年末調整のやり方や手順を初心者向けに詳しく解説 |HR NOTE

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年末調整のやり方や手順を初心者向けに詳しく解説

解説する女性

年末調整の内容が複雑化し、企業において業務の負担が大きくなっているようです。年末調整を正しく行うためには、まずは概要や手続きの流れを確認しましょう。
本記事では年末調整とは何かや、おおまかな手順、ミスの起きやすいポイントなどを紹介しています。初めて年末調整を行う方にもわかりやすい内容になっているので、ぜひご一読ください。

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1. 年末調整の概要・対象者

対象者

年末調整を的確に行うためには、基本をしっかりと押さえることから始めましょう。

関連記事:年末調整の対象者は?対象となる条件をわかりやすく解説

1-1. 年末調整とは

年末調整とは、所得税の差額を清算するための手続きです。従業員の所得税は、源泉徴収として毎月の給与や賞与から天引きしていますが、これはあくまでも概算であり、正しい金額ではありません。
そもそも所得税は、その年の年間所得に対して課されるものなので、1年の給与所得が確定する12月頃にならなければ正しい金額を算出することができないのです。そのため年末調整を行い、概算で天引きしていた所得税を正しく算出する必要があります。
その結果、これまで天引きしていた金額が正しい所得税額よりも多かった場合は還付金を支払い、少ない場合は給与から差し引いて調整します。

関連記事:年末調整とは|確定申告との違い、対応方法、注意点など基礎からわかりやすく解説!

関連記事:所得税の計算方法は?計算例・注意点をあわせてわかりやすく解説!

1-2. 年末調整の対象者

年末調整は全従業員が対象となります。雇用形態に関係なく、アルバイトやパート社員などの非正規社員も含むので注意が必要です。
なお、以下のような方は年末調整の対象外となります。

  • 海外に転勤した方
  • 死亡退職した方
  • 12月の給与などを支給したあとに退職した方

また、1人の従業員に対して年末調整を行えるのは1社のみです。複数の仕事を掛け持ちしている従業員がいる場合は、自社を含めどの職場で年末調整を行うかを従業員に決めてもらわなくてはいけません。
その際は、複数の仕事のうち最も収入が多い職場で行うのが一般的であることを知らせるとスムーズです。もし自社で年末調整を行うことになった場合は、前職の源泉徴収票を早急に提出してもらいましょう。
年末調整の対象者に関しては条件が複数あり、「対象なのか対象外なのかわからない従業員がいる」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方に向けて、当サイトでは、対象者を図で理解できる資料を無料でお配りしています。

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2. 年末調整のやり方(手順)

手順

ここからは年末調整の手順を紹介します。

2-1. 給与総額と徴収金額を算出する

まずは従業員の1年間の給与総額と、源泉徴収した徴収税額の総額を計算します。年末調整をするタイミングで12月分の給与や賞与が未払いであっても、支給額が確定していれば問題ありません。
また、年の途中で入社した従業員がいる場合、前職でこの1年に給与の支給を受けていればその分も年末調整の対象になります。そのため、前職と合わせて年末調整を行います。

2-2. 給与所得控除後の金額の算出

給与所得控除とは、必要経費として給与から差し引くことができる控除のことで、所得税の算出に必要です。①で算出した給与総額から給与所得控除を差し引いて、給与所得控除後の金額を算出します。

2-3. 各種所得控除の合計額の算出

各種所得控除額の算出には、従業員に以下の6つの書類を提出してもらう必要があります。

  • 扶養控除等(異動)申告書
  • 配偶者特別控除申告書
  • 自社の給与・賞与からの社会保険料控除額の情報
  • 従業員が加入する生命保険・地震保険などの保険料控除証明書
  • 給与・賞与以外で支払った社会保険料の保険料控除証明書
  • 住宅ローン控除のための住宅借入金等特別控除証明書

