シフト管理の不満はシフト管理システムで解決｜特徴や金額を徹底比較

日本におけるサービス業のほとんどが、従業員の勤務形態をシフト制で管理されているのではないでしょうか。

シフト管理者からすると、従業員から提出された希望出勤日を、予算に対する従業員の過不足や、従業員の勤務時間帯希望を聞いて反映させていくことは大変だと思います。

そして確定したシフトを従業員に開示するタイミングがぎりぎりになってしまうこともあるでしょう。

近年になって、シフト管理システムといった、PCやスマホアプリを用いたツールが増えてきています。そこで、本日はシフト作成担当者や従業員の方の悩みや不満を解決できる、6つのシフト管理システムの特徴や金額を比較してご紹介いたします。

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1. 従業員の不満｜シフトの開示が遅すぎて予定が埋められない！

従業員の不満としてもっとも多いのは、希望シフトを1ヶ月前に提出したにも関わらず、そのシフトが開示されるのがギリギリになっていることが多いことがあげられます。

余裕をもってシフトを開示することができないと、従業員はプライベートの予定が立てられないという不満や、別の予定を入れてしまって欠勤される可能性があります。

シフト出るの遅すぎる 前日になってもでないし予定いれられない。

— ☺︎森島瑠菜☺︎ (@jSxfWdJ0LFndi39) 2017年1月23日

いやシフト前日の夕方まで出ないとかありえなくないです？

— わっしょい百万ナス祭り (@rnryx) 2017年1月8日

普段はあまり現場で仕事をしない管理者がシフト作成をしていることや、人件費の削減が原因となって、忙しい日に従業員が足りていないといった不満の声もあります。

このように必要最低限の人数に満たしていないシフトや、十分に人が足りていないシフトで接客やお店の運営をおこなってしまうと、接客の質が落ちてしまうことや、従業員のモチベーションの低下につながってしまうこともあり、売上を大きく左右してしまう要因になりかねません。

このようなことにならないために、店長や管理者はスケジュールを立てて、正確なシフト作成を進めていく必要があります。しかし、管理者は日々の業務や、従業員のマネジメントなどに追われてしまい、シフト作成をしていく難しさに頭を悩ませているのではないのでしょうか。

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2. シフト管理者の苦労｜時間帯や能力を考慮すると時間がかかる

従業員のシフトを提出期限までに全部集めて、休み希望や、出勤希望日、また従業員の能力に合わせてシフトを組むのは、他に多くの業務をこなさないといけない店長や管理者にとって非常に大変な作業です。

週に1～2回ほどしか出勤しないアルバイトの学生などのシフト希望は、提出期限に遅れるのは日常茶飯事のこともあれば、学校の行事などで従業員がまとまって抜けてしまう日ができてしまうこともあるので、対応に困ってしまうこともあるかもしれません。

だからといって、先述したようにシフトの開示をギリギリまで延期してしまうことは、従業員の急な欠勤を招いてしまう可能性があります。

働いている従業員にとっても、シフトを作成されている方にとっても、シフトの決定は早いに越したことはありません。一ヶ月間のシフトは、そのシフトの最低でも1週間以上前までには発表されていることが望ましいといえるでしょう。

シフト作成において希望シフトの提出期限を厳守することは解決策になります。しかし、シフト作成段階において、従業員の希望をすべて受け入れれば、人員不足の日程ができてしまったり、人は足りているのに従業員個人の能力で見ると1日の営業が任せられないことがあったりと課題は山積みです。

このような課題を解決することで、お店としても安心ができる運営ができ、従業員としても安心をして勤務ができるようになるのではないでしょうか？

最近ではこのような課題を解決ができる、シフト管理や作成をアシストできるようなソフトやアプリが出ています。シフト管理ツールで何ができるのかを調べてまとめてみます。

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3. シフト管理・作成システムのメリット

従業員の多い店舗で希望シフトを紙やメールで回収をしていると、エクセルなどのシフト表に手入力で全従業員の希望を入力し、その後予算や従業員の能力に合わせてシフトを精査していていくという手間がかかってしまいます。また従業員が期限を過ぎてシフトを提出してくると、作成途中のシフトを考え直す手間まで増えてきてしまいます。

スマートフォンやタブレット端末からシフト作成や提出をアプリで管理をすることによって、これらの手間を最低限に削減することで、シフト作成や管理における手間を省くことができます。

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3-1. 従業員のメリット

業種によっては、シフトの作成を1ヶ月単位や1週間単位でおこなうなど、その形態はさまざまあるかとは思いますが、そのシフトの提出期限を正確に定めておくことで、従業員のスマートフォンに提出を促すアラートやプッシュ通知を送信することができます。スマートフォンは毎日見るものなので、プッシュ通知をおこなえば提出期限を遅れてのシフト提出を減らすことができます。

また、従業員の希望シフトに関してもメールで提出や、紙で提出してもらっている会社も多いかとは思いますが、シフト管理ツールであれば従業員もアプリでの操作ができるので手間を省くことができます。従業員に日単位で出勤希望日、休み希望日をアプリ内で入力するだけでなく、出勤可能日であれば時間単位でシフトを入力するも可能です。従業員が提出希望シフトをアプリ上であればいつでも見返すこともできるので、スケジュール管理があまりできない従業員でも簡単に管理ができます。

