雇用契約書に法律による作成義務はありませんが、あらかじめ労働条件を明記し、労働者に交付することで、労使間のトラブルの防止につながります。雇用契約書を作成する際は、記載事項や勤務形態・雇用形態に注意が必要です。本記事では、雇用契約書の作成方法や作成しない場合のリスク・罰則についてわかりやすく解説します。
目次
1. 雇用契約書に作成義務はある？
新しく労働者を雇う場合、雇用契約書を交わすのが一般的です。しかし、雇用契約書には作成義務があるのでしょうか。ここでは、雇用契約書とは何か説明したうえで、雇用契約書を作成する必要性について詳しく紹介します。
1-1. 雇用契約書とは？
雇用契約書とは、事業主と労働者の間で取り交わした雇用条件の内容を明示した契約書です。民法第623条により、労働者が使用者の下で働くこと、使用者がその労働の対価として賃金を支払うことをそれぞれ約束することで、雇用契約（労働契約）は成立します。
そのため、口約束などの口頭でも、雇用契約は成立します。しかし、労働条件の内容について労使間でトラブルが生じた場合、口頭のみだと紛争が長引く恐れがあることから、書面にて雇用契約を締結するのが一般的です。
（雇用）
第六百二十三条 雇用は、当事者の一方が相手方に対して労働に従事することを約し、相手方がこれに対してその報酬を与えることを約することによって、その効力を生ずる。
（労働契約の成立）
第六条 労働契約は、労働者が使用者に使用されて労働し、使用者がこれに対して賃金を支払うことについて、労働者及び使用者が合意することによって成立する。
1-2. 雇用契約書の法的効力
雇用契約書に基づき、労働契約を締結する場合、雇用契約書の内容に労働者と使用者はともに拘束されることになります。しかし、労働基準法第13条により、雇用契約書に記載された労働条件が労働基準法の基準に満たない場合、たとえ労働者の同意を得ていても、その部分は無効になります。
そのため、雇用契約書の法的効力は、法律の条件に違反しない限りで認められることになります。雇用契約書に記載すれば、どのような労働条件でも認められるわけではないので注意が必要です。
（この法律違反の契約）
第十三条 この法律で定める基準に達しない労働条件を定める労働契約は、その部分については無効とする。この場合において、無効となつた部分は、この法律で定める基準による。
1-3. 雇用契約書を作成しないとどうなる？
雇用契約書に法的な作成義務はないため、作成しなくても違法になりません。しかし、労働条件を明示しなかった場合は、法律違反になるので注意が必要です。また、労働条件を明示していても、労働者の合意を得た証拠を残していない場合、後で「言った・言わない」などの労働条件に関する労使間のトラブルにつながる恐れがあります。そのため、法的に作成義務がないとしても、トラブルを未然に防止するため、雇用契約書を作成し、交付することが推奨されます。
関連記事：雇用契約書とは？労働条件通知書との違いや雛形などの書き方について徹底解説
2. 雇用契約書と労働条件通知書の違い
雇用契約書と似た書類に、労働条件通知書があります。ここでは、雇用契約書と労働条件通知書の違いについて詳しく紹介します。
2-1. 法律上の作成義務があるかないか
雇用契約書は、法律で定められた書類でないため、作成義務はありません。一方、労働条件通知書は、労働基準法第15条により、労働者に労働条件を明示するため、必ず作成する必要があります。雇用契約書を作成しなくても違法になりませんが、労働条件通知書を作成しない場合は労働基準法違反となり、罰金などの罰則を受ける恐れもあるので気を付けましょう。
（労働条件の明示）
第十五条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。（省略）
2-2. 署名・押印が必要あるかないか
雇用契約書は「契約書」と名が付くように、労使双方が労働条件に合意したことを証明するための書類です。そのため、当事者（使用者と労働者）の署名・押印が必要です。なお、民事訴訟法第228条により、雇用契約書には、署名もしくは押印のどちらかがあれば、真正に作成されたと判断されます。
