従業員の退職に伴う会社側の社会保険手続きを解説！いつまでに何をすべき？

社会保険に加入する従業員が退職したら、社会保険の資格喪失手続きが必要です。健康保険・厚生年金保険と雇用保険で、書類の提出先や提出方法、提出期限などが異なるので注意しましょう。この記事では、社員が退職する場合の会社側の社会保険手続きについてわかりやすく解説します。また、退職時に退職者へ返却・交付すべき書類も紹介します。

1. 従業員が退職した場合に社会保険の手続きは必要？

従業員が退職した場合、社会保険に加入している従業員については、社会保険の退職手続きが必要です。ここでは、社会保険とは何か説明したうえで、退職時の社会保険手続きの必要性について詳しく紹介します。

1-1. 社会保険とは？

社会保険とは、病気やケガなどのリスクに備えるための公的保険制度のことです。社会保険は「健康保険」「介護保険」「厚生年金保険」「雇用保険」「労災保険」の5つに区分されます。健康保険・介護保険・厚生年金保険を「狭義としての社会保険」、雇用保険と労災保険を「労働保険」とよぶケースもあります。

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1-2. 社会保険の退職手続きは必須！

従業員が退職した場合、主に健康保険・厚生年金保険と雇用保険の資格喪失手続きが必要です。

たとえば、健康保険法第48条では、健康保険の被保険者としての資格を喪失した場合に、事業主が保険者などに届出をすることを定めています。

また、会社が社会保険の退職手続きを怠れば、退職者は国民年金や国民健康保険への加入が遅れたり、失業保険の手続きができなかったりする恐れもあります。このように、退職時の社会保険の資格喪失手続きは、法律で定められた義務でもあるため、正しく手続きをしましょう。

（届出）

第四十八条　適用事業所の事業主は、厚生労働省令で定めるところにより、被保険者の資格の取得及び喪失並びに報酬月額及び賞与額に関する事項を保険者等に届け出なければならない。

引用：健康保険法第48条｜e-Gov

1-3. 社会保険に加入していない従業員に対しては退職手続きが不要

退職時に社会保険の資格喪失手続きをしなければならないのは、社会保険に加入している労働者です。パート・アルバイトなど短時間労働者は、健康保険・厚生年金保険や雇用保険の加入要件を満たしていないため、社会保険に加入していない可能性があります。その場合、退職時の社会保険手続きは不要なので注意しましょう。

2. 会社側が退職時にすべき手続きの流れ

従業員が退職する場合、社会保険だけでなく、退職届や税金など、他にもさまざまな退職手続きが必要です。ここでは、会社側が退職時にすべき手続きの流れについて詳しく紹介します。

2-1. 退職届を受け取る

退職を希望する社員には、退職届を提出してもらいましょう。法的な義務ではありませんが、書面がないと記録を残せず、後でトラブルが発生する可能性もあるからです。また、雇用保険の退職手続きにおいて、離職証明書を提出する際に、退職届の添付が求められるケースもあります。

就業規則にて定められた期限、または民法上の規定である14日前までに提出してもらいましょう。期限までに退職の意思が伝えられた場合、会社側は退職を拒否することはできません。無理に退職を引き止めようとすると、労働基準法や民法違反となり、懲役や罰金といった罰則を受けたり、損害賠償を請求されたりする恐れもあるので気を付けましょう。

関連記事：退職届は何日前までに出すべき？民法や労働基準法の観点からわかりやすく解説！

2-2. 新しい担当者を決める

退職する社員に代わり、業務の新しい担当者を決める必要があります。退職する社員には、新しい担当者へ業務を引き継いでもらいましょう。従業員には退職の自由が認められていますが、退職するまでは労働者であり、使用者の指揮命令に従う義務があることをきちんと伝えておくことが大切です。

業務の引き継ぎについて、口頭での説明も重要ですが、マニュアルを作成しておくと、抜け漏れを防げるだけでなく、今後の引き継ぎの際にも役立ちます。また、取引先への挨拶なども必要です。

2-3. 貸与物の返却を依頼する

パソコンやスマホ、制服、社員証、名刺など、退職する従業員に貸し出しているもので、会社に帰属するものは、退職日までに返却してもらう必要があります。また、社会保険の退職手続きのため、資格確認書や健康保険証の回収も必要です。扶養家族がいる場合、家族分のものも回収しなければならないので注意しましょう。

2-4. 社会保険の資格喪失手続きをする

実際に従業員が退職したら、社会保険の資格喪失手続きが必要です。書類の提出期限は明確に決められているため、遅れないように注意しましょう。詳しい手続きの流れについては、後述します。

