保育園向け勤怠管理システム比較8選｜パート・正社員対応｜シフト管理

保育業界は、待機児童問題や、保育所・保育士の不足など、多くの課題を抱えています。その中でも、保育士不足の要因にもなっている、残業問題が保育所を悩ませています。

2018年6月に可決された働き方改革の法案改正によって、ますます保育士の正確な労働時間の把握が課題になっています。

正確な労働時間の把握は、保育士の残業時間を削減するための一歩となり、人手不足の一手にもなります。そこで、今回は正確な労働時間の管理や、残業時間の改善にも役立つ勤怠管理システムをご紹介します。

1. 保育業界が抱える勤怠管理の悩み

1-1. パートの保育士のシフト作成が手間

現在、保育業界は人手不足となっており、正社員だけでなく、パート契約の保育士も増えてきています。また、24時間営業している保育所もあるため、昼夜で3交代する保育所もあります。このように、保育業界にはさまざまな勤務形態があるので、勤怠情報の管理が複雑になります。

また、2018年6月に可決された「働き方改革法案」によって、退勤時間と翌日の出勤時間の間には、保育所ごとに設定した時間をあける必要が出てきました。また、残業の上限時間を超えると、事業所が法律で罰せられることになりました。

このように、保育業界のさまざまな条件を加味した人員配置やシフト作成には、どうしても手間がかかってしまいます。

1-2. 正社員とパートの保育士がいるので、勤怠管理が手間

正社員とパートの保育士は給料形態や勤務条件が違うため、別々で勤怠情報を管理しなければいけません。そのため、タイムカードを用いて手作業で集計する際には、誰が正社員で、誰がパートであるかを把握しておく必要があります。

また、パートは時給ごとで残業代が支給されますが、正社員は保育所との契約によってはみなし残業があるので、給料を払わなければいけない残業時間を把握するだけでも、一苦労です。

1-3. 本社が多数の保育所を運営しているため、勤怠データの管理が大変

複数の保育所を運営していると、「A保育所はタイムカード」「B保育所では勤怠管理システム」とそれぞれの保育所で勤怠情報の管理方法が異なるケースも少なくありません。

保育所ごとで勤怠の管理方法が異なると、給与計算やデータ保管のために、データを統一しなければいけません。そうすると、データ入力の際に工数がかかってしまいます。また、入力ミスや、打刻漏れなどが発覚した場合は、修正などに多くの時間をかけてしまいます。

1-4. パートの給与計算が面倒

パートの保育士は基本的に時給で契約をおこなっています。そのため、土・日・祝日や夜、深夜、早朝など曜日や時間帯によって時給が変わってきます。1ヶ月分の給与計算をする際は、単純に労働時間に一定の時給を掛けるのではなく、深夜割り増し分など複雑な計算をおこなう必要があります。

また、保育士には正社員も多数いるので、正社員とパートを分けて勤怠情報を管理し、それを給料に反映させることは、人事担当者にとって手間になります。

1-5. 保育士の残業時間が把握できていない

保育士の離職は保育所にとって大きな問題です。離職理由としては、金銭的な理由と労働時間の長さがあげられます。保育業界では、規定の時間より長く働かされることが多いにも関わらず残業代が発生しないケースが多いようです。そのため、保育士の仕事は残業が多い上に、給料が少ないので、離職につながってしまいます。

そうならないためにも、正確な残業時間の把握が重要になってきます。しかし、残業時間を正確に把握しようと思うと、系列保育園へのヘルプ業務も含めて、タイムカードの集計をおこなわなければいけません。労働時間の管理という点では、残業時間の上限が決まっているので、それを超えないように、毎日のリアルタイムな残業時間の把握が必要なので、集計作業が大幅に増えてしまいます。

 

2. 勤怠管理システムが保育業界にあっている理由

2-1. 保育士の希望を反映させたシフトを自動作成

シフト作成の面では、パートの希望シフトや正社員の休み希望を反映したシフトを自動で作成することができます。スタッフの希望とそれぞれの保育所がもつ独自のルールを設定して登録するだけで、そのルールに従い、なおかつ極力すべてのスタッフの希望に応えるようなシフトを自動で作成してくれます。