これらの書類をもとに、所得控除の合計額を算出します。

2-4. 課税給与所得金額の算出

課税給与所得金額とは、正しい所得税を算出するためのもととなる金額です。②の給与所得控除後の金額から各種所得控除の合計額の算出を差し引くことで求めることができます。なお、1,000円未満の端数は切り捨てとなるので注意しましょう。

2-5. 算出所得税額の算出

国税庁の公式サイト「算出所得税額の速算表」を参考に、④の課税給与所得金額から以下の紹介する国税庁のホームページを参考にして算出所得税額を計算します。
計算方法や計算式の詳細は以下のリンクをご確認ください。
参照:「算出所得税額の速算表」|国税庁

2-6. 住宅ローン控除額の控除と年調所得額の算出

2年目以降の住宅ローンについては年末調整で控除が可能です。⑤の算出所得税額から住宅ローンの控除額を差し引くと年調所得税額を求めることができます。
なお、1年目の場合は従業員本人による確定申告が必要です。

2-7. 年調年税額の計算と過不足額の還付・徴収

⑥で求めた年調所得税額に102.1%をかけると年調年税額が出てきます。①で算出した源泉徴収税額の総額が年調年税額より多ければ、還付として差額分を従業員に支払います。一方、少ない場合は差額分を従業員の給与から徴収します。

関連記事:年末調整の計算方法について具体例を挙げながら解説

2-8. 所得税徴収高計算書を作成する

⑦の結果を「所得税徴収高計算書」に反映して作成します。所得税徴収高計算書は、源泉徴収税を納付する際に税務署への提出が義務付けられている書類です。

2-9. 源泉所得税を納付する

1月10日までに「所得税徴収高計算書」と提出と合わせて税務署に源泉徴収税を納付します。

2-10. 源泉徴収票・法定調書合計表・給与支払報告書を作成して提出する

年末調整は従業員に還付・徴収して終わりではありません。年末調整後に行う処理もあるので、以下3つの書類を作成して各機関に提出しましょう。

  • 源泉徴収票(給与支払報告書)を作成する
  • 法定調書合計表と源泉徴収票を税務署に提出する
  • 給与支払報告書を各従業員の所在地である市区町村に提出する

なお、企業は従業員に対して1月31日までに源泉徴収票を交付する義務を負います。

関連記事:源泉徴収票の作成方法|年末調整や給与所得の計算方法を図解で説明

関連記事:給与支払報告書とは?書き方や提出方法をわかりやすく紹介

3. 年末調整を進めるうえでの注意点

注意点

年末調整を進める際の注意点を2つ紹介します。

3-1. マイナンバー記載が必要

2016年以降、年末調整では従業員のマイナンバー(個人番号)の記載が必要な書類があります。一部例外を除きますが、「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」には給与所得者本人、控除対象配偶者及び控除対象扶養親族等などのマイナンバーを記載しなければなりません。

3-2. 最新のルールを確認する

先述したマイナンバーのように、その年によって年末調整のルールが変更になることがあります。直近では令和2年度に所得税に関わる制度が改正され、毎年同じ処理方法では正しく年末調整できないこともあります。
年末調整を行う際は、国税庁のウェブサイトなどで最新の情報を確認し、正しく処理するよう心がけましょう。所得税計算などでミスが起こると、会社に対してペナルティが課されることもあるので注意が必要です。

関連記事:年末調整の変更点を年度別にわかりやすく解説

4. 年末調整は所得税の過不足を正しく精算するための大切な手続き

グッドサイン

本記事では年末調整のおおまかな概要や流れなどを説明しましたが、実際に処理を行うとなると手間のかかる大変な業務です。
また、従業員に還付・徴収を行うので正しい処理が求められ、税務署などへの書類提出も滞りなく済ませることが必要なため、プレッシャーを感じる人もいるでしょう。
さらに、年末調整に関する税率や計算方法は年々複雑化する傾向にあります。毎年最新の情報を確認し、従業員一人ひとりに対して正しい処理を行うことが難しくなっています。
今後も年末調整を行う部署の負担が増すことは明らかです。早い段階で給与管理システムの導入を検討し、正確で負担の少ない年末調整を実現させましょう。

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