数の店舗を運営していることも多く、各店舗間をスタッフが行き来することもあります。そのような場合に、いつどの店舗にどのスタッフが行く予定か、それぞれのスタッフがどれくらい勤務しているのかを把握するのは、困難かと思われます。

このような課題を解決する一つの手段として勤怠管理システムがあります。勤怠管理システムを導入することで、すべての店舗のスタッフを一元管理でき、リアルタイムに労働時間の確認、人員の過不足を確認できるようになります。

この記事では、美容室が抱える勤怠管理の問題と、それらの問題を解決するためにぴったりな勤怠管理システムをご紹介します。

1、美容室が抱える勤怠管理の問題

美容室が抱える勤怠管理の問題点はどこにあるのでしょうか？具体的な例をあげながら、確認していきたいと思います。

労働時間をしっかり把握できていない

勤怠管理を紙やエクセルでおこなうと、締め日直前におこなう集計作業が完了するまで、スタッフの労働時間を把握することができません。そのため、結果的にスタッフの勤務時間が法定労働時間を超えているケースが多く見られます。

2018年6月に、可決した働き方改革法案によって、法定労働時間を超えると法律違反となり、処罰の対象となることになりました。労働時間を超過していることは、お店の評判が悪くなるだけでなく、長時間労働を不満に感じるスタッフが離職して、人手不足に陥ってしまうリスクも生じてしまいます。

スタッフの正確な労働時間を把握するために、毎日スタッフの労働時間を記録し、その月の総労働時間を計算することで、法令で決まった所定時間を守る必要がありますが、非常に難しいのが現状です。

シフト作成が大変

美容業界は人によってスキルの差が大きい業界でもあります。シフトを組む際には、一人ひとりのスキルを考慮して配置する必要があります。

たとえば、カットまでできるスキルの高い人ばかりのシフトを組んでしまうと、カットができるのに、洗髪をしなければならないなど無駄が発生してしまいます。逆にパーマなど難しい技量が求められるときに、新人スタイリストばかりでは対応することができません。このように技量別にシフトを作成するのも非常に大変です。

さらに、美容室は他店舗への応援が必要にもなります。そのため、複数の店舗でバランスよくシフトを作成する必要があります。

美容室は、曜日や時間帯によってお客様の数が大きく異なります。平日の昼間はお客様が少ないですが、週末はお客様が多いなど、忙しさに合わせて配置するスタッフの数を調整する必要があります。このようなスタッフの配置を手書きで管理するとなると、非常に大変な作業になります。

月末の勤怠の集計作業に工数がかかる

美容室で働いているスタッフはすべてが正社員というわけではありません。見習スタイリストや、アルバイト、パート社員など様々な雇用形態があり、雇用形態によって給与の計算方法が異なります。月末になると、すべてのスタッフのシフト集計や、給与計算をおこなわなければなりませんが、複雑で手間がかかってしまいます。

多くの美容室は専門の勤怠管理の担当者を設けておらず、正社員（スタイリスト）が勤怠管理を兼務することが多いです。本来はスタイリストとして時間を割きたいところですが、月末になると集計に手間をとられて、本業のスタイリストとして活躍できる時間が減ってしまいます。

2、勤怠管理システムが美容室にあっている理由

このような美容室での勤怠管理での課題を解決する一つの手段として勤怠管理システムがあります。ここでは、勤怠管理システムのどういう点が美容室にあっているのかを解説していきます。

美容室の煩雑なシフトの収集・作成にかかる時間を削減できる

美容室はスタッフのスキルの違いなどを考慮してシフトを作成する必要があります。勤怠管理システムを活用すれば、スタッフのスキルや、個人情報などを条件として設定しておくことができるので、適切なシフトが自動で作成されるので、担当者の手間を削減することができます。

シフトの収集も、各スタッフが日ごろから使い慣れているスマホやPCから簡単に提出することができ、スタッフの希望シフトをはじめ、すべての店舗のシフトを確認することができます。

また、急な人員不足や欠勤時も、休暇日のスタッフに対して出勤の要請をおこなうことができます。

一人ひとりの正確な勤務時間を把握できる

出退勤の打刻をスマホやICカードを使っておこなうことで、正確な勤怠情報を集計することができるようになります。スマホやICカードなどのデバイスを活用することで、スタッフの打刻データがシステム上に溜まっていくので、リアルタイムで労働時間を把握することができます。残業時間が上限に近付いたときは、残業を減らすなどの対策が打てるようになります。

