OJTは、新入社員や中途社員などの新人を効率よく育成するために効果的な教育手法の一つです。しかし、指導者のスキル不足などにより、OJTの放置が発生し、新人の早期退職につながる恐れもあります。この記事では、OJTの放置が生じる理由・原因やそのリスク、OJTで新人を放置させないためのポイントについてわかりやすく解説します。
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1. OJTで放置されていると感じる新人は多い
OJTは新入社員など新人の教育に適した手法です。しかし、OJTで放置されていると感じる新人は想定しているよりも多いのが実情です。OJTの放置が生じると、効率よく人材育成をおこなえない可能性があります。ここでは、OJTの放置について詳しく紹介します。
1-1. OJTとは？
OJT（On-the-Job Training）とは、新入社員や中途社員などの新人に対して、実務をしながら職場の上司や先輩が業務遂行に必要な知識・ノウハウを教える教育手法のことです。OJTは、教育を受ける新人だけでなく、指導者の成長の機会にもなります。また、実際の業務を経験しながら、教育を実施するので、即戦力となるスキルを身に付けることが可能です。このように、効率よく人材育成ができることから、OJTを導入している企業は多いです。
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1-2. どのような場合に放置されていると感じるかの理解が大切
OJTを導入するうえで、教育担当者はどのような場合に新人が放置されていると感じるのかをあらかじめ理解しておくことが大切です。自分では放置していないと思っていても、価値観の違いなどから、新人は放置されていると感じる可能性もあります。実際にOJTのどのような時に放置されていると感じるのかを理解していれば、対策を講じることが可能です。これにより、OJTによる放置の環境をなくし、効率よく人材育成ができるようになります。
1-3. 放置と教育の違い
OJTでは、上司が業務のやり方を説明した後、周囲の力を借りることなく自分の力で業務に取り組んでもらう機会を与えることも部下の成長にとって重要です。しかし、この工程において「OJTの放置」が発生しやすいです。そこで、放置と教育の違いを把握しておくことも大切です。
放置とは、OJTトレーナーの気遣いや声掛けが不足しているために、部下の困っている様子や間違ったやり方で業務に取り組んでいる様子が長く続いている状態を指します。このままでは、部下の仕事に対する不安が高まり、モチベーションが低下してしまいます。また、正しくスキルが習得できないため、成長にもつながりません。
一方、教育とは、部下のスキルを伸ばすことに重点を置き、適切なタイミングで指摘や指導をおこなうことです。ときには部下に考える時間を長く設けることも大切です。しかし、教育の場合は、部下の成長を考え、適切なタイミングでフォローすることを欠かしません。このように、放置と教育の違いを理解して、正しくOJTが実施される環境を整備することが重要です。
2. OJTで新入社員が放置されていると感じる理由
そもそもOJTで新入が放置されていると感じるのは、どのような理由からなのでしょうか。ここでは、OJTで新入社員が放置されていると感じる理由について詳しく紹介します。
2-1. コミュニケーションの取り方がわからない
新入社員は業務に不慣れで疑問や不安を抱えることが多く、OJT担当者にすぐに質問や相談ができない環境は孤立感を助長します。とくに教育担当者が忙しそうにしている場合、新入社員から声をかけづらくなり、結果として放置されたと感じることが多くなります。このように、OJTにおいて上司と部下のコミュニケーションが不足していると、新人は悩んでいるとき、いつ声を掛ければよいのかわからず、放置されていると感じやすくなります。
2-2. 次にすべきことがわからない
OJTに関する指導計画やマニュアルなどがない場合、OJTトレーナーはどのようなやり方でOJTを進めればよいのか理解できず、場当たり的な指導になってしまう可能性があります。このような場合、新人は一つのタスクが終わった後、次に何をすればよいかわからず、指示待ち状態が続き、放置されていると感じてしまう恐れがあります。
2-3. 会社から求められていることが理解できていない
