年5日の年次有給休暇|正しく取得させるための注意点・ポイントをおさらい

日本政府が推進する「働き方改革」法案に基づき、2019年4月より有給休暇の年5日取得義務が適用されました。

本制度は中小企業への期間猶予は与えられておらず、全企業で一斉にスタートしているため、多くの企業で対応が進んでいることと思います。

しかし、もし使用者である企業が有給休暇を社員に取得させなかった場合、罰則はあるのでしょうか。また、社員の有給休暇を効率的に管理するにはどうしたら良いのでしょうか。

本記事では、有給休暇5日を取得させる際の注意点についてまとめてご紹介します。

そもそも「働き方改革法案」とは

2018年に施行された働き方改革法案とは、「労働者の個別の事情に合わせて、その人らしく多様で柔軟な働き方を、自分自身で選択できるようにする改革」と定義づけられています。

働き方改革の関連法の中に、正社員と非正規雇用者の間にある不合理な賃金格差をなくすための「同一労働同一賃金」や「時間外労働の上限規制の設定」、そして今回ご紹介する「年次有給休暇の時季指定」などがあります。

働き方改革法案の目的

働き方改革法案は、少子高齢化や、高齢化に付随して起きる社会保障問題、若手の労働人口が減少するという課題を改善しながら、労働者の多様なニーズに合わせて働きやすい社会を作ることが目的です。

この働き方改革を推し進めるためには、さまざまな人の働く機会を拡大し、個々の能力やスキル・働く意欲を発揮できる環境づくりが大切だと言われています。

正規雇用と非正規雇用(派遣社員やアルバイト・パート)、近年増加している業務委託契約で働くフリーランサーなど、さまざまな立場の人が自分にあった働き方を選択することができるよう環境整備をしていくことが重要です。

働き方改革法案は、それぞれが自分の仕事への意欲レベルに合わせて働き方を柔軟に選択し、のびのびと力を発揮していくことでより良い将来への展望を持てるようにすることも目的としているのです。

年次有給休暇の基礎ルール

働き方改革法案の中の、年次有給休暇について基礎的なルールを確認していきましょう。

年次有給休暇は次の要件を満たしたすべての労働者に与えられる権利です。

①6か月間継続して働いていること(継続勤務)
②出勤率が8割以上であること

まれに、アルバイト・パートには年次有給休暇を与えなくて良いと勘違いしている方もいますが、アルバイト・パートなどの非正規労働者にも年次有給休暇を与えることが法律で定められています。

6か月間の継続勤務と8割以上の出勤率計算について

継続勤務とは、労働契約の存続期間のことです。

「いつからいつまで企業に在籍していたか」を実際の勤務状況をもとに判断します。

また、出勤率は全労働日を出勤した日数で割って計算しますが、その際、全労働日と出勤した日数にはそれぞれ次の条件を加味して計算をします。

出勤率=全労働日÷出勤した日数

<全労働日を計算する際に除く日数>

  • 所定の休日に働いた日数
  • 代休を取得して終日出勤しなかった日数
  • 不可抗力によって休んだ日数
  • 使用者側に起因する経営、管理上のトラブルによる休業日数
  • 正当なストライキや争議行為によって労務提供がなかった日数

<出勤した日数を計算する際に加える日数>

  • 業務上の傷病の療養のための休業期間
  • 産前産後休業の日数
  • 育児・介護休業の日数
  • 年次有給休暇を取得した日数
  • 労働者の責めに帰すべき事由とは言えない不就労日数

有給休暇の付与日数とその条件

フルタイムの労働者で、上記のように6か月以上継続勤務をしていて、出勤率が8割以上であれば、正社員・契約社員問わず次の条件で有給休暇が取得可能です。

また、所定労働時間が1週間あたり30時間に満たない短時間労働者も、次の基準に沿って有給休暇が取得可能になります。

フルタイム労働者の場合

継続勤務年数 0.5 1.5 2.5 3.5 4.5 5.5 6.5以上
付与日数 10 11 12 14 16 18 20

週所定労働日数が4日または1年間の所定日数が169日~216日の労働者の場合

継続勤務年数 0.5 1.5 2.5 3.5 4.5 5.5 6.5以上
付与日数 7 8 9 10 12 13 15

週所定労働日数が3日または1年間の所定日数が121日~168日の労働者の場合

継続勤務年数 0.5 1.5 2.5 3.5 4.5 5.5 6.5以上
付与日数 5 6 6 8 9 10 11

週所定労働日数が2日または1年間の所定日数が73日~120日の労働者の場合

継続勤務年数 0.5 1.5 2.5 3.5 4.5 5.5 6.5以上
付与日数 3 4 4 5 6 6 7

週所定労働日数が1日または1年間の所定日数が48日~72日の労働者の場合

継続勤務年数 0.5 1.5 2.5 3.5 4.5以上
付与日数 1 2 2 2 3
所定労働日数が1日~4日、1年間の所定労働日数が48日~216日の中で、ご自身がどのくらい働いたかによって取得できる有給休暇の日数が変わってきます。
また、この中で、有給休暇5日取得義務が発生するのは「有給休暇が10日以上付与される労働者」となります。