一方、労働条件通知書は、労働条件を明示するために作成されるため、会社から労働者に一方的に交付しても問題ありません。そのため、署名や押印は不要です。ただし、労働条件通知書だけでは、労使双方が労働条件に合意したことを証明できないので、雇用契約書もあわせて交付することが推奨されます。
（文書の成立）
第二百二十八条 文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。（省略）
４私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。
2-3. 記載事項の定めがあるかどうか
雇用契約書に作成義務はないため、記載事項も会社の裁量で自由に決められます。ただし、署名捺印欄は必須です。一方、労働条件通知書は、労働基準法施行規則第5条で記載事項が明確に定められています。記載事項が網羅されていない場合、正しく労働条件を明示したことにならない可能性もあるので注意しましょう。
第五条 使用者が法第十五条第一項前段の規定により労働者に対して明示しなければならない労働条件は、次に掲げるものとする。（省略）
2-4. 雇用契約書と労働条件通知書は兼用できる
雇用契約書と労働条件通知書には多くの違いがありますが、内容はほとんど変わらないこともよくあります。そのような場合、雇用契約書と労働条件通知書を兼用し、「労働条件通知書兼雇用契約書」として1枚の書類を作成することができます。
労働条件通知書兼雇用契約書を作成すれば、作成にかかる時間や費用を大きく削減することが可能です。ただし、労働条件通知書兼雇用契約書には、労働条件通知書において記載すべき事項と、雇用契約書において必須となる署名捺印欄をどちらも設けなければならないので注意が必要です。
関連記事：雇用契約書と労働条件通知書の違いとは？兼用可能？記載事項や作成しない場合の罰則を解説
3. 雇用契約書の作成方法とその手順
雇用契約書は法律で作成義務が定められていないため、企業のニーズにあわせて自由に作成することができます。ただし、労働条件通知書兼雇用契約書を作成する場合は、記載事項に決まりがあるので注意が必要です。ここでは、雇用契約書の作成方法とその手順について詳しく紹介します。
3-1. 雇用契約書のテンプレートを活用する
雇用契約書に明確な記載事項の決まりはありませんが、労働条件通知書の記載事項を網羅して作成するのが一般的です。雇用契約書をゼロから作成しようとする場合、時間や手間がかかったり、抜けや漏れが発生したりする恐れがあります。そのため、厚生労働省などの提供するテンプレートを活用するのがおすすめです。
雇用契約書のひな形は、インターネット上で無料で取得することができます。ただし、法律の要件を満たしているかどうかは、使用する人が確認しなければなりません。そのため、テンプレートを使用する際は、そのまま用いるのでなく、法律の要件を満たしているか確認し、自社のニーズに応じてカスタマイズして利用するようにしましょう。
参考：様式集 （必要な様式をダウンロードしてご使用下さい。）｜厚生労働省
3-2. 絶対的明示事項を記載する
雇用契約書のテンプレートを取得したら、労働条件通知書に必ず記載が求められる「絶対的明示事項」を含めましょう。絶対的明示事項は、次の通りです。
- 労働契約の期間
- 期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準
- 更新する基準
- 就業場所
- 従事する業務内容
- 始業時間と終業時間
- 交代勤務をさせる場合の交替期日や順序などに関するルール
- 所定労働時間を超える労働の有無
- 休憩時間、休日、休暇
- 賃金の決定・計算、支払方法、締切日、支払期日
- 退職・解雇に関する事項
また、2024年4月1日から、労働条件明示ルール改正に伴い、次の事項も絶対的明示事項に含められるようになっています。
- 就業場所の変更範囲（すべての労働者）
- 業務の変更範囲（すべての労働者）
- 更新上限の有無と内容（有期契約労働者）
- 無期転換申込機会と無期転換後の労働条件（有期契約労働者）
このように、雇用形態が変わることで、記載すべき事項が変化するケースもあるので注意しましょう。
3-3. 相対的明示事項を必要に応じて記載する