いきなり新人に仕事が完璧にできる姿を求めることは少ないでしょう。しかし、新入社員などはそれを理解できていないため、100%の完遂を目指そうとするケースもよくあります。本当は70%程度でよいのに、100%を目指したために、OJT担当者が想定しているよりも業務遂行に時間がかかってしまい、新人は放置されていると感じる可能性があります。
あらかじめ新人に会社の求める人物像についてわかりやすく伝えておけば、それにあわせて新入社員は業務に取り組むようになります。一方、会社の求める理想像が新人に伝わっていない場合、新人はどの程度期待されているのかわからず、不安を感じやすくなります。このように、OJTによってどのような姿を目指せばよいのか理解できない場合、新人は放置されていると感じる可能性が高まります。
2-4. 一人で仕事を進めることに不安がある
教育担当者から「やっておいて」と一方的に指示されることは、新入社員が放置されたと感じる原因の一つです。新入社員によっては、「一人でやれ」という意味で受け取ってしまい、途中で困難に直面しても相談できず、不安感が増します。たとえば、「やってみよう」という言葉を使えば、一緒に進められるという安心感を与えられ、新入社員の積極的に取り組む姿勢を維持することが可能です。
このように、新入社員は仕事の進め方について右も左もわからないことが多く、一人で仕事を進めようとする場合、孤独感を感じやすくなります。OJT担当者への教育不足から言葉の気遣いが足りず、OJTの放置につながる可能性もあります。
2-5. 仕事にやりがいが感じられない
OJTによって任される仕事にやりがいが感じられれば、主体的に業務に取り組むようになり、課題があっても自分で解決しようと考えるようになります。一方、仕事にやりがいが感じられなければ、課題にぶち当たったとき、モチベーションが低下し、放置されていると感じる可能性が高まります。
仕事に対してやりがいを感じてもらうためには、部下の意見を汲んだうえで任せる仕事を与えることが大切です。また、仕事の目的やゴールを伝えることも重要です。このように、OJTで与えられる仕事によっても、放置と感じるかどうかは変わってきます。
関連記事：モチベーションアップの方法や社内への影響は？構成要素や理論を解説
3. OJTで新入社員の放置が発生する原因
OJTで新入社員が放置されてしまう原因を理解して対策をおこなうことで、OJTの放置を防止することができます。ここでは、OJTで新入社員の放置が発生する原因について詳しく紹介します。
3-1. 育成する時間と余裕がない
厚生労働省の「令和5年度能力開発基本調査」によると、令和5年度において「人材育成に関する問題がある事業所」の割合は79.8%であり、およそ5分の4の事業所が人材育成に問題を抱えているといえます。その大きな理由の一つとして「人材育成を行う時間がない（47.6%）」ことが挙げられます。
OJTの場合、指導者は自分の業務を進めながら、部下の教育をしなければなりません。そのため、OJT担当者の業務量が多いと、新入社員の育成に十分な時間と余裕が持てず、コミュニケーション不足に陥りやすくなります。これにより、新人はOJT担当者に声をかけづらくなり、放置されていると感じる原因になります。
3-2. 教育体制が整っていない
教育にかける時間やコストが不足していることから、OJTを導入している企業も少なくないでしょう。OJTであっても、指導計画やマニュアルなどを準備して教育体制を整備しなければ、OJT担当者の独断で教育を進めてしまい、新入社員は適切な指導を受けられず放置されやすくなります。また、会社の求める姿が明確になっていない場合、自分にどれだけ期待されているのか理解できず、新人は不安を感じ、放置されていると感じやすくなります。このように、OJTに関する教育体制が原因で、OJTの放置が発生することもあります。
3-3. OJT担当者の育成スキルが不足している
OJTの育成成果は、指導者のスキルに依存しやすいというデメリットがあります。OJTの経験が多く、豊富な知識・ノウハウを持っている人が指導者になれば、新人は効率よく必要なスキルを身に付けることが可能です。一方、OJT未経験者で、知識が全くない人が指導者になると、スキル不足のため、適切にフィードバックやフォローができず、新人は放置されていると感じやすくなります。このように、OJT担当者のスキル不足が、OJTの放置を招く原因にもなります。