年次有給休暇の付与に関する3つの基礎ルール

年次有給休暇に関して次の3つはおさえておきましょう。

<1>年次有給休暇を与えるタイミングは労働者が請求した時期に

年次有給休暇は労働者が請求した時季に与えることが義務付けられています。基本的には労働者が希望した日時通り、取得させることが大切です。

ただし、年次有給取得を希望した日程が「事業の正常な運営を妨げる場合」のみ、他の時季に変更することが可能です。これを年次有給休暇の時季変更権と言います。

<2>年次有給休暇の繰り越しは2年間まで

年次有給休暇には時効が2年間と定められています。どうしてもその年に取得できなかった有給休暇は、翌年度に持ちこして消化することができます。

<3>不利益な取扱いは禁止

年次有給休暇は労働者に平等に与えられた権利です。

年次有給休暇を取得した労働者に対して、賃金を削るなどの不利益な取扱いをして、年次有給休暇を取得しづらくしてはいけません。

有給休暇5日取得義務の具体的な内容(2019年4月開始)

今回の改正法案では、労働者に年次有給休暇を付与した基準日から1年以内に、取得時季を指定して年次有給休暇を5日間取得させることが義務化されました。

また、先にお伝えした通り有給休暇は労働者の働く日数によって取得日数も異なります。

そのため、労働者ごとに毎年の有給休暇付与日数、残日数、消化日数を確認し年次有給休暇管理簿にまとめて3年間保存することも必要となります。

使用者による「時季指定」とは
使用者である企業は、労働者の意見を聞きながら時季を指定して有給休暇を取得させる必要があります。可能な限り、労働者が希望した日程で取得してもらうよう労働者の意見を尊重することが重要です。
<注意>
労働者から請求した年次有給休暇の日数や、労使協定で計画的に有給取得日を決めてから取得してもらった計画年休は、時季指定義務が課される年5日から控除して計算しなくてはなりません。

 

年5日の有給休暇取得義務を運用するポイント

本章では、社員に年5日の有給休暇を取得させる義務に対応する際のポイントについて、それぞれのケースごとに解説します。

<1>有給休暇取得義務の発生時期が労働者ごとに異なる場合

有給休暇の付与日を法令通りに実施している企業では、入社日から半年後に最初の有給休暇が10日与えられます。

仮に入社日が4月1日であれば、半年後の10月1日が有給休暇付与の基準日となり、したがって、10月1日から1年以内に有給休暇の年5日を取得させなくてはなりません。

ここで、中途入社を通年で受け入れている企業の場合、入社日が必ずしも4月1日とは限らないため注意が必要です。

労働者ごとに有給休暇の年5日取得義務が発生する基準日が異るため、しっかりと帳簿で管理をし、労働者ごとに計画的に有給休暇を5日消化させるようにしましょう。

また、企業によっては入社初日から有給休暇10日を付与する場合もあります。

この場合は、法令で定められた基準日ではなく、有給休暇を付与した日を基準日として1年以内に5日の有給休暇を消化しなくてはなりません。

<例>4月1日入社、入社日に有給休暇10日を付与した場合
⇒法令に基づくと10月1日が有給休暇の年5日取得義務の起算日
⇒この場合は法令の起算日ではなく、実際に有給休暇を付与した4月1日を起算日として、そこから1年以内に有給休暇の年5日を取得させなくてはならない。

<2>労働者がすでに有給休暇を5日間取得している場合

有給休暇の付与日から1年以内に労働者が5日間の有給休暇を取得している場合は、労働者に有給休暇の年5日の時季指定をする必要はありません。

たとえば、労働者が自ら申し出をして、3日だけ有給休暇を取得していた場合は、残りの2日について時季指定をして取得をさせる必要があります。

労働者の有給休暇取得状況に合わせて計算し、必ず年5日は有給休暇を消化させましょう。

<3>就業規則に有給休暇の時季指定について記載する

労働者の休暇に関しては、就業規則の絶対的必要記載事項として労働基準法に定められています。

つまり、年次有給休暇の時季指定対象となる労働者の範囲や、時季指定の方法について必ず就業規則に記載をするようにしましょう。

「罰則」について
年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合や、時季指定を行う範囲や方法を就業規則に記載していない場合は、30万円以下の罰金が科されることがあります。
また、労働者の請求する希望の時季に所定の年次有給休暇を与えなかった場合は、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されると労働基準法の第39条で定められています。

 

労働者の年次有給休暇を管理する方法

企業が年次有給休暇を管理する2つの方法をご紹介します。

個別指定方式|労働者ごとに有給休暇を管理

年次有給休暇の個別指定方式とは、労働者ごとに有給休暇の取得日数を管理して、企業が年次有給休暇の取得日を個別に指定していく方法です。

個別に決めていくことで、従業員が希望日を企業に伝えやすく満足度は高くなるものの、1人ひとり個別に管理することは非常に手間がかかるためデメリットとも言えます。

計画年休制度|労働者に一括で有給休暇を付与

計画年休制度とは、従業員の代表と企業間で労使協定を結び、各従業員の有給休暇のうち5日を超える部分の取得日時を計画的に決める方法です。

計画年休制度は、全従業員に一斉に同じタイミングでの有給休暇取得を促すこともできますし、部署ごとに有給休暇取得の時期をずらすことも可能です。

一斉に決めることで管理の手間が省けるものの、個別の希望を聞きながら有給休暇取得を促すことができないため、従業員の満足度が下がる可能性があります。

また、一度労使間で有給休暇取得の日程を決めてしまうと、緊急事態のときにあとから日程を変更することが難しいです。

先の見通しが立てづらい企業は、安易に計画年休制度を導入せず、個別指定方式で柔軟に管理していくことをおすすめします。

まとめ

年次有給休暇は労働に対して平等に与えられた権利であり、働く人の疲労回復やリフレッシュのために必要不可欠なものです。

年次有給休暇を消化することで、労働者の士気があがり、生産性が向上するメリットも期待できるでしょう。

最低限、5日の年次有給休暇を取得できるように、企業はしっかり労務環境の整備を進めていきましょう。

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