タイムカードの30分単位での記載は違法!正しい記載方法について解説 |HR NOTE

タイムカードの30分単位での記載は違法!正しい記載方法について解説 |HR NOTE

タイムカードの30分単位での記載は違法!正しい記載方法について解説

従業員の勤務時間をタイムカードで管理している会社は多くあります。中には、計算の都合上15分単位や30分単位で切り上げたり切り捨てたりしている会社もあるでしょう。

ただ、原則的には給与計算は1分単位でおこなう必要があり、場合によっては、タイムカードの打刻時間を15分や30分等の単位でまるめて処理することは違法になります。

本記事では、タイムカードを15分・30分単位で計算することが違法になるケースや、違法と判断された場合に科せられる罰則、労働時間の正しい計算方法などについて、説明します。

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タイムカードや出勤簿を使って手作業で労働時間を集計している場合、記入漏れや打刻ミスの確認に時間がかかったり、計算ミスやExcelへの転記ミスが発生したりと、工数がかかる上にミスが発生しやすいなどお悩みはありませんか?

そこで、解決策の一つとして注目されているのが勤怠管理システムです。 勤怠管理システムの導入を検討することで、

・自社にあった打刻方法を選択でき、打刻漏れを減らせる
・締め作業はワンクリックで、自動集計されるので労働時間の計算工数がゼロに
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など、人事担当者様の工数削減につながります。

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1. タイムカードの30分単位での計算が違法になる理由

タイムカードを30分単位で計算して、「17時48分」にタイムカードを切った場合は「17時30分」までの勤務とするような扱いをしている会社や、15分単位で計算して、「17時48分」にタイムカードを切った場合は、「17時45分」までの勤務とするような扱いをしているかもしれません。

このように、タイムカードを15分単位や30分単位で丸めて処理するのは違法となる場合があります。

労働基準法第24条では「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない」と定められています。例えば、出勤時間を30分単位でタイムカードを切り上げている場合は30分未満の労働に対する賃金が、15分単位でタイムカードを切り上げている場合は15分未満の労働に対する賃金が支払われていないため、労働基準法に反しているという扱いになるのです。

基本的に労働時間は1分単位で記録し、賃金を支払う必要があります。

1-1. 端数の切り捨てが認められている場合も

原則として1分単位で計算する必要がある労働時間ですが、事務処理の手間を減らすために、一部労働時間の切り捨てや切り上げが認められている場合もあります。9時出社の従業員が8時50分に勤務を開始した場合に30分単位で端数を切り捨てて、8時30分から勤務を開始したものとして扱うことはできます。反対に、所定労働時間が18時までだった従業員が、18時10分まで勤務した場合に18時30分まで勤務したものとして端数を切り上げて処理することも可能です。

従業員に不利益がない範囲では30分単位等で端数をまるめ処理することは合法になります。加えて、時間外労働、休日労働、深夜労働などの場合には下記のように規定されています。

「1ヵ月における時間外労働、休日労働および深夜業の各々の時間数の合計に1時間未満の端数がある場合に、30分未満の端数を切り捨て、それ以上を1時間に切り上げること」

つまり、1ヵ月の時間外労働、休日労働および深夜業の合計時間が12時間22分の場合、「12時間」として賃金計算をおこないます。

1ヵ月の時間外労働、休日労働および深夜業の合計時間が12時間32分だった場合は、「13時間」として賃金計算がおこなわれることになります。

2. 30分単位で勤怠まるめおこなっている場合のリスク

タイムカードの打刻時刻の端数を従業員の実労働時間よりも少なくまるめて処理した場合には下記のようなリスクがあります。

2-1. 未払い分の賃金を請求される可能性がある

従業員には未払いの賃金を請求する権利があります。労働基準法第115条では、未払い賃金の請求は該当月の給与が支払われた日の翌日から5年間認められています。(ただし、2022年現在は以前の規定から現行の規定への移行猶予期間として当面の間3年間とされています。)