労働条件通知書に記載すべき事項は、絶対的明示事項だけでなく、相対的明示事項も定められています。企業で相対的明示事項にあてはまる制度を設けている場合、雇用契約書に相対的明示事項も記載しておきましょう。相対的記載事項は、次の通りです。
- 昇給
- 退職手当に関するルール
- 臨時に支払われる賃金（賞与など）
- 最低賃金額
- 労働者に負担させるべき食費や作業用品など
- 安全衛生
- 職業訓練
- 災害補償と業務外傷病扶助
- 表彰と制裁
- 休職
また、就業規則に記載されている重要な事項があれば、雇用契約書を作成する際にあわせて記載しておくことが大切です。
③ 法第十五条第一項後段の厚生労働省令で定める事項は、第一項第一号から第四号までに掲げる事項（昇給に関する事項を除く。）とする。（省略）
3-4. 署名捺印欄を設ける
雇用契約書には「署名捺印欄」が必須です。また、労働条件通知書兼雇用契約書を作成する場合も、署名捺印欄を設けなければならないので気を付けましょう。
3-5. 雇用契約書を交付したら適切に保管する
雇用契約書は2部作成し、1部を労働者に交付し、もう1部を会社に保管することが一般的です。雇用契約書の保管期間は、労働基準法第109条に則り、当該労働者が退職・死亡した日から5年間（当分の間は経過措置により3年間）です。雇用契約書を作成した日や交付した日が保管期限の起算日にならないので注意しましょう。
（記録の保存）
第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
関連記事：雇用契約書の保管期間は5年！経過措置の内容やほかの書類についても紹介
4. 雇用契約書を作成する際のポイント
雇用契約書を作成する際には、気を付けるべき点がいくつかあります。ここでは、雇用契約書を作成する際のポイントについて詳しく紹介します。
4-1. 勤務形態を明確にする
始業と終業の時間を固定して勤務させる固定労働時間制の他にも、多様化する社会の流れにあわせて、フレックスタイム制や変形労働時間制、裁量労働制など、変則的な労働時間制を導入する企業が増えています。雇用契約書を作成する際は、どの労働時間制を採用するか、業務内容と照らし合わせて事前に検討しておき、雇用契約書に明示する必要があります。
4-2. 異動・転勤の可能性がある場合は明記する
異動や転勤の可能性がある場合、雇用契約書に明記することが大切です。労働条件明示ルール改正に伴い、就業場所や業務内容の変更範囲も労働条件として明示する義務があります。雇用契約書に異動・転勤に関する記載がない場合、労働者の同意なく、配置転換をおこなうと無効になる可能性もあるので注意しましょう。
4-3. 試用期間の労働条件も記載する
試用期間とは、本採用する前に自社の従業員としての適性があるかどうか判断するために設けられた期間です。試用期間中であっても雇用契約は成立しているので、試用期間中の労働条件を明示する必要があります。試用期間中と本採用後の労働条件が違う場合、労使間で認識の相違が生じないよう、雇用契約書に両者の労働条件を明記し、当該労働者に説明をおこなうことが大切です。
関連記事：試用期間とは？設定する際の注意点やよくある質問・トラブルを紹介
4-4. 雇用契約書は電子化できる
雇用契約書は法律で定められた書類でないので、かつてより電子化することができます。また、2019年4月から労働条件通知書の電子化も解禁されています。そのため、労働条件通知書兼雇用契約書も電子化することが可能です。
ただし、雇用契約書や労働条件通知書を電子化する場合、電子帳簿保存法の「電子取引」の要件を満たす必要があります。また、労働条件通知書には、労働基準法施行規則第5条で電子化要件も定められています。そのため、次のいずれもの要件を満たさなければ、電子化が認められません。
- 労働者が電子交付を希望している
- 受信者を特定して電子交付する（第三者に見られる場は認められない）
- 電子交付された記録を出力して書面を作成できる
なお、労働条件通知書兼雇用契約書を電子化する場合も、労働条件通知書の電子化要件を満たさなければなりません。このように、雇用契約書と労働条件通知書それぞれ作成する場合、電子化要件が異なるので注意が必要です。