2-5. 所得税・住民税の手続きをする

従業員の退職後は、社会保険だけでなく、税金関係の手続きも必要です。所得税法に基づき、源泉徴収票は、退職後1カ月以内に交付しなければなりません。源泉徴収票には、既に納税した所得税額だけでなく、退職日までに支払った給与や賞与の金額、控除した社会保険料などを記載する必要があります。

また、住民税を給与から天引きしている場合、退職者自身で住民税を納める普通徴収へ切り替えるため、「給与支払報告に係る給与所得異動届書」を社員が居住する市区町村へ、退職した翌月の10日までに提出する必要があります。転職することが決まっている場合など、手続き方法が変わるケースもあるので、不明点や疑問点がある場合、最寄りの自治体などに相談しながら手続きを進めましょう。

関連記事：会社側がすべき退職手続きとは？必要書類やチェックリストを解説！

3. 従業員が退職した場合の健康保険・厚生年金保険の手続き

ここでは、従業員が退職した場合の健康保険・厚生年金保険に関する退職手続きのやり方について詳しく紹介します。

3-1. 提出先

健康保険・厚生年金保険の資格を喪失させるためには、「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」が必要です。健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届は、日本年金機構や健康保険組合のホームページからダウンロードできます。

健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届の提出先は、原則として、日本年金機構（事務センターまたは管轄の年金事務所）です。しかし、組合健保（協会けんぽ以外の健康保険組合）に加入している場合、健康保険と厚生年金保険の資格喪失手続きは、別々でおこなう必要があります。そのため、「健康保険被保険者資格喪失届」は健康保険組合、「厚生年金保険被保険者資格喪失届」は日本年金機構に提出が必要なので注意しましょう。

3-2. 添付書類

健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届を日本年金機構に提出する場合、協会けんぽに加入しているのであれば、次のような添付書類が必要です。

• 資格確認書
• 健康保険被保険者証（本人分・被扶養者分）
• 高齢受給者証
• 健康保険特定疾病療養受給者証
• 健康保険限度額適用・標準負担額減額認定証

なお、交付されていないものについては、添付する必要ありません。一方、組合健保に加入しているのであれば、日本年金機構に被保険者資格喪失届を提出する際に必要な添付書類はありません。しかし、健康保険組合に被保険者資格喪失届を提出する際に、健康保険証や高齢受給者証など、添付書類を求められる可能性もあるので、あらかじめよく確認しておきましょう。

3-3. 提出方法

健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届の提出方法には、「窓口持参」「郵送」「電子申請」の3種類があります。電子申請であれば、24時間365日場所を問わず手続きが可能です。なお、組合健保に加入している場合、「健康保険被保険者資格喪失届」の提出方法は、健康保険組合によって異なる可能性があるので注意しましょう。

3-4. 手続き期限

健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届は、従業員の退職した日の翌日から5日以内に提出が必要です（健康保険法施行規則第29条・厚生年金保険法施行規則第22条）。健康保険や厚生年金保険の資格喪失日は、退職日でなく、退職日の翌日である点に注意しましょう。

（被保険者の資格喪失の届出）
第二十九条　法第四十八条の規定による被保険者の資格の喪失に関する届出は、当該事実があった日から五日以内に、様式第八号又は様式第八号の二による健康保険被保険者資格喪失届を機構又は健康保険組合（様式第八号の二によるものである場合にあっては、機構）に提出することによって行うものとする。

引用：健康保険法施行規則第29条一部抜粋｜e-Gov

3-5. 健康保険資格喪失証明書の発行が必要な場合もある

「社会保険資格喪失証明書」とは、健康保険や厚生年金保険の資格を喪失したことを証明するために発行される書類です。退職者が転職先で社会保険に加入する場合や、国民健康保険や国民年金の手続きをするために必要となる可能性があります。退職者から社会保険資格喪失証明書の交付を求められたら、「社会保険資格喪失等確認請求書」を日本年金機構や健康保険組合に提出して速やかに手続きをしましょう。

関連記事：社会保険喪失証明書とは？発行が必要なケースや手順、ダウンロード方法を解説！

4. 従業員が退職した場合の雇用保険の手続き

社員が退職したときには、健康保険・厚生年金保険だけでなく、雇用保険に関する手続きも必要です。ここでは、従業員が退職した場合の雇用保険に関する退職手続きのやり方について詳しく紹介します。

