KPIマネジメントとは？重要性や実施手順、よくある失敗事例を解説！

KPIマネジメントとは、ビジネスの最終目標を達成する前に必要となる中間目標の設定や進捗の管理をおこなう手法のことです。KPIの進捗がどのような状況であるか、何を見直すべきなのかをマネジメントすることで、スムーズに最終目標の達成に近づけることができます。

本記事では、KPIマネジメントとは何かを必要性を踏まえて解説します。また、KPIマネジメントのメリットや実施手順、成功させるコツ、よくある失敗事例についても紹介します。

1. KPIマネジメントとは？

KPIマネジメントとは、ビジネスにおける最終目標（KGI）を達成するため、KPIの進捗状況を適切に管理し、評価・改善をおこなうことです。ここでは、KPIやKGI、KSF（CSF）といった、KPIマネジメントに必要となる用語について詳しく紹介します。

1-1. KPIとは？

KPIとは「Key Performance Indicator」の略で、組織が設定した最終的な目標を達成するための中間目標のことです。KPIを設定することで、目標達成のための行動が明確になります。なお、KPIは数値化して定量的に設定されます。

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1-2. KGIとは？

KGIとは「Key Goal Indicator」の略で、ビジネスにおける最終目標を指標化したものです。KGIとKPIは結びついており、KPIが達成されることで、最終的にKGIが達成されます。KGIも数値化して具体的に設定するのが基本です。

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1-3. KSF（CSF）とは？

KSFとは「Key Factor for Success」の略で、KGI達成のために必要とされる要因のことです。KSFを基にKPIを設定することで、KGIに重要な影響を及ぼすKPIを設定することができます。

なお、KSFと似た用語に「CSF（Critical Success Factor）」があります。KSFとCSFは日本語に訳すと、どちらも「重要成功要因」になります。KSFとCSFは同義で用いられることが多いので、この機会に押さえておきましょう。

2. KPIマネジメントの必要性

なぜKPIマネジメントは必要とされているのでしょうか。ここでは、KPIマネジメントの必要性について詳しく紹介します。

2-1. ビジネス環境が目まぐるしく変化しているため

テクノロジーの発展により、ビジネス市場が大きく変化する現代社会において、競争優位性を獲得するためには、PDCAサイクルを早く回して、効率よくビジネスを進めることが大切です。KPIマネジメントを導入すれば、行動と評価が明確になり、スピーディに目標達成に向かって取り組むことができるようになります。

2-2. 生産性の向上が急務になっているため

近年では少子高齢化による労働人口の減少により、限られた人材で成果を出すため、生産性の向上が多くの企業の課題となっています。生産性を向上させるには、目標やプロセスを明確にし、効率よく業務を進めることが重要です。KPIマネジメントを導入すれば、定量的で具体化されたKPIを基に行動をおこなえるので、生産性向上が期待できます。

2-3. 組織で働く人材が多様化してきているため

最近ではライフスタイルに対する考え方の変化や働き方改革、グローバル市場の拡大などの影響で、企業で働く人材が多様化してきています。人材の多様化は目まぐるしく変化する市場に対応するうえで有効ですが、企業内で従業員同士の足並みが揃いにくくなるという問題が生じます。KPIマネジメントを実施することで、企業が目指すべき方向を明確に提示すれば、働き方や人材が多様化していても、従業員の足並みが揃えやすくなります。

3. KPIマネジメントの実施手順

KPIマネジメントには適切な実施手順があります。ここでは、KPIマネジメントをスムーズにおこなうための実施方法について詳しく紹介します。

3-1. KGIを設定する

まずはビジネスの最終目標であるKGIを設定しましょう。KGIは数値化して具体的に示す必要があります。たとえば、売上を伸ばしたいのであれば、「売上〇〇円アップさせる」などと定量的にKGIを設定するようにしましょう。

3-2. KGIと現状のギャップを把握する

KGIを設定したら、KGIと現状にどの程度のギャップがあるかを検証することで、目標達成のためのプロセスを明確にすることができます。たとえば、「売上〇〇円アップ」というKGIを設定したのであれば、現状の売上はいくらで、どのくらい不足しているのかを明らかにしましょう。

3-3. KSF（CSF）を設定する

KGIと現状のギャップが把握できたら、KGI達成のための重要となる成功要因KSF（CSF）を設定しましょう。たとえば、売上の向上をKGIとして設定している場合、「新規顧客数を増やす」「顧客単価を上げる」「リピート率を上げる」などがKSF（CSF）として挙げられます。自社の強みや課題に応じて、KSF（CSF）は変わってくるので注意が必要です。

3-4. KPIを数値化して設定する

KSF（CSF）を設定できたら、具体的な行動指標となるKPIを設定しましょう。KPIは数値化して設定することが大切です。KPIを設定したら、KGIとの整合性を確認することも大切です。KPIが達成されることで、KGIも達成されるかチェックしましょう。

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3-5. KPIの進捗状況を確認する

KPIを設定できたら、実際にKPIマネジメントを実施し、定期的に進捗状況を確認しましょう。進捗状況が良い場合は、その原因を明確にし、効率を高められる施策の実施が推奨されます。一方、進捗状況が悪い場合もその原因を追究し、KPIの設定変更など、改善することが大切です。このように、KPIマネジメントにより、定期的にKPIの進捗状況をチェックし、適宜改善をおこなうことで、スピーディに目標達成に向けて取り組むことができるようになります。