3-4. 企業の風土が原因になっている
一部の企業では「見て学べ」という価値観が根強く残っているため、新入社員への直接的な指導がなされず、放置されるケースがあります。このような考え方では、新入社員が自ら学び取ることが重視される一方で、具体的な指導やサポートが不足しがちです。新入社員が業務に適応できず、不安や孤立感を抱えるリスクが高まり、新人は放置されていると感じやすくなります。このように、企業風土が原因で、OJTの放置が生じているケースもあります。
3-5. 新入社員に問題がある
OJTを気持ちよく実施するには、指導者と新入社員の信頼関係が重要になります。「勤務態度が悪い」「常に受け身の姿勢」など、新入社員に何かしらの問題があると、OJT担当者のモチベーションが下がり、新人を放置してしまう可能性もあります。このように、OJTの放置を防止する施策を検討するうえで、指導者側だけでなく、新人側に原因があるケースも押さえておきましょう。
4. OJTで新入社員を放置するリスク
OJTの放置が発生すると、どのようなリスクが生まれるのでしょうか。ここでは、OJTで新入社員を放置するリスクについて詳しく紹介します。
4-1. 新入社員の成長が停滞する
OJTで放置が発生すると、適切な指導がなされず、業務遂行のために必要なスキルや知識を習得できない可能性があります。新入社員の成長が停滞してしまうことで、人材育成が上手くいかず、企業の経営に悪影響を及ぼす恐れもあります。
4-2. 早期退職につながる
OJTの放置が発生すると、新人は会社から期待されていないと感じ、仕事に対するモチベーションが低下してしまいます。また、帰属意識が希薄になり、早期退職のリスクも高まります。企業にとって高い離職率は、採用や教育にかかるコストを増大させ、持続的な成長を阻害する要因となりえます。
4-3. トラブルが増加する
OJTの放置が生じると、適切なタイミングでフォローがおこなわれないため、業務に対する理解が不十分なまま業務をすることになり、トラブルが発生するリスクも高まります。たとえば、重要な社内情報を誤って外部に漏洩したり、社内ルールを無視した行動を取ったりする可能性があります。結果として、企業の信頼が損なわれ、重大な損失を被る恐れもあるかもしれません。
4-4. 社内の雰囲気が悪くなる
OJTの放置により、早期退職が増えると、会社に問題があると感じる従業員も増える可能性があります。また、新人のトラブルを先輩社員が責任をとらなければならず、組織全体のモチベーションが低下する恐れもあります。このように、OJTの放置は、新人だけでなく、会社全体にも悪影響を及ぼし、退職・離職といった悪い連鎖が強まる可能性があります。
4-5. 会社全体の生産性が低下する
OJTの放置によってトラブルが増えることで、本来はしなくもよいはずの業務をしなければならない従業員も出てきます。これにより、仕事に対するモチベーションが低下する恐れがあります。また、早期退職する従業員が増えることで、採用・教育の負担も大きくなり、無駄なコストも増加します。結果として、会社全体の生産性が低下します。
このように、OJTの放置は、新人だけでなく、会社全体の問題に発展するリスクがあります。そのため、OJTの放置の原因を突き止め、それに対する対策をきちんと検討・実行することが大切です。
5. OJTで新入社員を放置させないポイント
OJTの放置には大きなリスクがあります。ここでは、OJTで新入社員を放置させないポイントについて詳しく紹介します。
5-1. 労働環境を見直す
OJTの放置が発生する大きな原因の一つに、OJTトレーナーが育成に対する時間を確保できないことが挙げられます。まずはOJT担当者が余裕をもって部下の指導にあたれるよう、業務量を調整しましょう。また、長時間労働が発生している場合や、人手が不足している場合、人員配置を実施するなど、人事担当者が主導となって対策を講じることも大切です。
5-2. 教育の目的と実施計画を明確にする
OJTでどのような知識・スキルを身に付けてもらいたいか、会社側が求める理想像を新人やOJTトレーナーにきちんと周知することが大切です。OJTの目的を指導者と新人の両者が理解することで、同じ方向を向いて、仕事に取り組むことができるようになります。また、会社側が求める姿を明確化することは、OJTでの新人の不安を軽減する効果もあります。
