アルバイトが多い事業所や従業員がシフト制で働いている企業の場合、シフト管理業務が負担になっていることもあるのではないでしょうか。
本記事では、シフト管理業務を効率化させるコツをシフト管理の悩みとともに紹介します。それぞれの悩みを解決する3つのシフト管理システムもあわせて紹介するので、ぜひ最後まで読んでみてください。
関連記事：シフト管理の不満はシフト管理システムで解決｜特徴や金額を徹底比較
数多くある勤怠管理システムの中から、自社に見合うシステムを探す際、何を基準にして選べばいいのか、悩まれる方も多いのではないでしょうか。
そのような方のために今回、社労士監修のもと、「勤怠管理システムの比較表」をご用意いたしました。資料には以下のことがまとめられています。
・勤怠管理システムの5つの選定ポイント
・社労士のお客様のシステム導入失敗談
・法対応の観点において、システム選定で注意すべきこと
お客様の声をもとに作成した、比較表も付属しています。これから勤怠管理システムの導入を検討されている方はぜひご活用ください。
目次
1. シフト作成に関するよくある悩み
まず、シフト管理業務に関する担当者の悩みを紹介します。シフト作成・管理・運用とさまざまな視点で解説しますので、ぜひ参考にしてください。
1-1. 数十人以上の従業員のシフトを効率的に組めない
10名以上のアルバイトや従業員が所属している事業所だと、月末・月初に数十枚のシフトが提出され、それらの整合性や時間帯に抜け漏れがないようにしなくてはなりません。1〜2名であればすぐに対応できるかと思いますが、10名以上に及んでしまうと管理が複雑になってしまいます。
月末・月初の数字の締めと被ることもあるで、他のタスクと並行して対応する必要があり、担当者にとってシフト管理は重い業務として捉えられていることが多いでしょう。飲食や塾講師といった数十人の従業員とアルバイトを要する事業所に多い悩みのようです。
近年では、シフト作成を自動でおこなうサービスが多く登場していますので、シフト管理の工数を削減したいと考えている場合は、ぜひ以下の記事も読んでみてください。
※参考：『シフト表自動作成』をもっと詳しく！ ▶︎シフト表自動作成システム比較｜短時間で効率的に人員配置を最適化
1-2. 急な欠勤にシフトが耐えきれない
シフトを組めたとしても、病欠・忌引き・就活といったやむを得ない事情によって従業員がシフトに入ることができなくなるケースもあります。数人が一度に休んでしまうことによってシフトが成立しなくなり、オーナーやマネージャーがピンチヒッターとしてシフトの穴を埋めるなどして凌ぐ、というケースが発生することもあります。事業所の運営自体は何とかなるものの、負担のしわ寄せが一部の人に寄ってしまいかねません。
1-3. 人によってシフトに偏りが生まれて平等にならない
シフトを組む際には、できる限りどの人にもまんべんなくシフトに入るように組むことができればよいですが、人によってはあまりシフトに入りたくない人もいます。そのために、一部の人にシフトを増やして働いてもらわざるを得ないケースも発生します。
その際に、シフトを肩代わりした人は負担増と捉えて不満を蓄積させ、ふとした瞬間に爆発して事業所の雰囲気が最悪になってしまうこともあるでしょう。
1-4. シフトを遵守しない人がいる
最悪のケースではあるのですが、自分で出したシフトを守らず遅刻や欠勤を繰り返して、シフトが成立しなくなってしまう人もいます。
そもそも自分の勤務予定日を希望シフトとして提出しているのに、守らないというのは本末転倒ではありますが、結果的に勤務時間の総数や勤務内容でつじつまを合わせて、何とかしようとするアルバイトや従業員もいるようです。これでは何のためにシフトを作成しているのかわからなくなってしまいます。
1-5. 納期がギリギリになってしまい、余裕を持ってシフトを組めない
いつも提出日ギリギリまで従業員がシフトを出さず、シフト内容を精査せずにシフトを組んで実は人手が足りないというケースも散見されます。現場での業務が忙し過ぎてシートを出す時間がなかったり、シフトを重要視せずギリギリに提出したりする従業員もいるようです。
関連記事：アルバイトのシフト作成が面倒！手間をかけないシフト管理・勤怠管理システム
2. シフト作成の一般的な流れ
シフト作成の一般的な流れは以下の通りです。
2-1. 希望を提出してもらう
シフト表を作成する前に、従業員に希望を提出してもらう必要があります。希望する出勤日数や出勤時間などを提出してもらいましょう。特別な事情があって出勤日数を減らしたい場合などは、その旨を伝えてもらうことが必要です。
