営業職向け勤怠管理システムを徹底解説 | 直行直帰に対応 | 人事部から企業成長を応援するメディアHR NOTE

「外回りが多く、打刻申請の工数を削減したい」「タイムカードの虚偽申請をやめさせたい」このように感じている人事担当者もいらっしゃるのではないでしょか。

営業職は、外回りが多く勤怠管理が大変です。ときには、オフィスに戻ってくることなく出先で終業する従業員もいらっしゃるでしょう。そのような悩みを解決するのが、勤怠管理システムです。

今回は、営業職向けの「勤怠管理システム」について、

についてをご紹介します。

1. 勤怠管理システムは、エクセルによる勤怠管理とどう違うの?

大きく異なるのは、正確な勤怠管理ができることです。

エクセルによる勤怠管理は、打刻方法が「タイムカード」「出勤簿」のどちらかであるケースが多いです。

タイムカード・出勤簿での打刻には、欠点があります。それは、正確な勤怠管理ができない点です。タイムカードは他人が簡単に打刻できますし、出勤簿は月末にまとめて書く人が多いでしょう。

2019年4月に施行された働き方改革関連法によって、「すべての労働者の労働時間の状況を客観的な方法で把握すること」が義務付けられています。

そのため、タイムカード・出勤簿では、労働時間を客観的に把握することが難しいでしょう。

勤怠管理システムでは、PCやスマホで打刻すると、システムにデータが蓄積されていくので、客観的な労働時間を把握することができます。

従業員数が少ない会社であれば、タイムカードがなく、出勤時刻・退勤時刻を自分で手書きすることもあるでしょう。

タイムカードを導入していたとしても、同慮に打刻してもらったり、退勤時に打刻をせず後日機械を不正に操作して、実際に退勤時間よりも遅い時間で打刻するケースもあります。

不正打刻が容易におこなわれてしまう環境をそのままにしておくことは、少人数であっても会社の損失になってしまうことは間違いありません。タイムカードの改ざんにより残業代を得る不正打刻のほか、実際には会社にいながらも、先に打刻を済ませてから残業をするというパターンもあります。

また、勤怠管理システムを導入することのメリットとして、従業員の勤怠状況をリアルタイムで把握できることがあげられます。勤怠管理システムは、リアルタイムで従業員の勤怠データを管理できるので、手書きのタイムカードのように勤怠データの集計に時間がかかりません。

また、リアルタイムで勤怠データを確認できることで、残業時間のアラートはもちろん、遅刻や残業の多い従業員の傾向から、離職懸念を予測し、こちらから1on1面談を実施して本人の様子を見るなどのアプローチをすることができます。

このように、勤怠管理システムによって従業員の勤務状況が可視化されることで、勤怠に関する業務が効率化されるだけでなく、従業員の離職懸念を考察できるなどデータを活かせることができます。

従業員数が少ない会社であれば、タイムカードがなく、出社時刻・退勤時刻を自分で手書きすることもあるでしょう。しかし、手書きでの勤怠管理では虚偽報告につながる可能性があります。

タイムカードを導入していたとしても、同僚に打刻をしてもらったり、退勤時に打刻をせず後日機械を不正に操作して、実際の退勤時刻よりも遅い時間で打刻する場合があります。

勤怠管理システムの中には、スマホのGPS機能を使って打刻できる範囲を指定できたり、打刻した場所を管理画面で確認できたりします。

そのため、直行直帰が指定された場所でされているかの確認ができるだけでなく、個人のスマホやPCなどのデバイスから打刻する際のログイン履歴が保存されるため、不正打刻を防ぎます。

【サービスの特徴】

直行直帰が多い営業職も、外出先で打刻ができるように、PCからはもちろん、タブレットやスマホ、ビジネスチャットアプリなど多彩な打刻方法を実現。
GPS打刻機能を活用すれば、従業員の打刻した場所を把握することができます。直行直帰が多い社員の打刻管理はもちろん、打刻の範囲を指定することで、不正打刻を防止できます。
クラウドシステムなので、リアルタイムで従業員の勤怠情報が確認できます。営業職の残業時間や遅刻の頻度をリアルタイムで把握でき、コンディションや離職懸念などの把握ができる。

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