社員が退職したときの社会保険手続きについて徹底解説 |HR NOTE

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社員が退職したときの社会保険手続きについて徹底解説

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退職時の説明会

社会保険に加入している社員が退職するときには、正しい方法で手続きをしておきましょう。

社員の退職にあたって必要となる社会保険手続きの種類は健康保険および介護保険、厚生年金保険、雇用保険の3点です。本記事では、社員が退職するときに行うべき社会保険手続きの内容をご紹介いたします。

関連記事:社会保険とは?代表的な4つの保険と今さら聞けない基礎知識 

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1. 社員が退職したときの健康保険の手続き

退職する際の必要書類の確認

社員が退職したときには、事業主は退職日翌日から5日以内に健康保険の手続きを行います。健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届を作成し、管轄の年金事務所に提出しましょう。

事業所が健康保険組合に加入しているときには、健康保険と介護保険については健康保険組合へ、厚生年金保険については管轄の年金事務所に提出することになります。協会けんぽの場合であれば、まとめて管轄の年金事務所に提出するのみで手続きを済ませることが可能です。

被保険者資格喪失届の資格喪失日とは、退職日の翌日を指します。退職当日までは資格を保有していると考え、翌日の日付を記載しましょう。

また、健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届には本人と扶養家族の健康保険証を添付しなければならないので注意が必要です。退職者から健康保険証を回収しなかった場合、退職者が医療機関でこれを使用してしまい、あとから医療費を請求されるなどのトラブルが起こることがあります。

退職者が希望したときには、健康保険等喪失連絡票を発行しましょう。

この書類は、協会けんぽ被保険者の資格喪失を証明するためのものです。退職者が今後国民健康保険に加入するにあたっては、保険の二重加入を防ぐために健康保険等喪失連絡票の提示を求められることがあります。

なお、社員の退職日までに2ヶ月以上継続して保険に入っていた場合には、その後2年間まで健康保険を任意継続することもできます。

ただし、任意継続の際の保険料は社員の全額負担となります。また、任意継続の手続きは社員本人によって行われる必要があります。企業側がこれらの手続きについてサポートする義務はありませんが、任意継続ができるという説明を退職者にしておくとよいでしょう。

任意継続の場合も、もとの健康保険証は退職時に回収します。退職者が任意継続の手続きを済ませると、新たな健康保険証が退職者宛てに発行されます。

関連記事:社会保険喪失証明書とは?発行方法や記載事項について詳しく解説

2. 社員が退職したときの雇用保険の手続き

手続きの説明をる女性

社員が退職したときには、健康保険だけではなく雇用保険に関する手続きも必要となります。

雇用保険の手続きは、管轄のハローワークで行います。社員の退職後10日以内に、雇用保険被保険者資格喪失届と、雇用保険被保険者離職証明書を提出しましょう。

雇用保険被保険者離職証明書は、社員が失業給付を受ける際に必要となる書類です。書類はハローワークで入手でき、3枚つづりの複写式となっています。

書類には社員が記名する欄があるため、退職手続きの際に必ず記入してもらいましょう。社員が出社しないまま退職するなど事情があり自署してもらえなかったときには、理由を記載した上で事業主が記名を行います。

雇用保険被保険者離職証明書の賃金支払状況の欄には原則として12ヶ月分の給与について記入します。この項目は、離職前の2年間の賃金支払基礎日数が11日以上となる月が対象となります。

社員が退職した日によっては、最終の支払い給与額が確定していないこともあるものです。この場合には最終給与を未計算とした上で提出しましょう。

雇用保険被保険者喪失届は被保険者資格要件がなくなったときに提出します。退職時のほか、労働条件の変更によって保険加入要件を欠くことになったときや死亡などによって被保険者でなくなったときにも提出が必要です。

この書類の資格喪失日の欄には健康保険の書類と同じように、退職日の翌日の日付を記入します。

雇用保険被保険者証離職証明書は、退職者がハローワークで失業手当を受ける際に必要です。記載されている金額や労働期間によって受け取れる金額や手当を受けられる期間が変わってくるため、正確に記載しましょう。

社員がすぐに別の就職先に就業するなどの事情で離職票が必要ないときには、雇用保険被保険者離職証明書も不要となります。社員が退職する際には、離職票が必要かどうかをあらかじめ社員に対して確認しておくとよいでしょう。

ただし、退職する社員が59歳以上の場合には、必ず離職票を交付するよう義務づけられています。

このように、社員が退職する際は、準備しなければならない書類がいくつかあります。しかし、それぞれの書類をどこで入手して、どこに提出すべきなのかがわからない方もいらっしゃるのではないでしょうか。当サイトでは、社員が退職するなどして社会保険の資格喪失をする場合に企業がすべき対応を一冊にまとめた資料を無料でお配りしています。

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3. 社員が退職したときに渡すべき保険関係の書類

申請に必要な添付書類

社員が退職する際には離職票を必ず渡しましょう。また、必要に応じて健康保険被保険者資格喪失確認通知書を発行することもあります。

退職時に発行するそれぞれの書類について詳しく確認していきましょう。

3-1. 離職票

離職票には、雇用保険被保険者離職票と、雇用保険被保険者離職証明書の2種類があります。

雇用保険被保険者離職票は、社員に雇用保険資格がなくなったことを通知するための書類として発行します。雇用保険被保険者離職証明書は、退職手続きの中で本人が確認し自署した書類の複写となります。

社員は退職後にこの2枚の書類を使ってハローワークで雇用保険給付の手続きをすることになります。退職者がより早く給付を受けられるよう、速やかに処理をすることが肝心です。

3-2. 健康保険被保険者資格喪失確認通知書

健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届を処理すると、健康保険被保険者資格喪失確認通知書を受け取れます。

退職者がその後国民健康保険に加入する場合の手続きには、健康保険被保険者資格喪失確認通知書を求められることがあります。社員から請求があったときには、書類のコピーを渡しましょう。

3-3. 年金手帳

保険関係の書類とともに渡す書類として、預かっていた年金手帳が挙げられます。

年金手帳は国民年金の種別変更の際に必ず必要となります。退職者は転職先で年金手帳の提出を求められることになるので、忘れずに返却しておきましょう。

3-4. 雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は本人に交付することがほとんどですが、企業が保管しているケースもあります。雇用保険被保険者証を企業側で保管していたときには、退職時に社員に返却しましょう。

3-5. 源泉徴収票

社員が退職するときには必ず源泉徴収票を作成して交付します。

源泉徴収票には、これまでに支払った給与や賞与、控除された社会保険料の金額が記載されています。この書類がなければ退職者は年末調整を受けることができないので気をつけましょう。

3-6. 退職証明書

社員が退職証明書の発行を希望したときには必ず発行しておきましょう。

退職証明書には雇用期間や業務内容、地位や賃金額、退職の理由などを記載します。社員が一部項目の記載を希望しないときにはその要望に従う必要があります。

4. 退職に必要な書類を把握してスムーズに用意

書類を受け取る男性

社員が退職する際に必要となる手続きはいくつもあります。書類によっては、退職後すぐに提出が必要というものもあるため、期限をチェックして早めに手続きをしておきましょう。また、保険関係の書類を揃えて社員に渡しておくことも重要です。

これらの手続きは、社員が退職後に新たなステップを踏み出すために必要な手続きです。退職者とのトラブルを避けるためにも、迅速かつ丁寧に手続きを進めていきたいものです。

参考:【社会保険】従業員が退職する際の対応

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