KPI管理シートの作り方や活用方法をわかりやすく解説 |HR NOTE

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KPI管理シートの作り方や活用方法をわかりやすく解説

  • 組織
  • 人事評価

笑顔で仕事をする女性

最終目標を達成するための中間目標として設定されるKPI(Key Performance Indicator)。KPIを設定することにより、目標達成に向けた道筋がより明確になります。

しかし、KPIをうまく管理できなければ十分な効果を得られません。

この記事では、KPIをより効率的に管理するための管理シートの作り方や活用方法を解説します。

【従業員の評価、適切におこなえていますか?】

人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。

しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

本資料では、制度の種類や導入手順、注意点まで詳しくご紹介しています。
組織マネジメントに課題感をお持ちの方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

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1. KPI管理シートとは?

PCでグラフを作成する男性

KPI管理シートとは、KPIの管理に必要な情報をまとめたシートのことです。KPI管理シートには決まった形式はありませんが、一般的には以下のような項目を記載します。

  • KPI
  • KPIを達成するために必要なタスク
  • 担当者
  • 成果物の場所
  • ToDoリスト
  • 進捗状況
  • 備考

上記の項目をベースに、組織に合わせてカスタマイズしながら作成していきます。KPIの管理にはKPIツリーが用いられることもありますが、管理シートのほうがより詳細な項目を記載できるのが特徴です。

2. KPI管理シートの必要性

談笑する女性たち

効率的に目標を達成するためには、KPIを設定するだけでなく、KPIを適切に運用することが大切です。以下では、KPIを運用するときに管理シートが必要な理由を4つ紹介します。

  • いつでもKPIを確認できるようにするため
  • やるべきことや進捗状況を把握しやすくするため
  • 効率よく情報を共有するため
  • 資料の作成や検索する手間を削減するため

2-1. いつでもKPIを確認できるようにするため

KPIを設定しても、目にする機会が少ないと時間が経つにつれてKPI達成に対する意識が薄まってしまうことがあります。KPI管理シートを用いれば、誰もが好きなタイミングでKPIを確認できるため、目標達成の意識を忘れずにタスクに取り組むことが可能です。

2-2. やるべきことや進捗状況を把握しやすくするため

KPI管理シートは、一人ひとりがやるべきタスクや進捗状況を把握するために必要です。タスクを可視化することにより、誰が何をやらなければならないかが明確になり、目標達成に向けてのビジョンが具体的にみえてきます。

また、タスクの進捗状況を共有することにより、遅れているタスクに早期に気付けるため、適切なタイミングでフォローできるのもメリットのひとつです。

全体の進捗状況がひと目でわかり、スケジュール管理がしやすくなるため、決められた日程でタスクを完了することが可能となります。

2-3. 効率よく情報を共有するため

KPI管理シートを組織で共有することにより、効率よく情報共有が行えます。口頭で報連相をするときにはお互いのタイミングを合わせる必要がありますが、KPI管理シートであれば自分の都合がよいときに報連相を行うことが可能です。

無駄な時間を省けるだけでなく、KPI管理シートでいつでも報連相の内容を見返せるので、勘違いやすれ違いも減らせます。

また、テレワークの場合でも、家にいながらKPI管理シート上で情報を確認できます。どこにいても簡単に情報が共有できるのは、テレワーク導入を進めている組織にとっては大きなメリットでしょう。

2-4. 資料の作成や検索する手間を削減するため

KPI管理シートに資料を添付できるようにしておけば、資料がどこか探す手間がなくなります。会議の際には報告資料としても活用できるため、会議用の資料の作成が不要になるのも魅力のひとつです。