5-3. 教育内容のマニュアルを作成する
OJTが上手く進められない原因の一つとして、OJTに関する指導計画やマニュアルがないことも挙げられます。OJT担当者が安心して指導できるよう、OJTの教育体制をきちんと整備することが大切です。教育内容のマニュアルがあれば、指導のガイドラインとして機能し、OJTトレーナーの負担を減らすことにつながります。
5-4. 社員同士のつながりを強化する
OJTでは指導者の負担が大きくなりやすいです。OJT担当者の業務量が多いと、新人の放置が発生しやすくなります。そのため、会社全体でOJT制度を支援するような体制を構築することが大切です。まずは社員同士のつながりを強化しましょう。
横のつながりが強くなれば、OJTトレーナーがどうしても自分の業務で手が離せない場合、他の従業員に代わってもらうことで対応することができます。また、OJTに関する悩みを打ち明け合う場があれば、自分だけでは思い浮かばなかったOJTの課題の解決策を見つけることができるかもしれません。このように、OJTの放置を防ぐためにも、社員同士のコミュニケーションが活発化するような環境を作り出しましょう。
5-5. 定期的にフィードバックができる環境づくりをする
OJTの放置をなくすためには、定期的なフィードバックが重要です。指導者が適切なタイミングで新人をフォローできるよう、次のような環境づくりが効果的です。
- 定期的な個別ミーティングの実施
- フィードバックシートの活用
- フォローアップ研修の実施
なお、厚生労働省の「令和元年版労働経済の分析」によると、上司からのフィードバックの頻度と働きやすさには相関関係があり、適切なタイミングでのフィードバックの実施は部下の働きやすさを高めることがわかります。このように、定期的なフォローが実施される環境を構築することで、新入社員は大切にされていると感じ、放置されていると感じるリスクを減らすことができます。
5-6. OJT担当者を育成する
OJTは指導者のスキルに依存しやすいです。指導者にOJTの知識・ノウハウがないと、新人の放置が発生しやすくなります。OJTの放置を発生させないためにも、研修を実施してOJTトレーナーを育成することも大切です。OJT担当者が研修でOJTの進め方や指導の仕方、フィードバック方法などのスキルを事前に身に付けることで、スムーズにOJTを進めることができるようになります。これにより、OJTの放置のリスクを減らすことが可能です。
関連記事：OJT研修とは？目的とメリット・デメリットをわかりやすく解説
5-7. 他の育成方法の採用も検討する
新入社員の育成方法は、OJTだけではありません。自社で育成する時間を確保するのが難しいのであれば、外部研修を採用するなど、OFF-JT（Off-the-Job Training）を導入するのも一つの手です。また、OJT担当者の負担を減らすため、時間や場所を問わず学習できるよう、eラーニングを導入してみるのもおすすめです。このように、OJT以外の新人の育成方法も検討してみることが大切です。
関連記事：eラーニングとは？必要性やメリットとデメリットをわかりやすく解説
6. OJTで新入社員を放置させないための進め方
OJTで新入社員を放置させない進め方として、OJTトレーナーに次のような「4段階職業指導法」の4ステップを活用してもらう方法があります。
- やってみせる（Show）
- 言って聞かせる（Tell）
- させてみる（Do）
- ほめる・フィードバックする（Check）
ここでは、それぞれのステップの内容について詳しく紹介します。
6-1. やってみせる（Show）
新入社員に業務を教える際は、まずOJT担当者が手本を示しましょう。OJTトレーナーが正しいやり方を見せることで、新入社員は仕事の全体像や手順を具体的に理解することが可能です。また、業務の流れを視覚的に学び取れるため、新入社員は実践する際のイメージがつかみやすくなります。
6-2. 言って聞かせる（Tell）
次に、業務の背景や手順の詳細を口頭で説明し、新入社員に理解を深めてもらいます。特に、業務の目的や重要なポイント、注意すべき点など要点を具体的に伝えましょう。単に作業をおこなうだけでなく、その仕事がなぜ必要なのか、どのようにおこなうべきかをしっかりと説明することで、仕事の目的や意義を理解し、主体的に業務に取り組もうとする気持ちを高めることができます。
