人事制度設計とは？手順や注意点をわかりやすく解説

「人事制度設計とは？」

「人事制度設計の手順は？」

上記の疑問をお持ちではありませんか。人事制度設計とは、企業が従業員の給与や昇給、評価の仕組みを定めることです。

本記事では、人事制度設計の概要や設計手順、実施時の注意点までをわかりやすく解説します。これから人事制度を見直したいと考えている方や、新たに制度を構築する担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

1. 人事制度設計とは

人事制度設計とは、企業が従業員の給与や昇給、評価の仕組みを定めることです。給与規程にとどまらず、従業員が快適に働ける環境を整えるための制度全般を含みます。

詳しくは後述しますが、等級制度、評価制度、報酬制度の3つが主要な要素です。設計は複雑で難易度が高いと感じるかもしれません。しかし、基本的なポイントを押さえれば、自社に合った人事制度を構築できるでしょう。

2. 人事制度設計の目的

人事制度設計の目的は、企業の「ヒト」に関するルールや仕組みを整備することです。単に従業員の管理や報酬の差別化にとどまらず、企業のビジョンや戦略を実行するための推進力として機能します。

効果的な人事制度は、企業の方向性に合わせた組織の在り方や、望ましい行動を促すための基盤です。つまり、企業の目標達成をサポートし、全体のパフォーマンスを引き上げることが、人事設計制度の目的といえます。

3. 人事制度設計で基本となる制度の種類

人事制度設計で基本となる制度の種類には、以下の3つの種類があります。

1. 等級制度
2. 評価制度
3. 報酬制度

それぞれ詳しくみていきましょう。

3-1. 等級制度

等級制度は、社員の役割や職務に応じてランクを決定する仕組みで、人事制度の基盤を形成します。主に以下の3つの形式があり、それぞれ業務内容や責任に基づいて評価するのが特徴です。

等級制度は、業務内容や役職に応じて賃金や仕事内容を明確に設定できます。社員にとっては、自分の役割や期待される業務が明確になり、年齢や在籍年数に左右されず公平な評価が得られる点がメリットです。

3-2. 評価制度

評価制度は、社員の能力、業務遂行度、企業への貢献度に基づいて評価する仕組みです。この制度の主な目的は、社員の処遇、配置、育成を適切に管理することといえます。評価基準に基づいて各社員のパフォーマンスを評価し、給与や役割の決定に反映させることが目的です。

また、評価基準が社員の目標設定の指針となり、育成にも貢献するでしょう。代表的な評価手法には、MBO（目標管理制度）、コンピテンシー評価、360度評価などがあります。各手法が異なる視点で社員の能力を評価するのです。

3-3. 報酬制度

報酬制度は、社員の業績や企業への貢献度に応じて報酬を設定する仕組みです。報酬は、給与や賞与、手当、福利厚生などの金銭的報酬と、役職や権限、裁量権の非金銭的報酬に分けられます。

報酬の決定基準には、職務内容や役割、業務遂行能力のほか、年齢や勤続年数が含まれるでしょう。この制度の目的は、社員に適切な報酬を支払うことで、企業が期待する業務を遂行させ、必要な人材の確保と定着を図ることです。

4. 人事制度設計の手順

人事設計制度は下記の手順で設計します。

1. 現状分析
2. 方針策定
3. 制度設計
4. 社内への周知
5. 制度を導入と定着

それぞれ詳しく解説していきます。

4-1. 現状分析

人事制度設計は、現状分析から始めます。現在の人事制度の課題を明確にするため、自社の企業理念や経営戦略と照らし合わせて、どの部分に問題があるかを探りましょう。現状分析には以下のような手法が有効です。

• 人件費や業績などのデータを収集し分析する
• 従業員に対してヒアリングやアンケートを実施し現場の声を集める
• 外部コンサルタントを活用して客観的な意見を取り入れる

