介護業向け勤怠管理システムを徹底解説｜夜勤や訪問介護にも対応

「訪問介護の勤怠管理がややこしい」「介護システムと連携できる勤怠管理システムがない」このように感じている人事担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。

介護業界は、職種が多く勤怠管理が大変です。ときには、一日の中で複数の職種をまたいでいる従業員もいらっしゃるでしょう。そのような悩みを解決するのが、勤怠管理システムです。

今回は、介護向けの「勤怠管理システム」について、

• エクセルによる管理とどう違うのか
• 訪問介護でも、正確な勤怠管理ができるのか
• 1日に複数の職種をまたいだときに、別々で勤怠を集計できるのか

をご紹介します。

1. 勤怠管理システムは、エクセルによる勤怠管理とどう違うの？

大きく異なるのは、正確な勤怠管理ができることです。

エクセルによる勤怠管理は、打刻方法が「タイムカード」「出勤簿」のどちらかであるケースが多いです。

タイムカード・出勤簿での打刻には、欠点があります。それは、正確な勤怠管理ができない点です。タイムカードは他人が簡単に打刻できますし、出勤簿は月末にまとめて書く人が多いでしょう。

2019年4月に施行された働き方改革関連法によって、「すべての労働者の労働時間の状況を客観的な方法で把握すること」が義務付けられています。

そのため、タイムカード・出勤簿では、労働時間を客観的に把握することが難しいでしょう。

勤怠管理システムでは、PCやスマホで打刻すると、システムにデータが蓄積されていくので、客観的な労働時間を把握することができます。

	勤怠管理システム	エクセル
打刻方法	PC・タブレット・スマホ・IC打刻機	タイムカード・出勤簿
勤怠の集計方法	システムで自動集計	手入力して関数で集計
集計にかかる工数	1人で2日かかる	9人で2日かかる
導入にかかるコスト	150,000円/月	0円/月

【参考記事】勤怠集計と給与計算の作業時間を1/9に短縮！8人分の人件費を削減！

 

2. 訪問介護の勤怠管理ってどうしたらいいの？

介護事業の中でも、訪問介護は勤怠の管理が大変です。企業によっては「移動時間は勤務時間に含めたくない」というケースもあるでしょう。

勤怠管理システムであれば、スマホで訪問介護を始めるときに、打刻することができます。そのため、訪問介護では難しかった正確な勤怠管理をおこなうことができます。

勤怠管理システムの中には、位置情報で勤怠データとともに、従業員の居場所も通知されるシステムもあります。「この地点から200m以内でしか打刻できない」という設定もできるので、不正打刻の防止にも繋がります。

また、アプリ対応した勤怠管理システムであれば、アプリを開くだけで位置情報が自動でオンになるので、わざわざ位置情報を手作業でオンにする必要もありません。

 

3. 一日で複数の職種をまたいでいる場合でも集計できる？

介護職員の中には、一日に複数の職種をまたいで勤務している方もいるでしょう。

その場合、人事担当者からすると、職種ごとに時間給が異なるために、別々で勤怠を集計しなければいけません。

シフト作成時の職種ごとの勤務予想時間と、実際の勤務時間では、当然差が生まれます。そのため、シフトを参考に勤怠を集計してしまうと、多く給料を払ってしまうこともあります。

勤怠管理システムであれば、職種が変わるタイミングで打刻をし直すことで、職種ごとの正確な勤怠時間を把握できます。

上記の打刻画面のように、グループを変えて打刻をするだけなので、従業員の手間もかかりません。

 

4. 介護業界に適している勤怠管理システムをご紹介

4-1. ジンジャー勤怠

 

 

【サービスの特徴】

• 訪問介護中のヘルパーにも対応したマルチデバイス打刻による自動集計 タイムカードの自動集計により、介護サービス事業所からの打刻も介護ヘルパーの訪問介護中の打刻もまとめて集計できます。手間が削減されるだけではなく、スマホやパソコンなど、個人にあったデバイスで打刻することができます。
• 勤怠管理システムによって、正確な残業時間の把握 日勤や夜勤など、さまざまな職種の正確な残業時間を勤怠管理システムで確認できます。これにより、手計算しなくても「誰がどれぐらい残業しているのか」を一目で確認することができます。
• 介護業界特有の規定を加味したシフト作成 大幅に時間がかかっていたシフト作成が、介護保険法の人員基準や予実管理などを加味したシフトを自動作成できる。さらに従業員が提出するシフトを紙でなく、スマホやパソコンから入力してもらうことで、従業員も管理者も手間が削減されます。

