入社手続き書類の郵送方法とは?郵送していいものとダメなものを紹介 |HR NOTE

入社手続き書類の郵送方法とは?郵送していいものとダメなものを紹介 |HR NOTE

入社手続き書類の郵送方法とは?郵送していいものとダメなものを紹介

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入社手続きを滞りなく進めるためにも、手続きに必要な書類を内定者へ確実に受け渡しすることが重要となってきます。また、入社手続き書類の中には個人情報も含まれることから、郵送で送る場合にはいくつか注意しておくべき点があります。本記事では、入社手続き書類の郵送する際のポイントや、郵送してはいけない書類などについて詳しく解説します。

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1. 入社手続きの書類を郵送する方法

入社手続きの書類は、企業や内定者にとって重要な書類であるため、確実に受け渡しができるよう郵送しなくてはいけません。郵送によって書類を送付する場合は、次に紹介するポイントをしっかり押さえておきましょう。

1-1. 封筒はA4サイズ

入社手続きの書類は、A4サイズの用紙で作成されるのが一般的です。書類を送付する際は、折り目をつけないようにするため、A4サイズの封筒を用意して送付しましょう。封筒を作成する際に注意したいポイントは次のとおりです。

  • 宛名は縦書きで記載。宛先の住所・氏名を間違えないよう十分注意する
  • 他の書類と区別がつくよう表面の左下に「入社書類一式在中」と赤字で記載
  • 裏面に差出人の住所・会社・部署名等を記載する。
    (会社名・住所が印字された封筒を使用する場合は裏面の記載は不要)
  • 切手を貼付する際は、料金が不足しないよう気を付ける

また、雨に濡れて書類が汚れてしまわないように、透明のクリアファイルに書類を入れて送付するようにしましょう。

1-2. 返信用の封筒を同封

内定承諾書など一部返信が必要となる書類もあるため、切手を貼った返信用封筒も同封します。返信用の封筒を同封することは、相手の手間を省くだけでなく、誤送付を防ぐ効果もありますので必ず同封するようにしましょう。
返信用の封筒を作成する際に、表面の宛名の敬称を何と入れるべきか悩むところですが、部署名または担当者名に続けて「行(いき)」と入れるのが一般的です。裏面には何も記載せずに同封します。送り状には、同封の返信用封筒で書類の返信を依頼する旨の一文を忘れずに入れておきましょう。

1-3. 追跡サービスが利用できる形式で発送する

入社手続きの書類は重要な書類であるため、配達されたかどうかを確認できる追跡サービスが利用できる方法で送るのがおすすめです。
簡易書留や一般書留、特定記録郵便、レターパックなどを利用して送ると良いでしょう。それぞれの特徴は次の通りです。

・一般書留
引受から配達までの過程が記録されます。破損や紛失時には実損額が賠償されます。

・簡易書留
引受と配達のみ記録。破損や紛失時には5万円まで賠償されます。郵便料金は一般書留と比べて割安です。

・特定記録郵便
引受のみが記録されます。郵便受けに配達されたかどうかWEB上で確認することができます。郵便料金にプラス160円で利用することが可能です。

・レターパック
A4サイズ4㎏までであれば、全国一律料金で配達してもらえるサービスです。レターパックプラスは対面にて配達、郵便料金は520円です。一方、レターパックライトは郵便受けに投函となり、郵便料金は370円です。いずれも、配達状況をWEB上で確認することができます。レターパックを利用するには、専用の封筒を購入する必要があります。

内定通知書など入社手続きの書類の中には信書も含まれるため、郵送以外の方法で送ることはできません。宅急便などで送ることはできませんので注意しましょう。

2. 郵送できる書類とできない書類

入社手続きを行う上で、事前に送付が必要となる書類をチェックしておく必要があるでしょう。次に、内定者へ事前に渡す必要がある書類のうち、郵送できるものとできないものについて詳しくご紹介します。

2-1. 郵送できる書類

郵送することのできる書類については、次のものが該当します。

【内定通知書】
内定通知書は、企業が応募者に対し採用の承諾をしたことを知らせるための書面です。書面の様式は企業によって異なりますが、記載されている内容は一般的には次の通りです。

  • 応募へのお礼
  • 採用内定の通知
  • 入社予定日
  • 提出書類の案内と提出期限
  • 問い合わせ先 など

法的に書面を発行する義務はないため、企業によっては口頭やメール等で済ませるところもあります。ただし、応募者とのトラブル防止や安心感を与えるといった意味合いから、内定通知書を書面で発行するのが一般的です。

【内定承諾書】
内定承諾書は、応募者が企業に対して内定を承諾する旨を知らせるための書類です。企業によって「入社承諾書」や「入社宣誓書」など呼び方が異なることがあります。内定承諾書の記載事項については主に次の内容が記載されます。

  • 内定を承諾する旨
  • 内定に関する誓約事項
  • 内定の取消事由に該当する場合異議を唱えない旨
  • 応募者の署名・捺印欄 など

内定承諾書には応募者の署名・捺印欄を設けて郵送します。応募者には、内定承諾書に署名・捺印の上、返信用の封筒に同封の上返信してもらうよう送付状などに記載しておきましょう。

【労働条件通知書・雇用契約書】
労働条件通知書は、賃金や労働時間、勤務場所、業務内容など労働条件に関する事項が記載された書面です。法律によって明示しなければならない絶対的明示事項が義務付けられており、違反した場合は罰則の対象となります。労働条件通知書は、メールやFAXで送ることも可能ですが、事前に内定者の承諾を得なくてはいけませんので注意しましょう。雇用契約書は、企業と内定者の双方で労働条件に合意がなされたことを証明するための書類です。

雇用契約書は、法律によって発行が義務付けられていませんが、後々のトラブルを回避する上でも雇用契約書を取り交わすのが一般的です。

2-2. 郵送できない書類

原則、郵送することができない書類については次のとおりです。

【社会保険や雇用保険に関する書類】
新しく人を雇用する際に、会社は社会保険や雇用保険の手続きを速やかに行わなくてはいけません。社会保険や雇用保険の手続きを進める上で、内定者の年金手帳や雇用保険被保険者証、マイナンバーの提出が必要となってきますが、いずれも重要な個人情報であるため、取り扱いには十分な注意が必要となります。

万が一、郵便事故によって紛失してしまう恐れがありますので、郵送による送付は避けるべきでしょう。

郵送できる書類とそうでない書類を判断するためにも、入社手続きにはどのような書類がどのタイミングで必要になるか把握しておきましょう。当サイトでは、入社手続きに必要な書類と入社手続きの手順をわかりやすくまとめた資料を無料で配布しております。

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3. 入社手続き書類を郵送する際は送り方や書類の種類に注意が必要

入社に必要な書類を確実に内定者の元へ郵送するためには、追跡サービスのついた郵送方法によって送るのが賢明です。確実に書類が届いたかどうか把握できるだけでなく、紛失などによる再送の手間も省くこともできます。

ただし、すべての入社手続き書類が郵送によって送付できるわけではありません。年金手帳や雇用保険被保険者証、マイナンバーといった書類は重要な個人情報であるため、郵送でのやり取りはしないことが無難であるといえるでしょう。

【監修者】小島 章彦(社会保険労務士)

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