アルバイトのシフト作成が面倒！手間をかけないシフト管理・勤怠管理システム

アルバイトのシフト管理に課題を感じている企業の担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
アルバイトのシフト管理を紙でおこなっている場合、個人によって勤務時間がバラバラなため、フルタイム労働者の労働時間の管理よりも管理が複雑になります。
本記事では、アルバイトのシフト管理を含んだ勤怠管理における課題とそれを解決できるシフト管理システムについてわかりやすく解説します。

1. アルバイトの勤怠管理をする上でどのような課題があるのか

アルバイトや従業員の毎月のシフト作成業務は多くの時間をかけてしまいがちです。

また、実際の勤務時間や休憩時間など勤怠データを集計し、給与計算に結びつける手間も苦悩だと感じている担当者の方も多いのではないでしょうか。

そこで、シフト制の従業員の勤怠管理をするときの課題を、現場の担当者の声からまとめてみました。

1-1. 「勤務時間・時給が個人によってバラバラで給与計算が大変」

アルバイトの給与計算は大変です。シフト制を利用する理由は、必要な時間に必要な労働力を確保するためです。飲食店などでは、必要な労働力が月・週・日によって異なるので、その都度集計して計算する必要があります。

多店舗経営であれば、それぞれの店舗から給与計算期間の締め日以降にバラバラのデータが本部に送られてくるケースもあるかと思います。

その場合担当者は、支払日までの定められた期間内に、アルバイトごとに異なる勤務時間や時給のデータを集計しなければなりません。手作業であれば、非常に煩雑な作業となるのではないでしょうか。

1-2.「パソコンを利用したいが設置する場所は？」

パソコンでエクセルなどを利用すれば、アルバイトの勤怠管理から給与計算まで、比較的スムーズにすることができます。

しかし、アルバイトの比率が高い飲食店などではお客様が利用するスペースがほとんどのため、PCをおいたり管理作業をするには限りがあるのが現状かと思います。

パソコンを設置してアルバイトの勤怠管理をしたいと思っても、スペース的に無理だと判断されるケースが多いようです。

1-3. 「勤務時間に不正がないだろうか？」

多店舗で運営されている場合、全ての店舗でアルバイトによる勤務時間に関する不正対策を強化をすることは難しいかと思います。

たとえば、アルバイトが遅刻する際、同じアルバイトの仲間に自分の分も一緒に打刻するようにお願いするなど、タイムレコーダーへ不正に打刻するような場合です。

勤怠を管理する担当がいなければ、このような問題が山積みの現場もあるかと思います。最悪の場合「知らないのは管理者だけ」ということもあるでしょう。

不正打刻を管理できていないという状況は、人件費が無駄に支払われることにつながります。またそれだけではなく、従業員のモラルの低下、モチベーションの低下にもつながりかねません。

1-4. 「シフト作成に膨大な時間を費やしていないだろうか？」

アルバイトのシフト作成が頭痛の種だという担当者も多いかと思います。

適切な人員配置のもと、日々の売上目標に合わせた営業がおこなえるように、管理者は従業員を確保しなければいけません。学生アルバイトが多い飲食業界などでは、学生の希望にあわせたシフトを作成しなければいけないので、その確認作業にも手間がかかってしまうのではないでしょうか。

当然、給与として支払うことのできる人件費には限りがあります。アルバイトの能力によって異なる時給を支払っている店舗のシフト管理者にとっては、シフト作成業務はまさにジグゾーパズルのように複雑で、時間のかかる作業かもしれません。

1-5. 「サービス残業があるようだけど大丈夫？」

サービス残業が常態化している現場も多いのではないでしょうか。各店舗の店長クラスの方の中には、労働基準法よりも店舗の利益を優先することもあるようです。

利益優先の考え方が、いつのまにか「サービス残業が会社に貢献する当たり前のこと」という錯覚を引き起こしかねません。

一般的に多店舗の場合、勤怠管理は本部で一括するケースが多いので、専門知識を持った担当者が各店舗での残業の実態を監視することが難しいのです。

2. アルバイトの勤怠管理に役立つ勤怠管理システムとは

アルバイトの勤怠管理をする際、エクセル表などを利用している担当の方もいらっしゃるかと思います。

しかし、「勤怠管理システム」を導入することで、勤怠管理や給与管理といった人事領域に関する幅広い業務を一元管理し、より簡単におこなうことができるのはご存知でしょうか？

