電子契約システムの導入メリットと注意点・代表的なサービスを紹介 | 人事部から企業成長を応援するメディアHR NOTE

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電子契約システムの導入メリットとは?注意点・代表的なサービスも紹介

ピンクのペン持った男性

電子契約とは、今まで紙で作成した契約書に押印して締結していた契約を、全てオンライン上で完結する新たな契約スタイルです。

今回は、電子契約を導入することのメリット・デメリット、電子契約システムを導入する上での注意点や実際の導入フローなどを解説します。

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1.電子契約とは

紫の背景と黄色い服着た男性

電子契約とは、PDFなどの電子ファイルに「電子署名」や「タイムスタンプ」を押して、書面契約と同じ効力を持たせる契約のことです。

契約相手に契約内容を口頭説明し、口約束することでも契約自体は成り立ちますが、トラブル防止のためにも契約書を作成することがビジネス上では一般的となっています。

電子契約という言葉に対する法律上の正式な定義は、現時点では存在しませんが、電子契約の詳細は「電子契約法(電子消費契約及び電子承諾通知に関する民法の特例に関する法律)」という法律で定められています。

参考:電子契約法(電子消費契約及び電子承諾通知に関する民法の特例に関する法律)

1-1.電子契約と書面契約の違い

  書面契約 電子契約
形式 紙面 PDF・電子データ
証拠力 印鑑・印影 電子署名・タイムスタンプ
事務処理 実物管理 サーバー管理
印紙税 200円~2,000円 不要

