年末調整の基礎や注意点を解説|年末調整に役立つシステムもご紹介!

年に一度の年末調整ですが、保険料の控除や扶養者控除といったしくみが複雑で、よくわからない場合も多いのではないでしょうか。

年末調整は納付した税金の一部が返還されるとあって、多くの従業員にとって関心の高いものであると思います。

そのため、年末調整の季節になると人事担当者は従業員の作成した年末調整書類のチェックや修正依頼に追われることでしょう。

今回はそんな複雑な年末調整について、企業がしなければならないことや注意点、年末調整に役立つサービスについてもご紹介します。

1. 年末調整とは

年末調整とは、従業員の給与から1年間(1月から12月)の間に自動で引かれた所得税を精算するための手続きです。

所得税は、1年間の所得額に対して税額が決まりますが、年末にまとめて税金として引くのではなく、毎月の給与から源泉徴収としてあらかじめ天引きするように設計されていることと思います。

しかし、この源泉徴収額はあくまでも概算であり、給与額や扶養家族の人数の変動といった各人の事情に応じた控除は考慮されていません。

そのため、従業員一人ひとりの源泉徴収額と再計算した正しい所得税額を比較し、年間当たりの税金の過不足を精算(不足分の徴収、多かった分を返金)する年末調整が必要となります。

年末調整は企業が従業員の代わりに1年間の所得を計算して税務署に税額を申告して税金を納めることになるため、「納税者自身の確定申告を代行している」とも言うことができます。

2. 年末調整の対象者

年末調整には、「対象になる従業員」と「対象にならない従業員」がいるため、チェックが必要です。

また、年末調整の対象にならない従業員は、原則として確定申告をしなければなりませんので、しっかりと通知してあげることが大事になります。

2-1. 年末調整の対象となる従業員

年末調整の対象となる従業員は、次の通りです。

  • 企業などで1年を通じて勤務した人
  • 年度の途中で就職して年末まで働いている人
  • 年度の途中で退職した人
  • 年度途中に海外転勤により非居住者となった海外勤務者

また、所得税額を計算するタイミングは異なりますが、年度の途中で退職した人の中で、

  • その年度に死亡したことで退職となった人
  • 心身障害が原因で退職し、かつその年での復帰が望めない人
  • 12月に支給されるべき給与を受け取って退職した人
  • パートなどの退職者で当該年中に支払いを受ける給与総額が103万円以下で、その年に他社から給与をもらう見込みがない人

といったケースでも年末調整の対象になるので、確認しておきましょう。

2-2. 年末調整の対象とならない従業員

年末調整の対象とならない従業員は、次の通りです。

  • 1年間で支払うべきことが確定した給与の総額が2000万円を超える人
  • 災害減免法の適用を受け、その年の給与に対する所得税や復興特別所得税の源泉徴収について徴収猶予や還付資格を得た人
  • 2か所以上の企業から給与の支払いを受けている人
  • 国内に住んでいない非居住者
  • 継続して同一の雇用主に雇用されない日雇い労働者など、「源泉徴収税額表」の日額表の丙欄の適用者

3. 年末調整の流れ

では、具体的に年末調整の対応はどのようにおこなえば良いのでしょうか?

ここから、年末調整の流れを解説します。

1. 「給与総額」と「源泉徴収総額」を計算する

各従業員ごとに年間を通して支払われた「給与総額(賞与を含む)」、および源泉徴収総額を計算します。

まだ給与の支払いが終わっていないものについても、支払が確定している給与は年末調整の対象です。

また、年度の途中で入社した従業員は、その年に前職で支払晴れている給与も年末調整の対象となるので、前職の源泉徴収票を従業員から回収する必要があります。

2. 従業員から必要書類を回収する

所得控除額を正しく計算するために、従業員から必要書類を回収しましょう。

必要書類は、次の通りです。

【申告書】
事前に書類を配布し、必要事項を記入してもらった上で回収するもの。

  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書(※1)
  • 給与所得者の基礎控除申告書・配偶者控除申告書・所得金額調整控除申告書
  • 給与所得者の保険料控除申告書
  • 給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書

【各種証明書等】
保険会社等から従業員宛に送られてきた書類を提出。

  • 生命/介護/年金  控除証明書
  • 地震/損害 控除証明書
  • 社会保険料/小規模共済掛金 控除関連書類

企業を通して入っている団体保険などがある場合は、企業側で記入しておくのが良いでしょう。

3. 年末調整に関わる計算をする

提出された資料を確認し、納めるべき税額を再計算します。過不足がある場合は、その結果も掲載します。

①「給与所得控除後の金額」を計算する

給与所得控除後の金額とは、給与総額から給与所得控除額を差し引いた金額になります。

給与所得控除後の金額
=「給与総額(給与+賞与)」-「給与所得控除額」

給与所得控除とは、従業員の所得税などを計算する場合に、一定額を法律で定められた必要経費として給与から差し引くことができる控除分のことです。(詳しくは国税庁の公式サイトをご覧ください。)

