役員に関する経費精算の基礎｜チェックすべき項目など取り扱いに関してわかりやすく解説

経理初心者にとって、役員が立て替えた経費精算の取り扱いは悩みどころのひとつです。経費として落とせるものと、落とせないものを判断するには、ある程度の基準を理解している必要があります。

この記事では、実際の業務で役立ててもらえるよう、役員の経費精算時の判断基準やチェックすべき項目などをわかりやすく紹介します。ぜひ参考にしてください。

1.経費にできるかどうかの判断基準

役員が立て替えた費用を、経費として落とせるかどうかの判断基準は、損金に算入できるかどうかです。損金とは、法人税を計算する際、会社の支出のうち、経費として計上されない売上原価や費用、損失の部分を指します。損金に算入できれば経費として計上できるため、課税対象とならず、法人税の削減効果が期待できます。

ここでは、役員に関わる損金算入の可否について具体的に説明します。

1-1.役員の給与や賞与

まずは、役員給与や賞与が損金に算入可能となるための具体的な要件を説明します。

役員給与はその名のとおり、役員に対し、労働の対価として定期的に支払われる報酬です。以下の要件のいずれかを満たせば、損金算入可能になり、経費として計上できます。

・定期同額給与：毎月固定で同額の額が支払われる
・事前確定届出給与：事前に税務署に届け出がなされていて、決められた時期に支払われる
・利益連動給与：利益が出た場合に支払われる

一方、役員賞与は臨時に支給される賞与です。本来、役員賞与は損金算入不可の扱いですが、決められた支給時期と賞与額が、会計年度開始から4カ月目までに所轄税務署に届けられており、その届出内容どおりに支払われるかぎりは損金算入可能になり、経費計上できます。

1-2.同族会社との取引

同族会社との取引は、基本的に損金として算入不可です。

なお、ある会社が、同じグループ内の別の会社の発行済み株式のすべてを直接あるいは間接的に保有している場合、両社は100%完全支配関係にあるものとみなされます。

完全支配関係にある会社同士は一体的経営体制が敷かれているという考え方の下、グループ内で発生した取引に適用されるのが、グループ法人税制です。資本金の大小に関わらず、グループ内のすべての会社に対し、強制的に適用されます。

同族会社間での取引は複雑化しやすいため、経理業務を行う際は、一定のスキルを持った社員が担当するなど、注意が必要です。

1-3.寄付金

法人による寄付金は、税金対策として無制限に経費計上される状況を避けるために、一定金額を超えると損金算入が認められない仕組みになっています。例外なのは、国または地方公共団体に対する寄付で、全額損金として算入が認められています。

1-4.罰金

罰金は罰則としての意味合いが薄れるのを避けるために、原則的に損金として算入できません。例えば、役員が業務中に駐車違反をした場合、課せられる罰金は損金算入できないため、経費に計上できません。

税金に関わる罰金も同様で、例えば、国税や地方税を支払期限までに支払わなかった場合に課せられる延滞税は、損金として認められません。ただし、社会保険を延滞した場合に課せられる延滞金は別で、損金として算入可能です。

1-5.債務が確定している費用

売上原価や販売費、一般管理費やその他の収入金額を得るため直接要した費用として、年度末までに債務が確定している費用は、別に定めがあるものを除き、損金として算定可能であり、経費として計上できます。債務が確定しない賞与引当金繰入額、退職給付引当金繰入額、貸倒引当金などは、損金算入不可の扱いとなります。

1-6.接待交際費

接待交際費は、法人税法では「交際費等」に該当します。国税庁の定義によると、交際費、接待費、機密費やその他の費用が含まれ、法人がその得意先や仕入れ先、その他関係者に対して接待や供応、贈答などの行為を行う際に支払う出費を指します。

接待交際費は損金不算入のため、経費計上できないのが原則です。しかし、1人あたりの出費が5,000円以下に収まる場合の交際接待費は、損金算入可能です。また、事業規模、たとえば資本金額などが一億円以下の中小法人と、資本金額1億超の大法人などの違いによって、損金参入可能な金額が変わります。

