近年、フレックスタイム制度を導入する企業が増えてきています。

通勤ラッシュを分散できたり、自由な働き方ができるようになるため労働意欲が向上したりと、多くのメリットがあるフレックスタイム制度ですが、導入するためには会社内で就業規則の規定や労使協定の締結が必要になります。

今回は、フレックスタイム制度を導入するためのこれらの手続きの流れや注意すべき点を詳しく解説します。

フレックスタイム制の導入には、労使協定の締結や就業規則の変更・届出など、行うべき手続きが存在します。

また、フレックスタイム制を導入した後に、「出勤・退勤時間が従業員によって異なるので、勤怠管理が煩雑になった」「残業時間の計算方法と清算期間の関係がよく分からない」といったお悩みをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そのような方に向け、当サイトでは「フレックスタイム制度を実現するための制度解説BOOK」をご用意しました。

「フレックスタイム制の導入手順を詳しく知りたい」「清算期間・残業の数え方や勤怠管理の方法を知りたい」という方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。

1.フレックスタイム制とは

フレックスタイム制度とは、「最大期間を３か月とする一定期間内(精算期間)の総労働時間をあらかじめ決めておき、労働者はその精算期間内で毎日の労働日の労働時間を自分で決めることができる」という制度です。

労働時間を自由に決めることができるといいましたが、一般的にはコアタイムとフレキシブルタイムという時間に分けて運用されることがほとんどです。

コアタイムとフレキシブルタイム

『コアタイム』とは、その時間内は必ず勤務していないといけない時間帯です。日々決まった時間に会議や打ち合わせなどをする場合に、フレックスタイムだからといって参加しないわけにはいきません。

たとえば、10時から15時と明確に時間を設定して、オフィスに出勤する時間をコアタイムとして設けます。

『フレキシブルタイム』とは、コアタイム以外の時間帯ならいつ出社または退社してもいいという時間帯のことをいいます。

このコアタイムとフレキシブルタイムは、各企業によって時間帯が設定されるため、コアタイムが長い会社もあれば短い会社もあります。

ここで勘違いしてはいけないのが、コアタイムの時間だけ働いていれば問題がないのではないかと考えてしまうことです。

フレックスタイム制度は一定期間の総労働時間が定められていますので、コアタイムの時間のみ働いていると、合計労働時間が定められた労働時間を下回り、労働時間が不足してしまいます。

企業によっては労働時間の不足分が給料から控除される可能性もあるので、その線引きをどうするのかを企業で考える必要があります。

2.フレックスタイム制を導入する際に必要な手続きとは？

フレックスタイム制度は、「清算期間（最大3か月）を平均して1週間あたりの労働時間が40時間以内であれば、特定の1日で8時間、1週間で40時間を超えて労働しても構わない」という制度です。

このような就業形態を実現するために、次の2つの要件を満たす必要があります。

では、次項以降でそれぞれについて詳しくみていきましょう。

Step1：就業規則等に規定する

就業規則あるいはこれに準ずるものには、「始業・終業時刻を労働者の自主決定に委ねること」を規定する必要があります。また、対象となる労働者の範囲や清算期間、清算期間における総労働時間に関しても、労働者の始業・終業時刻にかかわる事項であることから、就業規則等でも規定しなければなりません。

注意すべき点は、フレックスタイム制度において、始業時間だけあるいは終業時間だけを労働者に委ねることは不適だということです。必ず両方の時刻を労働者の決定に委ねなければなりません。これらを規定したのち、所轄の労働基準監督署に届け出が必要です。

Step2：労使協定を締結する

労使協定は、事業場に過半数の労働者で組織された労働組合があればその組合と、そうした組合がない場合は過半数の労働者を代表した者と締結します。労使協定では、フレックスタイム制度の基本的な枠組みについて次のように定めていきます。

1.対象となる労働者の範囲

フレックスタイム制度の対象となる労働者の範囲を明示します。全労働者、○○課に所属する者、本社の事務員など様々な範囲が考えられます。

2.清算期間

清算期間に関しては「期間の長さ」と「起算日」の両方を定めなければなりません。ゆえに、毎月1日から末日までの1か月間などと定められることが一般的です。期間の長さは1か月以内であればよいので、1週間単位など任意に定めることが可能です。

3.清算期間における総労働時間

定めた清算期間内に労働しなければならない時間を定めます。この時間を平均した1週間の労働時間は、法定労働時間と同じかそれより少なくなければならないことに注意してください。

法定労働時間は40時間/週の場合、清算期間における総労働時間は次の「法定労働時間の総枠」以下にする必要があります。清算期間における総労働時間を超えて労働した場合は、時間外労働として取り扱われます。

