残業を削減する方法は？効果的な取り組みやアイデアをまとめて紹介

働き方改革の推進や人件費削減のため、残業を減らしたいと考えている企業は多いでしょう。過剰な残業が発生すると、従業員の健康状態が悪くなったり、不満が増えたりしてしまいます。

しかし、どのような方法で残業を削減すればよいか悩んでしまうこともあるでしょう。この記事では、残業を削減するための具体的な方法やアイデアをまとめて紹介します。残業削減を検討している場合は、ぜひ参考にしてください。

関連記事：残業とは｜残業の割増賃金の計算方法や残業規制による対策法も

1. 残業削減の取り組みが重要視されている背景

 

残業を削減する取り組みは、社会全体で重要視されています。ここでは残業削減が求められている背景を紹介します。

1-1. 残業時間の上限が定められた

2019年4月に労働基準法が改正されたことにより、残業時間の上限が定められました。36協定を締結した場合でも、残業時間の上限は月45時間・年360時間です。特別条項付きの36協定を結ぶことで上記の時間を超えて働かせることは可能ですが、以下の基準を守る必要があります。

• 時間外労働は年720時間以内とする
• 時間外労働と休日労働時間の合計は月100時間未満とする
• 時間外労働と休日労働時間の2〜6ヵ月平均は全て80時間以内とする
• 時間外労働が月45時間を超えるのは年6回までとする

上限を超えると、30万円以下の罰金、または6ヵ月以下の懲役が科せられる恐れもあるため、企業としてはしっかりと対策して残業を削減しなければなりません。

参照：時間外労働の上限規制｜厚生労働省

1-2. 残業に対する割増率が引き上げられた

従業員に残業をさせた場合、企業はその時間に応じた割増賃金を支払わなければなりません。とくに残業が月60時間を超えると、割増率が通常の25％から50％になるため、より多くの人件費が発生します。

中小企業においては、割増率を50％にする措置に対する猶予期間が設けられていましたが終了し、2023年4月以降は50％の割増率で計算しなければなりません。残業が増えすぎると経営状況に大きな影響を与えるため、適切な対策を講じることが重要です。

参照：月６０時間を超える時間外労働の割増賃金率が引き上げられます｜厚生労働省

2. 残業を削減する8つの方法

主な残業削減の取り組みとして、以下の8つを紹介します。

2-1. ノー残業デーの導入

ノー残業デーとは、毎週水曜日など、会社が定めた曜日に従業員を一斉に退社させることで残業を減らし、業務の効率化を進める取り組みです。

残業対策として、かなり知名度のある取り組みです。従業員にとっては、残業が減ることや、早く帰れるためモチベーションアップにつながるなどのメリットがあり、会社にとっては人件費削減のメリットがあります。

関連記事：ノー残業デーの効果とは？メリット・デメリットや成功のコツをわかりやすく解説！

2-2. 残業を事前申請制にする

残業をおこなう際に、本人が上長や管理職へ残業申請をおこない、それが認められた場合のみ残業をおこなうことができる制度です。

これにより不要な残業が削減されるだけでなく、どの部門で、どのような理由により、どの程度の残業が発生しているかといった実態を把握できます。さらに、残業削減のために従業員に指導をおこなって、業務の効率化を進めることもできるでしょう。

関連記事：残業申請制の運用ルールとは？申請書の項目やルール設定の流れを解説

2-3. 人事評価制度と残業時間の連動

管理職の人事考課の項目に「部下の残業時間」を組み込むことにより、残業時間の管理についても考慮に入れて管理職の評価を決めるという制度です。

部下の残業時間が多すぎると管理職の評価にも影響するので、管理職は部下の残業時間に気を配るようになり、一人ひとりの残業時間の削減に取り組むようになるでしょう。

また、管理職だけでなく、一般社員の人事考課にも「自分の残業時間」を組み込んでいる会社もあります。

2-4. 業務のローテーション化

従業員一人ひとりが特定の仕事を受け持つのではなく、各従業員がさまざまな業務に携われるように担当の仕事をローテーション化します。

その結果、わかる範囲であれば、自分の担当以外の仕事をフォローできるようになり、特定の従業員に残業が偏ることを防止できます。また、従業員同士のコミュニケーションが活発になるので、チームワークが向上し、業務の効率化を図れるでしょう。