現在では1人当たり月額200円など、非常に低価格で導入できる勤怠管理システムも増えてきています。

ここでは、一般的な勤怠管理システムの機能や特徴をご紹介します。

2-1. 勤怠管理から給与計算ソフトへの接続機能

勤怠管理システムが自動的にデータを集計して給与計算ソフトへの連携を自動でおこなってくれます。

これまで時間をかけていた、実労働時間や、休憩時間などの集計業務をおこなう必要がなくなり、手間を省くことができます。さらに、出勤簿などの法定帳簿まで作成します。

2-2. パソコンがなくても運用できる省スペース機能

大きなパソコンを設置するスペースがなくても大丈夫です。場所をとらないタブレット端末などで打刻から管理業務をおこなうことも可能です。

2-3. 不正防止機能

顔認証や指紋認証などの機能が備わっている勤怠管理システムも増えてきており、不正打刻を未然に防止することができます。

これらの不正防止に役立つ機能が備わっている勤怠管理システムを活用すれば、遅刻をした従業員がいた場合などに、他のアルバイトに打刻を頼むなどの不正がなくなります。

2-4. 自動でシフト作成する機能

シフト作成時の予想人件費を手計算する必要がありません。

1営業日に必要な人数や、その人の能力などをあらかじめ勤怠管理システムに登録しておくことで、従業員のスマホなどから送られてきた希望シフトを自動で読み込み、自動でシフト作成をおこなってくれます。

2-5. サービス残業に対応する機能

各店舗の勤怠管理を本店の担当者が把握できるため、法律遵守を各店舗に徹底するきっかけにもなります。

違法なサービス残業の減少につながるのではないでしょうか。

3. アルバイトの勤怠管理におすすめの9つの勤怠管理システムをご紹介

アルバイトの勤怠管理の煩雑さを解消するため、特にシフト管理機能が充実した9つのシステムをご紹介します。

勤怠管理について、課題とされていることの解決につながれば幸いです。

ジンジャー勤怠

1分でわかる！ジンジャー勤怠

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ビズプラシフト

ビズプラシフト(bizplaシフト)は、パズルゲーム感覚で直観的にシフトが作成できるのでシフト作成者の生産性が大幅に向上できます。また、スタッフの希望とのマッチング精度が上がり、スタッフの定着率が向上する画期的なシステムです。

バイバイタイムカード

特徴として、豊富な打刻方法があげられます。iPadやQRコードによる打刻から、ICカード・スマートフォンによる打刻、さらに指静脈認証まで、さまざまな打刻方法に対応します。また、システムの反応も早く、サクサク仕事をしてくれます。

followスマートタッチ

NTTグループの提供する勤怠管理システムで、セキュリティに関しては、国内最高レベルといえます。

初期設定は簡単で高価な打刻機も必要とせず、担当者の負担軽減につながるような機能も豊富にそろえています。

ジョブカン勤怠管理

豊富な打刻方法やシフト管理機能において、業界でも高いレベルの勤怠管理システムです。飲食業界や小売業界で広く活用されています。また、サポート面も充実しており、サポート完全無料も安心して使える理由だといえるでしょう。

OBCの勤怠管理サービス

勤怠管理に必要な要素を「業務の効率化」「従業員が使える仕組み」「リスクマネジメントの実現」「多様な働き方への対応」「環境変化への対応」に分け、その要素のすべてに対応している勤怠管理システムです。

シフオプ

シフト管理に特化したシステムであれば、シフオプも低価格で利用できます。シフト管理は、業務の効率化はもちろんのこと、人件費の最適化やシフト作成時の負担の軽減にも大いに役立ちます。

勤労の獅子

豊富な勤務シフトが用意されていて、さまざまな勤務体系に対応できる勤怠管理システムです。また、出退勤の情報を集計し、帳票作成に利用できるシステムをワンストップで提供できる体制を持っています。

4. まとめ

アルバイトの勤怠管理に負担を感じるのであれば、エクセル表での管理から脱却し、本記事で紹介したような「勤怠管理システム」の導入を検討してみるのも良いかもしれません。

対策を講じることで、アルバイトについても安心で確実な勤怠管理が簡単に実現できることでしょう。