給与計算に間違いがあった際のお詫び・謝罪文や再発防止方法を紹介 |HR NOTE

給与計算に間違いがあった際のお詫び・謝罪文や再発防止方法を紹介 |HR NOTE

給与計算に間違いがあった際のお詫び・謝罪文や再発防止方法を紹介

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給与計算は企業のさまざまな業務の中でもとくにミスが許されない重要な業務です。
従業員との信頼関係に関わるだけでなく、訴訟問題に発展する可能性もあります。

給与計算で万が一、ミスを犯してしまった場合は即座にお詫びをしなければなりません。
お詫びの方法やその後の対応について詳しく確認していきましょう。

関連記事:給与計算とは|概要から手取りの計算方法まで基礎知識を総まとめ

【給与計算で生じるミスを削減したい方へ】

給与計算のミスは、残業の割増率などの単純な計算間違いだけでなく、そもそも労働時間の集計が誤っていた、昇給や介護保険の新規加入などを反映し忘れ社会保険料の徴収金額を間違えていたなど、様々な要因で発生します。

当サイトでは、給与計算で生じるミスの対処方法を場合別に紹介した「給与計算のミス別対応BOOK」を無料で配布しております。

・給与計算でミスが頻発していてお困りの方
・給与計算業務のチェックリストがほしい方
・給与計算のミスを減らす方法を知りたい方

上記に当てはまるご担当者様は、「給与計算のミス別対応BOOK」をぜひご覧ください。

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1. 給与計算が間違い発生した際のお詫びの仕方

ミスしたときのお詫びの仕方給与計算に間違いが発生した際のお詫びの仕方を紹介します。
一番大切なことは即座にお詫びをすることですが、そのお詫びの内容、伝え方も事前に確認しておきましょう。

1-1. ミスが発覚したらすぐにお詫びをする

給与計算のミスが発覚したら、その時点で速やかにお詫びをすることが大切です。

計算を直してから正しい給与明細を渡す時や来月の賃金で相殺する時にお詫びをするなどミスが発覚してから時間が経って謝罪をすることなどは従業員からの信頼を失ってしまう可能性があります。

間違っているような気がする、間違いを指摘したのに無視されたという風に思われる可能性もあります。

一度犯してしまったミスをなかったことにはできませんが、最大限の誠意を見せるよう、お詫びは速やかにおこないましょう。

1-2. ミスの内容や対応

従業員に対してお詫びをするときは、ただ謝罪するだけでなくミスの内容についてもきちんと説明しましょう。

場合によってはミスの言い訳とも取られかねませんので、私情などは一切除き、事実のみを端的に伝えるようにしましょう。

また、ミスに対して、今後どのように対応するかについても説明する必要があります。

いつまでに対応するのか、過不足はいつ調整するのかについてきちんと説明し、従業員が安心できるよう心がけてください。

1-3. 書面やメールでお詫び

従業員へのお詫びで誠意を見せるためには直接謝罪するのが一番です。

給与計算ソフトにトラブルがあった、税金や保険料についての法改正に対応していなかったなどの場合はとくに大きなミスにつながりやすいです。

その場合、間違いがあった全員にお詫びをして回るのは大変ですし、「その時間に早く計算ミスの対応をすべき」と思われてしまうかもしれません。

ミスの対象が多かった場合は、書面やメールでミスがあったことを連絡してお詫びをするという方法もあります。

ミスがあったすべての従業員に対して送付すること、ミスの内容や今後の対応も記載することなどを意識しましょう。

1-4. 給与計算ミスの謝罪文の文例

給与計算ミスについてお詫びをする際に、どのような文章にするかは非常に重要です。

給与計算ミスの謝罪文の文例は以下の通りです。

〇〇さん

お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。

(①ミスの内容)

〇月分の給与につきまして、

・△△手当の計算に誤りがあることが判明いたしました。

・〇月の社会保険料の控除額計算に誤りがあり、給与支給額に誤りがありました。

 

(②ミスの理由)

今回の誤りは

・給与計算の人為的なミス

・給与計算システムの不具合

・社会保険料の計算ミス

かつ確認不足によってもたらしたものです。

謹んでお詫び申し上げるとともに、再発防止に向けて徹底いたします。

 

(③対応策例)

・ミスによって発生した差額に関しましては〇月支給分の給与にて調整いたします。

・大変お手数ですが、過払い分の給与を以下の口座に〇月〇日までにお振込みお願いいたします。なお、振込手数料は負担いたします。

・チェックする人数を増やし、ミスのないよう、ダブルチェックをおこなっていきます。

ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解頂きますようお願い申し上げます。

再発防止に向けて努めていきますので、何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。

2. ミスをしたあとの対応方法

ミスに対応するミスをしたあとにどのように対応すればいいのかについて解説します。
お詫びをしたらすぐにミスの対応をしなければなりません。

焦って再びミスを犯すことのないよう、より慎重に作業を進めましょう。

関連記事:給与計算を基礎から徹底解説!ミス発生時の対応も詳しく解説

2-1. 正しい給与明細を作成する

まずは正しい給与明細を作成します。
どの部分を間違えたのかを明確にし、間違いのない正しい給与明細を作成します。
再度間違いが発生しないように、よく確認しながら作業を進めましょう。