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4. KPIマネジメントを実施するメリット

KPIマネジメントを実施することで、さまざまなメリットが得られます。ここでは、KPIマネジメントのメリットについて詳しく紹介します。

4-1. 目標とする指標が明確化される

目標が定性的で曖昧だと、どのように業務を進めるべきかわからず、仕事に対するモチベーションの低下を招きかねません。従業員のモチベーション低下は、企業における生産性低下につながります。KPIを設定し、マネジメントしていくことで、行動が明確になり、従業員のモチベーションを維持することが可能です。

4-2. 統一的な評価基準を定められる

KPIは定量的に把握できるように、指標を数値で決めます。従業員の成果については、明確な基準として数字で表されます。統一的な評価基準が設けられることで、公正な評価が実現され、従業員の評価に対する納得感を向上させることが可能です。

とはいえ、統一的な評価基準を用意するだけでは公平な人事評価はおこなえません。誰が誰を評価するか、評価対象期間はいつにするか、どのような条件がそろったら昇格させるかなど、評価基準以外にも様々な要件を決めて運用することで人事評価が成り立っています。しかし、現状整った人事評価制度がなく、適切な人事評価がおこなえていないことに課題を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。当サイトでは、人事評価制度の導入プロセスが知りたい方向けへ「人事評価の手引き」を無料でお配りしています。この手引きでは、導入プロセスだけでなく実際に人事評価をおこなう手順や注意点もまとめています。ぜひ、こちらからダウンロードして、導入から運用まで具体的なイメージを立てるのにお役立てください。

4-3. 組織力を向上させられる

KPIという具体的な指標で示すことで、従業員が一丸となって目標に向かって取り組むことができるようになります。同じ目標を共有することで、チームワークが高まり、組織力を向上させることが可能です。

4-4. PDCAサイクルを効率的に回せる

KPIは数値化されているため、進捗状況を可視化することができます。進捗状況に応じて、適宜修正を加えることで、スムーズに最終目標まで進めることが可能です。このように、定量的で具体的なKPIを設定してマネジメントをおこなえば、PDCAサイクルを早く回し、効率よく目標に向かっていくことができます。

5. KPIマネジメントを実施するときのコツ

KPIマネジメントを実施する前にいくつかのコツを知っておくと、KPIの達成がしやすくなります。ここでは、KPIマネジメントを実施するときのコツについて詳しく紹介します。

5-1. KPIが従業員に与える影響を考えておく

KPIを設定することで、行動が明確になり、評価もしやすくなるというメリットがあります。進捗状況がよくない従業員にとっては評価がわかりやすくなることで、モチベーションの低下につながる恐れがあります。そのため、KPIマネジメントを導入する場合、進捗状況に応じて、適切に従業員のフォローをおこなうことが大切です。

5-2. 実施後も適宜見直しを行う

KPIは設定して終わりではなく、随時見直しをおこなうことで、精度を高めることができます。KPIマネジメントをおこなう場合、定期的にKPIの進捗状況をチェックし、適宜改善をおこなうようにしましょう。

5-3. 達成できなかった場合の対応を決めておく

KPIが予定どおりに進まないこともあります。「KPI10％以上下回った場合は対応策を講じる」など条件を設定し、あらかじめリスクへの対策を考えておくと、KPIの進捗が思うようにいかない場合でもスムーズに対応することが可能です。

5-4. KPI管理シートやツールを活用する

KPIマネジメントを実施するにあたり、管理効率を高めることが大切です。KPI管理シートやKPI管理ツールを活用すれば、進捗状況だけでなく、担当者や管理者なども効率よく管理することができるようになります。また、集計・分析もおこないやすくなり、改善策を計画する際に役立てることが可能です。

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6. KPIマネジメントのよくある失敗事例

ここでは、KPIマネジメントのよくある失敗事例について紹介します。

6-1. KGIとKPIの整合性をチェックしていない

KPIはKGIと関連性がなければなりません。KPIマネジメントにおいてKGIとKPIの整合性をきちんとチェックしていないと、KPI管理をおこなっても、KGIの達成になかなか結びつかない可能性があります。KPIがKGIを基に正しく設定されるかきちんと確認することが大切です。

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6-2. KPI設定項目が多すぎる

KPIマネジメントにおいて、KPIの設定項目が多すぎると、管理が煩雑になり、かえって生産性が低下する恐れがあります。KPIを設定数は、管理できる範囲に留めることが大切です。また、KPIは、KSF（CSF）を基にKGIに影響を及ぼす大きさの観点から設定することが推奨されます。

6-3. KPIに依存しすぎている

KPIの数値を達成することだけに意識が集中すると、法令に違反したり、協調性に欠けたりする可能性があります。このような組織は、「健全な経営がされている会社」「働きやすい会社」といえず、顧客離れや離職率上昇につながる恐れがあります。KPIマネジメントをおこなう際は、ルールを設け、KPIのみに依存しすぎない環境を構築することも大切です。

7. 従業員への影響などを考慮しながら効果的なKPIマネジメントを行おう

目まぐるしく変わるビジネス環境に対応していくために、KPIマネジメントは不可欠です。KPIマネジメントをおこなうことで、従業員のモチベーションを高め、スピーディに最終目標へと近づけることができます。KPIマネジメントの実施手順やコツを正しく理解して、KPI管理を実施しましょう。