（省略）ただし、当該労働者が同項に規定する事項が明らかとなる次のいずれかの方法によることを希望した場合には、当該方法とすることができる。
一 ファクシミリを利用してする送信の方法
二 電子メールその他のその受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信の送信の方法（当該労働者が当該電子メール等の記録を出力することにより書面を作成することができるものに限る。）
従業員の雇用に際して相手方に交付する「労働条件通知書」や相手方との間で取り交わす「雇用契約書」には、通常、契約期間、賃金、支払方法等に関する事項等が記載されており、法第２条第５号に規定する取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項）に該当します。その取引情報の授受を電子メールなどの電磁的方式により行う場合には、電子取引に該当しますので、その電子取引データを保存する必要があります。
関連記事：雇用契約書の電子化は合法？メリットや導入方法、労働条件通知書との違いも解説
5. 【雇用形態・勤務形態別】雇用契約書を作成する際の注意点
雇用契約書を作成する際は、正社員やパート・アルバイトなどの雇用形態、在宅勤務やリモートワークなどの勤務形態にも注意が必要です。ここでは、雇用形態や勤務形態別に雇用契約書を作成する際の注意点について詳しく紹介します。
5-1. 正社員
正社員は、転勤や人事異動、担当業務などが頻繁に変わることもあります。雇用契約書に就業場所や業務内容の変更内容を記載していない場合、配置転換が認められない恐れもあります。そのため、会社の将来も見据えて、配置転換の可能性がある場合、その旨を雇用契約書にきちんと記載しておくことが大切です。
5-2. パート・アルバイト
パート・アルバイトで働く労働者は、通常の従業員よりも労働時間が短いため、短時間労働者に該当します。そのため、パートタイム労働法第6条に則り、雇用契約書を作成する際は、次の事項を含めるようにしましょう。
- 昇給の有無
- 退職手当の有無
- 賞与・ボーナスの有無
- 相談窓口
なお、パートやアルバイトに対して、労働条件を明示する際は、有期なのか無期なのかも明確にすることが大切です。
（労働条件に関する文書の交付等）
第六条 事業主は、短時間・有期雇用労働者を雇い入れたときは、速やかに、当該短時間・有期雇用労働者に対して、労働条件に関する事項のうち労働基準法（昭和二十二年法律第四十九号）第十五条第一項に規定する厚生労働省令で定める事項以外のものであって厚生労働省令で定めるものを文書の交付その他厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。（省略）
5-3. 契約社員
契約社員とは、期間の定めがある雇用契約を結ぶ労働者のことです。契約社員は「有期雇用労働者」に該当するため、パート・アルバイトと同様、雇用契約書を作成する際は、パートタイム労働法で定められている記載事項も含めることが大切です。
また、労働基準法第14条により、契約期間の上限は原則3年間と定められています。そのため、雇用契約書に契約期間を記載する際は、上限を超えないよう注意しましょう。なお、専門職に該当する人や、満60歳以上の人と労働契約を結ぶ場合、契約期間の上限は5年になるケースもあります。
（契約期間等）
第十四条 労働契約は、期間の定めのないものを除き、一定の事業の完了に必要な期間を定めるもののほかは、三年（次の各号のいずれかに該当する労働契約にあつては、五年）を超える期間について締結してはならない。
一 専門的な知識、技術又は経験（以下この号及び第四十一条の二第一項第一号において「専門的知識等」という。）であつて高度のものとして厚生労働大臣が定める基準に該当する専門的知識等を有する労働者（当該高度の専門的知識等を必要とする業務に就く者に限る。）との間に締結される労働契約
二 満六十歳以上の労働者との間に締結される労働契約（前号に掲げる労働契約を除く。）
5-4. 管理監督者（管理職）