従業員から未払い賃金の支払いに関する請求を受け、従業員の訴えが裁判所から認められた場合、企業は該当従業員を含む全ての従業員に対し、未払い賃金を支払う必要があります。

1日単位では少額であっても、3年間分の未払い賃金を従業員全員に支払うということになれば、企業の経営を脅かす事態になりかねません。

2-2. 労働基準法違法になる

先述の通り、労働時間を15分、30分などの単位でまるめることは、労働基準法第24条における「賃金全額払いの原則」に違反します。

また、従業員の実労働時間よりも少なく見積もって賃金を支払うことは、賃金未払いで同法第120条にも違反することになります。

さらに、従業員の労働時間を適切に管理・把握していないことは労働安全衛生法の66条の8の3にも反するほか、勤怠記録の改ざんであるとされた場合には刑法161条違反の電磁的記録不正作出罪となる可能性もあります。

3. 違法時の罰則

タイムカードを1分単位で計算しなかった場合、つまり労働基準法第24条に違反した場合は、「30万円以下の罰金刑」に処せられます。また、会社としての姿勢や体制に問題があると判断された場合は、労働基準監督署から是正指導・勧告を受ける場合もあります。

さらに、場合によっては会社として送検されて刑事裁判となり、処罰を受けるリスクも発生します。

タイムカードをどのように扱うかは法律で決められているため、決まりに則って処理することを心がけましょう。

4. 労働時間の正しい計算方法

労働時間を正しく計算し、賃金を適切に算出するためには、以下のような手順に則って計算すると良いでしょう。

  1. 勤務時間から休憩時間を引いて実労働時間を求める
  2. 遅刻・早退などの事情があれば労働時間から差し引く
  3. 労働時間を所定労働時間と時間外労働・深夜労働・休日労働にわける
  4. 時間外労働・深夜労働・休日労働に対する割増賃金を算出する
  5. 手当がある場合は手当を上乗せする

たとえば朝9時に出社して、12時30分から13時30分まで昼休憩をとり、18時に退社する場合、「9時間-1時間=8時間」が労働時間となります。考え方自体は非常にシンプルですし、労働時間および休憩時間をタイムカードで管理していれば、その計算も的確におこなうことができるでしょう。

4-1. タイムカード以外でも出退勤管理をおこなうことは可能

毎日会社に出社して仕事をするのであれば、タイムカードを用いて出退勤管理をおこなうことに何の問題もありません。

しかし近年では、働き方改革の推進などもあり、職場に出社せずに在宅勤務やリモートワークという形で働く従業員も少なくありません。そういった働き方をする場合、職場にあるタイムカードを押すことはできないので、別の方法で出退勤管理をおこなうことを検討する必要が出てきます。

最近ではさまざまな働き方に対応できるように、パソコンを利用して出勤・退勤の申告をおこなえるソフト・システムやアプリケーションも、数多くリリースされています。そういったサービスを利用することで、タイムカードに頼らない出退勤管理をおこなうことが可能です。

実際にそのようなシステムを利用すると、勤怠管理がどのように変わるのかを知りたい方は、当サイトで無料配布している「【課題別】勤怠管理システムを使用したタイムカードの課題解決BOOK」をご確認ください。本資料では、タイムカードで起きがちな課題が勤怠管理システムによってどのように解決できるかを解説しているため、勤怠管理システムによる工数削減が気になる方はこちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

5. 労働時間は原則として1分単位で計算する必要がある

タイムカードの打刻時間によって、15分単位や30分単位で丸めて処理することは、労働基準法第24条における「賃金全額払いの原則」に違反する可能性があるため、違法です。

労働基準法第24条に違反した場合は、30万円以下の罰金刑に処せられ、労働基準監督署から是正勧告を受ける場合もあります。

労働時間を正確に算出して適切に賃金を支払うことは、会社としての義務であるため、15分単位や30分単位で切り上げることなく、1分単位で計算するようにしましょう。

【監修者】涌井好文(社会保険労務士)

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