4-1. 提出先

雇用保険の資格を喪失させるためには、「雇用保険被保険者資格喪失届」が必要です。雇用保険被保険者資格喪失届は、ハローワーク（公共職業安定所）のホームページからダウンロードできます。雇用保険被保険者資格喪失届の提出先は、事業所を管轄するハローワークです。

4-2. 添付書類

雇用保険被保険者資格喪失届を提出する際、「雇用保険被保険者離職票（離職票）」の交付が必要かどうかで添付書類が変わってきます。退職する際には、離職票が必要かどうかをあらかじめ社員に対して確認しておくとよいでしょう。ただし、退職する社員が59歳以上の場合には、必ず離職票を交付するよう義務付けられているので注意が必要です。

離職票の交付が必要な場合、「雇用保険被保険者離職証明書（離職証明書）」を添付して提出する必要があります。書類には社員が記名する欄があるため、退職手続きの際に必ず記入してもらいましょう。社員が出社しないまま退職するなどの事情があり自署してもらえなかったときには、理由を記載したうえで事業主が記名をおこないます。

離職証明書の賃金支払状況の欄には、原則として12カ月分の給与について記入します。この項目は、離職前の2年間の賃金支払基礎日数が11日以上となる月が対象です。社員が退職した日によっては、最終の支払い給与額が確定していないこともあるものです。この場合には最終給与を未計算としたうえで提出しましょう。また、離職証明書とともに、賃金台帳や出勤簿、離職理由の確認できる書類（就業規則や退職届など）も添付が必要です。

4-3. 提出方法

雇用保険被保険者資格喪失届の提出方法には、「窓口持参」「郵送」「電子申請」の3つの方法があります。なお、2020年４⽉からの社会保険手続きの一部電子申請義務化により、次に該当する法人は、雇用保険被保険者資格喪失届を電子申請により提出しなければなりません。

• 資本⾦額等が1億円を超える法人
• 相互会社
• 投資法人
• 特定目的会社

ただし、電気通信回線の故障などで電子申請が困難と認められる場合には、他の方法でも手続きが可能です。雇用保険被保険者資格喪失届以外にも、さまざまな書類が電子申請義務化の対象となっています。自社が社会保険の電子申請義務化の対象に含まれているかどうかチェックし、正しく手続きをしましょう。

関連記事：社会保険手続きの電子申請が義務化！やり方やメリット・デメリットを解説

4-4. 手続き期限

雇用保険被保険者資格喪失届は、資格喪失日の翌日から10日以内に提出が必要です（雇用保険法施行規則第7条）。雇用保険の資格喪失日は退職日の翌日であるため、雇用保険被保険者資格喪失届の提出期限は、退職日の翌々日が起算日になるので注意しましょう。

（被保険者でなくなつたことの届出）
第七条　事業主は、法第七条の規定により、その雇用する労働者が当該事業主の行う適用事業に係る被保険者でなくなつたことについて、当該事実のあつた日の翌日から起算して十日以内に、雇用保険被保険者資格喪失届に労働契約に係る契約書、労働者名簿、賃金台帳、登記事項証明書その他の当該適用事業に係る被保険者でなくなつたことの事実及びその事実のあつた年月日を証明することができる書類を添えてその事業所の所在地を管轄する公共職業安定所の長に提出しなければならない。（省略）

引用：雇用保険法施行規則第7条一部抜粋｜e-Gov

5. 退職時に渡すべき社会保険関係の書類

社員が退職する際には、さまざまな書類の返却や交付が必要です。退職手続き後に送付が必要になるものもあるため注意しましょう。ここでは、退職時に渡すべき社会保険関係の書類について詳しく紹介します。

5-1. 年金手帳・基礎年金番号通知書

年金手帳や基礎年金番号通知書は、国民年金の被保険者であったことを証明するための書類です。退職後に国民年金に加入する際や、転職先で厚生年金保険に加入する際に、基礎年金番号などが必要になるため、年金手帳や基礎年金番号通知書を預かっていた場合は退職時に必ず返却しましょう。

5-2. 雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証とは、雇用保険の加入番号を証明するための書類です。雇用保険被保険者証は、転職先で再度雇用保険に加入する場合などに必要になります。会社が雇用保険被保険者証を預かっていた場合は、退職時に必ず返却しましょう。

5-3. 退職証明書

退職証明書は必ず交付しなければならない書類ではありません。しかし、労働基準法第22条に基づき、労働者が請求した場合は、退職証明書を交付する義務が生じます。また、労働者が希望しない事項については、退職証明書に記載してはなりません。離職票や社会保険資格喪失証明書の交付が遅れる場合、代わりに退職証明書で国民健康保険などの手続きができる可能性もあるので、退職者から求められたら速やかに交付しましょう。