2-5. 業務の一部をアウトソーシングする

業務の一部をアウトソーシングすることも、残業を削減する方法の一つです。なかなか残業が減らない場合、従業員が不足していることも考えられます。ただ、新しい人材を採用するためにはコストや時間がかかるので、業務の一部を外部の企業に委託することで、コストを抑えつつ業務負担を軽減することができます。

2-6. 残業削減のアイデアを募集する

トップダウンで残業削減を進めるだけではなく、従業員から残業を減らすアイデアを募集するのもよいでしょう。現場の実情をよく知らない経営陣や上司が残業を削減しようとしても、うまく進まなかったり、従業員から反発を受けたりするケースがあります。

実際の業務量や現状の課題をよく把握している従業員から意見を聞くことで、残業削減につながる効果的なアイデアが得られる可能性もあります。また、現場の従業員が考えたアイデアであれば、他の従業員にも受け入れてもらいやすいでしょう。

2-7. 上司が率先して残業を減らす

上司が率先して残業を減らすことも重要です。上司が残業しているから先に帰りにくい、という従業員も多くいます。いわゆる付き合い残業が発生すると、無駄な人件費が発生するだけではなく、疲れて生産性が低下することもあります。

無駄な残業は避け、できるだけ早く帰るように上司を指導しておけば、社内が自然と残業をしない雰囲気になっていくでしょう。

2-8. 残業チケット制を導入する

残業チケット制とは、事前に一定時間分の残業チケットを配布し、残業をするたびにチケットが減っていく仕組みのことです。残業チケットがなくなった場合、その月は残業をできなくなります。

たとえば、10時間分の残業チケットを配布した場合、従業員は10時間しか残業をすることはできません。従業員は「本当に必要なタイミングでのみ残業をしよう」という意識になり、優先順位を考えながら仕事を進め、残業を抑制するようになるでしょう。

3. 残業削減の取り組みがうまく進まない理由

 

残業を削減しようとしても、うまく進まないこともあるでしょう。以下のような理由があると、残業削減が進まなくなるため注意が必要です。

3-1. 残業が評価される社風になっている

残業が評価される社風の場合、なかなか残業を減らすことはできません。たとえば、「残業 = 仕事熱心」のような意識が根強く残っていると、高い評価を得るために残業をしようとする従業員が増えてしまいます。急ぎの仕事ではなくても、無理に残って働く従業員もいるかもしれません。

また、長い時間働くほど評価が上がるといった評価制度の場合、残業を減らすことは難しいでしょう。以上のように社内の雰囲気や制度が原因で残業が減らないケースもあるため、必要に応じて意識改革や評価制度の見直しを進めることが大切です。

3-2. 勤怠管理が徹底されていない

勤怠管理が徹底されていないことも、残業が減らない原因の一つです。そもそも勤怠管理を怠っていると、どのくらいの残業が発生しているのか、どの部署の残業が多いのか、といった課題を把握できません。課題が明確にならないと適切な対策を立てることが難しく、残業を減らすことはできないでしょう。

勤怠管理によって従業員ごとの労働時間を管理することは企業の義務です。タイムカードや勤怠管理システムなどを活用して、実際の残業時間を把握したうえで、適切に取り組みを進めていきましょう。

3-3. 無駄な業務が多すぎる

無駄な業務が多すぎたり、非効率な方法で作業していたりすると、なかなか残業を削減することはできません。過剰な残業が発生している場合、まずは社内の業務を洗い出すことが必要です。そのうえで、無駄だと思われる業務を排除したり、システムの導入により効率化したりする必要があります。

3-4. 仕事が属人化している

仕事が属人化していることも、残業削減が進まない理由の一つといえるでしょう。仕事の属人化とは、特定の従業員にしかできない作業が多く、その人がいないと仕事が進まない状態のことです。仕事の属人化が進むと、特定の従業員に負担が集中し、残業が発生しやすい状況に陥ります。