②「課税給与所得金額」を計算し、「算出所得税額」「年調所得額」を算出する

課税給与所得金額とは、給与所得控除後の金額から各種所得控除の合計額を差し引いた金額になります。

課税給与所得金額
=「給与所得後の金額」-「各種所得控除の合計額」
(※1,000円未満の端数は切り捨てて計算する)

課税給与所得金額を計算した後、算出所得税額を計算します。算出所得税額は、国税庁の公式サイトを元に計算して算出してください。

また、算出所得税額から住宅ローンの控除額を差し引いたものが「年長所得税額」となります。

③「年調年税額」の計算をする

年調年税額とは、年調所得税額に102.1%を掛け合わせた金額になります。

年調年税額
=「年調所得税額」×「102.1%」

この「年調年税額」と源泉徴収額を比較して、差額を従業員に精算します。

4. 税務署への提出書類の作成

年末調整の計算が終わると、税務署が用意した書類のフォーマットに従って必要事項を記入し、税務署に提出します。

企業から税務署に提出する必要のある書類は、次の通りです。

  • 所得税徴収高計算書(納付書)

給料や賞与等の報酬など合計6つの区分ごとに、それぞれの金額を記入します。12月もしくは1月の給与で過不足額の調整をし、税務署に従業員の所得税を納めます

  • 給与所得の源泉徴収票および退職所得の源泉徴収票

年収から給与所得控除を引き、更に社会保険料控除や生命保険料控除、扶養家族控除、基礎控除など各種控除を引きます。残った金額に課税所得と復興特別所得税をかけて、源泉徴収税額を計算し、記入します。

  • 支払調書

1月1日から12月31日の間に個人事業主などへ支払った、報酬額と源泉徴収額を記入します。企業が同じ個人事業主などに5万円以上の報酬を支払った際に発行が必要になります。

  • 法定調書合計表

法定調書とは、「所得税法」「相続税法」「租税特別措置法」「内国税の適正な課税の確保を図るための国外送金等に係る調書の提出等に関する法律」により、税務署に提出しなければならない資料で、全部で59種類あります。

また、企業から市町村に提出が必要な書類として『給与支払い報告書』があります。

給与支払い報告書とは、1月1日から12月31日までに従業員に支払った給与支払金額や事業所の連絡先などが記載された報告書です。

給与を支払った年の翌年1月1日時点で、従業員が住んでいる市区町村に、1月31日までに提出する必要があります。

4. 年末調整における注意点

ここまでで、年末調整の基礎的な知識については理解いただけたと思いますので、次は、年末調整をおこなう上で、注意すべき点を紹介します。

4-1.年末調整を怠った場合の企業へのペナルティ

年末調整をおこなわなかった場合の企業へのペナルティは下記の通りです。

  • 年末調整をおこなわず、従業員から適切な金額を徴収しなかった場合:1年以下の懲役もしくは50万円以下の罰金
  • 年末調整をおこなったが、その徴収額を納付しなかった場合:10年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金

刑罰としては上記のとおりですが、法令順守の精神が重視される昨今、懲役や罰金をうけたとなると会社ブランドの低下につながってしまうため、注意が必要です。

4-2.年末調整に関する書類の保存について

年末調整に使った書類は申請が完了したらすぐに廃棄してもよいのでしょうか?

廃棄してはいけない書類があるので注意が必要です。

保存すべき期間

年末調整に使った書類は7年間保存しておき、税務署から請求されたら提出できるようにしておかなければなりません。

具体的には、年末調整の年の翌年の1月10日の翌日から、7年間保存なければなりません。

保存すべき書類

保存対象となる書類は下記の通りです。

  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
  • 従たる給与についての扶養控除等(異動)申告書
  • 給与所得者の配偶者控除等申告書
  • 給与所得者の保険料控除申告書・退職所得の受給に関する申告書
  • 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書
  • 給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書

年末調整は、対応を怠ると懲役や罰金、コンプライアンスが甘い会社とのレッテルを貼られて企業活動も困難になりかねません。

面倒な年末調整ですが、最近では、年末調整を簡単にできるシステムもあるので、年末調整に役立つシステムをご紹介します。

5. 年末調整に役立つシステムもご紹介!

年末調整は、年に1回で従業員も覚えていないため、計算間違いのチェックに手間がかかります。

それらの計算も年末調整書類もシステムを使えば、従業員にとっても人事担当者にとっても手間が削減、ミスも減ります。

さらに7年間の保存を紙でおこなわなくても良いなど色々なメリットがあります。

ここでは、年末調整に役立つシステムの代表例4選を紹介します。

5-1. jinjer 給与

【サービスの特徴】

  • 年末調整の計算を簡単に!ステップに沿って進めるだけなので、誰でも簡単に使用できる!