一人ひとりの残業を減らすために、他の系列店を含めて残業可能なスタッフにヘルプの依頼をすることができます。勤怠管理システムを活用すると、残業時間の確認や休みの取得状況などスタッフの就業状態がどうなっているかを把握できるようになります。また確認の手間が削減できることも大きなメリットです。

他店舗の応援の際にでも、スマホやICカードなどでどこでも打刻できる

勤怠管理に必要な打刻ですが、多店舗にヘルプで応援に行く際も、スマホやICカードで同じように打刻することができます。そのため、店舗ごとにタイムレコーダーを導入する必要がありません。その結果、各スタッフの勤怠状況を一元管理することができるため、他店舗で働いた時間も労働時間の中に追加されるので適切な勤務時間の管理をおこなうことができます。

3、美容室に適している勤怠管理システムをご紹介

ジンジャー勤怠 | シフト申請・管理もスマホやタブレットで簡単に

【特徴】

・さまざまな勤務形態に対応できる 美容室では、正社員だけでなく見習いスタイリストなどさまざまなスタッフが存在しているため、勤務時間や給与が異なります。従業員の雇用形態やスキルを登録しておくことで、適切な勤務時間やシフト作成がおこなえます。 ・応援先店舗でも打刻が可能になる 手元のスマホや店舗のタブレットから打刻できるので、場所を問わずに打刻をすることが可能になります。また、GPS機能がついているので、打刻できる範囲を指定して、不正打刻を防ぐこともできます。 ・リアルタイムで勤怠情報が管理できる 今までは月末に時間をかけ、まとめて集計作業をおこなっていたと思いますが、リアルタイムで簡単に確認できるようになるため、月末の集計作業の工数が大幅に削減されます。

【料金】

初期費用：300,000円～ 1人：400円／月

1分でわかる！ジンジャー勤怠

キングオブタイム | 「作業効率」と「コスト削減」の実現が可能に

【特徴】

・複雑な勤怠をシンプルに管理できる 管理用サーバーやVPNは不要で、全店舗の勤怠データをリアルタイムに管理して、給与支払いまでの計算を自動でおこなうことができるため、管理コストを削減することが可能になります。 ・多彩な打刻方法がある 出退勤時間の打刻方法として、スマホを使った打刻だけでなく、ICカードリーダーや指紋、指静脈など多彩な打刻システムを利用することができます。 ・労働時間の見える化が実現する 紙の管理では難しかった、リアルタイムな労働時間の見える化を実現します。労働時間を把握することで、残業時間の調整がおこないやすくなります。

【料金】

初期費用：0円（ただし、打刻機器が必要な場合は打刻機器代） 月額料金：１人あたり300円

ジョブカン | 簡単に出勤管理ができる

【特徴】

・さまざまな打刻方法から選べる 労働時間を正確に把握するために出退勤時におこなう打刻は重要です。打刻方法は多数あり、スマホやIDカード認証、指静脈認証、指紋認証から選ぶことができます。 ・労働時間の把握だけじゃない 出退勤を把握することでリアルタイムな労働時間を確認できるだけでなく、シフト管理や有給および振替休暇、代休の残日数も管理することができます。 ・簡単な操作でおこなえる 残業や休暇申請はモバイルやPCから簡単におこなうことができ、承認状況も確認可能です。承認が進まない時はリマインダメールを送信することも可能です。

【料金】

初期費用：0円 月額費用：200円～

Touch On Time | どんな就業ルールにも対応可能

【特徴】

・勤怠の見える化が実現できる 当月の累積残業時間をリアルタイムで確認することができます。すべての店舗のスタッフを一元管理できるため、残業時間が多いスタッフは仕事量を減らし、他の店舗からヘルプをまわすことを検討できます。 ・打刻用のICレコーダーをレンタルできる 初期費用が少し高額なICレコーダーをレンタルできるサービスがあります。毎月2,200円支払うことで、ICレコーダーによる打刻をおこなうことができ、簡単に打刻ができるようになります。 ・万全なサービス体制が整っている 使いやすいだけでなく、システム導入時から運用時まで万全のサポート体制が整っています。なにかあったときはすぐに対応できるような体制となっています。

