有給休暇の年5日取得義務とは?取得できなかった際には罰則も

日本政府が推進する「働き方改革」法案に基づき、2019年4月より有給休暇の年5日取得義務が適用されました。

本制度は中小企業への期間猶予は与えられておらず、全企業で一斉にスタートしているため、多くの企業で対応が進んでいることと思います。

しかし、もし使用者である企業が有給休暇を社員に取得させなかった場合、罰則はあるのでしょうか。また、社員の有給休暇を効率的に管理するにはどうしたら良いのでしょうか。

本記事では、有給休暇5日を取得させる際の注意点についてまとめてご紹介します。

取得義務化に沿った有給休暇の管理、正しくできていますか?
2019年4月より有給休暇の年5日取得が義務化されました。 しかし、以下のような人事担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

・有給の取得が義務化されたのは知っているが、特に細かい社内ルールを設けて管理はしていなかった…
・どうやって有給を管理していけば違法にならないのかよくわかっていない…
・そもそも義務化の内容について細かいルールを知らない…

そのような人事担当者様に向け、当サイトでは年次有給休暇の義務化についてまとめた資料を無料で配布しております。

この資料では、有給休暇を含め働き方改革によって改正された労働基準法の内容と、それに対して行うべき管理をまとめていますので、社内の勤怠管理に問題がないか確認する際にぜひご利用ください。

1.有給休暇5日取得義務とは?(2019年4月から開始) 

今回の改正法案では、「有給休暇が10日以上付与される労働者に年次有給休暇を付与した基準日から1年以内に、取得時季を指定して年次有給休暇を5日間取得させること」が義務化されました。

もともとは有給休暇の取得日数に関する企業側の義務がなく、従業員ごとに取得日数の差がありましたが、今回の法改正をもって「年5日間は取得させなくてはならない」と義務化されたのがポイントです。

1-1. 対象となる従業員

年5日の有給休暇の取得が義務化される対象者は、年次有給休暇が10日以上付与される従業員です。

この10日間とは、持ち越した前年度分の有給休暇との合算日数ではありません。つまり、所定労働日数の少ない比例付与の社員も、1回の付与日数が10日以上になったタイミングで、年5日の取得義務対象になるという意味です。

なお、義務化対象には、管理監督者や有期雇用で働くいわゆる契約社員、条件を満たしたアルバイト(パートタイム労働者)も含みます。

1-2.いつからいつまでの間に有給休暇を取得させないといけない?

取得義務のある5日間の有給休暇は有給休暇を付与した日から1年間の間に従業員に取得させなければいけません。

例えば、2022年の10月1日に有給休暇を付与した場合、2023年の10月1日までに5日間の有給休暇を取得している必要があります。

有給休暇を付与した日を基準日といいます。有給休暇の基準日は原則、入社6か月後ですが、斉一的付与を採択している企業などでは基準日が異なるため、必ず社内で確認をしてください。

企業は、従業員の意見を聞きながら、希望に沿った日程で有給休暇を取得させる必要があります。このように取得時季を聞き取り、取得日を指定することを「時季指定」といいます。指定と名称にあるものの、基本的には従業員の希望を尊重するように務めなくてはなりません。

なお、従業員がすでに請求・取得済の年次有給休暇の日数や、労使協定で計画的に有給取得日を決めてから取得してもらった計画年休は、時季指定義務が課される年5日から控除して計算します。

1-3. 年次有給休暇管理簿の作成と3年間の保存義務がある

有給休暇取得義務化に伴い、企業には「年次有給休暇管理簿」を作成して、3年間保存することが義務付けられました。

年次有給休暇管理簿とは、従業員ごとに有給休暇の、時季(有給休暇を取得した日付)、日数(有給休暇を取得した日数)、基準日(労働者に有給休暇を取得する権利が生じた日)を管理するための書類です。

従業員に有給休暇を取得する権利が生じただけでは作成義務は生じませんが、従業員の請求、企業の時季指定または計画的付与によって有給休暇を取得したときに作成義務が生じるため、用意しておくことが大事になります。

1-4. 義務に違反した場合の罰則有無

条件に該当している従業員がいるにもかかわらず、年5日の有給休暇取得義務を怠った場合は、違反者一人に対して30万円の罰金を課せられる場合があります。

年5日の有給休暇を誤魔化すために、もともと存在した夏季休暇などの特別休暇を、有給休暇とすり替えて5日義務を果たしたとしても、脱法行為とされるリスクが大きいです。企業は必ず、年5日の有給休暇を取得させるルール作りを整えなくてはなりません。

罰則違反の内容としては、「年5日の年次有給休暇を取得させ なかった場合」「時季指定を行う場合 において、就業規則に記載していない場合」「労働者の請求する時季に所定の年次有給休暇を与えなかった場合」などが挙げられます。