先ほど紹介したローテーション化を図ったり、マニュアルを作成して他の人が手伝える状況をつくったりしながら、属人化を防止していきましょう。

4. 残業削減の取り組みを進めるメリット

残業を削減することには、従業員のワークライフバランスの確保、人件費の削減などのメリットがあります。以下、それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

4-1. ワークライフバランスの確保

従業員のワークライフバランスを確保できることは、残業削減を進める大きなメリットです。過度な残業を抑制することで、従業員はプライベートの時間を充実させることができます。しっかりとした休息を取ることでリフレッシュできるのはもちろん、心身の健康とモチベーションを保ちながら効率よく働くことも期待できるでしょう。

4-2. 人件費の削減

残業を減らすことは、人件費の削減につながります。法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超えて働かせる場合は割増賃金が発生するため、通常の労働よりも多くのコストがかかります。さらに光熱費なども増えてしまうため、企業全体の利益がなかなか上がらないケースもあるでしょう。無駄な業務を排除したり、DX化を促進したりして、できるだけ残業を減らすことが大切です。

4-3. 離職率の低下

残業を削減すれば、離職率が低下することも期待できます。過度な残業が続くと心身の健康状態が悪化するだけではなく、モチベーションやエンゲージメントの低下につながる可能性もあります。働く意欲が低下することで転職を考える従業員も出てくるため、しっかりと対策を講じましょう。

4-4. 企業のイメージアップ

残業を減らすことで、企業のイメージアップを図ることも可能です。求職者は、賃金や福利厚生だけではなく、働き方や残業の有無などにも注目して企業を選んでいます。残業が少ないことをアピールできれば、ホワイト企業という印象が強くなり、求職者に選んでもらえる可能性が高くなるでしょう。

5. 残業削減に失敗した取り組み

残業を減らすことには多くのメリットがありますが、注意すべき点もあります。ここでは、残業削減の失敗例について紹介します。

5-1. ノー残業デーのしわ寄せが増えた

ノー残業デーを設けて週1日だけ残業を削減しても、仕事の総量は減りません。

むしろ、ノー残業デーに残業できない分の仕事を別の日に残業したり、持ち帰って仕事をしたりすることになってしまい、ノー残業デーのしわ寄せが発生してしまう場合もあります。

これは、残業の根本的な原因を見極めずに場当たり的な残業対策をおこなってしまった結果です。残業そのものを減らすためには、根本的な原因を見極めて業務の効率化を図ることが必要です。

5-2. 正確な勤怠管理をせずに対策をおこなう

正確な勤怠管理がおこなわれていないと、残業の根本的な原因を見つけることはできません。

従業員一人ひとりの出勤時間、退勤時間が本当に正しいものなのかをしっかりと把握するとともに、必要であれば勤怠管理システムの導入を検討するべきです。

勤怠管理システムを活用すれば、各従業員や各部署の残業時間を正確に把握できるため、状況を見極めたうえで、業務の再配分や人員の補充といった適切な対策を検討することができます。

関連記事：残業時間の適切な管理方法を企業が抱える課題とあわせて解説

5-3. 残業削減が従業員のストレスになってしまった

残業削減の取り組みを進めることで、従業員がストレスを感じるケースもあるため注意が必要です。たとえば、業務量は変わらないにもかかわらず、時間内に仕事を終えるように指示されることで、疲労感が増してしまうケースもあります。残業削減を図るときは、業務プロセスの改善や無駄な事務作業の排除など、従業員の負担を減らすような取り組みを一緒に考えることが必要です。

6. 適切な残業削減方法により生産性を高めよう！

今回は、残業を削減するための方法や残業削減のメリットなどを紹介しました。残業対策は、正しくおこなえば従業員の負担を減らし、人件費の削減もできる一石二鳥な手段です。企業のイメージアップにもつながるでしょう。ただし、正しい方法で残業を削減しないと、持ち帰り仕事が増え、従業員の負担やストレスが増えてしまう可能性もあります。

残業対策にはノー残業デーの導入や残業の事前申請化など、さまざまな手段がありますが、残業を減らすために共通して必要なことは、残業の根本的な原因を突き止め解決することです。そのためには従業員の勤務状況を正確に把握することが必要であり、便利なシステムなどを活用して効率的に勤怠管理を実施しましょう。