社会保険手続きの電子申請のやり方を徹底解説！義務化の対象者とは？

2020年4月より特定の条件を満たす法人では、一部の社会保険手続きで電子申請が義務化されました。なお義務化に該当しない法人は従来通り、届書による申請が可能です。

電子申請を活用することで、24時間365日社会保険の手続きができるなどのメリットも多くあります。

本記事では、社会保険の電子申請義務化の概要や、義務化が必要な法人、電子申請のメリット、実際の申請方法を解説します。

1. 社会保険手続きの電子申請義務化とは

行政手続きに係るコスト削減を目的とし、2020年4月から一部の法人では社会保険手続きの電子申請が義務化されました。なお、現在義務化されている手続きは下記の通りです。

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1-1. 健康保険・厚生年金保険

健康保険・厚生年金保険の手続きにおいては、以下の3つの書類の電子化が義務化されています。

• 報酬月額算定基礎届
• 報酬月額変更届
• 賞与支払届

1-2. 労働保険

労働保険の手続きにおいては、期間に定めのない事業（一括有期事業を含む）をおこなう事業主が提出する、以下の申告書は電子化が義務付けられています。

• 年度更新に関する申告書
• 概算保険料申告書、確定保険料申告書、一般拠出金申告書
• 増加概算保険料申告書

1-3. 雇用保険

雇用保険の手続きでは、以下の書類の電子化が義務付けられています。

• 被保険者資格取得届
• 被保険者資格喪失届
• 被保険者転勤届
• 高年齢雇用継続給付支給申請
• 育児休業給付支給申請

電子申請義務化に該当する企業では、仮にこれらの手続きを社労士などに委託していたとしても、電子申請が必要なため注意しましょう。

電子申請が義務化された企業の要件は、次章にて解説します。

参考： 電子申請の義務化｜日本年金機構

参考：2020年4月から特定の法人について電子申請が義務化されます｜厚生労働省

2. 社会保険手続きの電子申請義務化の対象とは

社会保険手続きの電子申請が義務化されたのは、以下の4つの法人です。

• 資本金などが1億円を超える法人
• 相互会社
• 投資法人
• 特定目的会社

それぞれ、詳しく解説します。

2-1. 資本金などが1億円を超える法人

「資本金など」には以下の項目が含まれます。

• 資本金
• 出資金
• 銀行等保有株式取得機構に納付する拠出金の額

「銀行等保有株式取得機構」とは、銀行等からの拠出により設立される認可法人のことです。

これらの額が1億円を超える大企業が対象です。

2-2. 相互会社

相互会社とは保険業法に基づく非営利法人で、保険会社のみに設立が認められています。株式会社の構成員は株主であり、株主総会で意思決定をおこなうのに対し、相互会社は保険契約者が構成員となり、総代会で意思決定を行う点が異なります。

なお、保険会社にも株式会社と相互会社があるものの、現在相互会社に該当する保険会社は5社程度です。

参考：生命保険会社免許一覧｜金融庁

2-3. 投資法人

投資法人とは「投資信託及び投資法人に関する法律」に基づき、有価証券や不動産など、特定の試算の投資や運用を目的として設立される法人です。J-REITなどが有名です。

参考：投資信託及び投資法人に関する法律 – e-Gov法令検索

参考：J-REITの仕組み｜投資信託協会

2-4. 特定目的会社

有価証券の発行のために設立される法人で、「資産の流動化に関する法律」に基づき運用されます。SPCもしくはTMKの略称で表記されることもあります。

参考：資産の流動化に関する法律｜e-Gov法令検索

2-5. 義務化対象外の企業は電子申請を利用できる？

社会保険手続きの電子申請が義務化されていない企業でも、電子申請を利用できます。

そのため、現状では、紙や電子媒体による届出か電子申請か、利便性の高い方から選ぶことが可能です。

一方で、「まだ電子申請のやり方がわからない」「必要書類がそろっているか確認したい」というご担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。当サイトではそのようなご担当者様に向けて電子申請を含む社会保険手続きの必要書類や手続きの流れを確認できる資料を無料でお配りしています。

漏れなく社会保険手続きをおこないたい方は、こちらから「社会保険手続きの教科書」をダウンロードして最新の法律に則った手続きを確認してみてください。

3. 社会保険手続きを電子申請でおこなうメリット・デメリットとは

上述した通り、電子申請義務化の対象外の企業においても電子申請をおこなうことは可能です。自社にとって最も効率的な選択ができるよう、社会保険手続きにおける電子申請のメリットとデメリットを把握しておきましょう。

3-1. 社会保険を電子申請するメリット

社会保険の手続きを電子申請でおこなうことで、以下のメリットが生じます。

• 会社や自宅から24時間365日手続きができる
• 郵送代やガソリン代などの各種経費を削減できる
• ペーパーレスで処理できるため事務処理を効率化できる
• 紙の届書以上に申請から受理までのスピードが早い