従業員数が多い場合は、記入項目を設定したフォーマットを作成しておくと、提出や集計を効率化できるでしょう。また、提出期限を設定して従業員へ周知しておくことも重要です。
2-2. シフト表を作成する
従業員ごとの希望が集まったら、実際にシフト表を作成していきます。それぞれの希望に沿うことも大切ですが、業務が進まなくなっては意味がありません。日付ごとに必要な人数を把握したうえで、シフト表を作成していきましょう。
扶養範囲内で働きたいという従業員がいる場合は、出勤日数や収入が多くなりすぎないよう配慮することが重要です。
2-3. 人数を調整する
シフト表を作成できたら、必要に応じて日付ごとの人数を調整しましょう。とくに忙しくなる休日やイベントを開催する日などは、多くの人員が必要となるため注意しなければなりません。希望とは異なる日に出勤してもらう必要も出てくるため、従業員へ打診するなどして人数を調整しましょう。
3. シフトをうまく作成するためのコツ
シフト作成や運用にまつわる悩みを紹介したところで、それらの悩みにどうやって対応していけばよいか、シフト表をうまく作成するためのコツを紹介します。重要なのは「余裕」と「規則」という2つのキーワードです。
3-1. 余裕をもった多めのシフトを提出してもらう
提出された希望日が少なすぎると、営業日ごとに必要な人数を確保できないかもしれません。仮にシフトを組めたとしても、営業に支障が出るような無理なシフトでは、急な病欠や欠勤に対応しきれなくなります。
そのため、希望を提出してもらうときは「絶対に出勤できない日だけを記入してください」などと伝えるとよいでしょう。出勤可能な日が多くなるため、柔軟なシフト作成が可能になります。
3-2. 納期を握る
シフト提出日直前になって、作成や運用がパツパツにならないように、月末の1週間前や2週間前までにシフトを提出してもらい、余裕を持ったシフト作成ができるようにしましょう。
人事・従業員共にゆとりあるスケジュール運用ができるように規則や仕組みをつくることが重要です。したがって、事前に理由などを告げずに希望シフトを納期通り提出しない従業員に対しては、こちらでシフトを組むといったような対応をしなければいけません。
3-3. 定型フォーマット・スプレッドシートを使う
人数が多い場合には、紙や個別集計といったアナログな手法に頼りきるのではなく、ExcelやGoogleのスプレッドシートを用いたデジタルな運用によって、人事の労力削減を図ることが重要です。従業員やアルバイトにとってもシフトを入力しやすく、いつでもシフト変更を反映させやすいでしょう。
従業員にとっても使いやすいシフトを作成することは、欠勤などのトラブルを減らすためにも重要になります。
※参考：『従業員も使いやすいシフト表』を作成するには？ ▶︎シフト表テンプレ付｜シフト作成のポイントや役立つサービスを紹介
【フォーマットの一例】 このフォーマットはガントチャートとなっており、そのまま従業員のシフト状況が出力され、一目でどの日に人手足りていないかを把握できます。
3-4. 罰則・規定を導入する
一つの「抑止力」として減給や譴責といった罰則規定を導入するのも、シフトを守ってもらうための施策になりえるでしょう。しかし、過度な罰則は「ブラックバイト」と見なされます。さらには労働基準法第16条違反となり、労働局からの指導対象になってしまうので注意が必要です。
労働基準法第16条では「従業員やアルバイトが労働契約の不履行（欠勤や病欠）により、企業や事業所が違約金・賠償金を求めてはいけない」と規定されています。加えて、あからさまにシフトが少ないアルバイトが出てきてしまわないように、採用の際に最低週何時間というような形で最低のシフト数を定義するとよいでしょう。
3-5. 労働基準法に違反しないようにする
シフト表を作成するときは、労働基準法を遵守しなければなりません。たとえば労働時間の上限は、原則1日に8時間、1週間に40時間です。上限を超えて働かせる場合は、36協定の締結が必要となるため注意しましょう。
また、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を与えなければなりません。さまざまなルールがあり、違反すると懲役や罰金などが科せられる可能性もあるため、基準をしっかりと理解しておくことが大切です。
3-6. 平等なシフト表にする
平等なシフト表を作成することも重要です。特定の従業員に休日出勤が集中するなど、バランスの悪いシフト表を作成すると、不満の声が上がる可能性もあります。特別な事情がある場合を除き、全員が休日・平日にバランスよく出勤する形になるよう調整しましょう。
