給与計算の初心者が押さえておきたい準備や正しい手順

給与計算の初心者が覚えておきたい、事前に準備するものや給与計算の方法について解説します。

従業員に支払う給与は、かならず正しい金額を算出しなければなりません。
給与計算にミスがあると従業員との間でトラブルになるだけでなく、違法行為になってしまう可能性もあります。

正しい給与計算をおこなうために、事前に注意点なども確認しましょう。

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1. 給与計算前に準備しておくもの

給与計算はエクセルシートや給与計算ソフトなどで簡単にできるようになったとはいえ、事前の準備なしでいきなり正しい計算ができるわけではありません。
給与計算をおこなう前にはさまざまな準備が必要です。

就業規則、従業員情報、勤怠管理を用意してから給与計算に臨みましょう。

1-1. 就業規則

企業によって独自に定められたルールが記載されているのが就業規則です。
就業規則には、基本の賃金について、時間外労働について、各種手当についてなど、給与計算に必要な事項がすべて記載されています。

賃金については一定のルールは法律で定められているものの、それさえ守っていれば他は企業が独自に設定できます。
法律に則り、さらに企業が設けたルールにしたがって正しい計算ができるように就業規則はすぐ確認できるようにしてください。

1-2. 従業員情報

従業員情報も給与計算には必要です。
年功序列や勤続年数によって給与が変動する場合や、所有している資格によって手当が変わる場合などに従業員情報が必要です。

扶養家族の有無や人数、通勤手当など各種手当の有無、有給休暇の日数なども給与計算の際には確認しなければなりません。
従業員が多い大企業では従業員情報の管理は大変ですが、正しい給与計算をおこなうためにも常に最新の情報を確認できるようにしましょう。

1-3. 勤怠管理

従業員の勤怠管理が確認できるものも用意してください。
遅刻や早退、欠勤があった際は給与から差し引く必要があり、反対に時間外労働があった場合には割増賃金を支払わなければなりません。

時間外労働に対する賃金については法律、一分単位で支払いが義務付けられているので、勤怠管理は非常に大切です。
また、割増賃金の計算をおこなう際には基本給から1時間あたりの賃金を計算し、それに割増率をかけて計算します。

1時間あたりの賃金を計算するためにも勤怠管理は重要です。

2. 給与計算の正しい方法

給与計算の正しい方法を解説します。
給与の計算は注意すべき点が多く、ミスがあると過払いや過不足、違法行為に発展しかねません。

正しいフローを確認して、正確な計算をおこないましょう。

関連記事：給与計算の方法が初心者でもわかる！給与形態ごとの違いや注意点などを解説

2-1. 総支給額を計算する

まずは給与の総支給額を計算します。
総支給額は、基本給と各種手当を合算したものです。

交通費や資格手当などがある場合はこれらをすべて合算します。
そこから、遅刻、早退、欠勤があった場合は、控除をしましょう。

2-2. 保険料を計算する

給与から差し引く保険料を計算します。
保険料は、社会保険の場合は標準報酬月額に各種保険料率をかけた金額です。

対して雇用保険料は総支給額に保険料をかけた金額です。
標準報酬月額と総支給額を間違って計算しないように注意してください。

給与計算の中で最もミスが発生しやすいのが、社会保険料の計算です。当サイトでは、社会保険の基本から社会保険料の計算について、わかりやすく解説した資料を無料でお配りしています。社会保険料の計算をミスなく行いたい方は、こちらから資料をダウンロードして、給与計算にお役立てください。

