社会保険は遡り加入できる?時効や手続き方法を紹介 |HR NOTE

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社会保険は遡り加入できる?時効や手続き方法を紹介

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説明・紹介する女性

社会保険の加入要件を満たしているのに未加入であった場合、要件を満たしたときまで遡って加入できます。なお、遡り加入時は、加入時期を指定できないだけでなく、未払いの保険料を一括で納める必要がある点にも注意しましょう。

社会保険の遡り加入について、従業員と企業、それぞれの時効や手続き方法、注意点を解説します。

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1. 社会保険は遡り加入できるのか?

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従業員が厚生年金保険や健康保険の加入要件を満たしているのに加入していなかったときは、遡って加入できます。ただし、該当したときから加入しなければいけないため、時期を選ぶことはできません。従業員の遡り加入では、会社自体が適用事業所や任意適用事業所であることも必要です。

1-1. 会社自体が未加入だったときの扱い

なお、会社自体が本来社会保険の加入義務があるにもかかわらず、未加入の状態が続いている場合、原則として加入申請をした月から社会保険が適用されます。未加入事業所が過去に遡って社会保険に加入する場合、保険料負担が大きいため、配慮してこのような措置となっています。なお、社会保険への加入が必要な「強制適用事業所」の要件は以下のとおりです。

【強制適用事業所の要件】

株式会社などの法人の事業所(事業主のみの場合も含む)
従業員が常時5人以上いる個人事業所

個人事業所では農林漁業、サービス業などの場合を除いて強制適用事業所となります。被保険者に該当する従業員を使用している場合は、必ず加入手続きをしなければいけません

士業は現行法では社会保険への加入は任意であるものの、令和4年10月より、常時5人以上の従業員がいるときは強制適用事業所の対象となるため注意しましょう。
参考: 適用事業所と被保険者|日本年金機構

参考: 健康保険・厚生年金保険の適用事業所における適用業種(士業)の追加(令和4年10月施行)|日本年金機構

関連記事:「社会保険」の手続きで考えたい強制適用と任意適用とは 

2. 社会保険の遡り加入を行う場面

保険の加入

社会保険への加入要件を満たしている従業員がいるのにもかかわらず、未加入であった場合、遡って加入手続きが必要です。注意点と合わせて解説します。

2-1. 過去に加入要件を満たしていたとき

従業員の社会保険加入要件は以下の通りです。

  • 正社員として雇用された者
  • 短時間労働者で以下の要件に当てはまる者
  •  1週の所定労働時間が20時間以上であること
  •  雇用期間が1年以上見込まれること
  •  賃金の月額が88,000円以上であること
  • 学生でないこと

上記の適用要件は平成28年10月から令和4年10月までの適用要件です。遡り加入の場合、その当時の加入要件が適用されるため、厚生年金保険法など各種法令も確認し、間違いのないようにしましょう。

今後の社会保険の加入要件は法改正が続くため、将来の加入要件は参照をご確認下さい。

参考: 短時間労働者に対する健康保険・厚生年金保険の適用の拡大|日本年金機構

関連記事:アルバイトも社会保険の加入が必要?! 社会保険加入条件と手続き方法 

2-2. 国民年金の遡り加入は従業員自身で手続きを行う

厚生年金だけでなく国民年金も遡って加入できます。未納期間・免除期間(全額免除や半額免状、学生納付特例期間など)どちらも時効までであれば、後から納付して、将来の年金額に反映させることが可能です。なお、未納期間については、受給資格期間に反映されません。

これらの期間の遡り加入については従業員自身で手続きが必要です。市区町村の行政窓口、または、管轄の年金事務所で手続きができるため案内しましょう。

なお、出産日が2019年2月1日以降で、その間国民年金に加入していた従業員の場合、産前産後期間の国民年金保険料は「納付したもの」として、取り扱われます。そのため、遡って国民年金に加入する必要はありません。

参考: 国民年金保険料の産前産後期間の免除制度|日本年金機構

3. 社会保険の遡り加入の時効

バツを掲げる女性

社会保険は遡って加入できるとはいえ、期間には時効があるため注意しましょう。

3-1. 遡り加入できる時効は2年まで

加入要件に該当したときから遡って加入できるのは2年までです。そのため、2年以上前の保険料は納付できません。

例えば、2022年4月1日現在、2018年4月1日から社会保険の加入要件を満たしていながら未加入の従業員がいたとします。この場合、2020年4月1日分までしか遡って社会保険に加入することはできません。