従業員情報と1年間に支払った給与データを基に、年末調整の計算を自動でおこないます。年末調整結果の給与計算への反映も簡単におこなえます。

  • jinjerシリーズでの連携により、人事データを一気通貫で管理可能

給与の自動計算はもちろん、従業員の人事情報や勤怠情報と自動で連携でき、給与に関わる情報の確認作業を正確な情報連携、給与計算によって大幅に削減します。

  • 結果照会から結果反映までをスムーズに。人事担当者の工数を大幅に削減

従業員ごとに、各控除額や算出所得税額を確認できるとともに、年末調整の年税額の算出までの計算の過程がわかるため、どの控除が適用されているかひと目で確認できます。また、源泉徴収票はWEBで発行することで、紙での発行の手間が省けます。

【料金】

月額500円~

サービス名:jinjer
提供会社名:株式会社ネオキャリア
URL:https://hcm-jinjer.com/payroll/

5-2. 年末調整ステーション

【サービスの特徴】

  • 従業員も楽々作業。2ステップで申請完了

パソコンだけでもスマートフォンでも申請が可能です。ログインして画面に従って年末調整の情報を入力して、添付書類を印刷するだけと非常に簡単です。

  • 人事担当者の業務を自動化して手間を削減

従業員が入力した年末調整の情報が自動で計算されます。申告書を集める必要もありませんし、各種給与システムへの連携しているため計算ミスをチェックする必要もありません。また、収集確認状況も一目でわかるため、管理が楽になります。

  • たった5分でお試し導入が可能

即時機能を利用することができます。パソコン(Win、Mac)、スマートフォン(Android、iOS)全対応のため、幅広いユーザーに使ってもらうことができます。

【料金】

  • 正規版

25人以下の場合:10,000円/年
25人以上の場合:1人あたり400円/年

  • お試し版(30日間、2017年の仕様)

300名まで0円(一部機能制限あり)

サービス名:年末調整ステーション
提供会社名:エフアンドエム
URL:https://www.officestation.jp/nencho/

5-3.奉行 年末調整申告書クラウド

【サービスの特徴】

  • 簡単導入ですぐに使いこなせる

わかりやすい画面(インターフェース)と利用ガイドが充実しており、誰でも迷わずに使うことができます。教育不要のため、管理者の手間を削減することができます。

  • 従業員、人事担当者の年末調整にかかる時間を削減

年末調整にかかわる書類の配布、回収作業が不要になります。またスマホやパソコンから申請可能なため、従業員の作業性も改善します。

  • ミスを抑制し、正確性を実現します

自動計算や前年情報を複写することができるので、入力漏れや計算ミスを防ぐことができます。申告時点でのミスを減らすことができ、人事担当者のチェック手間を削減することができます。

【料金】

  • 12,000円~/年
サービス名:奉行 年末調整申告書クラウド
提供会社名:OBC
URL:https://www.obc.co.jp/service/nencho

5-4.Smart HR

【サービスの特徴】

  • スマホやパソコンで簡単入力

従業員はsmartHRの質問に答えていくだけなので、作業が簡単で些細なミスを防ぐことができます。

  • 集まったデータは一括出力

従業員が入力したデータは一括処理が可能で、CSVとして一括出力することができます。人事担当者は使っている給与計算ソフトに取り込むだけで作業が完了です。紙ベースで保存する必要がなく、管理も容易です。

  • 源泉徴収票もWebで完結

給与明細と一緒にsmartHRで配布まで完了します。人事担当者の手間を大幅に削減することができます。また従業員が源泉徴収票を求めた時も即時手間をかけずに対応可能です。

【料金】

  • 年間一括払い:1人あたり550円/月
  • 月払い:1人あたり600円/月
サービス名:Smart HR
提供会社名:株式会社SmartHR
URL:https://smarthr.jp/nc/

5-5. 人事労務 freee

【サービスの特徴】

  • ペーパーレスで情報収集が楽々

ステップに沿って入力で迷うこともありません。訂正もWeb上で簡単にできます。ステータスをWebで一括管理可能で従業員へのリマインドメールも送信可能です。

  • 自動計算なのでミスの心配なし

入力内容がそのまま反映されるので計算は自動でおこなわれます。紙を見ながらソフトに数値入力する必要もありません。

  • 自動で書類を作成することができます

自動で作成された書類を提出するだけのため手間がかかりません。また、給与明細にも金額を反映することができます。

【料金】

  • ライトプラン:1人あたり300円/月
  • ビジネスプラン:都度ご相談ください
サービス名:人事労務 freee
提供会社名:freee株式会社
URL:https://www.freee.co.jp/hr/yearend/

6. まとめ

年末調整は、人事担当者にとっては年末のビッグイベントです。

年末調整を申告や支払いを忘れると懲役や罰金刑になるだけでなく、社会的信頼を低下させてしまうおそれがあるため、非常に重要です。

年に1度しかおこなわないため、従業員は申告の仕方を忘れたり、入力ミスしたり、その対応に時間をとられてしまいます。

システムを使うと、従業員の入力ミスや申告に関する問い合わせが減るなど人事担当者の負担を削減するメリットがたくさんあります。

年末調整システムを使って、人事担当者の手間を削減し、企業としての生産性を高めてみてはいかがでしょうか?

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