社会保険の手続方法|社員雇用の際に必要な書類や手順などをご紹介 | 人事部から企業成長を応援するメディアHR NOTE

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社会保険の手続方法|社員雇用の際に必要な書類や手順などをご紹介

手続640

社会保険の手続方法や、従業員から提出してもらう書類の種類や期限をご存知でしょうか。また、事業所がすべき手続についても、あまりよくわからないという方もいらっしゃるかもしれません。

本記事では、社会保険に含まれる、労災保険・雇用保険・健康保険・介護保険・厚生年金についての説明とともに、各種保険の手続方法についてお伝えします。

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1. 社会保険とは?

社会保険とは、病気やケガ、出産、失業、障害、老齢、死亡などに対して必要な保険給付をおこなう公的な保険を指します。言い換えれば、万一のリスクへの備えということです。

具体的には、健康保険(医療保険)、年金保険、介護保険、雇用保険、労働保険の5つが社会保険と言えます。

一般的に、企業に入社した際に加入することになっており、「健康保険」「厚生年金」「介護保険」に入ることで社会保険に加入したとみなされます。

ここで大切なことは、社会保険は自分で選択するのではなく、自動的に加入するということです。生命保険や損害保険など、保険会社が売っているものとは異なります。

2. 社会保険の手続

社会保険の手続には、被保険者に関するものと事業所に関するものがあります。それぞれについて、複数の手続が存在するため、「いつ」「どの届出を」出せばよいのか曖昧だという方もいらっしゃると思います。

以下の表で、届出の種類や提出期限等について整理していきますので、ご確認いただければと思います。

2-1. 社会保険の手続 ~被保険者編~

被保険者における社会保険についての手続きの種類や提出期限等は以下の通りです。

2-1-1. 雇用保険

雇用保険に関する手続は以下の通りです。新たに従業員を雇用する際はもちろん、転勤や介護休業などの場合にも手続が必要になるため、ぜひご確認ください。

届出を要するとき 提出数 提出期限 提出・確認書類
労働者を雇用したとき (雇用保険被保険者資格取得届) 1枚 被保険者となった日の属する月の翌月10日まで 賃金台帳、労働者名簿、出勤簿(タイムカード)、他の社会保険の資格取得関係書類、雇用期間を確認できる資料(雇用契約書等)
被保険者が離職、死亡等したとき (雇用保険被保険者資格喪失届) (雇用保険被保険者離職証明書) 1枚

 

3枚 1組

被保険者でなくなった事実があった日の翌日から起算して10日以内 出勤簿、退職辞令発令書類、労働者名簿、賃金台帳、離職証明書(離職票が不要のときは提出しなくてよい)、離職理由が確認できる書類等
同一法人内で転勤をしたとき (雇用保険被保険者転勤届) 1枚 事実のあった日の翌日から10日以内 異動辞令書類、賃金台帳、転勤前事業所に交付されている被保険者資格喪失届・氏名変更届
被保険者の氏名に変更があったとき (雇用保険被保険者氏名変更届) 1枚 被保険者が氏名を変更したその都度 その事実が確認できる書類
高年齢雇用継続給付を受けようとするとき (高年齢雇用継続給付支給申請書) 1枚 (初回)支給対象月の初日から起算して4ヶ月以内 (2回目以降)安定所 から指定された日又は月 賃金台帳、出勤簿、 (初回のみ)六十歳到達時等賃金証明書、高年齢雇用継続給付受給資格確認票・(初回)高年齢雇用継続給付支給申請書、労働者名簿、被保険者の運転免許証・住民票記載事項証明書等年齢が確認できる書類の写し
雇用する被保険者が育児休業を開始したとき(休業開始時賃金月額証明書・育児) (育児休業給付受給資格確認票・(初回) 育児休業基本給付金支給申請書) 3枚 1組

 

1枚

育児休業を開始した日の翌日から10日以内(注) 賃金台帳、出勤簿、労働者名簿、被保険者の母子健康手帳等育児の事実が確認できる書類の写し
育児休業基本給付金を受けようとするとき (育児休業基本給付金支給申請書) 1枚 安定所から指定された日等 賃金台帳、出勤簿
育児休業者職場復帰給付金を受けようとするとき (育児休業者職場復帰給付金支給申請書) 1枚 育児休業終了後6ヶ月を経過した日の翌日から2ヶ月を経過する日の属する月の末日まで  
雇用する被保険者が介護休業を開始したとき (休業開始時賃金月額証明書・介護) 3枚 1組 介護休業を開始した日の翌日から10日以内(※) 賃金台帳、出勤簿、労働者名簿
介護休業給付金を受けようとするとき (介護休業給付金支給申請書) 1枚 安定所から指定された日等 介護休業申出書、賃金台帳、出勤簿、対象家族の氏名・本人との続柄・性別・生年月日が確認できる住民票記載事項証明書等の写し
  • 事業主が被保険者に代わって支給申請書を提出する場合には、その支給申請書と同時に(支給申請書の提出時期までに)提出することができます。