①形式の違い

書面契約では、パソコンで作成した書類を印刷した文書を製本し使用します。

一方、電子契約は電子契約システム上で作成した書類を使用するため、印刷は不要です。

よって、電子契約の場合、電子ファイルの契約書に適切な電子署名が付与されていれば、紙の契約書の押印と同様の法的効力をもちます。

②証拠力の違い

書面契約では、製本した文書に印鑑や印影を使用し、契約印や割印をすることで本人確認・改ざん防止とします。

一方、電子契約では電子署名・タイムスタンプなどのデジタル時刻証明書を利用します。

③業務フローの違い

契約書を2部(取引先に渡す分と、社内保管用)用意、必要な際は収入印紙を添えて郵送、または持参します。

お互いの押印や確認が終わったら1部ずつ、それぞれの会社にて保管します。

一方、電子契約は全ての押印・申請フローをオンライン上で完結させ、電子データとして契約書をサーバー上に保管します。

④コストの違い

書面契約の場合は、書類の印刷代・製本や郵送などの作業に対する郵送費・人件費、保管するためのスペースなどのコストがかかります。

一方、電子契約では収入印紙が不要となり、書類保管スペースはすべてサーバー上または、電子契約システム上でおこなわれます。

電子契約システムの利用料は別途かかる点が相違点となります。

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2.電子契約のメリット

握手する男性

電子契約の導入は、コストの削減やコンプライアンス強化につながります。

電子契約のメリットをいくつかピックアップしてご紹介します。

2-1.印紙税・印刷代の削減

電子契約を導入すれば、契約締結に関わるさまざまな経費を節約できます。

まず、電子契約であれば印紙税がかからないため、収入印紙費用の節約が可能です。

収入印紙の費用が1回あたりでは大きくなかったとしても、月間で数十件の契約を締結するような企業であれば、最終的に数十万円、数百万円もの大きな支出となり得ます。

また、電子契約に切り替えることで、収入印紙代だけでなく、収入印紙代を用意する手間も減らせます。

さらに、書類の契約書を使用する場合、契約書の印刷・製本・郵送に対する人件費もかかります。

契約締結後に保管する本棚の用意や、保管した場所から契約書を探す手間暇も、長い目で見るとコストとみなされるでしょう。

電子契約を導入してペーパーレス化することで、企業の経費やコストを削減できる点は、大きなメリットといえます。

2-2.コンプライアンスの強化

電子契約を導入すれば、契約書の作成から書類の送受信、誰がいつサインをしたかなどの情報をすべて可視化することができます。

しっかりと通信のセキュリティ対策をおこない、情報の閲覧権限など設定を管理すれば、機密情報の保持につながり、コンプライアンス強化が可能です。

紙のデータは、万が一改ざんされたときに履歴が残らず、犯人の後を追うことが困難です。

オンライン上であれば、必ず電子データの履歴が残るため、改ざんトラブルがあった際も確認がしやすくなる点がメリットでしょう。

2-3.契約締結業務の効率化

紙面締結の場合、相手方に押印をしてもらった上で返送してもらうなどのフローが発生し、契約が締結完了するまで非常に時間がかかります。

一方、電子契約であれば、メール1つで相手方と契約書の締結を完了させることができます。

また、電子契約には契約の進捗を確認する機能もあるので、相手方とどこまで契約のフローが進んでいるのか随時確認することができます。

そのため、契約書の遅延や漏れを防ぐことが可能になります。

2-4.契約書管理の効率化

電子帳簿保存法により、契約書は一定期間保管する必要があります。

紙の契約書の場合、主な契約書管理の方法は契約書をファイルにまとめて、キャビネットに保管することがほとんどです。

しかし、電子契約書の場合であれば、契約書の内容をインターネット上に保管することができ、保管スペースを用意する必要がありません。

また、膨大なデータの中から必要な契約書を見つける場合でも、検索機能を活用すればすぐに探している契約書を見つけることも可能です。

2-5.在宅勤務に対応

紙の契約書の場合、ハンコを押すためだけに出社しなければいけないケースが発生します。

しかし、電子契約では紙やハンコを使用せず、電子上で全て完結するため、在宅勤務で契約書を締結することが可能です。

現在では在宅勤務も普及しているため、電子契約を導入することをオススメします。

2-6.契約更新の漏れ防止

契約期間の更新は、自社・相手方どちらにとっても重要なタイミングです。

しかし、日常業務に取り組んでいる場合、更新のタイミングに気づかないこともあります。

電子契約を導入することで、相手方との更新期限が迫ってきたらアラート通知を設定することが可能になるので、契約更新の漏れを防ぐことができます。

3.電子契約のデメリット

 

茶色い机と紙

ここでは、電子契約のデメリットを解説します。

3-1.電子契約の導入を周囲に理解してもらう難しさ

電子契約を導入したくても、契約相手や社内メンバーが電子契約に前向きでない場合もあります。

電子契約で契約を結ぶために、電子契約システムの使い方を覚えて業務フローを変更することが面倒と感じる人もいるでしょう。

そもそもインターネットを使いなれていない人や、紙面の契約書にて内容を確認するほうが安心感がある人など、導入に抵抗を感じる人も少なからず存在します。

電子契約のメリットとデメリットを正しく伝え、関係者に納得してもらうために調整作業が発生することはデメリットといえるでしょう。

3-2.セキュリティ面のデメリット

企業で使用している通信環境や、電子契約システムのセキュリティ対策を怠ると、契約にまつわる機密データが外部に漏れてしまうリスクがあります。

社内の情報システム部などと連携して、セキュリティ面に注意しなくてはなりません。

3-3.電子契約ができない書類もある

すべての契約が電子契約に移行できない点はデメリットといえるでしょう。

契約の電子化が進む中で、「IT書面一括法」や「e-文書法」「電子帳簿保存法」などが施行され、電子契約をとりまく状況は整備されてきました。

しかし、一部の契約に書面での契約締結が義務付けられているのが現状です。

<書面での契約が義務付けられている契約例(2021年3月時点)>
・定期建物賃貸借契約
・定期借地契約
・不動産取引における重要事項説明書等
・マンション管理業務委託契約
・特定継続役務提供などにおける契約前後の契約等書面
・金融商品クーリングオフ書面