【料金】

初期費用：0円 月額料金：1人当たり300円

バイバイタイムカード |　豊富な実績が特徴！

【特徴】

・豊富な打刻方法がある 出退勤を管理（イコール労働時間を管理）する打刻方法として、スマホ、iPad、QRコード、指紋認証など多様な方法から選ぶことができます。 ・カスタマイズが容易にできる 美容室独自の就業規則を設定することができます。複雑な勤怠管理にも対応ができ、他店舗へのヘルプなど美容室に多くある管理しにくい就業パターンにも対応できます。 ・予実対比が可能になる 月初めの予定に対する実績を比較することができます。表やグラフで表示できるため、一見性もすぐれています。実績を分析することで、シフトの修正などを検討できます。

【料金】

初期費用：4,500,000円 月額費用：374,000円（1人当たり267円）

ビズワークプラス | 使いやすさ、低料金、多彩な機能

【特徴】

・スマホやiPadで打刻可能になる 誰もが持っているスマホやiPadで打刻ができます。高額なタイムレコーダーを購入することなく、普段から使い慣れたスマホを使うため、打刻が簡単におこなえます。 ・労働時間の管理ができる 残業申請および命令機能を使うことでサービス残業を防止することができます。また、労働実績を本人だけでなく上司も相互確認することで労働時間の超過を防ぐことができます。 ・費用が固定されている ほとんどの勤怠管理システムは月額料金が発生するのに対して、固定費用で済むため、最初に費用負担があるだけで、継続的な支払いは不要です。

【料金】

初期費用：200,000円～ スタンダード版：750,000円（専用タイムレコーダで打刻） ベーシック版：500,000円（パソコンのログインで打刻） ※その他オプションにつき金額が異なる。

CLOUZA | シンプルかつ便利な機能が搭載

【特徴】

・リアルタイムに労働時間を管理できる スタッフ全員のリアルタイム勤務データをタブレットなどから閲覧・集計することが可能です。いつでもどこでも労働時間などの勤怠状況を管理することができます。 ・見やすい集計画面になっている 個人単位、店舗単位など選んで出退勤状況を確認、修正することができます。打刻漏れも締日前にチェックすることができます。 ・シフト管理もできる 勤務パターンを自由に作成することができます。同じ勤務パターンを何度も入力する手間を省き、シフトを作成する手間も削減します。

【料金】

初期費用：0円 月額料金：1ユーザーあたり200円（利用人数制限1～500名。500名以上は要相談）

AKASHI | 業務効率と経営改善が可能に

【特徴】 ・見やすい管理画面になっている 管理画面はシンプルなフォーマットでストレスなく使える操作性を誇ります。打刻をはじめ、リアルタイムな労働時間の確認ができるため、長時間労働を防ぐことができます。 ・シフト管理も可能になる 日次、週次でシフトを作成することができます。直観的で見やすい管理画面なので誰でも操作可能です。スタッフごとにスキルを登録できるので、必要なスタッフ数やスキルレベルを確認しながらシフトを作成することができます。 ・労働条件の設定ができる スタッフによって異なる労働条件を細かく設定することができます。各スタッフの勤怠管理をスムーズにおこなうことができ、管理者の手間を削減することができます。

【料金】

キャンペーン：30日間無料トライアル 初期費用：0円 月額料金： タイムレコーダー：1人あたり200円 スタンダード：1人あたり300円 プレミアム：1人あたり400円

4、まとめ

美容室の勤怠管理は、スタッフのスキルが異なるため、複雑になります。また、ほとんどの美容室は勤怠管理選任のスタッフを雇っておらず、スタイリストなど専門の技量をもった人材が兼務していることが多いです。

月末になると、複雑な勤怠管理は手間がかかってしまうため、本来の業務であるカットやカラーをおこなうための時間が削減されてしまいます。そのような状況を打開する一つの方法として勤怠管理システムを導入することをおすすめします。

勤怠管理システムは、スタッフの勤怠管理する手間を削減するだけでなく、超過労働を防止することができるので、スタッフの離職率の低減に役立ちます。また、働き方改革法案の可決によって、上限残業時間を超えた場合は法令違反として処罰の対象になることが決まりました。勤怠管理システムを使うことで簡単にリアルタイムに労働時間を把握することができるため、上限残業時間を超えるリスクを低減することができます。