社会保険喪失証明書とは？発行方法や記載事項について詳しく解説

従業員の退職に伴い、その従業員から「社会保険喪失証明書」の発行を求められる場合があります。社会保険喪失証明書は対象の従業員が自社の社会保険の被保険者資格を喪失していることを証明する書類です。退職した従業員が別の事業所で社会保険に加入する際や、国民健康保険に加入する際に用いられます。

なお、社会保険から国民健康保険への切り替えは社会保険の資格喪失後14日以内に手続きを済ませなければなりません。退職する従業員から社会保険喪失証明書の発行を求められた際は速やかに対応しましょう。

この記事では社会保険喪失証明書の発行方法や書類への記載事項について詳しく解説します。

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1. 社会保険喪失証明書とは？

社会保険喪失証明書は、対象の従業員が自社における社会保険の被保険者資格を喪失したことを証明するための書類です。ここでは社会保険喪失証明書の概要を解説します。

1-1. 事業主が発行する被保険者資格喪失の証明書

社会保険喪失証明書は、主に従業員の退職に伴い事業主が発行する社会保険被保険者資格の喪失証明書です。

社会保険は企業に雇用される労働者が加入する健康保険・厚生年金保険・雇用保険を指します。これら社会保険は事業所を通じて加入するため、退職する従業員は自社の社会保険から脱退しなければなりません。

このとき、対象の従業員の被保険者資格喪失日や資格喪失手続きが終了していることを示す書類を社会保険喪失証明書と呼びます。

1-2. 国民健康保険へ切り替えに必要

社会保険喪失証明書は、主に退職した元従業員が転職先で社会保険に加入する場合や、個人として国民年金保険に加入する場合、または失業給付の受給手続き等に用いる書類です。特に社会保険から国民健康保険への切り替え手続きでは必須の書類であり、退職後に自営を検討している従業員からはほぼ間違いなく書類の発行を求められます。

なお、社会保険から国民健康保険への切り替えは、社会保険の資格喪失日から14日以内に手続きが必要です。退職する従業員から社会保険喪失証明書の発行を求められた際にすぐ対応できるよう、予め書式を用意しておきましょう。

1-3. 社会保険喪失届の発行ルールは企業によって異なる

社会保険喪失届の発行に法的義務はなく、必ずしも退職する全ての従業員に発行しなければいけないものではありません。発行のルールは企業によって異なり、退職者から求められた場合に限り発行する企業や、一切発行しない企業もあります。

退職後に社会保険喪失届が必要となるケースは限られますが、先述の通り国民健康保険への切り替えでは必須の書類です。従業員から退職の申し入れがあった際は、手続きをスムーズに進めるため社会保険喪失証明書の必要の有無を確認するとよいでしょう。

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2. 社会保険喪失証明書を発行する手順

ここでは社会保険喪失証明書を発行する手順を紹介します。退職者の希望に応じてすぐに対応できるよう、自社における社会保険喪失証明書の発行ルールを確認しておくことが大切です。

2-1. 社会保険喪失証明書の書式を用意する

退職する従業員から社会保険喪失証明書の発行を依頼された場合に備え、予め書式を用意しておきましょう。

社会保険喪失証明書には規定の書式がなく、各事業所で任意の書式を用意する必要があります。自社で書式を持っていない場合は社労士事務所などに相談するとよいでしょう。また、自治体によってはホームページ上で書式を配布している場合もあります。

なお、社会保険喪失証明書の書式は自社で作成しても構いません。その際は「被保険者本人」「扶養家族」「事業所(自社)」それぞれについて必要な記入項目を設け、証明書としての体裁が整っていることを確認しましょう。

2-2. 従業員の希望に応じて社会保険喪失証明書を作成する

従業員の退職時に社会保険喪失証明書の発行を希望された際は、用意した書式を基に書類を作成しましょう。先述の通り、社会保険喪失証明書は企業に発行義務が義務付けられている書類ではありません。実際の業務では退職時に希望があった場合のみ作成するケースが一般的です。

2-3. 作成した社会保険喪失証明書を本人に郵送する

社会保険喪失証明の作成後は会社保管用のコピーを作成し、原本は退職する従業員本人に手渡します。

なお、社会保険喪失証明書の発行は原則としてその従業員の「被保険者資格喪失届」を提出した後に行います。資格の喪失を証明する書類ですので、資格喪失前には発行できません。被保険者資格喪失届は退職日の翌日から5日以内に提出しなければならないため、資格喪失証明書の作成と合わせて速やかに対応しましょう。

証明書の完成は必然的に従業員の退職後となるため、本人の自宅へ郵送するケースが一般的です。

社会保険被保険者資格喪失届が退職日から5日以内に提出しなければならないことのように、社会保険の被保険者資格を喪失した場合、しなければいけない手続きはいくつかあります。

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3. 社会保険喪失証明書の書き方と注意点

社会保険喪失証明書の書き方や注意点について解説します。退職者から証明書の発行を希望された場合や、自社で書式を作成する場合は以下の内容を参考にしてください。

3-1. 社会保険喪失証明書に必須の記載項目

社会保険喪失証明書に記載すべき項目は大きく「被保険者の情報」「被扶養者の情報」「事業者(自社)の情報」の3つに分けられます。各項目で必要な情報は以下の通りです。

<被保険者の情報>

1. 氏名
2. 生年月日
3. 現住所
4. 基礎年金番号
5. 保険者番号
6. 被保険者記号・番号
7. 資格取得年月日(入社日)
8. 資格喪失年月日
9. 退職日

<被扶養者の情報>

1. 氏名
2. 続柄
3. 生年月日
4. (被扶養者の)認定年月日
5. (被扶養者の)喪失年月日

<事業所(自社)の情報>

1. 事業所名
2. 所在地
3. 代表者氏名
4. 代表印
5. 電話番号

<その他>

1. 書類の名称(健康保険・厚生年金保険　資格喪失証明書など)
2. 書類の作成年月日

3-2. 資格喪失日は退職日の翌日

社会保険喪失証明書の記載で間違えやすいポイントが資格喪失日です。退職に伴う社会保険脱退の場合、資格喪失日は退職日の翌日です。退職日の当日はまだ被保険者の扱いになるので、日付を間違えないようにしましょう。同様に被扶養者の認定喪失日も被保険者本人の退職日の翌日です。

なお、社会保険の資格喪失日を過ぎるとそれまで加入していた健康保険は適用されません。保険未加入期間に病院等を利用した場合、医療費は全額負担となってしまいます。退職者のうち国民健康保険根の切り替えを行う者、および次の職場の入社日まで間が空く者に関しては注意を促しましょう。

4. 社会保険喪失証明書は年金事務所や保険組合でも発行できる

社会保険喪失証明書は、その従業員が務めていた事業所以外にも年金事務所や保険組合に発行を依頼することもできます。申請先は全国健康保険組合(協会けんぽ)の被保険者は年金事務所や日本年金機構の事務センター、それ以外の被保険者は組合保険の運営者です。

自社で社会保険喪失証明書を発行しない場合は、年金事務所などでも証明書の発行ができる旨を案内しておきましょう。

5. 社会保険喪失証明書はいつでも発行できるよう準備しておこう

社会保険喪失証明書は退職する従業員が支社の社会保険資格を喪失していることを証明する書類です。退職後、他社の社会保険や国民健康保険等に加入する際に用いられます。特に国民健康保険へ切り替える場合は社会保険喪失証明書が必須書類となるため、必要に応じてすぐに発行できるよう書式を用意しておきましょう。