2.役員の経費精算の取り扱い

役員が内部・あるいは外部で活動する中で、さまざまな出費が発生します。役員が立て替えた費用を経費精算する際の取り扱いは、用途に応じて基本的に次の2つに大別されます。

業務上生じる費用は経費として取り扱われます。業務に関連しないものは「役員給与」として取り扱われます。

例として、業務のために国内出張した際、現地のレストランで取引先役員とミーティングを行った場合のコーヒー代は、経費として計上できます。一方、業務のために海外渡航した際、空き時間にプライベートの観光目的で現地ツアーに参加した場合、その参加費用は役員給与として計上する必要があります。

経費精算に関しては事前に社内で従業員の役職によって規定を設定したり、社員に正しく経費精算のルールを周知しておく必要があります。
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3.役員の経費精算でチェックすべき項目

次に、経理担当者が役員の経費精算を行う上で必ずチェックすべき項目は何か、具体的に説明します。

3-1.交際費に関わる費用

経費精算でチェックすべき交際費関連の費用は、渡切交際費、同業者団体等の会費等、社交団体の入会金等、ゴルフクラブ等の入会金などの4つに分類されます。

3-1-1.渡切交際費

交通費や旅費、接待費などの名目で、法人の業務上必要な費用として役員に前渡しされ、後日精算が行われない交際費は、渡切交際費と呼ばれます。

このうち、業務のために使用されたという実績を領収書などで証明できるもの、あるいは領収書がなくても毎月一定額が支給されるものの場合は、損金算入できます。

ただし渡切交際費は、損金算入可能かどうかにかかかわらず、給与として扱われ、所得税や住民税が課税されるため、注意が必要です。

3-1-2.同業者団体の会費等

法人が、所属する協会や連盟などの同業者団体に対して、構成員としての地位を維持するために支払う入会金は、交際費として取り扱われ、他に譲渡あるいは脱退するまでは資産として計上されます。

一方、同業者団体の運営費用などに充てられる年会費などの会費は、損金算入可能のため、経費として計上されます。

その他の会費は用途に応じて、交際費や寄付金などとして処理され、それ以外は繰越資産として処理されます。ここでの用途としては、その同業者団体が使用する会館の取得、会員相互の共済、会員相互の懇親などが挙げられます。

3-1-3.社交団体の入会金等

社交団体の入会金などは、法人会員としての入会か、あるいは個人会員としての入会かで取り扱いが異なります。なお、この場合の社交団体は、ゴルフクラブおよびレジャークラブを除きます。

法人会員として社交団体に入会した場合、入会金は資産に計上し、年会費は交際費として取り扱います。

一方、役員本人が個人会員として社交団体に入会した場合、入会金と年会費のいずれも給与として取り扱われます。例外として、個人会員として入会した理由が、その社交団体に法人会員制度がなく、その入会が業務上必要であると認められる場合、その入会金または経常会費は、法人会員としての入会ケースに含まれます。

法人会員制度が設けられていない社交団体の例として、社会奉仕活動を目的として経営者や個人事業者が会員になる、ロータリークラブやライオンズクラブが挙げられます。役員が業務上の必要性からロータリークラブあるいはライオンズクラブに個人会員として入会した場合、入会金または経常会費は、交際費として計上されます。

それ以外の負担金は、支出の目的に応じて寄付金あるいは交際費として計上されます。ただし、あくまで役員個人が負担すべきものとして認められる場合は、役員の給与として扱われます。