上記のほかに「原則は紙面での契約だが、相手が承諾すれば電子契約でも良い」とする契約も複数存在します。

今後、関連する法律が整備されれば電子契約の許可も下りる可能性がありますが、現時点では100%電子契約にて対応ができないため注意が必要です。

3-4.電子帳簿保存法の導入作業が発生する

電子契約を導入するには、電子帳簿保存法への対応が必要です。

電子帳簿保存法とは、法人税や所得税などの国税関係の書類を電子データとして保管しておくことを認める法律です。

ちなみに、2022年の1月に電子帳簿保存法の法改正が施行されたことにより、国税関係の書類のみならず、すべての電子取引のデータ保存が義務化されました。

また、電子契約の導入後には、電子帳簿保存法の規定にあった調査がおこなわれる場合があります。

そのため、電子契約を導入する際は、正しい方法で電子契約のデータを保管しておきましょう。

3-5.業務フロー変更の調整

電子契約と書面契約では、締結までのフローが異なります。

そのため、社内では電子契約を扱うための社員教育や研修をおこない、相手方に電子契約の操作方法を説明するなどのサポートをする必要があります。

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4.電子契約システムの導入方法

ペン持つ男性

本章では、電子契約の導入フローについてまとめていきます。

今後、電子契約の導入を考えている企業はぜひ参考にしてみてください。

4-1.契約締結に関する課題の整理・電子契約の導入目的を決める

まず、契約締結に関する課題を洗い出します。

年間で何件の契約を何社、何人と締結しているのか、契約締結に費やしている時期や人的コスト、経費を算出します。

取引先は電子契約を導入しているのか、電子契約を使ったことがあるかなど、周囲のヒアリングをおこなうのも良いでしょう。

課題の整理が終わったら、その情報に沿って導入目的を言語化します。

電子契約を導入する目的、導入後に期待できる効果、導入にあたっての懸念点を最初にしっかりとまとめておくと、その後の導入がスムーズになります。

4-2.電子契約システムの比較検討する

電子契約の導入目的が決まったら、具体的にどの電子契約システムを導入するのか比較検討を進めましょう。

導入後に何度も別のサービスに切り替えてするのは手間がかかるので、最初の情報収集が肝心です。

なお、電子契約サービスの比較サイトを参照する際には、そのサイトの制作者は誰か・信ぴょう性はあるか、きちんと確認するようにしましょう。

特定のサービスを進めるために偏った情報が掲載されている可能性もあるためです。

4-3.予算と導入スケジュールを決める

導入する電子契約システムがある程度絞られたら、具体的な見積もりをとり、導入するスケジュールを計画します。

4-4.業務フローを変更する

今後、締結する可能性がある契約内容ごとに押印申請のフローを作成しましょう。

基本的には、従来の押印申請フロー用いますが、電子契約システムの中で特定者の閲覧権限を付けたり、さまざまな承認や回覧フローを登録したりする必要があります。

業務フローの大幅な変更が必要になる可能性があるため、電子契約システムのカスタマーサクセスなどの担当者に質問しながら進めると良いでしょう。

4-5.導入して社内向けにアナウンスをおこなう

無事に電子契約システムを導入したら、必ず社内向けにアナウンスをおこないましょう。

導入前後で使い方のレクチャー時間を設けたり、操作方法に悩んだ時の相談役を置いたりするのも効果的です。

使い方に慣れるまでは、一定の期間に必ず社員のフォローアップをおこない、取引先にも必ず新しい電子契約システムを導入した旨を共有することが大切です。

このように、電子契約を導入する際は適切なステップを踏むことが非常に重要です。ただし、実際にはこちらに記載した内容以外にも、「誰に向けてサービス導入を起案するか」や「稟議のフローはどのように変更するか」など、規模が大きい会社であればあるほど、検討すべき内容が増えていきます。

本サイトでは、より具体的な電子契約の導入フローや、サービスの選び方までを詳しく説明した「電子契約の始め方ガイドブック」を無料で配布しています。 電子契約の導入までのイメージをより深めたい方は、こちらからダウンロードしてご覧ください。

5.電子契約システム導入・運用時の注意点

汚い字

本章では、電子契約システムを導入する際や、運用するときの注意点をご紹介します。

まず、電子契約システムを導入する際は、契約相手の取引先や契約作業をおこなう社員にとって使いやすいシステムを選ぶように注意が必要です。

人事や総務、経営層だけの意見で決めるのではなく、実際に契約作業をおこなう本人にとって見やすく・使いやすいシステムを導入する必要があります。

また、社内ですでに使用している顧客管理システムや会計システムなどと、電子契約システムが連携可能かどうかを事前に確認しておきましょう。

電子契約システムの運用時は、契約相手の手間を極力減らせるように注意してください。

自社の社員には、事前に電子契約システムの使い方をレクチャーすれば良いですが、場合によっては取引先に電子契約システムの使い方について説明する時間がとれないかもしれません。

相手の手を煩わせないよう、なるべく早い段階で「いつから電子契約に切り替えるか」「使い方が不明の際は誰に連絡すればいいか」「基本的な操作方法」などを、まとめて共有することが重要です。

最後に、費用対効果について確認するようにしましょう。

電子契約を導入したものの、業務を効率化できずコストだけかかっていては電子契約を導入した意味がありません。

そのため、電子契約を導入する際は、事前に「どの契約書を電子化するのか」「電子契約への予算はいくらなのか」を明らかにして、費用対効果に見合った電子契約を導入するようにしましょう。

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6.電子契約導入に関連する法律

緑の背景とたくさんの本

電子契約を導入するためには、さまざまな法律に対応する必要があります。

ここでは、電子契約を導入するにあたって覚えておきたい法律を紹介します。

6-1.電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、法人税や所得税などの国税関係の書類を電子データとして保管することを定めている法律です。

