従業員が退職する際に人事が対応しなければいけない手続が、社会保険の資格喪失届の提出です。

会社の経営者や事業主、人事担当者などは社会保険の資格届の概要や手続きなどを必ず理解しておくことが必要です。本記事では、従業員が離職する際に欠かせない、社会保険の資格喪失届についてご紹介いたします。

1｜社会保険の資格喪失届とは？

社会保険の資格喪失届とは、従業員が解雇、退職、死亡などの理由により「健康保険」及び「厚生年金保険」の資格を喪失するときに、手続が必要になる書類です。

「資格喪失届」と呼ばれることが多いため、正式名称は「被保険者資格喪失届」となっています。

万が一、転職を期に退職をされる従業員の資格喪失届の届け出が遅れてしまうと、転職先での健康保険証の交付が遅れるので、事業主は手続、及び提出を速やかにおこなうようにしなければいけません。

2｜社会保険の資格喪失届の必要書類と記入方法

従業員が退職する場合、健康保険と厚生年金保険の手続が必要になります。事業主は資格喪失届を日本年金機構および加入している健康保険組合に提出をする必要があります。

また、資格喪失届と同時に健康保険証の提出をおこなわなければいけないので、退職の際に従業員から返却していただくようにしましょう。

資格喪失届の届出用紙は日本年金機構及び健康保険組合のホームページからダウンロードすることができます。記入例も同時に記載されているので、記入方法がわからない担当者は、下記リンクを参考にしながら記入をしてみてはいかがでしょうか。

エクセルやワードを用いてPC上で入力が可能なフォーマットの用紙もありますが、手書きでも記入が可能です。

3｜社会保険の資格喪失届の提出方法

社会保険の資格喪失届を提出するまでの流れをご紹介します。

1.社会保険の資格喪失届の作成

日本年金機構や加入している健康保険組合の資格喪失届の記入書類を準備して、記入を進めていきます。

記入する内容としては、事業所整理番号、被保険者整理番号、氏名、生年月日、種別、基礎年金番号、資格喪失年月日、資格喪失理由、基準報酬額（月額）被保険者証回収区分、扶養の有無そして備考として退職年月日を記入していくことになります。

2.退職者から保険証を提出してもらう

社会保険の資格喪失届を提出する際には、被保険者証（保険証）の添付が必要なので、退職者に被保険者証の提出をしてもらいましょう。

協会けんぽの保険証であれば、その保険証と資格喪失届を事業所の管轄の年金事務所に提出し、健康保険組合に加入している事業所であれば、その保険証を健康保険組合に提出します。

何らかの理由で被保険者証が回収できない場合は「健康被保険者証回収不能・紛失届」を別途作成して、添付することが必要となります。

提出方法としては、各事務所の窓口での提出、電子申請、郵送での提出も可能です。

資格喪失届は、従業員が退職をした翌日から5日以内に、年金事務所および事業所が加入している健康保険組合に提出ををしなければいけません。

資格喪失届は必ず、正副二部作成して提出しましょう。窓口提出の場合は、その場でコピーをして処理をしてくれることもありますが、できるだけ窓口の負担を減らすよう心がけ、二部作成して提出することを心がけるといいでしょう。

また、急ぎの場合は窓口に直接提出することをおすすめします、郵送の場合投函から会社控えの資格喪失届が戻ってくるまで1週間程度かかることがあります。

4｜社会保険の資格喪失届を提出する際に気を付けなければいけないこと

資格喪失届は、基本退職日から5日以内に提出することになっているので、速やかに提出をしましょう。

また、健康保健証は被保険者資格喪失届に添付して提出するのが基本ですが、何らかの事由で、退職者から返却されない場合は、健康保険被保険者証回収不能・滅失届を提出すれば、健康保健証を添付しなくても大丈夫です。

資格を喪失する対象の従業員が、継続して保険の加入を希望されている場合に、健康保険に継続して加入することも可能です。

資格喪失日の前日（退職日）までに継続して2ヶ月以上の被保険者期間があり、（退職せず、勤務時間・日数の減少により健康保険の資格を喪失した場合も該当します。）資格喪失日から20日以内に「任意継続被保険者資格取得申出書」を提出すると、任意継続被保険者資格が取得できますので、被保険者から依頼があった場合は、この届出用紙も作成が必要となります。

5｜社会保険の資格喪失届の提出後にしなければならないこと

社会保険の資格喪失届の控えは、必ず一箇所に保管をするようにしましょう。労働基準監査局などの調査で提出を求められる場合があります。

また、社員名簿や社会保険台帳に退職日と退職事由を明記しておくことをおすすめします。当該従業員が、被保険者番号などを問い合わせてくる場合や、社会保険事務所などから問い合わせがある場合もあるので、簡単に調べられるようにしましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
社会保険の資格喪失届は、従業員の退職の際に人事および総務が対応しなければいけない手続の1つです。

従業員が安心して仕事をするうえで社会保険は重要です。従業員が転職をする際などに資格喪失届の手続をスムーズに進めることができないと、対象者の次の職場での社会保険の対応が遅れることもあります。

また、健康保険組合によっては手続方法などが少し異なる場合もありますので、各事業所ごとに加入をしている組合に直接問い合わせるなどして、正しい手続方法を確認したほうがよいでしょう。