1-5. 中小企業を含む企業が義務化によって行うべき対策

企業が有給休暇の取得促進をするためにできることとして、個別指定方式と計画年休制度の2つの方法をご紹介します。

  • 個別指定方式|従業員ごとに有給休暇を管理 

企業が従業員に有給休暇の日時指定を任せたうえで、取得日数が5日を下回っている従業員に対して、企業側が有給休暇を指定して付与する方式です。企業は従業員の意見を聞きながら、希望に沿った日程で有給休暇を取得させる必要があります。このように取得時季を聞き取り、取得日を指定することを「時季指定」と呼びます。指定と名称にあるものの、基本的には従業員の希望を尊重するように努めなくてはなりません。

  •  計画年休制度|従業員に一括で有給休暇を付与 

企業が前もって計画的に休暇取得日を割り振る制度です。計画年休制度によって取得した有給休暇も年間の取得義務がある5日に含まれます。
計画年休制度には3方式あります。

①企業や事業場全体の休業による一斉付与方式
全労働者に対して同一の日に年次有給休暇を付与する方式。

②班・グループ別の交替制付与方式
班・グループ別に交替で年次有給休暇を付与する方式。

③年次有給休暇付与計画表による個人別付与方式
夏季、年末年始、ゴールデンウィークなどの大型休暇や従業員の誕生日など従業員ごとに有給休暇を付与する方式。

以上の方式からそれぞれの企業の実態にあった方式を選んで導入します。計画年休制度を導入するためには、あらかじめ労使協定を結ぶ必要があります。労働基準監督署への提出は不要です。

[参考]年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説|厚生労働省

ここまで、年5日の有給休暇取得が義務化されたこと、有給休暇の基本的なルールについて解説いたしました。

既に有給休暇についてのルールは施行されているものの、まだまだ理解できていない部分もあるという方は多くいらっしゃると思います。

当サイトでは、中小企業を中心として働き方改革に関連するルールに対応するためのノウハウをご紹介する資料を無料で配布しています。

今一度、法改正に対応した有給休暇の管理を確認したいという方は、こちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

2. 「有給休暇の年5日取得」が義務化された背景

義務化 背景年5日の有給休暇取得が義務化された背景について、2018年に施行された働き方改革法案の内容を交えながら説明します。

2-1. 働き方改革法案とは

働き方改革法案とは、「労働者の個別の事情に合わせて、その人らしく多様で柔軟な働き方を、自分自身で選択できるようにする改革」と定義されたものです。

少子高齢化や、高齢化に付随して起きる社会保障問題、若手の労働人口が減少するという課題を改善しながら、労働者の多様なニーズに合わせて働きやすい社会を作ることが目的となっています。

この働き方改革を推し進めるためには、さまざまな人の働く機会を拡大し、個々の能力やスキル・働く意欲を発揮できる環境づくりが大切だと言われています。

正規雇用と非正規雇用(派遣社員やアルバイト・パート)、近年増加している業務委託契約で働くフリーランサーなど、さまざまな立場の人が自分にあった働き方を選択することができるよう環境整備をしていくことが重要です。

2-2. 課題は日本の有給休暇取得率の低さ

働き方改革の関連法では、正社員と非正規雇用者の間にある不合理な賃金格差をなくすための「同一労働同一賃金」や「時間外労働の上限規制の設定」、そして今回ご紹介する「年次有給休暇の時季指定」などが定められました。

日本の有給休暇取得率は2019年時点で56.3%となっており、2020年に政府が目標としている70%という数値からも大きく下回っています。

そのため、それぞれが自分の仕事への意欲レベルに合わせて働き方を柔軟に選択し、のびのびと力を発揮していくことができるように、働き方改革による有給休暇取得の制度が新設されました。

3. 有給休暇取得のメリット

メリット 

従業員に有給休暇を取得させることにはいくつかのメリットがあります。ここでは2つ紹介します。

①生産性の向上につながる

有給休暇を取得させることにより、労働者は心身の疲労回復やリフレッシュすることができます。そのため、労働意欲が高まり、リフレッシュした状態で仕事を行うことで、生産性の向上が期待できるでしょう。

②離職者が減る

有給休暇の取得を推進することで、労働者の働きやすい環境が整います。そのため、離職者が減ることが期待できます。また、企業のイメージもよくなり、求人採用に有利になることも期待できます。

4. そもそも有給休暇の日数と条件は?

年5日の有給休暇取得義務を確実に進めるために、年次有給休暇の基礎的なルールについても改めて確認しておきましょう。

年次有給休暇とは、労働基準法第39条に定められている労働者に与えられた権利で、6カ月以上継続で勤務(出勤率が8割以上)した労働者に心身のリフレッシュを図るために与えられる休日です。

まれに、アルバイト・パートには年次有給休暇を与えなくて良いと勘違いしている方もいますが、アルバイト・パートなどの非正規労働者にも年次有給休暇を与えることが法律で定められています。