（退職時等の証明）
第二十二条　労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。

引用：労働基準法第22条一部抜粋｜e-Gov

5-4. 離職票

離職票は、「離職票-1」「離職票-2」から構成され、失業給付を受ける際などに必要となる書類です。雇用保険の資格喪失手続きをした後、ハローワークから会社に離職票が届きます。その後、退職者に速やかに送付しましょう。

関連記事：離職票の発行の流れとは？離職証明書・退職証明書との違いや書き方、義務について解説！

5-5. 社会保険資格喪失証明書

従業員が退職後、国民健康保険や国民年金などの加入手続きをする際、社会保険資格喪失証明書が必要になるケースがあります。退職者から証明書を請求されたら、日本年金機構や健康保険組合に申請し、社会保険資格喪失証明書を速やかに発行しましょう。

5-6. 源泉徴収票

従業員が退職したら、給与額や源泉所得税額などを確定させ、源泉徴収票を交付する必要があります。社会保険料を天引きしていた場合、その金額の記載も必要です。

退職者が転職先で年末調整を受けるためには、前職の源泉徴収票が必要です。また、転職しない場合でも、納め過ぎた所得税の還付を受けるため、確定申告をする際に源泉徴収票が必要になります。源泉徴収票には発行期限が定められているので、法律を確認して正しく交付しましょう。

このように、社員が退職する際は、準備しなければならない書類がいくつかあります。しかし、それぞれの書類をどこで入手して、どこに提出すべきなのかがわからない方もいらっしゃるのではないでしょうか。当サイトでは、社員が退職するなどして社会保険の資格喪失をする場合に企業がすべき対応を一冊にまとめた資料を無料でお配りしています。社会保険の手続きを漏れなく正確におこないたい方は、こちらから「社会保険手続きの教科書」をダウンロードして、お役立てください。

6. 退職時の社会保険手続きに関する注意点

ここでは、退職時の社会保険手続きに関する注意点について詳しく紹介します。

6-1. 資格確認書・健康保険証を紛失してしまったら？

退職時に従業員から資格確認書や健康保険証を回収しようとしたら、紛失してしまったというケースもあるかもしれません。その場合、健康保険被保険者資格喪失届を提出する際、「資格確認書回収不能届」「健康保険被保険者証回収不能届」を添付する必要があります。また、後から健康保険証が見つかった場合、トラブルを生じさせないためにも、自分で破棄せず、日本年金機構や健康保険組合に連絡し、指示を仰ぐことが大切です。

6-2. 退職月の社会保険料は控除する？

社会保険料（健康保険料・厚生年金保険料）は、原則として、資格喪失日が属する月の前月分まで納める必要があります。たとえば、従業員が8月30日に退職した場合、資格喪失日は8月31日になるため、7月分までの社会保険料を納めることになります。

一方、従業員が8月31日に退職した場合、資格喪失日は9月1日になるので、8月分も社会保険料を納めなければなりません。なお、雇用保険料については、雇用保険被保険者に給与を支払う度に保険料を徴収することになるため注意しましょう。

関連記事：退職月の社会保険料の徴収方法とは？賞与から控除する場合や2カ月分を支払う場合も解説

6-3. 従業員の退職後にすべき社会保険手続きとは？

まず退職後の健康保険については、次のいずれから手続きをします。

• 転職先で健康保険に加入する
• 健康保険任意継続制度を利用する
• 国民健康保険に加入する
• 健康保険の扶養に入る

なお、健康保険は75歳まで加入できます。75歳以上になると、後期高齢者医療制度に移行しなければならないので注意が必要です。次に退職後の厚生年金保険については、次のいずれかから手続きをします。

• 転職先で厚生年金保険に加入する
• 国民年金に加入する
• 第3号被保険者の手続きをする

なお、失業などの理由があれば、国民年金保険料の免除・納付猶予申請ができる可能性もあります。このように、従業員の退職後の社会保険手続きの選択肢は複数あります。退職後、スムーズに社会保険の手続きができるよう、在籍中、退職後にサポートしてあげることも大切です。

7. 退職時の社会保険手続きは丁寧に進めよう！

従業員が退職したら、健康保険・厚生年金保険と雇用保険に関する社会保険の退職手続きが必要です。書類の提出先や提出期限などは異なるため、あらかじめマニュアルにまとめておくとスムーズに手続きができます。社会保険の退職手続きの重要性を理解し、正しく手続きをしましょう。