クラウド型タイムカードで勤怠管理を効率化｜11サービスを紹介

クラウド型のタイムカードを活用すれば、従来の紙のタイムカードで打刻や集計をおこなうような属人的な管理から脱却し、Web上で打刻や集計をおこなうことが可能です。導入することで、勤怠管理にかかる手間を削減できるでしょう。

本記事では、人気が高まっているクラウド型のタイムカードを使うメリットや、オススメのサービスを紹介します。

 

1. クラウド型のタイムカードとは？

クラウド型タイムカードとは、従業員の出退勤時刻や残業時間などをオンライン上で管理できるシステムのことです。一般的には勤怠管理システムなどとよばれることが多いでしょう。

紙のタイムカードの場合は、従業員が日々タイムレコーダーで打刻し、担当者が手作業で集計する必要がありました。打刻のために行列に並んだり、電卓やエクセルで集計したり、勤怠管理に多くの手間がかかるケースも多いでしょう。

一方、クラウド型のタイムカードであれば、パソコンやスマートフォンから打刻できるため、わざわざタイムレコーダーの前に並ぶ必要はありません。また、労働時間や残業時間は自動的に集計されるので、担当者の負担を軽減することも可能です。

1-1. クラウド型のタイムカードを利用すべき企業

以下のような企業は、クラウド型のタイムカードを利用すべきでしょう。

• 従業員数が多い
• リモートワークを採用している
• 直行直帰が多く発生する

従業員数が多い大企業の場合、紙のタイムカードを手作業で集計すると、かなりの時間がかかってしまいます。ヒューマンエラーによる修正に手間がかかるケースも多いでしょう。

また、リモートワークを採用している企業や、直行直帰する従業員が多い企業にも、どこにいても打刻できるクラウド型タイムカードがおすすめです。

2. クラウド型タイムカードを導入する3つのメリット

クラウド型タイムカードには、パソコンやスマートフォンから打刻できる、運用にかかるコストが少ないなどのメリットがあります。導入することで、集計の手間や担当者のストレスを減らせるでしょう。

以下、クラウド型タイムカードのメリットについて詳しく解説します。

2-1. パソコンやスマートフォンを使って社外からでも打刻できる

近年になって、フレックスタイム制や時短勤務など、さまざまな勤務体系で働いてる社員が増えつつあります。職種や業種によっては、会社にいる時間がほとんどない社員も多いのではないでしょうか。

パソコンやスマートフォンを利用した打刻方法であれば、社内のタイムレコーダーで打刻をしなくとも、位置情報サービスなどと連携をして正確な打刻が可能です。

※参考：『GPS打刻』をもっと詳しく！ ▶︎GPS打刻とは｜GPS機能の勤怠管理システム・アプリのメリット

また、オンラインサービスでの打刻について、セキュリティ面が不安だと感じる担当者もいるかとは思いますが、クラウドのセキュリティは書面や社内のファイルサーバーなどに比べても厳格な管理体制が整っており、データの暗号化、多要素認証、不正アクセスの監視などの対策が施されています。そのため、安全面もクリアといえるでしょう。

社員が打刻した情報はすぐに管理者画面で確認できるため、管理者にとっても安心できるのではないでしょうか。

2-2. 作業時間を短縮できる

社員にとっては嬉しい柔軟な勤務体系ですが、管理が複雑になり、勤怠状況の確認が難しくなることも多いでしょう。しかし、集計作業を自動化できるクラウド型タイムカードを使えば、管理業務を効率化することが可能です。

とくに計算が難しくなるのが残業時間ですが、なかには残業時間の上限に達する前に警告してくれるサービスもあります。また、有給休暇の取得状況を管理できるなど、管理側から社員一人ひとりに通知する手間も省けて、作業の効率アップを図ることができます。

※参考：勤怠管理の方法とは？働き方改革や在宅勤務に対応した方法を解説

2-3. システム導入・運用にかかるコストが少ない

クラウド型のサービスだから実現ができる最大のメリットは、システム導入・運用などのコストがあまりかからないということです。

クラウド以外の新しい管理システムを導入するには、初期費用やサーバーの設置、定期的なシステムのメンテナンスなどにコストがかかってしまいます。

しかし、クラウドサービスならサーバー管理やシステム運用、人件コストを削減でき、自動的に最新版へのアップデートもおこなわれるので、コストを最小限に抑えることができます。