例えば、保険証の新規発行では、紙による届出より電子申請の方が3～4日程度早く受け取ることが可能です。

以上のようにメリットが大きいだけでなく、現在では約270の行政手続きで電子申請が可能となっています。

参考： 電子申請対象申請書等一覧表（令和4年4月1日現在）｜日本年金機構

関連記事：36協定の本社一括について電子申請やメリット・デメリットを解説

3-2. 社会保険を電子申請するデメリット

社会保険を電子申請するデメリットとしては、以下が挙げられるでしょう。

• 事前準備に工数がかかる
• コストがかかる場合がある

例えば、人事労務をご担当の方には電子申請の手順の把握、PCやネットワークの利用環境を整えるための工数が発生するでしょう。また有料のサービスを利用する場合にはコストが生じます。とはいえ、電子申請は長期的には業務の効率化に繋がるものであるため、自社に適したサービスがあるか、確認をして損はないでしょう。

4. 社会保険手続きの電子申請の3つの方法・フローを解説

社会保険の電子申請では、以下の3つの方法から申請が可能です。

1. e-Govを利用して申請する
2. 届書作成プログラムを利用して申請する
3. 労務管理ソフトと届書作成プログラムを利用して申請する

それぞれ解説します。

4-1. ①e-Govを利用して申請する方法

e-Govとは、各省庁がインターネットによりサービスを提供する窓口で、電子政府ともよばれています。社会保険以外にも、主要な行政手続きを電子化できる点が特徴です。具体的な申請方法は以下のとおりです。

①e-GovアカウントかGビズIDを準備する

e-Govアカウントは「e-Gov電子申請」のトップページから、作成できます。事前準備はメールアドレスのみでよいものの、社会保険手続きの際は電子証明書の添付が必要な点に注意しましょう。

なお、GビズIDは印鑑証明書を添付して作成するため、申請の都度、電子証明書を添付する必要はありません。作成方法は後ほど解説します。

参考： e-Gov電子申請トップ｜e-Gov電子申請

②届出書を作成する

e-Gov電子申請ログイン後に表示されるマイページから該当する申請書を検索し、必要事項を入力し作成します。

③提出

作成が終わったら、申請先を選択し「提出する」ボタンを押して申請します。e-Govアカウントでログインする場合は電子証明書の添付が求められるため添付しましょう。

なお、e-GovではCSVファイル添付方式や、API利用方式での申請も可能です。そのため、労務管理ソフトを利用しているときも有効な方法です。

4-2. ②届書作成プログラムを利用して申請する方法

届書作成プログラムとは、日本年金機構の提供する社会保険の手続きに特化したソフトウェアです。無料でダウンロードできるため、社会保険手続きのみ電子化したいときに有効な方法です。

①gBizIDを取得する

申請にはgBizIDが必要なため、事前に「gBizID」のページより取得します。なお、gBizIDを取得する際は、印鑑証明書の取得が必要な他、郵送による手続きも必要です。ある程度余裕をもって手続きをおこないましょう。詳しい方法は以下の通りです。

1. 「gBizIDプライム作成」ボタンを押し、必要事項を入力して申請書を作成する
2. 申請書を印刷し記名捺印後、印鑑証明書を同封しGビズID運用センターに送付する
3. 2週間程度で申請書に記載したメールアドレス宛てに「承認のお知らせ」が届く
4. メールに記載されたURLをクリックし、IDやワンタイムパスワードを入力する
5. パスワードを変更し、gBizIDアカウントの取得完了。

なお、事業主が電子申請をする場合は、別途gBizIDプライムの画面からgBizIDメンバーのアカウント取得が必要です。

参考： ＧビズＩＤ ホーム｜ＧビズＩＤ

②届書作成プログラムをダウンロードする

gBizIDの取得が終わったら、日本年金機構のホームページから「届書作成プログラム」をダウンロードします。

参考： 電子申請（届書作成プログラム）｜日本年金機構

③届書を作成し申請する

以下の方法で電子申請をおこないます。

「届書作成プログラム」を起動し「届書の作成」ボタンを押して、提出ファイル形式「電子申請用」を選択します。

「届書の申請・申請状況の紹介」ボタンを押して「届書の申請」ボタンをクリックし、必要事項を入力します。

画面が遷移しgBizIDの入力が求められるため、入力後、「申請完了」ボタンを押して申請します。

4-3. 労務管理ソフトと届書作成プログラムを利用して申請する方法

電子申請機能のある労務管理ソフトを利用しているときは、日本年金機構の提供する「届書作成プログラム」と連携して申請することも可能です。

詳しい申請方法は、労務管理ソフトごとに異なるためマニュアルを確認しましょう。

5. 社会保険手続きは電子申請を活用して業務効率化を促進しよう

社会保険の事務手続きは、特定の法人で電子申請が義務化されたものの、該当しない法人でも活用できます。なお、現在では電子申請を活用できる届書が200種以上あるため、電子申請を活用すれば手間やコストの削減にもつながります。

特に、e-Govからの申請はCSVファイル添付方式や、API利用方式も選択できるため、給与管理システムや人事管理システムなどと連携すれば、事務処理の効率化にも役立つでしょう。