シフト表自動作成システム比較｜短時間で効率的に人員配置を最適化

人事担当者は従業員が提出したシフト希望を考慮しつつ、かつ全体のバランスを考えてシフト表を作成しなければいけません。また、会社として機能させるためには、スキルレベルが異なる従業員をバランスよく配置する必要があります。

この問題を解決する一つの手段にシフト自動作成システムがあります。本記事では、シフト自動作成システムを活用することで、どのようなメリットが生じるのかについてご紹介します。

関連記事：シフト管理の不満はシフト管理システムで解決｜特徴や金額を徹底比較

1. 人事担当者が抱えるシフト表作成の悩み

1-1. 人数やスキルレベルの偏りによって、無駄なコストが発生

飲食店であれば、「月曜はお客さんが少ないけど、金曜はお客さんが多い。だから、アルバイトの人数も月曜は少なめで、金曜は多めにしたい」というように、曜日によって必要な人数が異なるでしょう。

「金曜日は来店するお客様が多いから、従業員を増やそう！」といったことは、シフトを作成する人事担当者は今までの経験から推測していることが多いです。しかし、その推測が間違っていれば、従業員を多く配置してしまい、その分人件費が増えてしまいます。また、従業員のスキルレベルによっても、2人で十分な場合と、3人必要な場合もあります。

また、新人とベテランでは、当然ですがスキルレベルの差が大きくあります。スキルレベルが低い新人を固めてしまうと、イレギュラーな事態に対応することが難しいかもしれません。そのため、シフト作成時には従業員のスキルレベルも加味しなければいけないでしょう。

このように、来客状況や従業員のスキルレベルなどを踏まえたシフト作成でないと、無駄な人件費がかかってしまう可能性があります。

1-2. 担当者の経験や勘に頼ったシフト作成のため、引き継ぎが難しい

従業員から希望シフトを集めてから、シフト作成をするので、シフト提出に遅れがあると、シフト作成がその分遅れてしまいます。そのため、シフト表の提出期日を過ぎてしまっている従業員に対して、人事担当者が催促します。しかし、紙のシフトであれば、誰がシフト未提出かわかりません。その分、工数がかかってしまいます。

また、シフトは従業員の希望シフトやスキルレベルなど、いろいろな条件を加味して作成しなければいけません。そのため、人事担当者の経験や勘に頼って作成されていることが多いです。シフト作成をおこなっていた人事担当者が辞めてしまうと、その経験や勘は次の人事担当者に引き継ぐことはできません。

1-3. シフトを修正するときに、ミスが起きてしまう

シフト提出後のシフト変更も人事担当者を悩ます種の一つではないでしょうか。シフト提出したあとでも、すぐ連絡すれば問題ないのですが、「体調が悪くなって・・・」と直前で欠勤になると、その対処に追われます。

その従業員がいなくても、仕事は回るのか？それともほかの従業員をヘルプで呼ばないと仕事は回らないのか？これを見定めるのは大変です。また、従業員のヘルプを呼ぶとなると、予定が空いている従業員を確認しないといけません。

紙で従業員から希望シフトを集めている場合は、紙のシフト表を探し出して、一人ひとり従業員の希望シフトを確認しなければいけません。大幅な工数になるでしょう。

また、「従業員が使いやすい・シフト提出がしやすい」ということも、ミスや提出漏れを防ぐことに繋がります。

シフト作成時には従業員の使いやすさも考慮して作成を心がけましょう。

※参考：『従業員も使いやすいシフト表』を作成するには？ ▶︎シフト表テンプレ付｜シフト作成のポイントや役立つサービスを紹介

2. シフト表自動作成システムのメリット

2-1. 最適な人員配置によって無駄なコスト削減

曜日や時間帯によって、アルバイトの必要な人数が違う飲食店のシフト作成にも自動シフト作成システムは対応しています。曜日や時間ごとに必要な従業員数を割り出し、シフトを細分化して必要な人数に合わせた従業員を配置できます。

また、新人ばかりにならないように、スキルレベルもシフト作成時に加味してくれます。スキルレベルだけではなく、従業員同士の相性などもシフト作成時に考慮してくれます。

人数やスキルレベルを踏まえて、シフトを自動作成するので、最適な人員配置が可能になり、無駄な人件費などのコストがかかりません。

※参考：『シフト管理の効率化』をもっと詳しく！ ▶︎シフト管理業務効率化のコツ｜急な欠勤・提出漏れを防ぐ方法

2-2. 担当者の経験や勘に頼らないシフト作成

シフト未提出者に対しての催促も、自動シフト作成システムはおこなってくれます。そのため、わざわざシフト未提出者をリストアップして催促のメッセージを送る必要がありません。催促の工数削減につながります。

また、人事担当者の経験や勘に頼った属人的なシフト作成ではなく、システムによるシフト作成なので、引き継ぎも条件の入力方法など簡易的なものだけです。条件も変更可能なので、さらに最適なシフトにすることもできます。

