打刻は従業員が出勤時や退勤時に行う重要な作業です。
打刻忘れや打刻ミスが起きると、給与計算の担当者の業務が圧迫されてしまう可能性があるため、未然に防ぐために打刻忘れの理由を追求し、対策をとる必要があります。
また、タイムカードやシステムなど打刻には様々な手法があります。それぞれのメリットやデメリットについても解説します。
1. 打刻とは
打刻とは、従業員の出勤時刻と退勤時刻を正しく把握するために、出退勤の際にタイムカードやシステム等に時刻を記録する行為を指します。
また、打刻は客観的な記録であることが重要です。
1-1. 打刻を行う意味とは
先述した通り、打刻は従業員の出勤時刻と退勤時刻を正しく正確に把握するために行います。
正しい就業時間を把握する目的は以下の通りです。
- 正しく給与を計算し、従業員に支払うするため
- 労働時間の上限規制を超えないようにするなど、法に則った勤怠管理をするため
2. 打刻忘れ（漏れ）が発生する理由
正しく就業時間を把握するために必要不可欠な打刻ですが、従業員の打刻忘れが発生してしまうことも少なくありません。
打刻忘れは、従業員の単純な失念の場合もありますが、それ以外にも以下の発生要因があります。
2-1. タイムカードの不具合
タイムカードを使って打刻をしていると、機械本体の日時がズレていて、打刻をしたにも関わらず、記録上打刻忘れや打刻ミスの扱いになってしまうことがあります。
タイムレコーダーの本体に問題がある場合は、修理や調整を行い正しく時刻が記録されるように改善しましょう。
また、タイムカードは、印字で打刻を行う機械です。
そのため、誤って2回打刻を行ってしまい、1度目の正しい打刻時刻が分からなくなったり、打刻する際に、用紙を強く押し込み過ぎてしまい、印字箇所がずれて打刻日時が不明確になるケースもあります。
重複して打刻を行ってしまった場合は、その場ですぐに修正を行うよう、日ごろから従業員に周知を行いましょう。
2-2. 打刻時間と労働時間がずれているため
出退勤の時に打刻を行う企業も多くあります。しかし、業後に談笑や喫煙をしている時間は業務時間には含まれません。打刻時間で給与計算を行うと、実際の業務時間と乖離が発生してしまう場合があります。
2-3. テレワークに伴い労働環境が変化したため
テレワークに伴って労働状況が変わった場合も打刻忘れが発生しやすい状況であるといえます。出社する際は既に打刻がルーティン化されていたとしても、自宅で業務を行う際は打刻を忘れてしまうというケースがあります。
特に、タイムレコーダーによる勤怠管理を行っている場合、テレワークではそもそも打刻ができず、打刻漏れとなってしまいます。
このようにテレワークの導入直後は打刻漏れが起こりやすい為、注意が必要です。給与計算の担当者は、打刻を忘れないよう周知やリマインドを行いましょう。
関連記事：打刻漏れが発生する理由とは？対策やミスが発生した際の対処法を解説
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3. 打刻忘れ（漏れ）が発生した際の対応
打刻は出退勤の管理のための重要な業務です。正しく管理するためには打刻忘れや打刻ミスが起こる原因に対して、きちんと対策をとることが重要です。
3-1. タイムカードの修正
タイムカードでの打刻を忘れたり、二重打刻を行った場合には打刻の修正を行う必要があります。
打刻のミスが発覚した時点で従業員自身が修正を行うことで、確認の手間を最低限まで削減できます。
給与計算の段階で打刻忘れや打刻ミスが発覚し、企業の給与計算担当者がタイムカードの打刻修正を行う場合は、必ず本人にヒアリングを行ったうえで修正を行う必要があります。
3-2. 打刻を忘れた従業員に対してペナルティを課す
打刻を忘れた従業員にペナルティを課すことで、打刻厳守の意識を向上させることも有効です。
企業は就業規則に記載している場合に限り、打刻を忘れた従業員に対して減給を行うことが可能です。1回に減給することが許される上限金額は1日分の平均賃金に対する半額です。これらは、労働基準法第91条で定められています。