【価格】

• 初期費用：300,000円～
• 1人：400円／月

1分でわかる！ジンジャー勤怠

4-2. かえる勤怠管理 by介護

【サービスの特徴】

• 費用が安い タブレット型タイムレコーダーが一台無料でレンタルできるため、初期費用は一切かかりません。また、ランニングコストは通常、1人ごとに必要となることが多いですが、1拠点ごとであるため、拠点数が少ない事業所におすすめです。
• タブレットや携帯電話で勤怠打刻ができる 介護サービス業では老人ホームなどの施設内や、訪問介護などの施設外、デイサービスの送迎など、職員はさまざまな場所や就業時間で勤務しています。そのため、職員がタブレット型タイムレコーダーに打刻することにより、さまざまな場所や就業時間で勤務する職員の出退勤の勤怠管理をおこなうことが可能になります。
• 介護に特化したシフト作成ができる 介護サービス業では、介護保険法上、利用者人数に対する人員基準が決められています。そのため、必要人数を設定することにより、利用者に対する職員数の適正を判定したり、出退勤の計画と実績を比べたりすることもできます。

【価格】

• 初期費用：0円
• 1拠点：5,000円／月

4-3. カイポケ

【サービスの特徴】

• 給与計算ソフト連動 予定実績管理をもとにした集計から、給与計算まで自動で完了します。転記ミス等による手戻りがなくなり、関連業務がまとめて楽になります。
• ボタン1つで安心の国保連請求 予定実績データを入力するだけで、国保連請求や利用者請求を簡単作成。 作成した請求データはそのままソフトから国保連に伝送請求できます。 カイポケではさまざまなデータを連携することができます。介護ソフトがない場合、書類ごとに転記を繰り返す必要がありますが、 カイポケなら1度入力した情報は様々な必要書類へと連携されるので、転記の必要がありません。
• 実績入力がタブレットで簡単 計画から実績まで一元管理できます。 タブレットやスマホへの入力が実績と連動、書類からパソコンへ入力するという二度手間がなくなります。 タブレットを導入することにより、いつでもどこでもデータを入力することができ、リアルタイムで他の介護職員に伝達することができるので、 業務効率化を図ることができます。

【価格】

• 利用料無料

4-4. キングオブタイム

【サービスの特徴】

• リアルタイムな勤怠状況を確認できる 管理者は、いつでもどこでもリアルタイムに勤務状況確認をおこなうことができます。職員の毎日の打刻・勤怠データや拠点ごとの集計結果をリアルタイムで確認することができます。また、シフトを設定すれば、拠点ごとの予実管理もできるため、長時間労働の抑止効果を期待することもできます。
• さまざまなシフトパターンを設定できる 個別のシフトパターンを何通りでも作成することができ、直行・直帰などの打刻なしでも勤務したとするみなし勤務や休暇の設定も可能です。また、作成したシフトに対して、実際の勤務実績との差異をリアルタイムに確認することができます。そのため、予定に対してどれくらいの差異が生じているのかを確認することができ、適正な労働時間の管理ができます。
• さまざまな操作権限を持つ管理者を自由に作成できる 部署や拠点、雇用区分単位などで、職員の設定、スケジュール管理、打刻時刻管理、データ出力など管理する権限を設定することができます。また、管理者によって行われた打刻データの修正やシフト修正は、操作ログが残されるため、全権管理者は、各管理者の操作を確認することが可能です。複数拠点をもつ介護サービス事業所におすすめです。

【価格】

• 初期費用：0円
• 1人：300円／月

4-5. ジョブカン

【サービスの特徴】

• どこまでシフト申請や勤怠打刻ができる モバイルGPS打刻により、どこからでもシフト申請や勤怠打刻ができます。そのため、介護ヘルパーなどに対しても場所と時間を選ぶことなく対応することができます。
• 複雑なシフトパターンに対応できる 日勤や夜勤、複数回の休憩を挟む介護職員の複雑なシフトパターンにも対応することができます。また、5分単位のシフト設定ができるため、細かいシフトの管理も可能です。
• 自動でシフト作成や勤務時間の集計ができる シフトを自動で作成することができるため、職員全員分のシフトを短時間で作成することができます。また、勤務時間も自動で集計できるため、シフト作成や集計作業時間を大幅に削減することができます。

【価格】

• 初期費用：0円
• 1人：200円～／月 シフト管理、休暇/申請管理、工数管理は別途オプション料金：各+100円/月

4-6. シフトマックス

【サービスの特徴】

• 勤怠打刻方式を選ぶことができる 勤怠打刻方式は、スマホ版のタイムレコーダー、ICカード、音声ガイダンスによる通話打刻、指静脈認証、ガラケーなどのモバイル端末などから選ぶことができます。そのため、どのモバイル端末でも出退勤報告が可能となります。
• 集計業務の手間を大幅に削減できる 現場の職員からの勤怠打刻はリアルタイムでデータセンターへ保存され、勤怠データに反映されます。そのため、紙ベースでのシフト作成やタイムカードの集計作業が不要となり、ミスが激減します。また、勤怠や給与データも自動照合、自動計算のため、効率的に集計業務をおこなうことができます。
• 異なる業務形態の勤怠管理を一括管理できる 介護サービス業は、老人ホームやデイサービス、訪問介護など、勤務形態が多岐にわたり、夜勤業務や他事業所への応援勤務などが発生するケースも多く、管理が複雑です。しかしながら、当システムを利用することで複雑な勤怠管理も一元管理することが可能となります。

