給与計算ソフトは、煩雑な給与計算業務を効率化するために役立ちます。一方で、有料の新たなシステムを導入するとなると、少しハードルが高く感じる担当者の方も多いのではないでしょうか。 今回は、給与計算が行える３つのツールと導入のメリットを紹介します。
目次
1.給与計算ソフトとは？
給与計算ソフトとは、給与の計算や給与明細の作成の自動化など、給与計算に関する業務を効率化してくれるシステムです。ソフトによっては時給計算ができるものもあり、正社員だけではなくパートやアルバイトの給与計算も自動化することができます。給与計算ソフトができる具体的な内容は以下の通りです。
- 給与計算方式の設定
- 給与自動計算機能
- 勤怠データ管理
- 給与明細の閲覧、印刷
また、勤怠管理システムと連動させることによって、自動的に勤怠実績から給与計算をおこなうことができます。また、勤務している時間帯が深夜時間なのか残業時間なのかで、計算すべき給与も変わってくることもありますが、その場合でも時間ごとの給与を振り分けて計算することができます。
したがって、給与計算ソフトと勤務管理システムを連想させることで、従業員の勤怠実績を正確かつスピーディに給与計算に反映することが可能です。ほかにも「労務システム」や「会計ソフト」などと連動させることで、幅広く人事業務や経理業務を効率化することができます。
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2.給与計算がおこなえる3つのツール
給与計算がおこなえるツールは、大きく分けて3つあります。ここでは、それぞれのツールの特徴やメリット、デメリットを紹介します。自社の給与計算業務に合ったものを選ぶようにしましょう。
2-1.Excelなどの表計算ソフト
給与計算をおこなうツールとして、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトがあげられます。Excelは多くのWindowsPCにインストールされていたり、GoogleスプレッドシートはGoogleアカウントがあれば無料で利用することができたりするため、ここで挙げる3つの方法のうち、一番手軽に活用することができる方法です。
しかし、表計算ソフトを活用する場合、人の手で更新しなければならないため、入力ミスや更新ミスが起きる可能性もあります。
また、計算式が入力されている部分を消してしまったり、変更してしまったりする可能性があるため、正確性を担保するためにダブルチェックをするなどの工数がかかってしまうでしょう。さらに、給与に関する法改正などがあったときには、手動で計算式を更新しなければならないといデメリットもあります。
2-2.インストール型の給与計算ソフト
給与計算ソフトをインストールして給与計算業務を効率化するという方法もあります。インストール型の給与計算ソフトは、ベンダーから提供されている更新プログラムをインストールすることで、給与計算や法改正などの更新を自動でおこなうことができます。知識がない素人でも簡単に操作できるため、担当者が代わっても引き継ぎしやすいなどのメリットがあります。
一方、インストール型の給与計算ソフトをローカル環境で運用している場合、PCのローカルディスクなどにデータが保存されているため、PCが壊れた場合にデータも失う危険性があります。インストール型の給与計算ソフトを使用する場合には、データをバックアップして管理することをおすすめします。
2-3.クラウド型の給与計算ソフト
クラウド型の給与計算ソフトを活用して給与計算業務を効率化するという方法もあります。 インストール型の給与計算ソフトに比べて導入のための工数が少ない点が特徴として挙げられます。
また、法改定の際などのバージョンアップをベンダーが無料でおこなってくれることが多いと同時にサポート体制が整っている場合が多く、運用のための工数もそれほどかからないこともメリットであるといえます。
ただし、通信障害やサーバーの状態によって操作スピードが遅くなることがあります。これは、オンラインで操作をおこなうすべてのシステムに関して同じことがいえますが、クラウド型の給与計算ソフトを導入する前にはあらかじめ操作感を確かめておくと良いでしょう。
3.給与計算ソフトを導入するメリット
給与計算ソフトを活用することで、企業はさまざまなメリットを得ることができます。ここでは、給与計算ソフトのメリットを3つ紹介します。導入を検討する際の参考にしてみてください。
3-1.煩雑な給与計算を自動化できる
給与計算をする際には、税率の計算や各種保険料の控除といった計算が必要になります。また、従業員の職種や役職、労働時間に応じて給与の計算方法が変わります。そのため、給与計算業務は煩雑になりがちです。
給与計算ソフトはこのような計算をほとんど自動化することができ、給与計算の負担を軽減してくれます。また、入力や計算のミスをチェックしてくれる機能が備わっているものもあり、正確に素早い給与計算をおこなえるようになります。
3-2.法整備へ素早く対応できる
Excelの給与計算では、法改正が生じるたびに手作業で税率や保険料に変更を加える必要があります。しかし、手作業では時間がかかります。給与計算ソフトは、税率や保険料などの法整備がおこなわれた際に自動で変更を反映してくれるため、手間がかからないだけでなく、法改正に素早く対応することができます。
3-3.ほかのシステムと連携できる
給与計算ソフトは、勤怠管理システムなどのシステムと連携することができます。給与計算をおこなう際に出退勤データを集計するのは大変手間のかかる作業です。しかし、勤怠管理システムと連携できることで自動で勤怠データを集計し、給与計算に反映してくれます。このように、ほかのシステムと連携して業務をより効率化させることができます。
4.無料の給与計算ソフトで正確な業務をおこなおう
今回は、給与計算ソフトの重要性や導入メリットなどをご紹介してきました。給与計算は煩雑な業務ですが、間違えると従業員からの信頼を失いかねません。給与計算ソフトを活用することで、正確な給与計算をおこなうことができるようになるだけでなく、給与計算業務を効率化することができます。 ただ、大切な給与計算のやり方を変更し、システムに移行することに抵抗がある方もいるかもしれません。お金をかけて導入しても、使いづらいと導入コストが無駄になってしまいます。
そのため、まずはセキュリティ体制や使いやすさを確認するためにも、無料のものを活用してみてはいかがでしょうか。