3. KPI管理シートの作成方法

人事評価を行う人

KPI管理シートは、以下の手順で作成できます。

  1. KPI管理シートのテンプレートを作成する
  2. KPIを設定する
  3. KPIを達成するために必要なタスクを書き出す
  4. 担当者、その他の項目を埋める

3-1. KPI管理シートのテンプレートを作成する

KPI管理シートは特別な管理ツールを用いなくても、ExcelやGoogleスプレッドシートのような表計算ツールで作成できます。

KPI管理シートの大まかなイメージは以下のとおりです。

KPI

KPI達成に必要なタスク

担当者

成果物

ToDoリスト

進捗

備考

〇〇の向上

LPデザインの変更

◎◎

サイト導線の改善

▲▲

PR動画の作成

□□

3-2. KPIを設定する

KPIを設定するときは、最終目標であるKGIをまず設定し、次に事業を成功させるために必要な要因であるKSFを洗い出します。KSFのなかでもとくにKGIに直結するものを選び出し、それらをKPIとして設定しましょう。

KPIは達成可能な範囲のもので、具体的な数値として表せるものであることが重要です。また、いつまでの達成を目指すのか期限も忘れずに設定しておきましょう。

3-3. KPIを達成するために必要なタスクを洗い出す

KPIを設定したら、KPIを達成するために必要なタスクを洗い出します。

たとえば、KPIを「コンバージョン率(CVR)0.5%向上」に設定した場合のタスクとしては、以下のようなものが考えられます。

  • LPデザインのデザイン変更
  • サイト導線の改善
  • PR動画の作成

コンバージョン率向上に向けたタスクが明確化され、何をするべきかがわかるようになります。KPI達成に必要なタスクが複雑な場合は、タスクをさらに細分化してToDoリストにまとめましょう。

3-4. 担当者、その他の項目を埋める

KPIの達成に必要なタスクが決まったら、担当者を割り振ります。成果物やToDoリスト、進捗はタスクを進めながらその都度記載していきましょう。

4. KPI管理シートの活用方法

グラフと電卓

KPI管理シートは主に目標達成のためのToDoリストのような役割がありますが、以下のことにも活用できます。

  • KPIの達成率を集計・分析し課題や強みを知る
  • 客観的に人事評価をする

4-1. KPIの達成率を集計・分析し課題や強みを知る

KPI管理シートを活用して、定期的に達成率を分析してみましょう。達成率は以下の計算で求められます。

KPIの達成率=(実際の数字÷目標の数字)×100

たとえば、コンバージョン率を0.5%向上させることを目標としていて、実際には0.3%の向上だった場合の達成率は0.3÷0.5×100=60%です。

KPIの達成率を定期的に確認して分析することで、ボトルネックとなっているとなっているタスクの早期発見・改善を行えます。

また、達成率が高いタスクは組織の強みである可能性が高く、強みを活かすことによりさらに効率よく目標を達成できるでしょう。

4-2. 客観的な人事評価ができる

KPI管理シートでは、誰がどのタスクを担当しているのかやそれぞれの目標達成度などが客観的に把握できるため、公平な人事評価にも役立ちます。

他にも、成果だけでなく、成果を達成するためのプロセスも可視化できるため、総合的に人事評価を行うことが可能です。

また、公平な人事評価には体系だった人事評価制度の存在が欠かせません。成果を示す従業員側の準備が整っていても、評価をする企業側の準備が整っていなければ適切な評価がおこなえないためです。

しかし、そもそも現状、体系だった人事評価制度がなく導入を検討されている方もいらっしゃるかもしれません。人事評価制度を整えると言っても何から手をつければ良いか分からずお困りの方へ向けて、本サイトでは「人事評価の手引き」を無料で配布しています。自社にとって適切な人事評価制度を検討するために、まずは人事評価制度について網羅的に理解したいという方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

5. KPI管理シートを活用して効率的な目標達成を目指そう

ガッツポーズで喜ぶ男性

KPI管理シートでは、効率的にKPI管理ができるのはもちろん、公平な人事評価などにも活用できます。

KPI管理シートのテンプレートを一度作成してしまえば、その後は必要事項を埋めていくだけで、さまざまなタスクの無駄をなくすことが可能です。

KPI管理シートを活用して、効率的な目標達成を目指しましょう。

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人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
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