4. シフト作成に役立つツール
シフト作成を効率化したい場合は、エクセルやシフト管理システムを活用するとよいでしょう。それぞれの特徴は以下の通りです。
4-1. エクセル
エクセルを活用すれば、手軽にシフト表を作成することが可能です。難しい知識も必要なく、誰でも簡単に作成できるでしょう。WindowsOSのパソコンであればすでにインストールされていることが多いため、導入コストもかかりません。
エクセルでシフト表を作成するときは、日付や必要人数などの欄を作成し、従業員の出勤希望日を入力していきましょう。インターネット上に便利なフォーマットが多く公開されているため、うまく活用するのもおすすめです。
4-2. シフト管理システム
シフト管理システムを導入すれば、シフト表作成に関する業務を大幅に効率化できます。従業員は、パソコンやスマートフォンから出勤希望日を入力することが可能です。システムによっては、収集した希望日をもとにシフト表のたたき台を自動で作成してくれます。
管理者はたたき台をもとに人数を調整すればよいため、効率よくシフト表を作成できるでしょう。また、シフト変更が発生した際もシステム上で簡単に調整できるため、急な対応に困ることもありません。
5. シフト作成を効率化できるおすすめのシステム
コツを把握しておけば柔軟にシフト運用ができるようになりますが、いちいちシフト管理に労力を割くわけにもいかず、自動化したいという場合には「シフト管理システム」を導入するのも一つの手です。この章では、人気のシフト管理システムをその特徴と併せて紹介します。
5-1. ジンジャー勤怠
クラウドで管理ができる勤怠管理システムです。ジンジャー勤怠にはシフト管理機能も備わっているので、従業員の打刻や欠勤などの申請や、管理者の確認作業だけでなく、希望シフトの募集やシフト表の作成なども、スマートフォンやパソコンで簡単におこなえます。
シフトにおける従業員の過不足や、従業員の能力に応じた人員配置などもできるので、シフト作成にかかる工数を大幅に削減することができます。クラウド型の勤怠管理システムなので、もちろん導入にかかる初期費用は無料、管理者と従業員のアカウント数に応じて一人あたり400円／月での利用可能です。
5-2. 勤怠管理システム ジョブカン
従業員5～10,000名まで対応可能なクラウド型の勤怠管理システムです。無料お試し期間があるので、お試しでシステム導入を確認するのにおすすめです。シフト管理に加えて、勤怠管理・休暇申請管理・工数管理も機能がついているので、お得感があります。初期費用はかからず、運用費用は1人あたり200円からとなっており、人数やコスト感に応じた運用も可能です。
※参考：『シフト管理システム』をもっとたくさん知りたい！ ▶︎【全26選】シフト管理システムの価格・特徴を徹底比較 | 2024年完全版
6. シフト作成のコツを把握して業務を効率化しよう！
今回は、シフト作成のコツや運用上の注意点などを解説しました。シフト管理では、管理人数が増えることで作成や運用が煩雑になるとともに、従業員の素行によって管理者に負担が集中することもあります。これらの問題に対しては、「余裕」を持ったシフト運用をおこなうとともに、「規則」などを充実させることで対策が可能です。
また、費用はかかるものの、システムを導入することでシフト管理そのものを自動化し、オンラインで完結させることも可能となります。現状の自社の編成や人員構成と照らし合わせながら仕組化することによって、円滑なシフト運用が可能になっていくでしょう。
また現在では、シフト管理以外の勤怠管理も効率化できる勤怠管理システムは国内で数えきれないほど存在します。
なかには、無料で始められるものや機能別で業界に特化したものなど、さまざまな勤怠管理システムが登場してきました。
勤怠管理で悩んでいる人事担当者は、以下の記事なども参考にしながら導入を検討してみてください。
※参考：勤怠管理システム53サービス比較！特徴・料金・機能・メリットを紹介
数多くある勤怠管理システムの中から、自社に見合うシステムを探す際、何を基準にして選べばいいのか、悩まれる方も多いのではないでしょうか。
そのような方のために今回、社労士監修のもと、「勤怠管理システムの比較表」をご用意いたしました。資料には以下のことがまとめられています。
・勤怠管理システムの5つの選定ポイント
・社労士のお客様のシステム導入失敗談
・法対応の観点において、システム選定で注意すべきこと
お客様の声をもとに作成した、比較表も付属しています。これから勤怠管理システムの導入を検討されている方はぜひご活用ください。