働き方改革によって、残業上限時間以上の労働は法律による処罰の対象となるので、残業時間についても調整が可能になります。シフト提出が遅れている保育士に対してもリマインドができる機能もあるので、シフトの集計に困ることもありません。また、作成したシフトも自動で保育士に周知されます。すべてのスタッフがいつでもどこからでもシフト表を確認することができるので、従業員の満足度も上がるでしょう。

シフト作成の担当者は、雇用形態の条件設定以外はすべて勤怠管理システムにゆだねることができるので、他の業務に集中することができます。また、シフト作成者が変わったとしても、引き継ぎ業務に時間を掛ける必要がなくなります。

2-2. 勤務形態が異なる保育士の打刻データを自動集計

勤怠管理システムでは、保育士の正確な労働時間を管理することができます。また、パートや正社員など、雇用契約にかかわらず同じ勤怠管理システムを活用することができます。勤怠管理システムは、ICカードや、スマホ、PCなどさまざまな打刻方法を活用できるので、保育所に合わせた打刻方法をおこなっていただくことができます。

また、事前に保育士の雇用契約などの情報をシステムに入れておくことで、勤怠データを集計する際に、複雑な計算をする必要がなくなります。

2-3. 複数の保育所で異なる勤怠管理を、システム上で一元管理

勤怠管理システムを系列の保育所に導入することで、各保育所の保育士の勤怠情報を一元管理できます。保育所によって勤怠管理の方法が異なり、報告される勤怠情報の形式が異なることで、集計作業に時間がかかっていた業務を、一元管理にすることで工数が大幅に削減されます。

また一元管理することで、保育所ごとに保育士の残業時間などを比較することができ、うまくいっている保育所の取り組みをほかの保育所に共有することもできます。

2-4. 給与計算システムとの連携で、月末月初の工数削減

勤怠管理システムは、ただ勤怠情報を管理するだけではありません。もちろん、シフト作成や労働時間の管理にかかせない打刻も重要ですが、もう一つ重要なのは給与計算です。

給与計算は、パートや正社員などの雇用形態で異なる残業手当・深夜手当・早朝手当・土日祝日手当などで計算が複雑になりますが、勤怠管理システムでは、給与計算ソフトに合わせたデータを出力することができるので、データの整理に時間をかけずに給与計算をおこなうことができます。

2-5. 正確な労働時間の把握で、保育士の離職リスクを削減

あいまいになっている残業時間を正確に把握することで、保育士の労働の現状を把握することができます。個人経営の保育所であれば、園長が直接確認することができますが、複数の保育所を一企業が運営している場合は、保育士の労働時間を知ることで、対策を打つことができます。

勤怠管理システムを活用して、労働時間を正確に管理することは、保育士の残業時間が上限を超えることを防止するだけではなく、正確な残業代の支払いを可能にします。 そのため、長時間労働や、残業の把握がきちんとできていない保育所にとっては、保育士の離職防止につなげることができます。

3. 保育業界に適している勤怠管理システムをご紹介

3-1. ジンジャー勤怠｜保育士の正確な勤怠データを把握することで、離職リスクを削減

 

 

【サービスの特徴】

• 勤怠管理をペーパーレス化できる 出勤簿や有給休暇の管理簿など、書類の管理や保管が不要になります。また、書類を電子化することで、どこに何の情報があるかを検索して探すことができるようになります。
• 有給休暇に関する問い合わせ回数が減らせる ジンジャー勤怠の場合、ログインできる環境であれば、スマホアプリやPCなどで確認ができるため職員の有給休暇の残日数を職場以外でも確認することができます。そのため、職員から残日数に関する問い合わせ回数を削減し、管理者の業務を楽にすることができます。
• 系列保育園の職員の勤怠情報を集約できる 今までバラバラだった保育園ごとの勤怠情報の管理を集約することで、タイムカードや書類の郵送や連携が不要になり、集計業務が楽になります。
• 正確な残業時間を把握できる 残業が多い保育士の残業時間を正確に把握することで、法律に則った適切な勤怠管理ができるほか、保育士ごとの負担がわかります。負担がわかれば、それを分散させたり、業務量を減らしたりでき、それによって保育士の離職率を下げることができます。