3-1-4.ゴルフクラブ等の入会金等

法人会員として入会した場合、入会金は資産に計上され、年会費は交際費として取り扱われます。個人会員として入会した場合、入会金も年会費も、給与として計上されます。

ただし、無記名式の法人会員枠がなく、業務上の必要性から個人会員として入会した場合は、法人会員としての入会ケースに含まれます。

一方、ゴルフプレー代金は、業務上必要とみなされる場合は交際費として計上できますが、私的な理由でプレーする場合は、給与としての扱いになります。

3-2.海外渡航に関する費用

海外渡航に関する費用に関しては、会社の業務上必要であり、通常必要と認められる部分の金額を、経費として計上できます。会社の業務上必要かどうかは、渡航の目的や渡航先、期間などを踏まえて判断されます。業務上必要ではないと判断された場合は、給与として取り扱われます。

なお、業務上必要な渡航であることを証明するために、報告書などは保存しておくのがおすすめです。

3-2-1.給与として扱われるケース

業務上必要な渡航として経費精算されず、給与として扱われる具体的なケースには、以下が含まれます。

観光渡航の許可を得て行われる旅行に参加する場合
旅行あっせんを行う者などが行う団体旅行に応募して参加する場合
同業者団体やその他の準ずる団体の主催で行われる団体旅行で、主として観光目的と認められるものに参加する場合

ただし、上記に該当する旅行であっても、旅行先や、旅行先で行った仕事の内容を踏まえて、会社の業務に直接関連があると認められる場合、その業務に直接関連する費用は、旅費として損金算入可能です。

3-3.健康診断に関する費用

会社では一般的に、年に1回健康診断が実施されます。役員が受ける健康診断に関する費用は、基本的に福利厚生費として取り扱われます。福利厚生費は課税の対象となりません。ただし、福利厚生費として認められるには、以下の要件を満たす必要があります。

全従業員が対象であること
会社が検診先の医療機関に直接費用を支払うこと
検診費用の金額が、常識の範囲内で健康管理に必要と判断されること

上記のいずれかに該当しない場合は、福利厚生費ではなく給与として扱われ、課税の対象となります。

3-3-1.人間ドックの費用に関する扱い

人間ドックの受診費用は、一般的な健康診断に関する費用よりも高額になりがちです。役員など、特定の地位にある人のみを対象に、会社が人間ドックの費用を負担する場合は、給与として計上され、課税の対象になります。

しかし、雇用主には、一般的に実施されている人間ドック程度の健康診断の実施が義務付けられています。そのため、一定年齢層以上の希望者が全員検診を受けることができ、その費用を会社側が負担する場合は、給与課税の対象とはみなされません。

4.役員の経費精算をした場合の仕訳方法

役員の経費精算を行う場合の仕訳方法について、以下3つのパターンに基づき、具体的な例を交えながら解説します。

4-1.役員が個人の資金で支払った場合

役員が個人の資金で費用を支払った場合は、経費精算時に、「役員借入金」という勘定科目で処理します。

例えば、役員が業務に使用するノート¥300を自分で立て替えた場合、次のような仕訳になります。

借方科目	金額	貸方科目	金額
消耗品費	300	役員借入金	300

4-2.未払い金を役員の資金で支払った場合

役員から資金を借り入れて未払金を支払った場合も、経費精算時に「役員借入金」の勘定科目で処理します。

例えば、得意先の接待費用¥100,000が未払いになっていて、役員の資金で支払った場合は、次のような仕訳になります。

借方科目	金額	貸方科目	金額
未払金	100,000	役員借入金	100,000

4-3.役員借入金を返済する場合

役員貸入金として処理されていた費用を、役員に返済する場合も、「役員借入金」の勘定科目で処理します。

例えば、役員が立て替えた某団体への法人会員入会費¥30,000を現金で役員に返済した場合、以下のような仕訳になります。

借方科目	金額	貸方科目	金額
役員借入金	30,000	現金	30,000

5.まとめ

役員が立て替えた費用は、損金算入可であれば経費計上できますが、そのための要件は役員の給与や賞与、接待交際費など、費用によって異なります。基本的に、業務に関係する費用は経費として、業務に関係しない費用は役員給与として計上されます。

なお、経費精算では、交際費に関わる費用、海外渡航に関する費用、健康診断に関する費用の3つを特にチェックする必要があります。

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