引用:被保険者に関する手続一覧|厚生労働省

2-1-2. 健康保険・厚生年金保険

健康保険・厚生年金保険に加入する際の手続は以下の通りです。

  • 従業員を採用するとき
  • 健康保険、厚生年金保険被保険者資格取得届
  • 採用後5日以内
  • 雇用保険被保険者証年金手帳などが必要

2-1-3. 労災保険の手続

労災保険に加入する際に必要な手続は以下の通りです。

  • 労災保険を請求するとき
  • 療養補償給付たる療養の給付請求書、休業補償給付支給請求書
  • 病院または労働基準監督署長に提出

2-2. 社会保険の手続~事業所編~

事業所における社会保険の手続について、必要なものは以下の通りです。

届出を要するとき 提出数 提出期限 提出・確認書類
適用事業を開始したとき 適用事業に該当するに至ったとき (雇用保険適用事業所設置届) 1枚 保険関係が成立した日の翌日から10日以内 出勤簿、労働者名簿、賃金台帳、源泉徴収簿、法人の場合は登記簿謄(抄)本等、法人でない場合は事業の開始を証明する書類等
事業を廃止したとき、又は被保険者を雇用しなくなったとき (雇用保険適用事業所廃止届) 1枚 事業所を廃止したときはその翌日から10日以内 法人の場合は、登記簿謄(抄)本等 法人でない場合は、その事実を証明する書類
事業主の名称又は所在地等に変更があったとき (雇用保険事業主事業所各種変更届) 1枚

 

1枚

名称・所在地等変更のあった日の翌日から10日以内 法人の場合は、登記簿謄(抄)本等 法人でない場合は、その事実を証明する書類
独立した一の事業所と認められないとき (事業所非該当承認申請書) 4枚 1組 申請をしようとするときその都度 申請に係る施設の従業員数がわかる書類、会社の組織図等、申請書の記載事項が確認できる書類
事業主が代理人を選任又は解任したとき (雇用保険被保険者関係届出事務等代理人選任・解任届) 5枚 1組 代理人を選任又は解任したその都度  
  • 上記手続きのほか、労働保険の徴収に係る手続きもありますので、ご注意ください。

引用:被保険者に関する手続一覧|厚生労働省

事業所を設立した際はもちろん、事業の廃止時や事業所の名称変更・所在地の移動があった際なども手続をしなければなりません。必要に応じて、適当な対応に努めましょう。

3. 各種社会保険の手続方法|条件や提出期限など

手続2

 

3-1. 各種保険への加入条件

従業員を雇用した際、常時雇用としてフルタイムで働く場合は上記の保険への加入が必須となります。

また、アルバイトやパートタイマーの場合は、一定条件を満たす場合に社会保険への加入が必須となります。

また、令和4年(2022年)4月、令和6年(2024年)10月と段階的に適用範囲の拡大が実施されますので、現在そして法改正後の加入条件について、比較しながら確認していきましょう。

 

☆現在の加入条件

 

  • 常時501人以上を雇用している企業であること
  • 週の所定労働時間が20時間以上であること
  • 雇用期間が1年以上を見込んでいること
  • 賃金の月額が8.8万円以上であること
  • 学生ではないこと
☆令和4年10月~の加入条件

 

  • 常時101人以上を雇用している企業であること
  • 週の所定労働時間が20時間以上であること
  • 雇用期間が2か月以上を見込んでいること
  • 賃金の月額が8.8万円以上であること
  • 学生ではないこと
☆令和6年10月~の加入条件

 

  • 常時51人以上を雇用している企業であること
  • 週の所定労働時間が20時間以上であること
  • 雇用期間が2か月以上を見込んでいること
  • 賃金の月額が8.8万円以上であること
  • 学生ではないこと

新たに社会保険が適用される事業所の規模について、従業員数501人以上から101人以上、そして51人以上といった変更がなされます。

継続的な雇用が見込まれる期間についても、1年から2か月と大幅に短縮されますので、きちんと覚えておきましょう。

詳しい社会保険の加入条件はこちらから ▶社会保険の加入条件とは|保険の種類別に条件を詳しくご紹介

3-2. 社会保険の提出先と提出期限まとめ

雇用保険は、翌月の10日までに管轄の公共職業安定所(ハローワーク)へ、「雇用保険被保険者資格取得届」を提出してください。

健康保険厚生年金は5日以内に管轄の年金事務所へ「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」を提出してください。

3-3. 従業員を雇用したら提出してもらう書類

(1)雇用保険被保険者証 入社の際に、従業員から提出してもらいましょう。従業員が前職で発行された被保険者番号をそのまま引き継いで利用をします。

(2)年金手帳 入社の際、従業員から提出してもらいましょう。雇用保険資格取得手続の際には、被保険者番号が必要となります。年金手帳はコピーを取って、原本は本人へ返却します。

(3)給与所得者の扶養控除等の(異動)申告 給与の源泉所得税を求めるときに必要になります。

(4)健康保険被扶養者(異動)届 扶養する家族がいる場合は提出してもらいましょう。

(5)通勤手当申請書 通勤手当の支給に必要なので、提出してもらいましょう。

(6)源泉徴収票 入社した年度内に別の会社で給与を貰っていた場合、提出してもらってください。確定申告の際に必要となります。

ここまで解説してきました社会保険手続きに関しては、2022年の10月に法改正により新たに資格取得届を行わなくてなならない従業員が出てくる可能性がありますので、法改正の内容と併せて対応が必要か否かを確認するようにしましょう。

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4. まとめ

新しく従業員を雇い入れた際、その従業員が一定の基準を満たしている場合は社会保険に加入する必要があります。

その際「雇用保険」は翌月の10日までに管轄のハローワークへ「雇用保険被保険者資格取得届」の提出、「健康保険・厚生年金」は5日以内に管轄の年金事務所へ「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」の提出を必ず忘れないようにしましょう。

そのためには従業員から必要書類を期日までに提出してもらう必要があります。従業員の入社が決まったら早めに提出が必要な書類の連絡をしておくことが大事になってきます。

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