【価格】

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1分でわかる！ジンジャー勤怠

3-2. WEL-KIDS｜園の経営力がアップする！

【サービスの特徴】

• ボタン1つでシフトを自動作成機能 シフトの振り分けルールを設定すると、ルールに従って自動でシフト表を作成できます。作成したシフトは一覧性が良く、人員の過不足やシフトの偏りが確認できるので、簡単に修正をすることができます。
• 職員の勤務状況が一目でわかる 画面上に全職員のその日のシフトが表示され、「出勤中」、「退勤済」、「お休み」といった状況ごとに色がつくので、勤務状況を一目で把握することができます。誰に引き継ぎをおこなえばよいか、誰にヘルプを依頼すればよいかがわかりやすい画面になっています。
• 職員間での情報共有もばっちり！ 出勤ボタンを押すと、連絡事項が表示されます。自分宛てのメッセージだけでなく、最近起きたヒヤリハットの情報などを確認・共有してから保育を開始できます。どの保育士がいつ確認したかもチェックすることができるため情報伝達漏れ防止になります。

【価格】

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3-3. ICタイムリコーダー｜タイムカードをICカードでクラウド化

【サービスの特徴】

• ICカードリーダーなどの打刻で集計ミスをなくす ICカードリーダーだけでなく、スマホを使ったモバイル打刻やパソコンを使ったブラウザ打刻など多様な打刻方法があります。打刻結果は自動でシステム上にて集計されるため、集計ミスを防ぐことができます。
• 出退勤記録を一元管理で分散拠点にも対応 ICタイムレコーダーは、系列すべての保育所の全保育士の出退勤記録を一元管理する仕組みになっています。管理者はすべての保育所の勤怠状況を確認することができます。
• トライアルがあり、導入のハードルが非常に低い 打刻に使うインターネット接続可能なパソコンを1台用意するだけで、無料トライアルができます。専門のサポートエンジニアが、要望を聞きながら設定をサポートします。製品だけではなく、出退勤や労務管理に経験豊富なスタッフが対応するため安心です。

【価格】

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3-4. CHILD CARE SYSTEM｜保育事業者が開発・運営する唯一の保育システム

【サービスの特徴】

• 複雑なシフト作成時間の短縮 出退勤時間の予定をパターン登録することができます。園児数にもとづき、保育士の配置人数を自動算出して15分単位でのシフトを作成します。
• 出退勤管理での出勤簿の自動作成 iPadなどで出退勤管理ができます。昼休憩や中抜け対応をした出勤簿を自動で作成します。園児の登降園簿と同じで容易な操作で管理できます。
• ICカードを使った打刻申請ができまる 別途、ICカードおよびカード読み取り装置を用意すれば、ICカードをかざすだけで出退勤の記録ができ、労働時間の適切な管理が可能になります。

【価格】

• 月額料金：33,000円
• iPad無料貸し出し

3-5. インターネットタイムレコーダー｜10年の実績があるプロ集団による万全のサポート

【サービスの特徴】

• 多様な勤務予定シフト表の作成 30～56パターンのシフトパターン登録が可能で、シフト作成が容易になります。月間カレンダーや週間予定に対するシフト入力、エクセルなどで作成したシフト表のインポート機能があります。
• 労働条件を設定して、給与データ作成まで 労働時間制、フレックス勤務など給与計算に必要な諸項目を設定することで、締日になれば、自動的に給与計算をすることができます。
• 多様な打刻方法 Felicaカードによる打刻、打刻アプリに対する社員Noとパスワードによる打刻、Androidタブレットによるジェスチャー打刻など多様な打刻方法に対応しています。

【価格】

• 初期費用：30,000円
• 1人：500円／月

3-6. 勤次郎Smart｜勤怠管理で戦略的人材マネジメントを

【サービスの特徴】

• 段階的なシステム導入が可能 いきなり大きな投資をして勤怠管理をしてみたものの、効果がでなかったとなると投資が大きいだけに損失も大きくなります。まずはシンプルな「Smart」から運用をスタートし、軌道にのれば少し機能の増えた「Lite」、そして多機能で生産性向上を目指せる「Enterprise」へステップアップ可能です。
• 多様なシフトパターンに対応可能 お試しの「Smart」でシフトパターンは10種類、「Lite」と「Enterprise」は46,000種類ものシフトパターンをもっており、シフト作成時間を短縮してくれます。
• 残業超過などのアラートメール機能 働き方改革によって残業時間が上限を超えると、会社も法的な罰則をうけるようになりました。残業時間が超過してしまった時にはアラートメールで知らせてくれるので、残業時間の調整をおこなうことができます。