2-3. 急なシフト変更でミスを知らせてくれるアラート機能

アルバイトの欠勤などで、急にシフトを修正しなければいけないときに、人数が足りなかったり、シフトが被っていたりといったミスが起こります。これらは気をつけていても、ある一定数は起こってしまうミスでしょう。

シフト自動作成システムであれば、シフト修正時にミスがあれば、アラート機能で知らせてくれます。そのため、修正ミスの影響で、お店を上手く運営できなかったり、ほかの従業員に大変な思いをさせてしまったりすることはありません。

3. 自動シフト作成システムをご紹介

3-1. ジンジャー勤怠｜シフト作成と同時に勤怠の管理もでき、人事担当者を支援

【サービスの特徴】

• 急な欠勤にもすぐさま対応 従業員から希望するシフトをアプリ上で集計することができます。シフト作成時の人員不足や急に欠員が出たときに、アプリ上でヘルプの要請をすることができるため、従業員一人ひとりに都合を聞くなどの手間を減らすことができます。
• 最適な人員配置によってコストを削減 シフト上で、従業員の過不足や能力別、時間帯別で管理することができます。そうすることで、最適な人員配置が可能になり、無駄なコストを抑えることができます。
• シフト作成と同時に勤怠管理も可能 シフト作成機能だけではなく、従業員の勤怠も同時に管理できます。従業員の残業時間を正確に把握することで、従業員にかかっている負担を可視化し、調整することができます。

勤怠管理についてもっと知りたい方はこちら

【価格】

• 初期費用：300,000円～
• 1人：400円／月

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3-2. oplus｜完全無料のシフト管理サービス

【サービスの特徴】

• 初期費用・月額料金が無料 初期費用・月額利用料が無料のため、お気軽にご利用いただけます。トライアル期間などの期限を気にする必要もなく、クラウド型サービスのため、登録直後からすぐご利用できます。
• どこからもシフト提出・確認が可能 PC、スマホからいつでも、どこでもシフト提出・確認をすることができます。操作もシンプル且つ直感的で、システムに不慣れな方も安心してご利用いただけます。
• 従来のシフト作成と併用可能 シフト収集と確定したシフトの共有といったコミュニケーションに特化したシフトサービスのため、エクセルなどのツールと併用して利用できます。

【価格】

• 初期費用：0円
• 月額料金：0円

3-3. おまかせシフト｜時間帯ごとの人数状況を把握できる

【サービスの特徴】

• 手書き感覚で簡単シフト作成 マウスを手書き感覚でドラッグするだけで、シフトを作成することができます。休憩時間や勤務パターンも登録することができるので、作業効率が良くなります。
• メッセージの一括連絡 スタッフにシフトの変更や急なシフトの募集、業務上の連絡事項をすべてのスタッフ宛にメッセージを送信できます。また、スタッフは募集に対してスマホやパソコンなどからいつでもシフト申請や確認をすることができます。
• 期間を指定してシフト作成・管理 シフトを作成する期間を1ヶ月、1～4週間、1～50日間から作成周期を選択でき、指定期間に一括操作で希望シフトや固定シフトを登録することができます。これにより、シフト作成時間を短縮することができます。

【価格】

• 初期費用：0円
• 月額料金：7,000円

3-4. シフオプ｜シフトのヘルプの活用によって、店舗間の結束力を高める

【サービスの特徴】

• 漏れなくシフト希望収集 シフト希望を収集する際は、従業員からの申請ソフトが管理者画面に自動反映され、申請状況が一目で確認できます。シフト提出の3日前や当日など設定したタイミングで、リマインドメールを自動送信することができます。
• さまざまな切り口からシフト作成可能 日別・週別・月別など様々な切り口の画面でシフトを作成できます。また、労務規定違反やリスクのあるシフトなど企業独自の設定に違反すると警告表示をすることができます。
• 店舗感での従業員のシフト共有 従業員全員にヘルプの募集を一斉送信することができ、従業員はその場でヘルプ募集に対する返事をすることができます。また店舗間でシフトを共有でき、店舗間のヘルプ運用をおこなうことができます。

【価格】

• 初期費用：0円
• 1人：300円／月

3-5. Optamo｜均一化された勤務シフトで従業員の不満を解消

【サービスの特徴】

• 偏りのない勤務シフトの自動作成 統計学やヒューリスティック最適解を使って、偏りのない勤務シフトを自動で作成することが可能です。管理者のシフト作成手間を削減することができます。
• 勤務シフト作成の条件設定が可能 従業員の情報（スキル、給与、ポジション、休暇希望日）や勤務ルール、制限事項（上限残業時間）などを設定し、設定にあったシフトを作成することができます。
• Googleカレンダーやエクセルで共有できる 作成された勤務シフトを、エクセルで配布することができます。また、Googleカレンダーを使って共有することもでき、いつでもどこからでもシフトを確認することが可能になります。