経営層や人事部門内での議論はもちろん重要ですが、従業員からのフィードバックも欠かせません。実際の悩みや不満を具体的に把握することが大切です。

多様な役職や部署からの意見を集めることで、より広範な課題を見つけ出し、実効性のある改善策を策定するための基盤を築きます。

4-2. 方針策定

課題を整理した後は解決策を明確にし、人事制度の方針を策定します。方針策定の際には以下のポイントを考慮しましょう。

• 自社の中長期的な目標に応じた必要な人材像を明確にする
• 現行の人事制度でどの課題を改善するべきかを特定する
• 人材育成に必要な要素を洗い出し、具体的な育成プランを設定する
• 評価基準を明確にし、どのように評価するかを決定する

上記の要素をしっかりと見据え、実効性のある方針を策定することで、より効果的な人事制度の設計が可能になります。

4-3. 制度設計

人事制度の方針に基づいて、具体的な等級制度、評価制度、報酬制度を設計します。設計にあたっては、従業員が納得感や公平性を感じられるよう配慮することが重要です。

設計が完了したら、実際の運用を見越してシミュレーションし、制度の効果や問題点を事前に確認します。シミュレーションにより、導入後のトラブルを未然に防ぎ、スムーズな制度実施が可能になるでしょう。

4-4. 社内への周知

人事制度を改正する際は、従業員に対する説明が不可欠です。改正の内容、導入手順、制度の目的や運用方法、そして従業員にとってのメリットを明確に伝えることが求められます。導入前に、従業員の不安や疑問点を解消するための説明会を設けると良いでしょう。

社内への周知では、明確性と公平性を意識することが重要です。説明が不明瞭だと、評価基準が不明確で理解できないと混乱を招くでしょう。また、公平性が欠けると不満が生じ、制度への納得感が不足するおそれがあります。従業員が制度に対して信頼を持てるよう、しっかりとした説明と公平な運用を心がけましょう。

4-5. 制度の導入と定着

人事制度の導入後は、その運用と定着が重要です。新しい制度がスムーズに定着するよう、定期的な社内研修を実施し、制度の理解と活用を促進します。

また、アンケートやヒアリングを通じて効果を測定し、必要に応じて改善策を講じることが大切です。これにより、制度が効果的に機能し、従業員の満足度も高まります。

5. 人事制度設計のコツ

人事制度設計のコツは以下の3つです。

• 自社の未来像を明確にする
• 完璧を求めない
• 情報開示を徹底する

人事制度設計は企業の業績や従業員の処遇に大きな影響を与えるため、慎重におこなう必要があります。上記のポイントを押さえて、効果的な制度設計を目指しましょう。

まず、自社の未来像を明確にし、それに合った人事制度を設計することが重要です。企業理念や経営戦略に基づき、成果主義やプロセス重視などの評価基準を固めることで、制度の一貫性を保てます。

また、完璧を追求せず、ある程度の柔軟性を持たせた設計を心がけましょう。評価制度などの重要な要素に重点を置き、細かい部分は後から調整できる余地を残すことが大切です。

最後に、設計過程での情報開示を徹底しましょう。従業員に対して制度の内容や目的を透明にし、信頼感を築くことで、制度の受け入れをスムーズに進められます。

6. 人事制度設計の注意点

人事制度設計において、以下の注意点を押さえておくことが重要です。

• 制度の目的やコンセプトが不明瞭でないか
• 制度の内容が複雑すぎないか

まず、制度の目的やコンセプトが不明瞭でないかを確認しましょう。目的が曖昧なまま制度を設計すると、各基準やルールの策定に影響をおよぼし、社員の理解や納得を得ることが難しくなります。結果として、制度が運用された際に不満や混乱が生じるでしょう。

次に、制度の内容が複雑すぎると運用が困難になります。複雑な仕組みは、社員が制度を理解しにくくなり、期待する成果が得られないおそれもあるでしょう。

また、管理側の負担も増加し、実際の運用が難しくなります。シンプルでありながら実効性のある制度設計を心がけることが重要です。