企業で取り扱う電子契約書は、電子帳簿保存法どおりに保管する必要があります。

また電子帳簿保存法は、2022年1月の法改正によって、「税務署長への事前承認制度」が廃止され、電子取引でのデータ保存が容易になりました。

6-2.電子署名法

電子署名法とは、電子署名が紙での契約書の押印や署名と同じ法的効力を持つことを定めた法律です。

この法律により、電子契約の内容を本人が署名していて内容が改変されていない場合は、紙の契約書と同様の契約書であることが認められるようになりました。

6-3.e-文書法

e文書法とは、会社法や商法などで保管が定められている文書に対して、紙媒体だけでなく電子化して保存することを認めている法律です。

改正後の電子帳簿保存法と同様、e-文書法の場合も税務署長への事前承認なく、電子取引のデータ保存が可能です。

6-4.IT書面一括法

IT書面一括法とは、企業が顧客に紙の契約書の交付や手続きを義務付けている法律に対して、顧客の同意をもとに、電子契約で代替することを認める法律です。

この法律は、電子商取引を促進するために制定されました。

7.電子契約システム8選

2つのペンと書類

本章では、代表的な電子契約システム8つをご紹介します。

01
ジンジャーサイン
誰でも使える、Web上で契約業務を完結できる

特徴

  • 契約業務の完全オンライン化を実現。締結から管理まですべてWeb上で対応可能
  • 郵送代・印紙代などの金銭的コスト、複数人をまたぐことで発生する時間的コストを大幅に削減
  • 電子契約サービスの利用が初めての方でも使いやすい安心の価格設定
本人確認
(電子押印・送付)
 電子証明書型
システム連携
タスク管理
(ワークフロー機能)
テンプレート作成
契約書検索 契約書保管
(セキュリティ対策)

料金

  • ライトプラン:基本料金 10,000円/月 + 書類送信費用 200円/通。初期費用は50,000円
  • ライトプラスプラン:基本料金 28,000円/月 + 書類送信費用 200円/通。初期費用は100,000円
  • ベーシックプラン:基本料金 50,000円/月〜 + 書類送信費用 200円/件。初期費用は250,000円
サービス名:ジンジャーサイン
提供会社:jinjer株式会社
URL:https://hcm-jinjer.com/sign/

ジンジャーサイン

02
CLOUD SIGN(クラウドサイン)
国内シェアNo.1の電子契約サービス

CLOUD SIGN(クラウドサイン)

特徴

  • 弁護士監修のもとサービスを運営しているため、法的にも安心して利用できる
  • 金融機関や法律事務所など、幅広い業界で導入が進んでいる
  • お試しプランなどがあり、導入におけるハードルが比較的低い
本人確認
(電子押印・送付)
 メール認証型 システム連携 一部
あり
タスク管理
(ワークフロー機能)
テンプレート作成
契約書検索 契約書保管
(セキュリティ対策)

料金

  • お試しFreeプラン:無料
  • Standard:月額10,000円~
  • Standard plus:月額20,000円~
  • Business:月額100,000円~

※1件送信ごとに、費用が200円ずつ掛かる。

サービス名:CLOUD SIGN(クラウドサイン)
提供会社:弁護士ドットコム株式会社
URL:https://www.cloudsign.jp/

03
GMOサイン
社内外問わず、契約書類で印鑑の電子化を実現

特徴

  • メール認証による電子署名、法的効力を重視した⾝元確認済み ⾼度電⼦署名を、企業側のニーズに合わせて選ぶことができる
  • 契約情報の管理や検索がしやすく、オプションで既存の業務システムと連携することもできる
  • ITインフラ事業者20年の実績をもとにした万全のセキュリティ
本人確認
(電子押印・送付)
 ハイブリッド システム連携
タスク管理
(ワークフロー機能)
テンプレート作成
契約書検索 契約書保管
(セキュリティ対策)

料金

  • 契約印&実印プラン(立会人型&当事者型):月額8,800円
    ・契約印タイプ(立会人型)の場合、1件送信ごとに費用が100円ずつかかる。
    ・実印タイプ(当事者型)の場合、1件送信ごとに費用が300円かかる。
    ※1件あたりの送信文書数の上限は10文書まで
サービス名:GMOサイン
提供会社:GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
URL:https://www.gmosign.com/

04
DocuSign(ドキュサイン)
グローバルに利用される電子契約サービス

DocuSign(ドキュサイン)