※参考：勤怠管理システムとは？特徴や活用メリット、システムをご紹介

3. クラウド型タイムカードを導入するデメリット

さまざまなメリットがあるクラウド型タイムカードですが、以下のようなデメリットもあるため注意しましょう。

3-1. コストがかかる

メリットの項目で紹介した通り、クラウド型タイムカードの導入・運用コストはそれほど高額ではありません。人件費を減らせるため、トータルで考えると経費削減につながるでしょう。

とはいえ、初期費用や月額費用などは発生するため、自社の予算に合っているか確認しておくことは重要です。また、多くの機能が付いているシステムほど高額になる傾向があるため、必要な機能を明確にしたうえで最適なサービスを選びましょう。

3-2. 運用ルールを設定する必要がある

クラウド型タイムカードを導入するなら、新しい運用ルールを策定しなければなりません。紙のタイムカードとは異なるため、パソコンやスマートフォンから打刻できること、打刻すべきタイミングなどを従業員へ周知しておくことが大切です。

従業員への説明が不足していると、せっかく便利なシステムを導入してもうまく活用されず、コストが無駄になってしまう可能性もあります。

4. クラウド型タイムカードを利用するには

クラウド型タイムカードを用いた勤怠管理へ移行するには、『長期的に見たコスト削減』や『業務の効率性』を考えて、自社に適したシステムを選ぶことが重要です。

また、現行のタイムカードから変更する場合は、その移行の過程でもさまざまな対応が必要となります。従業員用の利用マニュアルの作成や、勉強会なども必要かもしれません。

導入に当たっては、いくつかの事業部からスモールスタートをしたり、無料体験から始めて業者に相談しながら進めたりするなどの対応が求められます。

いくつか主要なクラウド型タイムカードを下記にまとめているので、ぜひ参考にしてください。

※参考：クラウド型勤怠管理システムとは｜クラウドのメリットと選ぶポイント

5. 人気のクラウド型タイムカード11選

クラウド型タイムカードも、最近はニーズが高まり、いくつものサービスが存在します。

HR NOTEでは、国内ほぼ全ての勤怠管理サービスをまとめています。今回はこちらから11のサービスを紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

5-1. ジンジャー勤怠

 

【特徴】

• PC、スマホ、タブレットはもちろん、ICカード、GPS、ビジネスチャットツールのchatwork、slackでの打刻にも対応。
• 従業員の労働時間をリアルタイムで管理。残業時間が超過しそうな場合は従業員・管理者に自動アラートが出る。国内初、勤怠実績をもとにAIが従業員エンゲージメントを測定する機能も搭載。
• オプション料金なしで多様な機能が利用可能。電話、メール、チャットでのサポートも無料。有料オプションでは専任のサポートがつき、導入・運用にコミュニケーションコストがかからない。

【料金】 初期導入費：300,000円～ 1ユーザーあたり：400円/月 無料トライアル実施中

1分でわかる！ジンジャー勤怠

5-2. SmileWORK：ピっと出勤しっかり管理

【特徴】

• ICカードリーダーにタッチするだけで、出退勤の処理が完了。携帯電話やスマートフォンで出退勤も可能。
• 手集計とのコスト比較はもちろん、タイムレコーダーや他の勤怠管理システムの費用と比べても低コストを実現。
• 専用の管理画面より全スタッフの出勤状況をリアルタイムで確認できる。

【料金】 初期導入費：ICカードリーダー3,500円／台 1ユーザーあたり：300円/月 SWデータ送信端末：3,000円／月（拠点ごとによる）

5-4. キングオブタイム：働き方が変わる勤怠管理システム

【特徴】

• お手持ちのPCとインターネットだけで、かんたんで高度な勤怠管理をおこなうことが可能。
• ユーザーの職場環境に合わせた打刻機器を用意。勤怠管理だけでなく、休暇管理、各種申請など機能が充実。
• 大阪・大分の2拠点に専門のスタッフを用意し、ユーザーを待たせない体制を整えている。