6か月以上継続勤務をしていて、出勤率が8割以上であれば、正社員・契約社員問わず次の条件で有給休暇が取得可能です。

加えて、1年に10日以上有給休暇が付与された人は5日取得義務化の対象になります。そのため、従業員が取得義務化の対象者かどうかの確認も必要です。

4-1.フルタイム労働者の場合

フルタイム労働者の場合、以下の表のように継続勤務年数に応じて、有給休暇が付与されます。

継続勤務年数 0.5 1.5 2.5 3.5 4.5 5.5 6.5以上
付与日数 10 11 12 14 16 18 20

4-2. アルバイトやパートなどの非正規労働者の場合

所定労働時間が1週間あたり30時間に満たないアルバイト(パートタイム労働者)も、次の基準に沿って有給休暇が取得可能になります。アルバイトやパートなどの非正規労働者の場合、週所定労働日数と継続勤務年数によって有給休暇の付与日数が変動します。

・週所定労働日数が4日または1年間の所定日数が169日~216日の労働者の場合

継続勤務年数 0.5 1.5 2.5 3.5 4.5 5.5 6.5以上
付与日数 7 8 9 10 12 13 15

・週所定労働日数が3日または1年間の所定日数が121日~168日の労働者の場合

継続勤務年数 0.5 1.5 2.5 3.5 4.5 5.5 6.5以上
付与日数 5 6 6 8 9 10 11

・週所定労働日数が2日または1年間の所定日数が73日~120日の労働者の場合

継続勤務年数 0.5 1.5 2.5 3.5 4.5 5.5 6.5以上
付与日数 3 4 4 5 6 6 7

・週所定労働日数が1日または1年間の所定日数が48日~72日の労働者の場合

継続勤務年数 0.5 1.5 2.5 3.5 4.5以上
付与日数 1 2 2 2 3
所定労働日数が1日~4日、1年間の所定労働日数が48日~216日の中で、従業員がどのくらい働いたかによって取得できる有給休暇の日数が変わってきます。

もっと詳しく知りたい方はこちら▼ アルバイトに有給休暇を付与すべき?対応方法をわかりやすく解説【事例付き】

4-3. 「8割以上の出勤率」の計算方法とは

上述した「8割以上の出勤率」について、補足します。

継続して勤務している労働者であるかどうかは、労働契約の存続期間(いつからいつまで企業に在籍していたか)を実際の勤務状況をもとに判断します。

その際、出勤率は全労働日を出勤した日数で割って計算しますが、その際、全労働日と出勤した日数にはそれぞれ次の条件を加味して計算をします。

出勤率=全労働日÷出勤した日数

4-4. 年次有給休暇の付与に関する3つのルール

年次有給休暇に関して、次の3つはおさえておきましょう。

<1>年次有給休暇を与えるタイミングは従業員が請求した時期に

年次有給休暇は従業員が請求した時季に与えることが義務付けられています。基本的には従業員が希望した日時通り、取得させることが大切です。

ただし、年次有給取得を希望した日程が「事業の正常な運営を妨げる場合」のみ、他の時季に変更することが可能です。これを年次有給休暇の時季変更権と言います。

<2>年次有給休暇の繰り越しは2年間まで

年次有給休暇には時効が2年間と定められています。

どうしてもその年に取得できなかった有給休暇は、翌年度に持ちこして消化することができます。

<3>不利益な取扱いは禁止

年次有給休暇は従業員に平等に与えられた権利です。

年次有給休暇を取得した従業員に対して、賃金を削るなどの不利益な取扱いをして、年次有給休暇を取得しづらくしてはいけません。

5. 年5日の有給休暇取得義務の注意点

本章では、社員に年5日の有給休暇を取得させる義務に対応する際の注意点を4つ取り上げ解説します。

5-1. 特別休暇の日に有給休暇を取得させるのはNG

企業が定めている本来の特別休暇日を労働日に変え、有給休暇を取得させる対応は違反です。

例えば、毎年4日間ある年末年始休暇を3日間にし、1日分を有給休暇として消化させるようなケースです。

5-2. 休日を出勤日として扱うのはNG

もともとの休日を出勤日として有給休暇を取得させる対応は違反です。

例えば、土日休みの週休2日の会社であるのに、土曜日を平日扱いとし、有給休暇を取得させるようなケースです。

5-3. 有給休暇を付与される前に契約を終了し、また再契約するのはNG

有給休暇の付与日数が「雇用した日から6か月間継続勤務」となっているため、6か月経たないうちに一旦契約を終了し、また再契約する対応は違反です。

5-4. 就業規則に有給休暇の時季指定について記載する

従業員の休暇に関しては、就業規則の絶対的必要事項として労働基準法に定められています。

つまり、年次有給休暇の時季指定対象となる従業員の範囲や、時季指定の方法は、必ず就業規則に記載するようにしましょう。

6. 有給休暇は確実に5日取得させましょう

1年に10日以上有給休暇が付与された人は5日取得義務化の対象になります。有給休暇を取得させることは企業の義務であり、労働環境を整えることにも繋がります。時季指定や計画年休などを利用して、年5日の有給休暇を確実に取得させましょう。

 

取得義務化に沿った有給休暇の管理、正しくできていますか?
2019年4月より有給休暇の年5日取得が義務化されました。 しかし、以下のような人事担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

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