関連記事：給与計算によって決まる社会保険料について計算方法や注意点を徹底解説

2-3. 税金を計算する

総支給額から差し引かれる税金を計算します。
計算する税金は住民税と所得税です。

住民税は個人が納税する代わりに企業が納税していることが多いですが、企業によっては住民税の納税は個人に任せている場合もあります。
就業規則を確認しましょう。

所得税は、総支給額から手当や社会保険料、雇用保険料を差し引いた金額から計算します。

関連記事：給与計算によって決まる所得税について計算方法や源泉徴収を詳しく紹介

関連記事：給与計算によって決まる住民税について算出の仕方や気をつけたいポイントを解説

2-4. 控除金額を計算する

控除される金額は、保険料や税金です。
保険料は雇用保険料、社会保険料などがあり、それぞれに計算する保険料率が違うので注意してください。

税金は住民税や所得税の計算をしてから総支給額から差し引きます。
総支給額を算出した後に保険料や税金の計算をおこない、最終的に従業員に支給する賃金の額を算出します。

3. 給与計算で初心者が注意すべきこと

給与計算をおこなう際に初心者が見落としがちな注意点を紹介します。
給与計算を間違えると従業員に対して迷惑がかかるだけでなく、企業が違法行為をしているとみなされてしまうこともあります。

下記のような点に注意し、ミスのない給与計算をおこなえるようにしてください。

3-1. 最低賃金の確認

最低賃金は地域によって違いますが、毎年見直されています。
最低賃金ギリギリで従業員を雇用している場合、更新された金額を確認せずそのまま計算することで最低賃金を下回った給与を支払ってしまいます。

最低賃金を下回る給与で従業員を働かせると違法行為として企業が罰せられます。
毎年更新される最低賃金の確認を怠らないようにしてください。

3-2. 割増賃金が発生しているか

時間外労働や深夜労働、休日労働に対しては、通常の賃金よりも割増の賃金を支払うことが法律で義務付けられています。
割増賃金は、週の労働時間が40時間以上、一日の労働時間が8時間以上になる際に1時間あたりの賃金に対して25％をかけた金額です。［注1］

22時から翌5時までの時間帯に労働させた場合は1時間あたりの賃金に対して25％をかけた金額を支払わなければなりません。
さらに、法定休日に労働をさせた場合は1時間あたりの賃金に35％をかけた金額を支払います。

時間外労働と深夜労働が重なる場合は合計して50％の割増、時間外労働と休日労働が重なる場合は合計して60％の割増をして計算します。

これらは法律で定められていますので、計算ミスは許されません。
きちんと勤怠管理を参考にして計算をおこないましょう。

［注1］法定労働時間と割増賃金について教えてください。｜厚生労働省

3-3. 個人情報の取り扱い

給与計算は従業員の氏名や住所、給与の他、扶養家族や加入している保険など、多くの個人情報を扱う業務です。
個人情報を口外しないことはもちろん、個人情報が漏洩しないよう管理を徹底することも大切です。

給与計算はミスが許されず、複数人でチェックできる体制を整えている企業も多いですが、プライバシーに関わる部分はごく一部の限られた担当者だけが確認できるようにしておくことも意識してください。

3-4. 計算ソフトの正しい使い方

給与計算の担当者の負担を軽減するために、そして業務を効率化するために計算ソフトを導入している企業も多いです。
計算ソフトさえ導入していればミスは起きないというわけではありません。

法改定に対応していなかったり、バグが発生したり、そもそも従業員が操作方法を間違えたり入力ミスをしたりしている可能性もあります。
計算ソフトの扱い方は給与計算担当者全員で共有し、マニュアルを作成しておくと安心です。

ソフトがやってくれるからと慢心せず、エラーや入力ミスにもすぐ気づけるよう、日頃から慎重に計算を進めましょう。

関連記事：エクセルで行う給与計算について方法や関数をわかりやすく紹介

4. ポイントを押さえて初心者でも正しく給与計算しよう

給与計算の初心者のために、準備するものや正しい計算方法、さらに計算時に注意すべきことを紹介しました。

間違いなく給与計算をするためにはまず事前の準備も大切です。
正しい情報をもとに、ミスなく計算ができる方法を徹底しましょう。

最低賃金や割増賃金など、給与計算には注意しなければならないポイントが多くあります。
ミスを防いで従業員に適切な賃金を支払えるよう、注意点もあらかじめ確認しておいてください。