【価格】

• 都度問い合わせ

3-6. SHIFTEE｜120以上の要望・改善を組み込んだ現場志向のクラウド型シフト管理システム

【サービスの特徴】

• シフトパターンが無制限なので、どんなシフトにも対応 シフトパターン数は無制限、自由入力のシフトも利用可能です。日次シフト、月次シフトの2種類あることにより、どのような業種のシフトへも対応できます。
• スキルの見える化によって、従業員の組み合わせも最適化 どの従業員がどの仕事ができるか、スキルを登録・見える化することで、業務に必要な従業員の組み合わせでシフトを作成することができます。
• シフトに関連する業務の効率化 単にシフトが見えるだけでなく、シフトを給与システムなどほかのクラウドサービスと連携することで、業務効率を改善することができます。

【価格】

• 初期費用：0円
• 1人：200円／月

3-7. アールシフト｜店舗の「生産性向上」とはたらく人の「モチベーション」に貢献

【サービスの特徴】

• 独自の最適化手法でシフトを作成 誰が使用しても素早く高精度なシフト作成ができるよう独自の経験と理論（レイバースケジューリング理論や統計分析手法、数理最適化手法）に裏付けされた独自の最適化手法を駆使してシフト作成をおこないます。
• 豊富なシフト作成機能が揃っている アールシフトは、店舗シフト作成システムである「Make Shift」、レジ稼働計画システムの「Regi Plan」、売り場業務の作業割当表を作成する「Labor Plan」、統計手法を駆使して精度の高い来客数予測の「Customer」と店舗に必要な機能を豊富に揃えています。
• さまざまなシフト作成データが自動連携 月間シフト表と日別シフト表データを自動的作成し、部門兼務や店舗兼務した従業員にも対応します。24時間営業に対応したシフト表も簡単に作成することができます。

【価格】

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3-8. 勤怠シフトお助けマン｜条件の数に限りがないため、最適なシフトをお届け

【サービスの特徴】

• 複雑な勤務条件を考慮できる 1ヶ月ごとの勤務回数の条件を従業員ごとに設定することができます。日ごとに必要な従業員数を設定することができます。また従業員をスキルごとに分類（たとえば夜勤では新人は1人までなど）して分類化した単位での必要人数を設定することができます。
• クラウド型であるため、導入が簡単 クラウドサービスを利用しているため、サーバーやPCを購入する必要がなく、手持ちのPCとインターネット回線があれば、すぐに導入することができます。
• 職場が変化しても、影響を手間なくシフト作成可能 勤務条件はシステムに保存されるので、誰でも容易にシフト作成が可能です。また、必要に応じて勤務条件を変更することができるので、新人が追加されたり、従業員が退職しても大きな手間もなく、シフトの作成が可能です。

【価格】

• 初期費用：200,000円
• 月額料金：15,000円

3-9. 快決！シフト君NEO｜継続してつくるために工夫されたシフト作成システム

【サービスの特徴】

• 必要条件を入力するだけで、簡単にシフトを自動作成 スタッフの役割や人数など必要な条件を設定するだけで、シフト表の原案を自動で作成します。条件の設定は設定ウィザードがあるのでとても簡単です。
• 全部署の人員配置状況を確認できる 本部など1ヶ所にデータを集約することができ、全部署の人員配置状況を確認することができます。その情報をもとに分析や検証することができ、次回の計画作成に反映することができます。
• ほかのシステムと連携可能 勤怠管理システムや給与計算システムといった人事にかかわる業務をおこなうシステムと連携しているため、勤務管理全体を効率化することができます。

【価格】

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ここまでで9種類のシフト作成が自動でできるサービスをご紹介してきました。

シフト管理の効率化をするために有用なサービスをもっと知りたい方や、実際に比較検討をしたい方はぜひ以下の記事もご参照ください。

※参考：『シフト管理システム』をもっとたくさん知りたい！ ▶︎【全26選】シフト管理システムの価格・特徴を徹底比較 | 2022年完全版

4. まとめ

人事担当者にとって、シフトの作成や急な欠員発生を補うためのシフト修正などは非常に難しい業務でした。また経験やノウハウを引き継がせるのは難しく、シフト作成は属人的なものになっていました。

このような課題を解決する手段の一つとして、シフト自動作成システムがあります。シフト自動作成システムを使うことで、複雑だったシフト作成を効率化でき、急なシフト変更時にもミスが減り、担当者が変わっても同じようなシフトができます。

本記事では自動シフト作成システムについてご紹介しました。自動シフト作成システムを使って、効率的なシフト作成をおこない、人事担当者の手間を減らしましょう。

また現在では、シフト管理以外の勤怠管理も効率化できる勤怠管理システムは国内で数えきれないほど存在します。

中には、無料で始められるものや機能別で業界に特化したものなどさまざまな勤怠管理システムが登場してきました。

勤怠管理にお悩みの人事担当者の方は、以下の記事なども参考にしながら導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。

※参考：国内ほぼ全ての勤怠管理システムを網羅！料金・機能・メリット徹底比較｜2022年最新版