管理監督者とは、労働条件の決定などにおいて経営者と一体的な立場にある者のことです。管理監督者に該当する人は、労働基準法の労働時間や休日、休憩の規定が適用されません。そのため、雇用契約書を作成する際は、これらの項目の記載には注意が必要です。
また、賃金などは管理監督者に見合った額を支給しなければなりません。管理職という名が付けられていても、労働基準法上の管理監督者の要件を満たさない場合、通常の労働者と同様の扱いをしなければならないので気を付けましょう。
「管理監督者」は労働条件の決定その他労務管理について経営者と一体的な立場にある者をいい、労働基準法で定められた労働時間、休憩、休日の制限を受けません。「管理監督者」に当てはまるかどうかは、役職名ではなく、その職務内容、責任と権限、勤務態様等の実態によって判断します。
5-5. 在宅勤務（リモートワーク）
近年では働き方改革の影響もあり、在宅勤務やリモートワークで働く人も増えています。テレワークを導入する場合、雇用契約書に労働条件を細かく記載しておかなければ、後にトラブルを招く可能性が高まります。
まずは就業場所をきちんと明示して記載します。また、変更の可能性がある場合は、その旨も記載しておきましょう。また、フレックスタイムやコアタイムなど、勤務形態についても細かく記載することが大切です。さらに、テレワーク手当などを支給する場合、手当の具体的な内容も雇用契約書に記載しておきましょう。
6. 雇用契約書の作成ミスがあったらどうなる？
雇用契約書の記載内容に不備があった場合、どのような問題が発生するでしょうか。ここでは、雇用契約書の作成ミスがあった場合のリスクや罰則について詳しく紹介します。
6-1. 雇用契約が無効となる可能性がある
雇用契約書に記載されている労働条件が、労働基準法の基準を満たさない場合、その条件に関しては無効とされ、労働基準法の条件が適用されます。また、労働契約法第12条により、雇用契約書の内容が就業規則の基準を下回る場合も、その部分は無効になり、就業規則の基準が優先して適用されます。このように、雇用契約書は、労働基準法や就業規則に違反しないように作成することが大切です。
（就業規則違反の労働契約）
第十二条 就業規則で定める基準に達しない労働条件を定める労働契約は、その部分については、無効とする。この場合において、無効となった部分は、就業規則で定める基準による。
6-2. 労働者は労働条件が実態と相違する場合に即時解除できる
雇用契約書に作成ミスがあり、あらかじめ明示された労働条件と実際の労働条件が相違する場合、労働者は即時にその労働契約を解除することができます。いきなり退職の申し出があると、会社側は余裕を持って退職手続きや業務の引き継ぎなどをおこなえず、トラブルを招く恐れがあります。このような事態を生じさせないためにも、現場にヒアリングし、正しい労働条件を雇用契約書に記載するようにしましょう。
② 前項の規定によつて明示された労働条件が事実と相違する場合においては、労働者は、即時に労働契約を解除することができる。
引用：労働基準法第15条一部抜粋｜e-Gov
6-3. 労使間のトラブルが複雑化する恐れがある
雇用契約書に作成ミスがあると、使用者と労働者の間で労働条件に関する認識の相違が生じ、トラブルが複雑化する恐れがあります。両者が気持ちよく働けるよう、雇用契約書には労働条件を正確かつ詳細に記載することが大切です。なお、労働条件の明示義務に違反すると、労働基準法第120条に則り、30万円以下の罰金のペナルティが課せられる可能性もあるので気を付けましょう。
第百二十条 次の各号のいずれかに該当する者は、三十万円以下の罰金に処する。
一 （省略）、第十五条第一項若しくは第三項、（省略）までの規定に違反した者
関連記事：雇用契約に違反すると罰則がある！違反やトラブルを回避するためにできることを解説
7. 労使間のトラブル防止のためにも雇用契約書を正しく作成しよう！
雇用契約書について法律上での作成義務はありませんが、労働者とのトラブルを回避するためにも作成することが望ましいです。なお、労働条件通知書を作成しないのは違法になるので気を付けましょう。万が一、雇用契約書に不備があると、雇用契約書の内容が無効になったり、労使間の紛争が拡大したりするケースもあるので、慎重に作成を進めることが大切です。