6-3. させてみる（Do）
新入社員に自分自身で業務を実行してもらいます。しかし、新入社員に任せきりにすると、OJTの放置の原因となります。OJT担当者は新入社員が業務を進める様子を見守り、必要に応じてサポートすることが大切です。判断に迷いが生じたときには適宜アドバイスをしながら、実際の業務に気持ちよく取り組んでもらいましょう。
6-4. ほめる・フィードバックする（Check）
新入社員が業務をした後は、結果に対して適切なフィードバックをしましょう。とくに、実現できた部分を評価することで、新入社員の自信を高め、次の業務への意欲を引き出すことができます。また、改善が必要な点については、具体的なアドバイスを与え、次にどうすべきかを明確にしてあげることが重要です。
7. OJTで新入社員を放置させないための制度や手法
ここでは、OJTで新入社員を放置させないための具体的な制度や手法について詳しく紹介します。自社でも取り入れられるものがあったら、ぜひ導入してみましょう。
7-1. メンター制度
メンター制度とは、新入社員の指導をしているOJTトレーナーとは別に、仕事やキャリア、人間関係などでの悩みを相談できるメンターを設置して新人をサポートする制度のことです。OJT制度とメンター制度を併用することで、新入社員の精神面や心理面をサポートしながら、能力・スキルの育成をおこなうことができます。また、新人がOJTで放置されていると感じたら、メンターに相談することで対策することが可能です。
関連記事：メンターとは？メリット・デメリットや導入ステップをご紹介
7-2. 1on1ミーティング
1on1ミーティングとは、上司と部下が定期的にマンツーマンで実施する面談のことです。OJTの進め方の中に、1on1ミーティングの実施を設けることで、定期的にOJTのやり方や成果について振り返る機会がつくられるので、OJTの放置が発生していたら早期に発見し、改善につなげることができるようになります。
関連記事：1on1ミーティングとは？メリット・デメリットや効果的な実施方法をわかりやすく解説！
7-3. ITツール
OJTの放置は、コミュニケーションやタスク管理が問題で生じる可能性があります。たとえば、テレワークでOJTを実施する場合、部下の進捗状況が把握しにくいため、気づかないうちにOJTの放置が発生している恐れもあります。このような事態を防止するため、ITツールの導入を検討するのも一つの手です。
たとえば、Web会議システムやチャットツールを導入すれば、遠隔でも密にコミュニケーションを取ることができます。また、タスク管理ツールやスケジュール管理ツールを活用することで、仕事の進捗状況や業務量を確認しながら、スムーズに業務を進めることが可能です。ITツールにはさまざまな種類があるので、料金や機能、使いやすさ、サポートなど複数の観点から比較して、自社のニーズにあったシステムを導入することが大切です。
7-4. フォローアップ面談
現場の従業員が主導となって実施する1on1ミーティングだけでなく、人事担当者が主導となって実施するフォローアップ面談を設けることも、新人を放置させないための施策として効果的です。フォローアップ面談とは、部署に配属されてから1カ月ごと、3カ月ごと、半年ごとなどのサイクルで定期的に実施される面談のことです。フォローアップ面談を設定することで、現場で打ち明けられない悩みをヒアリングし、人事担当者が主体となってOJTの課題に対する施策を検討することができます。
8. OJTの放置が発生しないような環境を整備しよう！
OJTでは、教育体制がきちんと整備されていなかったり、指導者の知識・スキルが不足していたりするために、新入社員の放置が発生するケースもよくあります。新人が放置されてしまうと、早期退職や業務トラブルのリスクを高め、会社全体にも悪影響を及ぼします。OJTの放置を発生させないためにも、OJT担当者の教育や定期的な新人のフォローが重要になります。まずは自社のOJTを見直し、課題に対して適切なアプローチを検討して実行しましょう。
福利厚生を充実させることは採用・定着にもつながるため重要ですが、よく手段としてとられる賃上げよりも低コストで従業員満足度をあげられる福利厚生サービスがあることをご存知でしょうか。
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