また店長やシフト管理者が作成したシフト表もプッシュ通知を送ることで、全従業員へと漏れなく届けることも可能です。

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3-2. 管理者側のメリット

管理者はアプリ上であらかじめ予算や忙しさを考慮した上で、日ごとの必要人数などを管理ページへの入力をしていきます。業種によってそのシフト作成方法はさまざまですが、多くの管理者が頭を悩ませるのは、従業員の能力を考慮した上でシフトを作成しなければいけないということです。

たとえば、飲食店であれば従業員は「キッチン」「ホール」などの職種に分けられ、さらに「キッチン」という職種の中でも「揚げ物担当はできるが、包丁スキルがイマイチなので、刺し身の準備はまだできない」と能力で分けることができます。シフト管理者は、各従業員の「できる」「できない」といった能力をアプリ上で管理をしておくことで、日ごとの各ポジションに必要な人数を割り振り、シフト作成を自動でおこなうことができます。

また時間帯別での管理も可能になっているので、能力別・時間帯別でシフトの人員の過不足を判定することも可能です。もし従業員からシフトをすべて提出してもらったうえで、シフトに不足があれば従業員にアプリ上で協力を促すことができますし、急な欠勤や予測できない忙しさによる人員不足に対しても出勤していない従業員に向けてヘルプの要請をアプリからアラートすることができます。

このようにアプリやシステムなどのツールを利用してシフト管理をおこなえば、管理者や従業員の双方にメリットがあります。エクセル利用や紙に手書きで記入していたシフト作成の工数を大幅に削減することが可能になります。店長やマネージャークラスの方々であれば営業時間内の売上をつくるためにも、現場に出て接客やサービスをお客様に提供する必要があると思います。そのような限られた時間の中で従業員のシフト作成に多くの時間を割くことはお店の運営上、もったいない時間になるといっても過言ではありません。シフト作成が円滑に進むようにするためにも便利なシフト管理システムは欠かせなくなるでしょう。

4. シフト担当者の悩みを解消するシフト管理システム比較

4-1. ジンジャー勤怠｜アプリ対応で勤怠管理にも対応のシフト管理システム

【特徴】

• 操作のしやすさを重視した管理画面で、誰でも簡単にシフトを作成することができる
• 従業員からの希望シフトも1クリックで集められ、効率的なシフト作成を可能に
• 同一サービスでマルチデバイスに対応した勤怠管理も利用できる

【料金】

• 初期導入費用　300,000円～
• 1ユーザーあたり　400円/月
• 無料トライアル期間

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4-2. おまかせシフト｜充実した機能でお悩みを解決

【特徴】

• 24時間いつでもどこからでもシフト申請と確認が可能に
• マウスを手書き感覚でドラッグするだけで、シフト作成が可能に
• 困った時も電話・メールで無料サポート

【料金】

• 初期導入費用　0円
• 7,000円／月、または70,000円／年
• 無料トライアル期間　30日間

4-3. シプオプ｜スタッフの最適配置を支援する

【特徴】

• シフト作成時にシフト人件費を自動計算する、また事前に人件費予算を設定することも可能
• 急なお休みや、希望シフトだけではシフトが埋まらないときなどに、一斉にヘルプ募集がかけられる
• スタッフが提出したシフト希望は、締め切りまでに自動で収集＆画面反映される

【料金】

• 初期導入費用　0円
• 1ユーザーあたり300円/月
• 従業員数が1,000名を超える場合は、月額料金固定のパッケージプランも提供

4-4. ジョブカン勤怠管理｜すべての「働く」を支える

【特徴】

• 無料通話アプリLINE（ライン）より、直近7日間後までのシフトの確認が可能
• 時間帯ごとの人員の過不足を確認しながらシフトを作成できる
• 同サービスで、高機能な勤怠管理サービスも利用可能

【料金】

• 初期導入費用　0円
• 1ユーザーあたり　200円/月～

シフト管理、休暇/申請管理、工数管理は別途オプション料金：各+100円/月

4-5. ShiftMAX｜あらゆるシフト＆勤怠管理をきめ細かくサポート

【特徴】

• エクセルをそのままユーザーインターフェースに採用
• さらに柔軟なアレンジ＆オーダーメイドに対応
• ICカード、スマートフォンやタブレットなどのモバイル打刻、指静脈認証などの生体認証まで場所や人数によって選べる打刻方法

【料金】

• 初期導入費用　200,000円
• 1ユーザーあたり　300円/月

4-6. アールシフト｜目指すは生産性向上とモチベーションアップ

【特徴】

• スマホを利用したシフト申請・申請承認が可能
• 月間・日別のシフト表データが自動的に連携、24時間営業に対応したシフト表もかんたんに作成できる
• その他、店舗で必要となる機能をトータルで提供

【料金】

• 都度問い合わせ

5. 最後に

いかがでしたでしょうか？ 従業員が気持ちよく働ける環境をつくるためにも、確定したシフトの開示には余裕をもって遅くても1週間前までにしておきたいところです。しかし、シフト作成に追われて営業時間中の業務ができなくなってしまうと本末転倒になってしまいます。そうならないためにも、シフト管理システムを用いて工数を削減していくことが今の時代では必須になってくると思います。多くのシフト作成アプリやシステムはシフト作成者の業務をスムーズにすすめることができるように工夫してつくられているものばかりです。シフト作成に課題を感じられている担当者は一度導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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