近年、フレックスタイム制度を導入する企業が増えてきています。
通勤ラッシュを分散できたり、自由な働き方ができるようになるため労働意欲が向上したりと、多くのメリットがあるフレックスタイム制度ですが、導入するためには会社内で就業規則の規定や労使協定の締結が必要になります。
今回は、フレックスタイム制度を導入するためのこれらの手続きの流れや注意すべき点を詳しく解説します。
フレックスタイムを導入する際に必要な手続きとは？
フレックスタイム制度は、「清算期間（最大1か月）を平均して1週間あたりの労働時間が40時間以内であれば、特定の1日で8時間、1週間で40時間を超えて労働しても構わない」という制度です。
このような就業形態を実現するために、次の2つの要件を満たす必要があります。
- フレックスタイムを導入する旨を就業規則等に規定する
- 具体的な事項に関して労使協定を締結する
では、次項以降でそれぞれについて詳しくみていきましょう。
Step1：就業規則等に規定する
就業規則あるいはこれに準ずるものには、「始業・終業時刻を労働者の自主決定に委ねること」を規定する必要があります。また、対象となる労働者の範囲や清算期間、清算期間における総労働時間に関しても、労働者の始業・終業時刻にかかわる事項であることから、就業規則等でも規定しなければなりません。
注意すべき点は、フレックスタイム制度において、始業時間だけあるいは終業時間だけを労働者に委ねることは不適だということです。必ず両方の時刻を労働者の決定に委ねなければなりません。これらを規定したのち、所轄の労働基準監督署に届け出が必要です。
Step2：労使協定を締結する
労使協定は、事業場に過半数の労働者で組織された労働組合があればその組合と、そうした組合がない場合は過半数の労働者を代表した者と締結します。労使協定では、フレックスタイム制度の基本的な枠組みについて次のように定めていきます。
1.対象となる労働者の範囲
フレックスタイム制度の対象となる労働者の範囲を明示します。全労働者、○○課に所属する者、本社の事務員など様々な範囲が考えられます。
2.清算期間
清算期間に関しては「期間の長さ」と「起算日」の両方を定めなければなりません。ゆえに、毎月1日から末日までの1か月間などと定められることが一般的です。期間の長さは1か月以内であればよいので、1週間単位など任意に定めることが可能です。
3.清算期間における総労働時間
定めた清算期間内に労働しなければならない時間を定めます。この時間を平均した1週間の労働時間は、法定労働時間と同じかそれより少なくなければならないことに注意してください。
法定労働時間は40時間/週の場合、清算期間における総労働時間は次の「法定労働時間の総枠」以下にする必要があります。清算期間における総労働時間を超えて労働した場合は、時間外労働として取り扱われます。
31日 177.1時間
30日 171.4時間
29日 165.7時間
28日 160.0時間
7日 40.0時間
労使協定においては大きく分けて、法定労働時間の総枠の範囲内で1か月○○時間といった具合に一律に総労働時間を定める方法と、所定労働日を定めて所定労働日の労働時間を定める方法があります。
4.標準となる1日の労働時間
一般的には定めた総労働時間を清算期間における所定労働日数で割ったものを記載します。
ただし、単に適切と思われる労働時間を記載するだけでも構いません。フレックスタイム制度の対象となる労働者が有給休暇を取得した場合、ここで定めた時間を労働したものとして取り扱われます。
5.コアタイムとフレキシブルタイム
コアタイムを設ける場合はその開始時刻と終了時刻を定める必要があります。
ただし、コアタイムの開始時刻から終了時刻までの時間数と清算期間として定めた「標準となる1日の労働時間」がほぼ一致するような場合は、フレックスタイム制度の趣旨から外れてしまうことに注意してください。
なお、労使協定に関しては届け出をする必要はありません。
最後に
フレックスタイム制度を導入するときに重要になってくる手続きに関してご紹介させていただきました。
労働者とのトラブルなどを未然に防ぐため、就業規則等の規定や労使協定の締結は非常に重要です。せっかくフレックスタイム制度を導入したのに、人事側で把握している労働時間と給与の計算に差異があってしまっては大問題になりかねません。
フレックスタイム制度で従業員の生産性が上がるように事前にしっかりと準備をしておきましょう。
「フレックスタイムを導入したときに
勤怠管理が大変そう」
と不安な人事担当者の方へ
勤怠管理システムは、リアルタイムで従業員の勤怠情報を確認できるので、「指定した期間で何時間働いているのか？」「法定労働時間まであと何時間なのか？」がわかります。日毎で始業・就業時間が異なるフレックスタイム制度にも対応できます。
企業の労働形態に合わせて柔軟にカスタマイズをすることも可能なので、残業手当などが発生する時間の集計なども簡単におこなえます。フレックスタイムのように出退勤時間が毎日異なるような勤務形態にも相性が良いといえます。
