打刻を忘れてしまう従業員が多い理由は？改善策・対応方法も合わせて解説

従業員が打刻を押し忘れてしまうと、人事・労務担当者がその他の重要な業務を行う時間を削ってしまいます。打刻を押し忘れる従業員が多い場合は、必ずいくつかの理由が存在します。

本記事では効率的な勤怠管理に向けて、打刻忘れが起きやすい理由、適切な対策や対応を解説します。

関連記事：打刻を行う意味とは？打刻忘れが起きた際のリスクや対応などを徹底解説

1. 打刻忘れが発生する理由

打刻とは、タイムカードやICカード、勤怠管理システムなどさまざまな媒体でおこなうことが可能な作業です。同じ打刻忘れの多さに課題を感じている状況であっても、社内の管理方法によって、打刻忘れが起きている理由は異なるでしょう。特に打刻を忘れることに繋がりやすい、6つの理由を解説します。

1-1. 打刻機が目立たない位置にあるため

タイムカードの場合は、出勤・退勤時に打刻機のある場所まで打刻を押しに行く必要があります。従業員の目につきにくい位置に打刻機が置かれている場合、打刻忘れが起きやすくなります。また打刻機の周囲が備品で覆われていたりすると打刻を後回しにしやすくさせるため、注意しましょう。

1-2. 打刻に手間がかかるため

例えばタイムカードで勤怠管理をしている場合、従業員同士の出退勤のタイミングが重なった際に、列になり打刻機に並ぶ時間が発生してしまいます。またエクセルで打刻管理をしている場合は、数値を自身で打ち込む必要があり、工数がかかるので、打刻忘れやミスが発生しやすくなります。

1-3. 打刻の習慣が根付いていないため

従業員の入れ替わりが激しい企業や、新しい勤怠管理方法に変更したばかりの企業では、従業員間で打刻の習慣化ができていない場合も多いです。打刻忘れを減らすには、従業員全体にルーティンとして打刻作業を根付かせる必要があります。

1-4. 直行直帰が多いため

外回りの営業や出張に出る従業員に多いのが、訪問先から直行直帰をするため、物理的に打刻が不可能となるケースです。また出退勤時に周囲に従業員がいないことも多く、つい忘れてしまいやすいでしょう。

1-5. 打刻方法がわかりにくいため

特に従業員の入れ替わりが激しい企業であると、エクセルや勤怠管理システムが使いこなせない従業員が発生してしまいます。エクセルシートの中に打ち込むべき欄が多い場合や、打刻を完了させるまでに手間がかかるシステムなどは、ミスや打刻忘れに繋がりやすいです。

1-6. 始業と終業の時間がよく変動するため

従業員ごとに出勤・退勤時間が一定でない場合、周囲の従業員同士で打刻の声掛けが出来ないため忘れやすいです。フレックスタイム制や裁量労働制を取り入れている企業には、特に多いでしょう。

2. 従業員が打刻を忘れないための改善策

打刻の押し忘れを減らしたい場合、従業員の意識を改めるだけで改善を図ることは難しいでしょう。そのため打刻忘れが発生しないよう、仕組み化をすることが大切です。

忘れる原因を踏まえた上で、効果的な改善策を講じてみましょう。

2-1. 打刻機の位置を変更してみる

打刻機で勤怠管理をしている場合は、なるべく従業員全員が出退勤時に目のつく場所へと機械を移動させましょう。特にオフィスの出入口付近や、付近が備品で埋もれない場所を選択するとよいでしょう。打刻機が目に留まらず、素通りしてしまうケースを防ぐことが出来ます。

2-2. ドアや壁にポスターを掲示する

出退勤時や、業務時間中に視界に入る場所にポスターを貼ることも効果的です。業務が多忙な場合でも、ふと目に留まる掲示物があることで、打刻の押し忘れを防げます。従業員同士での注意喚起のきっかけにもつながります。

2-3. 自動リマインダーを作成する

普段の業務でPCを使っている企業に効果的なのが、おおよその出退勤の時刻にリマインダーを設定することです。社内で導入しているチャットツールがある場合、毎日指定した時刻にリマインドをするツールを組み込むことも効果的です。

2-4. 勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムで打刻をする場合は、タイムレコーダーに並ぶ時間や、エクセルで数値を手入力するといった手間を削減できます。手軽に打刻をおこなえることから、打刻へのハードルが下がり、後回しにして忘れてしまうケースを防止できます。また打刻を忘れた社員に対して、アラートの連絡を自動でおこなえる機能も存在するため、再発防止の観点でも効果的です。

関連記事：GPS打刻とは｜GPS機能の勤怠管理システム・アプリのメリット

ここまで打刻忘れが起きる理由、打刻忘れを減らすための改善策をお伝えしましたが、「勤怠管理システムに変えると、具体的にはどのように管理ができるのか」とイメージがつきにくい方もいらっしゃると思います。
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3. 打刻を忘れた従業員に必要な対応

打刻を忘れた従業員が発生した場合、人事・労務管理の担当者は適切な処置をおこなわなければいけません。独断による対応をしてしまうと、労働基準法に違反し、罰則を受ける可能性があります。適切な労働環境を維持するためにも、ルールに基づいた対応をとりましょう。

3-1. 忘れた本人に直接確認を取る

まずは、打刻履歴のない従業員に対して、事実確認をとりましょう。憶測で出退勤の時間を修正することは厳禁です。原則、従業員の労働時間を客観的に把握することが労働基準法によって定められているためです。

参考：労働時間の適正な把握のために｜厚生労働省

3-2. しっかりと注意をする

打刻を忘れた社員には、理由を確認した後にしっかりと注意をおこなうことが大切です。打刻の重要性や、管理されている事実を再認識させるためです。従業員にはその後の対策まで共有させ、再発を防止しましょう。

3-3. 度重なる打刻忘れの場合、始末書を提出させる

繰り返し打刻を押し忘れてしまう従業員には、始末書を提出させることも手段の一つです。再発を防ぐため従業員に対して直接罰金をおこなうことは、法律違反にあたります。そのため、始末書の提出や、人事評価材料の一部にするなどの適切な対応をとりましょう。

4. 打刻を忘れる理由を把握した上で適切な対策・対応をとろう

どんなに打刻を忘れないよう意識をしていても、管理方法やオフィス環境などといったさまざまな外的要因によって、完全に打刻忘れをゼロにすることは難しいはずです。

まずは社内で打刻忘れが起きている理由を分析し、打刻を忘れない構造をつくることが最も大切です。また打刻忘れがおきた場合も、正しい対応をとり、適切な勤怠管理を実現させましょう。

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