作成した給与明細はすぐに対象の従業員に送付します。
対象の従業員が少ない場合は直接手渡すとともに対応を口頭で伝えるとよいでしょう。

対象の従業員が多い場合はメールなどで送付するとともに今後の対応についての書面を一緒に添付しましょう。

2-2. 過不足分の金額を調整する

正しい給与計算が済んだら、次に過不足の調整をおこないます。
給与を過払いしてしまった場合はその月の間に払い戻してもらうのが原則として決まっています。

過払いがいくらだったのかを領収書に明記して、早めに対応してもらいましょう。
過払いの場合、翌月の給与から差し引いて相殺するという対応はできないので注意が必要です。
ただし、労使協定で過払いは翌月に清算するというルールを定めていた場合は調整が可能です。

一方で過不足があった場合は即座に過不足分の金額を支払う必要があります。
速やかな対応のために、振り込みではなく、直接手渡しをすることもおすすめです。

対象の人数が多い場合は振り込みの方が効率的ですが、その場合は振り込み日が大幅に遅れてしまわないように注意しましょう。

2-3. 再発防止策を共有する

給与計算のミスが何度も発生すると、従業員に不信感を持たれてしまいます。
信頼関係にキズが入ると業務内容に支障をきたす可能性もあります。

一度起こしたミスを二度と発生させないために、再発防止策を考えましょう。
法改正をきちんと確認する、ひとりに計算や振り込みを任せない、チェック項目を設定するなどの方法でミスの再発を防止できます。

給与計算の担当者が複数いる場合はひとりだけの責任にせず、ミスの内容や再発防止策を共有しましょう。

2-4. 担当者の負担にも注目する

給与計算のミスが多い場合は、給与計算の担当者の負担が大きくないかも確認します。
未だに手書きでの給与計算をおこなっている企業や、ひとりで計算から振り込みまですべての対応をおこなっている企業もあるでしょう。

担当者の負担や責任が多いとその分ミスも再発しやすくなってしまいます。
負担を軽減するために、担当の従業員を増やす、計算方法を見直すなどの対策も取り入れましょう。

2-5. 専用システムを導入する

従業員の負担が多い場合やミスが多い場合は、計算方法を見直すことも大切です。
手書きで計算をおこなっていると、どうしてもミスが発生しやすくなります。

エクセルで給与計算をする方法もありますが、一から給与計算シートを作ったり、法律や税金の知識を得るのは大変です。
無料で給与計算シートを配布しているサイトもあるので、参考にしてみてください。

また、有料ではありますが、給与計算ソフトなどを導入することもおすすめです。
従業員の労働時間や基本情報を入力するだけで給与を正確に計算してくれるので、ミスが減るだけでなく担当者の負担を軽減することも可能です。

2-6. 給与計算を外注する

給与計算のミスが多い、人材が少なく新しく担当者を配置できないという場合は、給与計算自体を外注するという方法もあります。

外部の業者に計算を委託することで第三者が給与計算をしてくれます。

給与計算など経理業務を専門としている業者は法改定や税金など複雑なルールの知識も豊富な場合が多いです。

正確な給与計算をしてもらえるだけでなく、税金などでわからないことがあったら相談に乗ってもらえる場合もあります。

2-7. 給与明細を電子化する

給与明細を電子化することで、手書きによるミスや書き損じを防げます。

電子化された給与明細はメールで送付したり、クラウド上ですべての従業員がすぐに確認できたりと、メリットが多いです。

明細を印刷したり配布したりする手間がかからなくなるため、計算の担当者は計算だけに集中して作業をおこなえます。

給与明細を電子化するツールは給与計算ツール、勤怠管理ツールと連動しているものも多く、給与計算のミスを減らすことにも貢献します。

このように、給与計算のミスをした際は、後処理が重要です。ミスをした際の対応に加えて、ミスをしないように対策を講じる必要もあります。当サイトでは、給与計算のミス別に対応方法と防止策を解説した資料を無料でお配りしています。給与計算ミスに適切に対処したい方やミスを防止したい方はこちらから資料をダウンロードして、お役立てください。

3. ミスが発覚したら速やかにお詫びすることが大切

お詫びをすることが大切給与計算のミスが発覚した際の対応について解説しました。

ミスが発覚した段階ですぐにお詫びをし、従業員に誠意を見せることが重要です。

また、速やかに正しい計算をすること、過不足の対応を迅速におこなうことも必要です。

給与計算のミスは本来ならあってはならないミスです。
一度犯したミスを二度と繰り返さないように、再発防止策を考えましょう。

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