ただし、打刻を忘れた従業員に対して、罰金を課す行為は同法16条の違反になる恐れが高いため行わないようにしましょう。
また、企業が課すことが出来るペナルティには、給与を減給する以外にも、始末書を書かせるという手法もあります。
4. 打刻におけるリスクと対処法
ここでは、打刻が正しく行われていない場合のリスクと対処法について解説していきます。
4-1. 勤怠管理担当者の業務負担が増える
先述の通り、打刻は給与計算に必要になる重要な記録です。打刻ミスや打刻漏れが起こると、従業員に問い合わせるなど確認作業に時間がとられるため、給与計算の担当者の業務を圧迫してしまいます。
打刻忘れに関しては、貼り紙を貼ったり、リマインドを行ったりといった発生抑止の対策を行い、打刻修正に関しては、発生時点で修正や報告を行うよう従業員に周知することが重要です。
関連記事：タイムカードの打刻ルールは決めるべき？｜事例や浸透させるコツも！
4-2. 未払い残業代を請求可能性がある
従業員の打刻の状況の把握を怠ったり、退勤時刻を管理せず適切に残業代を支払わなかった場合、従業員から未払い残業代を請求される可能性があります。
勤怠管理を適切に行っていないため、従業員が主張した金額をそのまま支払うことになった事例も存在します。
トラブルを防ぐためにも、打刻の管理は正しく行いましょう。
4-3. 打刻まるめは違法リスクがある
打刻まるめとは、給与計算の際に、打刻時刻を切りの良い15分単位で切り上げたり、切り捨てたりして計算することです。
本来労働時間は1分単位で管理することが原則です。労働基準法第37条では、賃金は全額現金で支払うことが定められています。
そのため、従業員にとって不利になる労働時間の切り捨てやまるめは違法になります。
一般的に勤怠管理の丸めは、始業時間を切り上げ、終業時間を切り捨てます。
この場合、本来労働した時間よりも打刻上の時間が短くなってしまい、労働時間に見合った賃金が支払われない要因となるため、行わないようにしましょう。
関連記事：打刻まるめとは？違法にならないルールの設定方法を解説
5. 打刻機の種類とメリット
打刻を機械で管理する手法には以下のものがあります。それぞれのメリットやデメリットについても一緒に紹介します。
5-1. タイムカード
タイムカードでの打刻のメリットは、馴染み深く誰でも簡単に操作出来ることです。一方で、給与を計算する際には打刻データを手入力で計算する必要があり、入力や計算の際にミスが起こりやすいことです。
5-2. ICカード
ICカードで打刻を管理する機械もあります。機械にICカードをかざすだけで従業員の打刻が完了し、その打刻情報をデータで補完することができます。
ICカードでの打刻のデメリットには、機械の導入コストがかかること、ICカードの紛失リスクなどです。
また、打刻忘れが発生した際に気づくことが出来ない点もデメリットとして挙げられます。
5-3. 勤怠管理システム（ソフト）
従業員の打刻は勤怠管理ソフトでも管理出来ます。
システムで管理を行うことのメリットには従業員の打刻情報をデータで管理でき、労働時間の自動集計ができること、給与計算ソフトを利用する際、データの連携が容易であることなどが挙げられます。
また、打刻忘れのアラートを設定することが出来るシステムもあり、打刻忘れを未然に防ぐ対策を行うことも可能です。
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6. 打刻漏れは工夫を行って事前に防ごう
打刻は従業員の就業時間を正確に把握するために必要な作業です。
打刻忘れや管理ミスは従業員に適切な賃金が支払われないだけでなく、給与に関するトラブルを引き起こす原因にもなるため、対策を行って打刻忘れを防止しましょう。打刻忘れにはシステムの導入も有効です。自社に合わせた勤怠管理ツールを導入し、管理を行いましょう。