【価格】

• 初期費用：20万円～
• 1人：300円／月

4-7. 勤怠管理システム タッチオンタイム

【サービスの特徴】

• 誰でも簡単に勤怠打刻ができる 指を押し当てるだけの指紋認証など、誰でも使うことのできる勤怠打刻方法を選ぶことができます。そのため、パソコンの画面操作が不得意な職員の方が多い事業所の方におすすめです。
• 誰でも簡単に勤怠管理・集計ができる シンプルな管理画面となっているため、パソコンが不得意な方でも簡単に勤怠管理や勤務時間の集計作業がおこなうことができます。集計作業は自動集計であり、給与ソフトとの連携もできるため、集計から給与計算まで効率よく行うことができます。
• どこでもサポートしてもらえる 勤怠管理システムの導入時から導入後の設定変更など全国どこでも、ベテランのスタッフによりサポートしてもらえるので安心です。パソコンに詳しくなく、不安に思われている担当者や経営者の方におすすめです。

【価格】

• 初期費用：0円
• 1人：300円／月

4-8. クラウド勤怠管理システム

【サービスの特徴】

• どこからでも勤怠情報を送信できる パソコンやタブレット、スマホからの勤怠打刻が可能なため、介護ヘルパーなどの直行直帰業務やタイムカードが置けない現場、毎日異なる場所による業務など、介護職員は場所と時間を選ばず、どこからでも勤務情報を送信できます。
• 勤怠状況をリアルタイムで確認できる 管理者は勤務先に出向くことなく、webシステムから介護職員の出勤状況や残業時間をリアルタイムで一元管理、確認することができます。そのため、適正な人員配置を随時調整することができます。
• 勤務表エクセルに出力できる 勤務表は自動集計され、管理者は簡単にエクセルで勤務表を出力することができます。そのため、紙の管理や回収、タイムカードの転記や勤務時間や残業時間などの計算する時間を短縮することができます。

【価格】

• 初期費用：0円
• 1人：50円／月

4-9. 勤次郎Enterpriseシリーズ

【サービスの特徴】

• さまざまな働き方に対応できる シフトの設定は、46,000種類の登録が簡単に設定でき、複雑な雇用形態に柔軟に対応することができます。締め日は1社あたり5回まで設定することができ、1日2回までの複数回勤務や、24時間超過勤務、連続勤務、交代勤務などにも対応しているため、複雑な勤務形態の多い介護サービス事業所におすすめです。
• 勤怠打刻方法を選ぶことができる 勤怠打刻方法は、パソコン、スマホ、タブレットはもちろん、Suica、Pasmo、EdyなどのFelica対応のICカードや指静脈など多彩なため、多様な勤務場所に対応することができます。そのため、介護職員は場所と時間を選ばず、どこからでも勤務情報を送信できます。
• ”常勤換算票”を自動作成できる 介護サービス業では必須の「常勤換算表」用のデータを自動作成することができるため、入力ミスの防止や作業工数の大幅な削減を実現することができます。

【価格】

• 初期費用：0円
• 1人：200円／月

4-10. QR勤怠

【サービスの特徴】

• 出退勤情報をICカードで管理できる ICカードリーダーにカードをタッチするだけで職員の勤怠情報を記録することができます。 そのため、手作業により生じるミスや打刻漏れなどを軽減し、業務の効率化を図ることができます。
• 勤怠情報をリアルタイムで確認できる 記録された職員の勤怠情報は、管理者がリアルタイムで確認することができます。そのため、直行直帰のヘルパーなど勤怠状況の把握に役立ちます。
• 勤怠状況を分析できる 残業時間の多い写真の確認、有給残日数や取得率の確認、三六協定に準じた限度時間の確認など、業務の効率化を図るための分析をおこなうことができます。

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5. まとめ

今回の記事では、

• エクセルによる管理とどう違うのか
• 訪問介護でも、正確な勤怠管理ができるのか
• 1日に複数の職種をまたいだときに、別々で勤怠を集計できるのか

についてご紹介しました。

勤怠管理について、何か悩みを抱えている人事担当者は、一度勤怠管理システムを考えてみてはいかがでしょうか。