3-2. 会社が未加入の場合も2年間まで遡って請求される

会社自体が社会保険に未加入であり、なおかつ、日本年金機構により強制加入手続きを取られたときも過去2年分の社会保険料の納付が必要です。なお、先述の通り、会社自体が未加入であったとしても、督促を受けた際に自ら加入手続きをした場合は、遡り徴収などは発生しません。

未加入事業所であり、なおかつ悪質な場合には、2年間分の社会保険料の納付だけでなく、遅延金の支払いを命じられることもあります。さらに悪質な場合は以下の刑事罰を受ける可能性もあるため、速やかに加入手続きを行いましょう。\

【厚生年金・健康保険】

6か月以下の懲役、または50万円以下の罰金

【雇用保険】

6か月以下の懲役、または30万円以下の罰金

3-3. 遡り加入時は一括で保険料納付が必要

遡り加入時の保険料は、通常一括で支払わなければいけません。未加入の従業員数が少ない場合はよいものの、会社が未加入であり、社員全員分の支払いが必要となれば資金繰りの悪化にもつながります。

特に、退職した従業員分の未払い保険料がある場合は、その分も全額会社が支払わなければいけません。支払いが難しい場合、財産の差し押さえなども行われます。

4. 社会保険の遡り加入の手続き方法

手続きの流れ

社会保険の遡り加入では、従業員の手続きか、会社の手続きかにより、必要な書類が異なります。それぞれ解説します。

4-1. 従業員の加入手続き

特定の従業員のみ社会保険への加入が漏れていた場合は、以下の書類を用意し所管の年金事務所で手続きします。

  • 被保険者資格取得届
  • 基礎年金番号の分かる通知書
    (年金手帳やマイナスドライバーカードなど)
  • 当時の勤務実態の分かる書類

新規加入と異なり、当時の勤務時間や賃金が分かる書類がないと、加入要件に該当するか判断できません。そのため、遡り加入が必要な従業員がいる場合、まずはどのような確認書類があればよいか日本年金機構に確認の上、手続きを行うとよいでしょう。

参考: 従業員を採用したとき|日本年金機構

4-2. 会社の加入手続き

会社が新たに社会保険に加入するためには、以下の書類が必要です。

  • 健康保険・厚生年金保険 新規適用届
  • 法人(商業)登記簿謄本(コピー不可)など

登記簿謄本は提出日の90日以内に発行されたものに限ります。これらの書類を整え、所管の年金事務所で手続きします。

日本年金機構の立ち入り調査により、その場で社会保険の適用を受けるときは特別な手続きは必要ありません。

参考: 新規適用の手続き|日本年金機構

4-3. 国民健康保険・国民年金の還付について

従業員の社会保険を遡って加入したときは、二重で加入していた分の国民健康保険や国民年金は還付金を受けられます。一点注意したいのが、国民健康保険に加入していた場合、市区町村の窓口に還付請求が必要な点です。

国民健康保険と社会保険の二重払いの還付は手続きが煩雑であり、現在も総務省などで解消に向けた取り組みが進んでいます。そのため、明確な手続き指針がなく、対応方法は各自治体の窓口により異なります。

万が一、二重払いの還付が必要な従業員がいた場合、まずは該当する市区町村の窓口に対応方法を確認してもらうようにしましょう。

参考: 健康保険料と国民健康保険料の二重払いの解消(概要) |総務省

関連記事:社会保険の手続方法|社員雇用の際に必要な書類や手順などをご紹介

5. 勤怠管理システムを活用し従業員の労働時間や賃金を正確に管理

人事管理

社会保険は加入要件を満たした時期まで遡って加入できるものの、その分の保険料は通常、一括で支払わないといけません。また、国民健康保険料と社会保険料の相殺が必要になるなど、事務手続きも複雑になってしまいます。

そのため、加入要件に該当する従業員がいれば、間違いなく加入させることが将来発生する手間の削減につながります。加入漏れが発生しないよう、勤怠管理システムなどを使い、日頃から労働時間や賃金を正確に管理することが大切です。

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