労使協定においては大きく分けて、法定労働時間の総枠の範囲内で1か月○○時間といった具合に一律に総労働時間を定める方法と、所定労働日を定めて所定労働日の労働時間を定める方法があります。

現在は清算期間が最大3か月まで可能なので、清算期間に合わせて都度計算をし直すようにしましょう。

4.標準となる1日の労働時間

一般的には定めた総労働時間を清算期間における所定労働日数で割ったものを記載します。

ただし、単に適切と思われる労働時間を記載するだけでも構いません。フレックスタイム制度の対象となる労働者が有給休暇を取得した場合、ここで定めた時間を労働したものとして取り扱われます。

5.コアタイムとフレキシブルタイム

コアタイムを設ける場合はその開始時刻と終了時刻を定める必要があります。

ただし、コアタイムの開始時刻から終了時刻までの時間数と清算期間として定めた「標準となる1日の労働時間」がほぼ一致するような場合は、フレックスタイム制度の趣旨から外れてしまうことに注意してください。

なお、労使協定に関しては届け出をする必要はありません。

また当サイトでは、本記事で解説したフレックスタイム制度に関する基礎知識や導入手順、メリット・デメリットを図を用いてわかりやすく解説した資料を無料で配布しております。

フレックスタイム制度は細かい考え方が複雑に絡み合っていますので、導入検討中だが制度の理解や運用方法について不安な点が残っているご担当者は、こちらから「フレックスタイムを実現するための制度解説BOOK」をダウンロードしてご確認ください。

3.よくある疑問3選

「残業代はどのように考えるのか」「遅刻はどう扱うべきか」このような疑問を抱える方も多いと思います。

ここからは、フレックスタイム制に関してよくある疑問を4つピックアップし、お答えしていきます。

【疑問①】残業代はどのように考えるのか？

基本的には総労働時間を基準としているため、1日のうちで8時間の勤務時間を超えていたとしても、総労働時間を自分の実働時間の合計が超えていなければ残業扱いにはなりません。「法定労働時間の総枠」を超えていた場合は、残業代を支払う必要があります。

しかし、深夜に勤務している場合は深夜割増賃金が発生するということを覚えておきましょう。

【疑問②】遅刻や早退の概念はあるのか？

フレキシブルタイムに関しては、遅刻も早退も存在しません。問題になるのはコアタイムとなります。

コアタイムは出社を義務付けている時間帯であるため、コアタイムに遅れれば遅刻、退勤すれば早退として扱われます。

ただし、コアタイム中に遅刻や早退が発生しても、清算期間（最大３か月）の総労働時間を満たしている限りは、賃金を不足時間分カットすることが困難になります。そのため、コアタイムの遅刻や早退については、あらかじめ社内でルールを規定し就業規則に記載しておく必要があります。

【疑問③】総労働時間が不足した場合はどうするか？

清算期間内での総労働時間が不足した場合、2つの方法で調整をします。

1.不足分を次月に繰り越す

不足した労働時間分を次月に繰り越すことで調整します。

例えば、今月10時間不足した場合は、次月の総労働時間に＋10時間の労働時間を追加することが可能です。この場合、実際の労働時間が不足していますが、清算期間内の総労働時間分の給料を当人に支払う必要があります。

しかし、繰り越せる労働時間は、翌月における労働時間の合計が法定労働時間内までと規定されています。法定労働時間を超過してしまう場合は、下記の方法を使って調整します。

2.不足分の給料をカットする

文字通り労働時間不足分の給料をカットして調整します。例えば、今月10時間不足した場合は、10時間分の給料の削減です。

また、不足分の繰り越しとの複合的な調整も可能です。法定労働時間を超過しない時間分だけ繰り越し、法定労働時間を超過する分のみ給料を削減します。

4.最後に

フレックスタイム制度を導入するときに重要になってくる手続きに関してご紹介させていただきました。

労働者とのトラブルなどを未然に防ぐため、就業規則等の規定や労使協定の締結は非常に重要です。せっかくフレックスタイム制度を導入したのに、人事側で把握している労働時間と給与の計算に差異があってしまっては大問題になりかねません。

フレックスタイム制度で従業員の生産性が上がるように事前にしっかりと準備をしておきましょう。

フレックスタイム制の導入には、労使協定の締結や就業規則の変更・届出など、行うべき手続きが存在します。

また、フレックスタイム制を導入した後に、「出勤・退勤時間が従業員によって異なるので、勤怠管理が煩雑になった」「残業時間の計算方法と清算期間の関係がよく分からない」といったお悩みをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そのような方に向け、当サイトでは「フレックスタイム制度を実現するための制度解説BOOK」をご用意しました。

「フレックスタイム制の導入手順を詳しく知りたい」「清算期間・残業の数え方や勤怠管理の方法を知りたい」という方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。