【料金】 初期導入費：0円（※初期契約費用は必要なく、導入拠点数分の打刻機器台のみ） 1ユーザーあたり：300円／月 30日間の無料トライアル実施中

5-5. sociaクラウド

【特徴】

• 1,200社以上に利用されているトータル人事システム。 コンプライアンスに従って、従業員の労働時間や休暇取得などの勤務状況をあらゆる角度から把握。
• 社員一人一人の出退勤時刻、残業時間をWebでリアルタイムに参照。これらの情報は自動計算、データは毎日蓄積される。
• 人事管理・勤怠管理・給与計算といった人事部門で必要な機能を全て搭載しているため、人事・管理部門の人材がまだ少ないスタートアップ企業や小規模の企業におススメ。

【料金】 初期導入費：0円 月額：70,000円

5-6. 奉行Edge勤怠管理クラウド

【特徴】

• 従業員の勤怠報告と総務部門の集計業務をクラウドでつなぐことで、一連の勤怠管理を自動化！勤怠管理の作業時間を9割削減することも可能。
• 幅広い業種や就業ルールに柔軟に対応。打刻・申請承認の入力・確認から勤怠集計・残業計算、休日・休暇管理、管理資料作成まで、勤怠管理のあらゆる業務が手間なくおこなえる。
• 勤務間のインターバル不足やメンタル不調の兆候を自動検出し、リスクマネジメントの業務負荷を軽減。労働基準法の改正にも確実に対応できる。

【料金】 初期導入費：110,000円（税別） 126,000円～／年（税別） ※従業員数30名まで

5-8. ネクストICカード

【特徴】

• 勤怠管理、交通費精算、経費精算から必要な機能を選んで使用。利用開始はたったの3ステップ！「ICカードを用意、初期設定する、ICカードを端末にかざす」だけで完了。
• 使い勝手を最優先に考え、ホームページ制作のノウハウを生かして「見やすく、使いやすい」勤怠管理を実現。毎月おこなう精算や集計などの業務効率化に威力を発揮！
• 導入した月から作業時間が10分の1に、総コスト90％削減も可能！申請書の作成や確認の負担も軽減。サポートを専任のコンサルタントが担当し、ずっと無料で利用できる。

【料金】 基本料金：10,000円／月（税別）※2拠点以上は別途お見積り 月額200円～／1ユーザー

5-9. ジョブカン

【特徴】

• ICカード打刻、指静脈打刻、モバイル打刻など、多彩なシーンに対応。
• シフト管理、出勤管理、スタッフ管理、データ集計が簡単におこなえる。
• 細かな勤怠ルールに対応する豊富な機能。

【料金】 初期導入費：0円 1ユーザーあたり：200円~/月 無料体験キャンペーン中

5-10. CLOUZA

【特徴】

• パソコンまたはタブレット端末からCLOUZAの専用サイトにアクセスするか、タイムレコーダーアプリをインストールすれば、簡単に出勤や退勤などの打刻が可能。
• 管理画面からは、1つの画面で打刻情報や勤怠集計結果を把握できる。
• 主要な給与計算ソフト（弥生給与、PCA給与、給与奉行、給与大臣NX、給料王）に対応しており、簡単に給与計算ソフトと連携できる。

【料金】 初期導入費：0円 1ユーザーあたり：200円/月 30日間無料トライアル実施中

6. クラウド型タイムカードを活用して勤怠管理を効率化しよう！

今回は、クラウド型タイムカードのメリット・デメリットや人気のシステムなどを紹介しました。

クラウド型のタイムカードには、多くのメリットがあります。また、企業独自の要望に沿った勤怠管理システムを利用したい場合でも、比較的低コストでサービスが受けられ、強固なセキュリティを実現できます。

「管理システムを見直したいのになかなか検討できない」という担当者は「どのような機能があれば便利なのか？」をリストアップしてみると、旧来のタイムカードを見直す良い機会になるかもしれません。

また、現在では国内でも勤怠管理システムは数えきれないほど存在します。なかには、無料で始められるものや機能別で業界に特化したものなどさまざまな勤怠管理システムが登場してきました。

勤怠管理に悩んでいる人事担当者は、以下の記事なども参考にしながら導入を検討してみてください。

※参考：勤怠管理システム53サービス比較！特徴・料金・機能・メリットを紹介