【価格】

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3-7. 奉行Edge｜すべての業務とつながるひろがる奉行クラウド

【サービスの特徴】

• 保育士と総務をつなぎ、勤怠管理を自動化 保育士の打刻や勤怠届と総務部門の勤怠集計業務をクラウドでつなぐことで、一連の勤怠管理業務を自動化することができます。出退勤情報の入力が不要になります。
• あらゆる勤務体系や複雑な園独自のルールに対応 複雑な就業ルール、多様な働き方に柔軟に対応することができます。ルールを設定として登録しておくことで、何度も同じ入力を繰り返す手間も減らすことができます。
• 法改正やリスクマネジメントに手間をかけずに対応ができる 残業規制や勤務間インターバルの確保など働き方改革の法改正や労務リスク対策へ手間をかけずに対応することができます。また、法律順守のため監視・アラートする機能がそなわっています。

【価格】

• 初期費用：110,000円
• 年間料金：126,000円

3-8. キングオブタイム｜働き方が変わる勤怠管理システム

【サービスの特徴】

• 複雑な勤怠パターンをシンプルに管理 管理用サーバーやVPNのようなインフラは不要で、系列保育所を含めた勤怠データをリアルタイムに管理できます。また、給与支払いまでの計算を自動でおこなうことができるため、管理コストを削減することができます。
• 多彩な打刻方法による適切な労働時間の管理 出退勤時間の管理に欠かせない打刻方法として、スマホを使った打刻だけでなく、ICカードリーダーや指紋、指静脈など多彩な打刻システムを利用することができます。打刻システムを使うことによって適切な労働時間の管理が可能になります。
• リアルタイムに労働時間の見える化 紙管理では難しかったリアルタイムな労働時間の見える化を実現します。労働時間を把握することで、残業時間が超過していないかの確認や調整がおこないやすくなります。

【価格】

• 初期費用：0円
• 1人：300円／月

4. 保育園向けの勤怠管理システムを選ぶ際の注意点

それでは保育園向けの勤怠システムをご紹介したところで、最終的にどんなポイントに注意して勤怠管理システムを選ぶべきなのか、押さえておくべきポイントを説明します。

4-1. 急なシフト変更に対応できるのか

保育園向けの勤怠管理システムを選ぶ際、急なシフト変更に対応できる機能が重要です。行事や特別な状況により、急遽早朝出勤や残業が発生することが頻繁にあります。

このような勤務形態の変化に対し、柔軟に対応できるシステムを導入することで、勤怠管理の負担を軽減できます。普段から勤怠記録が簡単に行え、急な変更にも迅速に対応できるシステムであれば、他の業務に集中し、子ども達の安全な管理に専念できる環境を整えることができるでしょう。

4-2. 既存システムと連携可能か

既存システムとの連携は、勤怠管理システムを選ぶ際に重要なポイントです。給与計算や労務管理の既存システムとスムーズに連携できることで、業務の効率化が大幅に進みます。もしくは、給与計算や労務管理の機能を搭載した統合型システムを選ぶこともおすすめできます。

これによって給与計算の負担が軽減され、毎月の業務が容易になります。したがって、勤怠管理システムの導入時には、連携可能、もしくは統合型のシステムという選択肢を検討することが推奨されます。

5. 保育園にあった勤怠管理システムを導入して管理工数を削減しよう

系列保育所によって、勤怠管理の方法が違うなど保育業界も勤怠管理をするのが非常に難しいです。これまで、保育士の離職懸念であった、長時間労働や残業時間などの問題は、2018年6月に可決された「働き方改革法案」によって、法的な罰則の対象になりました。

現状の紙やエクセル管理ではリアルタイムで労働時間、残業時間を把握するのは困難です。

勤怠管理システムを導入することで、リアルタイムで適切な労働時間を把握できるようになります。また、シフトの作成も保育所のルールや規制条件を設定することで、簡単におこなえるようになります。