特徴

  • 世界180カ国以上、44言語で署名でき、世界中の50万社以上の企業に採用されている
  • モバイルアプリ(iOSやAndroid)に対応し、いつでもどこでも署名・捺印ができる(オフラインでも利用可能)
  • 350以上の既存システムと連携(接続)可能
本人確認
(電子押印・送付)
 電子証明書型 システム連携
タスク管理
(ワークフロー機能)
テンプレート作成
契約書検索 契約書保管
(セキュリティ対策)

料金

  • Personal(個人向け):月額10ドル
  • Standard(企業向け):月額25ドル(年間300ドル)
  • Business Pro(企業向け):月額40ドル(年間480ドル)
サービス名:DocuSign(ドキュサイン)
提供会社:DocuSign
URL:https://www.docusign.jp/

05
Adobe Sign
電子サインでビジネスを加速する

Adobe Sign

特徴

  • 契約書の送信や署名が簡単にできる(署名者が資料をダウンロードしたりサインアップしたりする必要はない)
  • すべての署名のステータスを把握できるほか、リマインダー送信や依頼取り消し、トランザクションに対する詳細の監査証跡の表示が可能
  • 各分野を代表する企業とパートナー提携している
本人確認
(電子押印・送付)
 メール認証型 システム連携
タスク管理
(ワークフロー機能)
テンプレート作成
契約書検索 契約書保管
(セキュリティ対策)

料金

  • 個人版:1,007円
  • ビジネス版:詳細は、都度お問合せ
サービス名:Adobe Sign
提供会社:アドビ株式会社
URL:https://acrobat.adobe.com/jp/ja/sign.html

06
freeeサイン
オンラインでの契約締結をワンストップで

特徴

  • Googleドキュメントで契約書のテンプレートやドラフトの編集が可能
  • フォルダ権限設定により、閲覧できる人を制限することができる
  • 月額費用のみで、契約書送信に費用が発生しない
本人確認
(電子押印・送付)
 メール認証型 システム連携
タスク管理
(ワークフロー機能)
テンプレート作成
契約書検索 契約書保管
(セキュリティ対策)

料金

  • 無料プラン:無料
  • スターター:月額980円
  • Light:月額4,980円
  • Light +:月額19,800円
  • Pro:詳細は、都度お問合せ
サービス名:freeeサイン
提供会社:株式会社サイトビジット
URL:https://ninja-sign.com/

07
CLOUD STAMP(クラウドスタンプ)
契約の締結に掛かる時間を大幅に軽減

電子契約・電子サイン_CLOUD STAMP

特徴

  • 数分で契約に関わる作業が完了し、取引先とのコミュニケーションがスムーズに(リアルタイムでのタスクの把握も可能)
  • 人件費、印刷費、印紙税などのコストを大幅に削減できる
  • クラウド上でデータを管理するとともに、「タイムスタンプ」の付与で改ざんも防止
本人確認
(電子押印・送付)
 電子証明書型
システム連携
タスク管理
(ワークフロー機能)
テンプレート作成
契約書検索 契約書保管
(セキュリティ対策)

料金

  • ライトプラン:詳細は、都度お問合せ
  • ベーシックプラン:詳細は、都度お問合せ
サービス名:CLOUD STAMP(クラウドスタンプ)
提供会社:株式会社E-STAMP
URL:https://www.cloudstamp.jp/

08
Money Forward クラウド契約
社内ワークフローから契約管理まで一気通貫

特徴

  • 紙の契約と電子契約も一元管理が可能
  • 契約の自動更新も契約終了もアラート機能でお知らせ
  • 契約書の閲覧権限も設定可能
本人確認
(電子押印・送付)
 電子証明書型
システム連携
タスク管理
(ワークフロー機能)
テンプレート作成
契約書検索 契約書保管
(セキュリティ対策)

料金

  • ライトプラン:詳細は、都度お問合せ
  • ベーシックプラン:詳細は、都度お問合せ
サービス名:Money Forward電子契約
提供会社:株式会社マネーフォワード
URL:https://biz.moneyforward.com/contract//

 

関連記事:【最新】電子契約サービス21選|特徴・料金を徹底比較

8.電子契約を導入し、契約書業務に関する費用・工数を削減しよう 

水色の背景と緑のペン

電子契約のメリットは収入印紙代や人件費を含め、さまざまなコストを削減できることやコンプライアンス強化ができることです。

電子契約に切り替えが難しい契約もありますが、ペーパーレス化やコロナの影響でテレワークが必須となった今、電子契約システムの導入に注目が集まっています。

自社の電子契約システムの導入目的をしっかり定め、関係者への丁寧な説明をおこなった上で、ぜひ電子契約を試してみてはいかがでしょうか。

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